Quy trình xuất nhập khẩu, logistics rất cần thiết trong giao nhận mua bán hàng hóa, giúp doanh nghiệp và người làm log biết được đầu việc cần thực hiện, tối ưu chi phí và thời gian thực hiện. Nếu bạn đang quan tâm quy trình xuất nhập khẩu một lô hàng gồm những gì tham khảo ngay bài viết nghiệp vụ do trung tâm đào tạo xuất nhập khẩu VinaTrain trình bày tại đây. Show
I. 5 vấn đề cần nắm được khi triển khai quy trình xuất nhập khẩu hàng hóaThực tế, rất nhiều doanh nghiệp gặp rắc rối khi mua bán hàng hóa với đối tác nước ngoài. Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới tiến độ, uy tín và chi phí mua bán hàng hóa. Nếu bạn không muốn gặp phát sinh tương tự khi làm xuất nhập khẩu hãy nhớ kỹ 05 điều sau:
Với một mặt hàng bất kỳ khi mua bán sẽ được áp dụng với 04 giai đoạn chính như sau:  Giai đoạn 1: TRƯỚC GIAO HÀNG• Bước 1: Khởi nguyên nhu cầu mua bán • Bước 2: Xác nhận quan hệ mua bán – Giao kết mua bán • Bước 3: Thanh toán Giai đoạn 2: GIAO HÀNG• Bước 1: Sản xuất- đóng gói • Bước 2: Thuê vận tải: Thuê vận tải quốc tế; nội địa • Bước 3: Mua bảo hiểm nếu có: Mua bảo hiểm vận tải hoặc bảo hiểm cho hàng hóa • Bước 4: Xin giấy phép xuất nhập khẩu liên quan tới mắt hàng • Bước 5: Kiểm dịch, hun trùng/điểm định/kiểm tra chuyên ngành • Bước 6: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu Giai đoạn 3: NHẬN HÀNG• Bước 1: Chuẩn bị giấy phép nhập khẩu • Bước 2: Làm thủ tục thông quan nhập khẩu • Bước 3: Thuê vận tải nội đia về kho tiêu thu • Bước 4: Mua bảo hiểm • Bước 5: Nhập kho tiêu thụ Giai đoạn 4: THANH TOÁN – CÔNG NỢ
Giai đoạn 5: LƯU HỒ SƠ
III. Diễn giải chi tiết quy trình xuất nhập khẩu logisitcs cơ bảnChi tiết quy trình xuất nhập khẩu bạn đọc có thể hình dung kỹ như sau. Giai đoạn 1: Trước giao hàng
Nhu cầu mua bán rất đa dạng: 2 bên mua bán có nhu cầu mu bán hàng hóa là sản phẩm ví dụ: hạt nhựa; hoặc mua bán dịch vụ logistics vận tải, dịch vụ tư vấn. Trong bài viết này chúng tôi sẽ đề câp tới hàng hóa cần mua bán là sản phẩm thực tế để bạn đọc dễ hình dung. Các công việc cần thực hiện trong bước này gồm: Tìm kiếm nhà cung cấp: Nếu đã có một số lượng đối tác nhất định bạn vẫn nên chú ý tìm kiếm để mở rộng thêm danh sách đối tác, tránh việc quá phụ thuộc vào các đối tác hiện có. Nếu đã có thông tin liên hệ của một số đối tác, lúc này bạn bắt đầu bước giao dịch đầu tiên để hai bên trao đổi những thông tin cơ bản nhất. Đàm phán giá; thông tin sản phẩm các lưu ý khi ký kết hợp đồng. Để làm tốt bạn cần có kỹ năng về tìm kiếm nhà cung cấp trên google; biết cách viết email hỏi giá; gửi file hỏi giá đính kèm sản phẩm (inquiry); kỹ năng đọc và phân tích báo giá, xác định được những tiêu chí cấu thành nên giá mua; giá bán của sản phẩm. Những yếu tố cấu thành nên quyết định mua bán; lựa chọn nhà cung cấp như: uy tín của nhà cung cấp; thông tin về sản phẩm; hỗ trợ thanh toán; điều kiện giao nhận …
Dựa vào trị giá đơn hàng, mối quan hệ với nhà cung cấp và tiềm lực tài chính của công ty bạn sẽ quyết định lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp. Hãy trả lời được các câu hỏi: thanh toán phương thức nào đảm bảo an toàn cho công ty bạn, phương thức nào giúp hạn chế việc bị chiếm dụng vốn; quy trình và thủ tục thanh toán có hỗ trợ trong giao nhận hàng hóa. Rất nhiều trường hợp người mua, bán không để ý lựa chọn phương thức thanh toán ảnh hưởng trực tiếp tới việc giao nhận hàng. Một số phương thức sử dụng nhiều như: T/T; L/C ..
