Chữ số ghi trên chứng từ là loại nào năm 2024

Chứng từ kế toán là giấy tờ không thể thiếu trong quá trình ghi nhận và kiểm soát các giao dịch tài chính của một doanh nghiệp. Tuy vậy, không phải ai cũng hiểu rõ về chứng từ kế toán là gì? Nếu bạn cũng đang tìm hiểu về chứng từ kế toán là gì, hãy cùng tham khảo bài viết cụ thể sau đây của TopCV nhé.

Chứng từ kế toán là gì?

Khái niệm về chứng từ kế toán được quy định cụ thể tại Khoản 3, Điều 3, Luật kế toán 2015. Cụ thể "Chứng từ kế toán là những loại giấy tờ, vật mang thông tin phản ánh nghiệp vụ tài chính, kinh tế phát sinh, đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán".

Hay bạn có thể hiểu chi tiết hơn như sau:

Chứng từ kế toán là các tài liệu ghi chép chi tiết về các giao dịch kinh tế, bao gồm hóa đơn, biên lai, chứng từ xuất nhập kho, hợp đồng, giấy tờ ngân hàng,... Mục đích chính của chứng từ kế toán là cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ và minh bạch về các giao dịch tài chính của doanh nghiệp.

\>>> Xem thêm: Kế toán là gì? Nhiệm vụ & Mô tả và yêu cầu công việc phải biết

Ý nghĩa của chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán sẽ có những ý nghĩa quan trọng sau:

• Là cơ sở để tổ chức công tác kế toán: Các loại chứng từ đóng vai trò như một hệ thống ghi chép các hoạt động tài chính, giao dịch kinh tế. Từ đó giúp xác định, phân loại, ghi nhận các thông tin liên quan đến tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh.
• Kiểm soát tính đáng tin cậy: Chứng từ kế toán giúp đảm bảo tính chính xác, tin cậy của hệ thống kế toán bằng cách chứng minh các giao dịch, xác nhận quyền, nghĩa vụ, kiểm tra, giám sát hoạt động tài chính trong doanh nghiệp.
• Chứng minh tính pháp lý: Chứng từ kế toán là bằng chứng về tính pháp lý của các giao dịch và hoạt động tài chính trong doanh nghiệp. Các chứng từ sẽ chứng minh rằng các nghiệp vụ đã được thực hiện theo quy định của pháp luật và có tính hợp lệ. hợp pháp.
• Đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính: Chứng từ kế toán giúp đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính trong báo cáo kế toán. Chúng cung cấp căn cứ cho việc ghi sổ kế toán và đảm bảo rằng các thông tin được ghi nhận đầy đủ, chính xác và theo đúng phương pháp kế toán.

Khám phá 2000+ việc làm kế toán từ những doanh nghiệp uy tín

Tìm việc Kế toán ngay

Tác dụng của chứng từ kế toán là gì?

Trong quá trình kế toán, chứng từ kế toán có tác dụng như sau:

• Thực hiện kế toán ban đầu: Việc lập chứng từ kế toán là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Nếu thiếu chứng từ, doanh nghiệp sẽ không thể thực hiện được kế toán ban đầu và toàn bộ công tác kế toán.
• Ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính: Lập chứng từ kế toán nhằm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành. Điều này đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của các giao dịch, hoạt động tài chính trong doanh nghiệp.
• Cung cấp căn cứ cho ghi sổ kế toán: Chứng từ kế toán tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ phát sinh. Chúng cung cấp thông tin chi tiết về các giao dịch, bao gồm số tiền, ngày tháng, đối tượng và mô tả. Từ đó giúp xác định đúng vị trí và phân loại các khoản thu, chi, tài sản, nợ phải trả trong sổ kế toán.
• Ghi nhận trách nhiệm trước pháp luật: Việc lập chứng từ kế toán cũng giúp ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nghiệp vụ phát sinh. Đây là bằng chứng về việc thực hiện đúng quy định, tuân thủ các quy tắc, quy trình và quy phạm pháp luật liên quan đến kế toán.
  
  Chứng từ có tác dụng ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính

Các loại chứng từ kế toán là gì?

