Bảo đảm Vừa khít: Chọn tùy chọn này để giảm kích cỡ nội dung của bạn khi co giãn xuống kích cỡ trang chiếu nhỏ hơn. Tùy chọn này có thể khiến nội dung của bạn hiển thị nhỏ hơn nhưng bạn sẽ có thể xem toàn bộ nội dung trên trang chiếu của mình.
Bước này rất đơn giản, bạn chỉ cần xác định bố cục cho các tài liệu phát cho khán giả muốn in(gọi là handout). Nếu muốn hiệu chỉnh layout thì vào Handout Master để hiệu chỉnh trước khi in.
Handout có các lựa chọn như: 2, 3, 4, 6 hoặc 9 slide in trên một trang. Chiều của trang giấy bạn có thể chọn là nằm ngang hoặc dọc. Thông thường, người ta in handout là 2 slide trên một trang giấy khổ A4 với chiều dọc.
Mục lục
In handout
Để in handout, bạn làm theo các bước sau:
Chọn Office -> Print. Hộp thoại Print xuất hiện
Hộp thoại Print
Chọn máy in, tại Print Range có các tùy chọn sau: All: in toàn bộ bài trình diễn. Current Slide: chỉ in slide hiện hành (slide dang chọn trước khi vào lệnh in). Selection: chỉ in các slide đang chọn trước khi vào lệnh. Custom Show: chỉ in các slide trong custom show mà bạn đã thiết lập Slides: in các slide mà bạn nhập vào hộp bên cạnh. Ví dụ để in từ slide 1 đến 6 thì nhập vào 1-5, để in các slide 2, 4, 5, 6, 7, 8 thì nhập vào 2, 4-8.
Nhập số lượng bản in cần thiết vào hộp Number of Copies (mặc định là 1). chọn tùy chọn Collate nếu muốn các bộ in ra lần lượt trọn bộ này rồi đến bộ khác.
Tại hộp Print What, ...Nội dung chỉ dành cho thành viên...
Đợi đã, hãy để lại email, chúng tôi sẽ gửi bài vào email bạn, cùng nhiều bài khác nữa.
Tại hộp Color/Grayscale, bạn chọn kiểu in màu sắc khi in:Color: In đầy đủ màu sắc, màu sắc các slide in ra (trên máy in màu) sẽ giống với các slide mà bạn chiếu trên máy tính.Grayscale: In với tông màu xám, các màu nền sẽ không được in ra, các màu sắc sẽ được PowerPoint điều chỉnh sao cho bản in ra đҽp và rõ ràng nhất.Pure Black and White: Tùy chọn này thích hợp cho việc gửi fax hoặc in lên phim máy chiếu overhead.
Các tùy chọn hữu ích khác: Scale to Fit Paper: Phóng to kích thước các slide (nên dùng) Frame Slides: Có thêm khung cho các slide trên handout (nên dùng khi nền slide là màu trắng) Print Comments: In các chú thích trên slide Print Hidden Slides: In cả các slide đang ẩn High Quality: Tối ưu hóa chất lượng bản in
Nếu muốn, bạn có thể nhấn nút Preview để xem trước hình dáng của bản in, sau đó nhấn nútPrint để trở về hộp thoại Print.
Nhấn OK để in handout ra giấy.
Bài này thuộc chuyên đềHướng dẫn PowerPoint,bạn có thể click vào để xem các bài khác cùng chuyên đề này.
Sử dụng Handout Master
Các bài trong chuyên đề Hướng dẫn học PowerPoint online
Giống như Slide Master, Handout Master giúp bạn điều chỉnh bố cục, định dạng dùng chung của handout. Để vào Handout Master, bạn chọn ngăn View và nhấp Handout Master, cửa sổ Handout Master như hình sau:
cửa sổ Handout Master
Chọn số slide trên mỗi trang in, bạn vào Slides Per Page và chọn số slide trên mỗi trang in
Chọn số slide trên mỗi trang in và các placeholder trên handout
Handout Master có bốn placeholders theo mặc định là: Header, Footer, Date, và Page Number được bố trí ở bốn góc của handout. Header: ở góc trên bên trái, bạn có thể nhập đoạn văn bản vào đây. Footer: ở góc dưới bên trái handout, bạn có thể nhập đoạn văn bản vào đây. Date: ở góc trên bên phải, nó sẽ hiện ngày tháng hiện hành nếu được chọn. Page Number: ở góc dưới bên phải và có sẵn ký hiệu . Ký hiệu này sẽ được thay bằng số trang in in.
Bạn có thể dùng chuột di chuyển và sắp xếp lại các placeholder hoặc xóa chúng đi bằng phím Delete hoặc bỏ chọn các placeholder này trên thanh Ribbon.
Để điều chỉnh hướng trang in cho handout, bạn vào ...Nội dung chỉ dành cho thành viên...Để điều chỉnh hướng trang in cho các slide trên handout, bạn vào thanh Ribbon -> chọn Slide Orientation tại nhóm Page Setup -> chọn hướng là Portrait (dọc) hoặc Landscape (ngang).