Việc này sẽ quyết định lô hàng bạn mua, bán có sát giá thị trường khi triển khai có lợi nhuận hay không.Công thức tính giá DDP gồm: GIÁ DDP /Giá Bán = C +T +I + TSXNK+ GP+LS+TT+KT+ DP +.. Trong đó: • C: Giá gốc tại xưởng ; giá mua tính theo báo giá • T: Các chi phí vận chuyển quốc tế hoặc nội địa phát sinh để giao; nhận hàng • TSNK: Tiền thuế xuất khẩu hoặc nhập khẩu do công ty phải trả để mua hoặc bán được hàng • GP: Chi phí giấy phép nếu có • I: Chi phí bảo hiểm nếu có • LS: Chi phí lãi vay ngân hàng nếu có • TT: Chi phí thanh toán cho lô hàng • KT: chi phí khai thác hàng • DP: chi phí dự phòng cho lô hàng . Nhân viên mua hàng cần có kiến thức tổng quát để tính được giá mua bán khi làm xuất nhập khẩu, điều này cực kỳ cần thiết trong các khóa thu mua quốc tế tại VinaTrain có đào tạo về nội dung này. Khi triển khai được các chi phí cấu thành giá nhân viên sẽ chi phí vào triển khai thực tế sẽ không gặp nhiều vướng mắc hoặc phát sinh chi phí.
Tại bước này sau khi 2 bên đàm phán thống nhất các mục đã nêu ở bước 1 sẽ tiến hành ký hợp đồng ngoại thương xác lập quan hệ mua bán. Để làm được bạn cần hiểu rõ về cách lập dựng chứng từ như: sale contracts; Purchase Order; … Kỹ năng triển khai đơn hàng, đọc hiêu chứng từ rất quan trọng khi xác nhận quan hệ mua bán. Để đàm phán hiệu quả các bên phải nắm rõ lợi thế/ bất lợi của mình so với các đối thủ cạnh tranh cũng như so với đối tác.
Ngay khi ký hợp đồng theo thỏa thuận thanh toán người mua tiến hành đặt cọc hoặc thanh toán toàn bộ cho người bán. Các phương thức thành toán được sử dụng nhiều trong trường hợp này T/T trả trước 1 phần giá trị lộ hàng hoặc nhiều trường hợp người mua mở L/C thanh toán trước khi giao hàng hoặc sau khi nhận hàng. Người mua được khuyên nên cân nhắc sử dụng phương thức thanh toán phù hợp với tính chất giao dịch. Với khách hàng đã giao dịch, uy tín có thể thanh toán toàn bộ giá trị hàng 2 bên hỗ trợ lẫn nhau. Với khác hàng chưa từng giao dịch hoặc chưa đủ tín nhiệm nên thận trọng kết hợp nhiều phương thức thanh toán đảm bảo an toàn cho 2 bên mua bán. GIAI ĐOẠN 2: GIAO HÀNG
Người bán tiến hành sản xuất đóng gói theo sản lượng đăt hàng trong hợp đồng ngoại thương. Lưu ý về điều kiện đóng gói trong trường hợp này người mua nên đặt trước hàng mẫu và yêu cầu người bán gưi video; hình ảnh đóng gói hàng hóa để đảm bảo việc vận chuyển không bị ảnh hưởng. Người mua có thể yêu cầu người bán đóng gói theo nhu cầu của người mua hoặc chấp nhận đóng gói theo tiêu chuẩn người bán. Hai bên mua bán cập nhật tình trạng đóng gói giao hàng trước khi tiến hành giao hàng thực tế. Trong giai đoạn này người bán đồng thời chuẩn bị những chứng từ mà người mua yêu cầu trong thỏa thuận để gửi khi giao hàng.