Hệ thống chứng từ kế toán sẽ bao gồm 2 nhóm chính là chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ kế toán hướng dẫn. Theo đó, 2 nhóm hệ thống này sẽ được được phân loại dựa trên các tiêu chí khác nhau. Dưới đây là phân loại chứng từ kế toán theo một số tiêu chí thông dụng:

Phân loại theo công dụng

Theo công dụng, chứng từ kế toán gồm 4 loại sau:

• Chứng từ mệnh lệnh: Là các chứng từ như lệnh chi tiền, lệnh điều động vật tư, lệnh sản xuất, lệnh nhập hàng, lệnh xuất hàng,... Chúng thể hiện mệnh lệnh hoặc quyết định của người có thẩm quyền.
• Chứng từ chấp hành: Bao gồm phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu điều chuyển hàng hóa,... Chúng thể hiện việc thực hiện các giao dịch kinh tế tài chính.
• Chứng từ thủ tục: Bao gồm chứng từ ghi sổ, báo cáo tài chính,.... Chúng được tạo ra để tuân thủ quy trình và quy định kế toán.
• Chứng từ liên hợp: Là các chứng từ kết hợp giữa hai hoặc nhiều loại chứng từ, ví dụ như lệnh kiêm phiếu xuất kho, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho,...

\>>> Xem thêm: Cách viết CV ngành kế toán - kiểm toán chuẩn cho ứng viên

Nếu bạn đang tìm kiếm việc làm mới phù hợp hơn, tốt hơn với mức lương hấp dẫn, hãy truy cập ngay website tìm việc làm chất lượng cao TopCV. TopCV với lợi thế là công nghệ AI sẽ giúp ứng viên chọn đúng việc, đi đúng hướng. Truy cập ngay!

Tạo CV kế toán ngay

Phân loại theo địa điểm lập

Theo địa điểm lập, chứng từ kế toán gồm 2 loại sau:

• Chứng từ bên trong: Là các chứng từ được lập trong nội bộ doanh nghiệp, ví dụ như phiếu xuất vật tư cho phân xưởng sản xuất, bảng kê thanh toán lương, hóa đơn bán hàng, biên bản bàn giao tài sản cố định cho đơn vị khác,...
• Chứng từ bên ngoài: Là các chứng từ mua hoặc được cung cấp từ bên ngoài doanh nghiệp, ví dụ như hóa đơn mua hàng, hợp đồng vận chuyển mua ngoài,...
  
  Chứng từ kế toán có thể được phân loại theo địa điểm lập chứng từ

Phân loại theo trình tự lập

Theo trình tự lập, chứng từ kế toán gồm 2 loại sau:

• Chứng từ ban đầu: Bao gồm các chứng từ gốc như hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi,... Đây là chứng từ đầu tiên được tạo ra trong quá trình ghi nhận giao dịch.
• Chứng từ tổng hợp: Bao gồm bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, bảng kê, sổ cái,... Chúng được sử dụng để tổng hợp và tóm lược thông tin từ các chứng từ ban đầu.

\>>> Xem thêm: Kế toán trưởng là gì và thu nhập như thế nào?

Phân loại theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế

Theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ kế toán, sẽ được phân thành 2 loại sau:

• Chứng từ một lần: Thể hiện một giao dịch kinh tế tài chính duy nhất, ví dụ như hóa đơn mua hàng.
• Chứng từ nhiều lần: Thể hiện các giao dịch kinh tế tài chính được ghi nhiều lần, ví dụ như bảng kê thanh toán lương cho từng tháng.

\>>> Xem thêm: Cách tính thưởng tết cho người lao động như thế nào?

Phân loại theo tính cấp bách của thông tin

Theo tính cấp bách, chứng từ kế toán gồm 2 loại sau:

• Chứng từ bình thường: Chứng từ ghi nhận các giao dịch thông thường trong hoạt động kinh doanh.
• Chứng từ báo động: Chứng từ ghi nhận các giao dịch đặc biệt hoặc có tính chất báo động, ví dụ như sử dụng vượt quá mức định mức, hợp đồng kinh tế không bình thường, thanh toán tiền vay không kịp thời,...
  
  Bạn có thể phân loại chứng từ theo tính cấp bách

Phân loại theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ

Theo nội dung kinh tế, chứng từ kế toán gồm các loại sau:

• Chứng từ lao động và tiền lương.
• Chứng từ hàng tồn kho.
• Chứng từ bán hàng.
• Chứng từ tiền mặt.
• Chứng từ tài sản cố định.

Phân loại theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin của chứng từ

Theo dữ liệu thể hiện, chứng từ kế toán gồm 2 loại sau:

• Chứng từ thông thường: Là chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ truyền thống.
• Chứng từ điện tử: Là chứng từ được tạo ra, truyền tải và lưu trữ dưới dạng điện tử, ví dụ như file PDF, file Excel, hệ thống thông tin kế toán trên máy tính...