Bạn có thể định dạng kiểu nền, các bộ màu, font chữ và các mẫu (theme) và các hiệu ứng cho handout từ nhóm Edit Theme trên thanh Ribbon. (Các Theme cho handlout ít khi được sử dụng vì trên handout thường không có các đối tượng để áp dụng).
Thêm tiêu đề đầu và chân slide vào bản in handout, bạn vào ...Nội dung chỉ dành cho thành viên... hộp thoại Header and Footer xuất hiện như hình sau:
Hộp thoại Header and Footer thêm header và footer cho bản in Handout
Chọn Tab Note and Handout (Quan trọng)để thiết lập các header, footer cho Note và bản in Handout. Các header & footer này sẽ xuất hiện trong bản in chứ không phải xuất hiện trong silde.
Header và footer thiết lập trong xuất hiện trong bản in Handout
Cần phân biệt với trường hợpheader & footer trong slide như hình ngay dưới đây:
Hộp thoại Header and Footer
Date and time: thiết lập thời gian sẽ hiện trên slide hay trên notes and handouts.Nếu chọn Update automatically thì thời gian sẽ là ngày hiện hành cửa máy tính đang dùng và sẽ tự động thay đổi thời gian trong những lần mở sau. Bạn có thể chọn thêm kiểu định dạng theo ngôn ngữ tại hộp Language.Nếu chọn Fixed thì bạn phía tự nhập thời gian vàoSlide number (ngăn Slide) hoặc Page number (ngăn Notes and Handouts): Nếu chọn sẽ hiện số trang trên slide hoặc trên Notes and Handouts.Footer/ Header: nhập vào đoạn văn bản mà bạn muốn xuất hiện trên các Slide hoặc Notes and Handouts.
Xem thêm: Cách Đăng Nhập Gmail Bằng Điện Thoại, Xác Minh 2 Bước Của Google
Apply: nếu chọn thì chỉ áp dụng các thuộc tính header and footer cho các slide hiện hành (đang chọn).Apply to All: áp dụng các thuộc tính header and footer cho toàn bộ bài báo cáo.
In các slide Powerpoint có kèm ghi chú dành cho diễn giả
Giống như handout, nhưng trước khi in các bản in có ghi chú (notes pages) thì bạn phải kiểm tra hoặc nhập thông tin ghi chú các các slide. Trước hết, bạn phải chuyển sang chế độ Notes Page bằng cách vào thanh Ribbon -> chọn ngăn View -> chọn Notes Page.
Ghi chú cho slide trong chế độ Notes Page
Bạn có thể thay đổi định dạng cho các Notes Page bằng cách vào Ribbon -> View -> NotesMaster. Các hiệu chỉnh có thể là:
Di chuyển các placeholder cho slide, cho vùng ghi chú hoặc các header và footer. Thay đổi font chữ cho các văn bản. Thay đổi kích thước của placeholder. Thêm ClipArt hoặc hình ảnh vào. Thêm màu, nền dạng kết cấu (textured) hoặc hoa văn (patterned) vào các trang ghi chú.
Sau khi hiệu chỉnh xong thì nhấn nút Close Master View để trở về chế độ soạn thảo Normal.
Muốn in Notes Pages thì bạn vào Office -> Print, hộp thoại Print xuất hiện. Tại Print What, bạn chọn Notes Pages, sau đó thiết lập thêm các tùy chọn khác như phần hướng dẫn trên và nhấn nút OK để in.
Thêm và hiệu chỉnh chú thích cho slide
Chúng ta có thể thêm và hiệu chỉnh các chú thích (comment) cho slide. Các bước thực hiện:
Thêm mới: chọn slide cần thêm comment -> chọn ngăn Review và nhấp chọn nút New Comment -> Nhập nội dung chú thích vào hộp văn bản -> Nhấp chuột ra khỏi vùng comment để hoàn tất.
Hiệu chỉnh: chọn comment cần hiệu chỉnh bằng cách nhấn nút Show Markup trong ngăn Review của thanh Ribbon -> sau đó nhấn nút Next (di chuyển tới) hoặc Previous (di chuyển lui) trong các comment có trên slide để đến comment cần hiệu chỉnh -> nhấn nút Edit Comment và bắt đầu hiệu chỉnh -> nhấp ra khỏi vùng comment đề hoàn tất việc hiệu chỉnh.
Xóa: chọn comment cần xóa -> nhấn phí Delete trên bàn phím để xóa hoặc vào ngăn Review -> chọn Delete. Có các tùy chọn sau: Delete: xóa comment đang chọn. Delete All Markup on the Current Slide: xóa tất cả comment trên slide hiện hành. Delete All Markup in this presentation: xóa tất cả comment trong bài thuyết trình này.
Sao chép nội dung comment: chọn comment cần sao chép -> nhấp phải chuột -> chọn lệnh Copy Text -> nhấn nút Paste tại ngăn Home của Ribbon để dán đoạn văn bản vào slide.