Vận tải ở đây được hiểu là vận tải nội địa từ kho người bán tới cửa khẩu xuất được chỉ định và vận tải quốc tế từ cảng xuất tới cảng nhập. Tùy theo điều kiện mua bán trong incoterm 2 sẽ quyết định bên mua hay bên bán sẽ chịu trách nhiệm thuê vận tải quốc tế. Lưu ý khi thuê vận tải cần làm rõ phương thức vận tải sử dụng: Đường biển; hàng không; đường thủy… trong khi giao nhận có được giao hàng từng phần; chuyển tải không? Hãng vân tải những biến động ảnh hưởng tới chi phí như: giá cước; phụ phí khi đặt cước.
Đây không phải yêu cầu bắt buộc trong quy trình xuất nhập khẩu. Việ mua bảo hiểm tùy vào quyết định của 2 bên mua bán . Thường có 2 loại hình mua bảo hiểm là bảo hiểm hàng hóa và bảo hiểm vận chuyển. Với các công ty xuất nhập khẩu sẽ lựa chọn mua bảo hiểm vận tải với những lô hàng giá trị lớn. Nếu người mua muốn người bán mua bảo hiểm nên sử dụng các điều kiện CIF hoặc CIP. Khi ký kết hợp đồng bảo hiểm, cần nắm vững các điều kiện bảo hiểm, có 3 điều kiện bảo hiểm chính: bảo hiểm mọi rủi ro (điều kiện A), bảo hiểm có bồi thường tổn thất riêng (điều kiện B), bảo hiểm miễn bồi thường tổn thất riêng (điều kiện C). Ngoài ra, còn có một số điều kiện bảo hiểm đặc biệt khác nhau như bảo hiểm chiến tranh, đình công, bạo động
Đây là điều cần lưu ý khi thực hiện quy trình xuất nhập khẩu. Giấy phép được áp dụng theo chỉnh sách mặt hàng do Bộ, ban nghành quy định. Doanh nghiệp chủ động tìm hiểu để chuẩn bị những giấy phép phù hợp với mặt hàng của mình khi xuất khẩu. Ngoài ra, cũng chuẩn bị giấy phép theo yêu cầu của người mua để đạt yêu cầu nhập khẩu: Như C/O; Hun trùng; Kiểm dịch…
Theo quy định những mặt hàng đặc thù như: nông sản, hải sản … cần đươc làm kiểm dịch, hun trùng trước khi xuất khẩu nhằm hạn chế tình trạng nấm mốc ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa và ngăn ngừa lây lan mầm bệnh. Thực tế, nhiều doanh nghiệp khi xuất khẩu thủ tục không cần kiểm dịch, hun trùng nhưng khi hàng tới cảng nhập bị trả về do nước nhập khẩu không chấp nhận nhập hàng chưa kiểm dịch vào lưu thông trong nước. Nhiều trường hợp, chủ hàng phải cho hàng về hoặc tạm dừng hàng để làm thủ tục tại nước trung gian với chi phí đắt đỏ. Vì vậy, hãy hỏi người mua xem họ có yêu cầu gì về chứng nhận kiểm dịch (Phytosantary) hoặc chứng thư hun trùng (fumigation) không ?
Bộ chứng từ được bên bán sử dụng để làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu và gửi cho bên mua để họ sử dụng làm thủ tục hải quan nhập khẩu. Ngoài ra bộ chứng từ còn sử dụng vào các nghiệp vụ xin cấp C/O, xin giấy phép, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng… nếu phát sinh các nghiệp vụ này đối với lô hàng. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu theo quy định thường gồm có:Sale contract; commercial invoice; Packinglist; C/O; Bill off lading; giấy phép khác nếu có.