Quy trình xử lý và luân chuyển chứng từ

Vậy, quy trình xử lý chứng từ kế toán là gì? Trình tự để xử lý - luân chuyển chứng từ kế toán sẽ được xác định từ khâu tiếp nhận/lập đến lưu trữ hoặc có thể đến bước hủy chứng từ. Trên thực tế, quy trình xử lý, luân chuyển kế toán phải được thực hiện dựa trên quy định của pháp luật về kế toán, quy chế tài chính của doanh nghiệp.

Dưới đây sẽ là quy trình xử lý - luân chuyển kế toán mà bạn có thể tham khảo gồm 5 bước như sau:

Bước 1 - Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ:

• Chứng từ kế toán phải được lập 1 lần, nội dung rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác.
• Viết chứng từ bằng bút mực, không được viết tắt, sửa chữa hay tẩy xóa.
• Đối với chứng từ nhiều liên, cần lập đủ số liên quy định và thống nhất nội dung.
  
  Chứng từ kế toán phải được lập 1 lần với nội dung rõ ràng

Bước 2 - Dịch chứng từ kế toán:

• Chứng từ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch nội dung chủ yếu ra tiếng Việt.
• Các tài liệu kèm theo không cần dịch trừ khi có yêu cầu của cơ quan Nhà nước.

Bước 3 - Kiểm tra tính đúng đắn, chính xác của chứng từ:

• Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực và đầy đủ của các chỉ tiêu, yếu tố ghi chép trên chứng từ.
• Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và chính xác của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi trên chứng từ.
• Kiểm tra chính xác của số liệu và thông tin trên chứng từ.
• Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý chứng từ trong doanh nghiệp.

Bước 4 - Tổ chức luân chuyển chứng từ, ghi sổ:

• Chứng từ được luân chuyển tới các bộ phận liên quan để cung cấp thông tin cần thiết.
• Xây dựng sơ đồ luân chuyển chứng từ cho từng loại chứng từ, quy định đường đi, thời gian và nhiệm vụ của người nhận chứng từ.
• Cải tiến công tác kế toán để giảm số lượng chứng từ, đơn giản hóa nội dung và hợp lý hóa thủ tục.

Bước 5 - Bảo quản, lưu trữ, hủy chứng từ:

• Chứng từ phải được sắp xếp, phân loại và đóng gói cẩn thận trước khi lưu trữ.
• Đảm bảo bảo quản để sử dụng khi cần thiết và tránh hỏng hoặc mất mát.
• Chứng từ kế toán là tài liệu gốc có giá trị pháp lý, cần được bảo quản lưu trữ đúng quy định.
  
  Cần lưu trữ, bảo quản, hủy chứng từ kế toán theo quy định

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là gì?

Lập và lưu trữ chứng từ kế toán được quy định rõ ràng tại Điều 18 của Luật kế toán 2015. Tóm tắt như sau:

• Mỗi nghiệp vụ tài chính, kinh tế chỉ lập chứng từ kế toán một (01) lần.
• Chứng từ kế toán cần được lập chính xác, đầy đủ, kịp thời và rõ ràng theo mẫu quy định hoặc tự lập theo các nội dung đảm bảo theo luật.
• Không được viết tắt, tẩy xóa hay sửa chữa nội dung liên quan đến nghiệp vụ tài chính kinh tế trên chứng từ kế toán. Khi viết, phải sử dụng bút mực, không ngắt quãng chữ số, và gạch chéo chỗ trống. Chứng từ bị sửa chữa hoặc tẩy xóa mất giá trị ghi sổ kế toán và thanh toán.
• Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên quy định, và các liên trong cùng một (01) nghiệp vụ tài chính kinh tế phải khác nhau về nội dung.
• Người lập, người duyệt và người ký tên trên chứng từ kế toán chịu trách nhiệm về nội dung đã viết trong chứng từ.

Tóm tắt: Lập chứng từ kế toán một lần, đảm bảo đầy đủ, chính xác, không được sửa chữa, viết tắt hay tẩy xóa. Lưu trữ chứng từ theo quy định và đảm bảo trách nhiệm của người lập và ký tên trên chứng từ.

Trên đây là bài viết chi tiết về chứng từ kế toán là gì. Hy vọng với bài viết này, bạn sẽ hiểu hơn về chứng từ kế toán là gì và những vấn đề xung quanh chứng từ cần biết.

Bên cạnh đó, nếu bạn cũng đang quan tâm đến các cơ hội việc làm kế toán, hãy truy cập ngay vào TopCV.vn. TopCV.vn là một trong những website tuyển dụng đáng tin cậy để tìm kiếm các cơ hội việc làm ngành kế toán, với hàng ngàn công ty hàng đầu đang tuyển dụng trong lĩnh vực này.