In ấn dàn bài
Khi bài trình diễn có chứa nhiều đoạn văn (nằm trong các placehoder), bạn có thể sẽ in nó dưới dạng dàn bài (outline) cho dễ theo dõi. Các bước in dạng outline như sau:
Vào Office -> chọn Print, hộp thoại Print xuất hiện. Tại Print What, bạn chọn Outline View -> chọn các thiết lập khác sau đó nhấn OK để in.
Chuyển handout / notes pages từ Powerpoint sang Word
Việc chuyển các Handout hoặc Notes Pages sang Word sẽ giúp bạn có thể thêm các định dạng mong muốn khác mà PowerPoint không hỗ trợ trước khi in. Các bước thực hiện việc chuyển
Handout hoặc Notes Pages sang MS Word như sau:
Chọn...Nội dung chỉ dành cho thành viên... hộp thoại sẽ xuất hiện như hình sau:
Chuyển handout hoặc notes pages sang Word chọn kiểu layout để chuyển dang Word
Nếu Paste được chọn, thì các handout hoặc notes pages sẽ độc lập trong tài liệu Word, ngược lại thì bạn chọnPaste link để mỗi khi có sự hiệu chỉnh trên slide thì các hiệu chỉnh này sẽ tự động cập nhật sang tài liệu Word.
Nhấp OK, Word sẽ mở lên và các slide sẽ được lần lượt chuyển sang Word.
In slide Powerpoint 2 mặt
Dù là Word, Excel hay Power Point thì bạn cũng chỉ có thể tùy chọn in trên 1 mặt giấy đối với máy in thông thường, do vậy chúng ta sẽ phải lựa chọn in trang theo kiểu chẵn lẻ, tức là in một mặt gồm tất cả các trang chẵn sau đó lật lại in một mặt gồm tất cả các trang lẻ.
In slide PowerPoint 2 mặt tiết kiệm giấy. Chọn các slide cần in trong mục Slide.
Ví dụ:
Bạn in Handout cho 12 slide Powerpoint, in thành 6 trang, mỗi trang 2 slide trên 1 mặt như vậy ta sẽ có tổng cộng 3 tờ A4:Trang 1: Slide 1, 2Trang 2: Slide 3, 4Trang 3: Slide 5, 6Trang 4: Slide 7, 8Trang 5: Slide 9, 10Trang 6: Slide 11,12
Như vậy bạn in đợt 1 gồm các trang lẻ, bạn in các slide sau: 1,2,5,6,9,10
Sau đó, quan trọng nhất, bỏ lại các tờ giấy này vào...Nội dung chỉ dành cho thành viên... rồi in đợt 2:
Đợt in 2 gồm các trang chẵn, bạn in các slide sau: 3,4,7,8,11,12
Chúc bạn thành công. Hãy share bài này cho các bạn mình nhé.
Xem thêm: #1 Mẫu Hợp Đồng Cho Thuê Mặt Bằng Chuẩn, #1 Mẫu Hợp Đồng Thuê Mặt Bằng Chuẩn
Nếu bạn muốn cảm ơn, vui lòng sử dụng các icon Facebook phía dưới cùng để chia sẻ cho bạn bè mình. Đó là cách để giới thiệu cũng như giúp chúng tôi phát triển.
Làm thế nào để in nhiều slide trên 1 mặt giấy?
Hướng dẫn nhanh. Mở file PowerPoint cần in > Chọn thẻ File > Chọn mục Print > Ở phần Setting > Nhấp vào Full Pages Slide > Danh sách xổ xuống chọn cách in bao nhiêu slide mà bạn muốn.
Làm thế nào để in 4 slide trên 1 trang giấy?
Các bước in.
Bước 1: Mở File PowerPoint cần in. Nhấn chuột vào ô File => chọn Print hoặc có thể nhấn phím Ctrl + P..
Bước 2: Chọn máy in và phạm vi in. Sau đó chọn bố cục in và màu in theo nhu cầu..
Bước 3: Sau khi chỉnh sửa hoàn tất nhấn xác nhận Print là hoàn tất..
Làm sao để ghép 2 slide trên 1 trang giấy?
Bước 1: Tại tab Home > Chọn New Slide > Tìm chọn Reuse Slides. Bước 2: Tại hộp thoại Reuse Slides > Chọn Browser File > Chọn file PowerPoint bạn muốn gộp và nhấn Open. Bước 3: Hộp thoại Reuse Slides sẽ hiển thị toàn bộ Slide trong file bạn vừa mở > Chọn những Slide bạn muốn gộp.
Để in nhiều trang chiếu slide trên một trang giấy ta dùng lệnh gì?
Hướng dẫn in nhiều slide PowerPoint 2010 trên 1 trang
Tại giao diện bạn chọn mục File, rồi nhấn tiếp vào Print. Nhìn sang bên phải chọn Full Page Slides rồi cũng chọn số lượng slide mà bạn muốn in trong cùng 1 trang giấy.