Thông quan xuất khẩu là khâu không thể thiếu trong quy trình xuất nhập khẩu; logistics. Lô hàng xuất làm thủ tục thông quan cần: chứng từ hợp lệ; hàng hóa; nhân sự biết nghiệp vụ; tiền nộp thuế nếu có.
Sau khi hoàn thiện việc thông quan xuất khẩu lô hàng sẽ được gửi cho người mua theo phương thức vận tai được thống nhất. Đồng thời lúc này người bán có thể gửi trưc tiếp chứng từ cho người mua để nhận hàng hoặc người bán sẽ gửi cho bên thứ 3 – ngân hàng để đòi tiền người mua. Trước khi gửi bộ chứng từ gốc bên bán có nghĩa vụ bên mua các thông tin liên quan đến lô hàng hoặc gửi sớm các chứng từ đã có (gửi trước bản scan qua email) để bên mua xem trước chứng từ và có thể phát sinh việc sửa đổi/ cấp lại chứng từ nếu cần. GIAI ĐOẠN 3: NHẬN HÀNGTại đây tương tự như các công việc bên bán đã làm người mua sau khi nhận được thông báo về việc người bán đã giao hàng cần chuẩn bị nhận hàng. Các bước cần làm gồm:
Giấy phép nhập khẩu cần được tìm hiểu theo chính sách mặt hàng đảm bảo khi hàng về cửa khẩu nhập người mua chuẩn bị đủ giấy phép nhập khẩu. Việc này sẽ giảm thiểu chi phí lưu kho bãi tại cảng nhập; giảm chất lượng hàng hóa do lưu kho bãi.
Nếu người mua nhận thấy việc giao nhận hàng có thể gặp rủi ro người mua được khuyên nên mua thêm bảo hiểm cho hàng hóa gồm: bảo hiểm cho hàng hóa và bảo hiểm giao nhận hàng hóa. Trong trường hợp người mua không muốn mua bảo hiểm có thể lựa chọn mua hàng với các điều kiện nhóm D như: DAT; DAP. Việc mua bảo hiểm sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành của hàng hóa và không bắt buộc có trong quy trình xuất nhập khẩu, logistics nên người mua nên cân đối xem có cần mua bảo hiểm hay không.
Khi nhận được giấy báo hàng đến A/N người mua chuẩn bị thủ tục thông quan nhập khẩu gồm: bộ chứng từ gốc từ người bán, để nhận được chứng từ này người mua cần hoàn tất thủ tục thanh toán trả tiền cho người bán. Trong trường hợp người mua được người bán cho nợ sẽ cần có cam kết trả nợ bởi ngân hàng người mua phát hành. Giấy phép theo mặt hàng do người mua tự chuẩn bị, hàng tới cảng nhập tại thời điểm khai báo, nhân sự biết nghiệp vụ, tiền nộp thuế. Tùy theo kết quả phân luồng tờ khai sẽ có kết quả: luồng xanh; luồng đỏ; luồng vàng. Dựa vào đó người mua biết được những việc cần làm để thông quan nhập khẩu. Người mua có thể tự làm thủ tục hoặc thuê các công ty dịch vụ forwarder.
Vận tải ở đây có thể hiểu là vận tải quốc tế nếu người mua ký hợp đồng với các điều kiện EXW hoặc FOB; FCA; FAS… và cả vận tải nội địa từ cảng nhập về kho. Lưu ý khi thuê vận tải tương tự như các mục đã nêu ở trên trong khâu thuê vận tải xuất khẩu.
Khi nhập kho tiêu thụ cần lưu ý các vấn đề sau: Phương án thuê kho bãi chứa đựng hàng, kế hoạch khai thác hàng hóa, nhân sự bốc xếp dự toán chi phí. Những lưu ý khi khai thác hàng cần xử lý: hàng vỡ, hỏng, giao thiếu…. Người mua cần yêu cầu người bán gửi video hình ảnh đóng hàng, giao hàng khi xuất khẩu làm căn cứ đối chiếu khi nhập hàng… GIAI ĐOẠN 4: THANH TOÁN – CÔNG NỢ
Thanh toán với nhà cung cấp: Theo thỏa thuận với phương thức thanh toán trong hợp đồng ngoại thương người mua sẽ tiến hành trả người bán số tiền còn thiếu. Thông thường các công ty sẽ chọn thanh toán cọc trước T/T: 30% và thanh toán L/C số còn lại 70%. Lưu ý khi thanh toán người mua cần căn cứ vào tình trạng giao nhận hàng hóa của người bán để trả tiền. Đối với người bán, việc đòi tiền người mua sau giao hàng rất “vất vả” vì vậy cần có đảm bảo người mua sẽ phải thanh toán. Thanh toán với các đơn vị dịch vu: Các công ty vận tải;công ty logistics; forwarder cung cấp dịch vụ cho người mua sau khi hoàn tất dich vụ người mua sẽ phải thanh toán. Lưu ý: Không nên thanh toán trước 100% giá trị, phần còn lại thanh toán sau khi sử dụng dịch vụ; nhận hàng sẽ là cam kết để bên bán có trách nhiệm. Cần kiểm tra tính hợp lệ và lấy đủ chứng từ sau khi thanh toán. GIAI ĐOẠN 5: LƯU HỒ SƠLưu trữ hồ sơ là khâu cuối cùng trong quy trình xuất nhập khẩu. Bộ hồ sơ xuất nhập khẩu cần thiết khi lưu trữ gồm: chứng từ thương mại: sale contract; commercial invoice; packing list; C/O; Bill of lading. Chứng từ thanh toán: hóa đơn cước vận chuyển, hóa đơn dịch vụ, chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Chứng từ xác nhận lô hàng đã thông quan: tờ khai trả kết quả của hải quan. Hồ sơ cần được lưu file cứng bản gốc chứng từ và file mềm theo lô hàng thực tế. IV. Lời khuyên của chuyên gia khi thực hiện quy trình xuất nhập khẩuMuốn hạn chế những sai xót khi làm xuất nhập khẩu, theo ý kiến của anh Nguyễn Lý Trường An với nhiều năm kinh nghiệm làm xuất nhập khẩu thực tế, khi thực hiện quy trình xuất nhập khẩu 2 bên mua bán cần nắm rõ những yếu tố sau: Hiểu về hàng hóa xuất nhập khẩuThìa khóa then chốt trong quy trình xuất nhập khẩu chính là hiểu về hàng hóa khi mua bán. Từ thủ tục, chính sách, quy trình nhập khẩu, cách vận chuyển, giao nhận, đóng gói lỗi kỹ thuật… sẽ giúp người mua, bán không bị “hớ” khi giao dịch. Hiểu về năng lực của doanh nghiệpCần đánh giá đúng vị thế của doanh nghiệp bạn để lựa chọn phương thức kin doanh phù hợp. Ví dụ nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm, không phải doanh nghiệp có tiềm lực lớn đứng cố gắng ôm cả lô hàng giá trị mà mua với điều kiện EXW. Tìm đúng đơn vị dịch vụPhần lớn những người mới làm xuất nhập khẩu đều nghĩ có thể tự làm toàn bộ quy trình logistics để tiết kiệm chi phí nhưng thực tế tìm đúng đơn vị dịch vụ logistics sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí hơn rất nhiều. Trang bị kiến thức xuất nhập khẩu cho nhân viênĐây là điều cực kỳ cần thiết, một người có kiến thức sẽ xử lý vấn đề thông minh và hạn chế sai xót được hơn rất nhiều người không biết gì. Vì vậy, nếu bạn chưa biết về xuất nhập khẩu hãy tham gia các khóa xuất nhập khẩu thực tế tại VinaTrain. Hơn 2.000 người mới bắt đầu đăng ký học đã làm được việc nhờ những khóa học như vậy tại VinaTrain. Hy vọng, những chia sẻ của trung tâm VinaTrain về quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ giúp bạn đọc hiểu và áp dụng được trong công việc sắp tới. Nếu bạn là người mới bắt đầu, đang muốn làm xuất nhập khẩu hãy liên hệ ngay với trung tâm VinaTrain để nhận tư vấn chi tiết về những khóa học bổ trợ cho công công việc xuất nhập khẩu. |
