Khi nào được phép lập biên bản điều chỉnh hóa đơn bán hàng và cách lập như thế nào đúng quy định? Kế toán cần nắm được những thông tin này để xử lý khi có lập hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ bị sai sót. Đặc biệt là những doanh nghiệp mới áp dụng hóa đơn điện tử, chưa có nhiều kinh nghiệm thì cần phải tìm hiểu kỹ quy định về biên bản điều chỉnh hóa đơn GTGT để áp dụng khi cần thiết. Show
1. Quy định về trường hợp lập biên bản để điều chỉnh hóa đơn bán hàngCăn cứ vào Khoản 3, Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, các trường hợp xuất hóa đơn điện tử để bán hàng hóa, dịch vụ có phát hiện ra sai sót thì sẽ xử lý và lập biên bản để điều chỉnh hóa đơn bán hàng cụ thể như sau: Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử bị sai sót đã tạo lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc chưa thực hiện kê khai Thuế sẽ xử lý theo quy định, cụ thể như sau:
 Xử lý các trường hợp sai sót, cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 39/2014/TT-BTC. Trường hợp hóa đơn điện tử bị sai sót và đã gửi cho người mua, hàng hóa đã giao, đã cung ứng dịch vụ và người bán và người mua cùng đã kê khai Thuế thì cần xử lý như sau:
2. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn bán hàngMẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn GTGT có thể do doanh nghiệp tự tạo theo mẫu phù hợp. Dưới đây là mẫu biên bản để điều chỉnh hóa đơn bán hàng để doanh nghiệp tham khảo: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất 2020 2. Một số lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn bán hàngKhi áp dụng lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, bạn cần lưu ý như sau:
Những lưu ý đặc biệt khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót. Trên đây là một số hướng dẫn chi tiết về lập biên bản điều chỉnh hóa đơn bán hàng. Quá trình áp dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp khó tránh khỏi những trường hợp sai sót. Vì vậy, doanh nghiệp hãy nắm được đầy đủ các thông tin ở trên và những hướng dẫn để lập biên bản điều chỉnh hợp lệ. Trong thực tế, việc lập hoá đơn của kế toán không thể tránh khỏi những sai sót như sai thông tin bên mua, tên hàng hoá, số tiền…phải điều chỉnh lại theo đúng quy định của pháp luật. Đặc biệt với Hoá đơn điện tử thì nhiều kế toán còn loay hoay chưa biết cách xử lý nội dung này, lưu ý những khác biệt so với Hoá đơn giấy. Hôm nay iHOADON sẽ chia sẻ cùng bạn về Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. 1. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì?Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là gì? Biên bản điều chỉnh hóa đơn là loại giấy tờ được lập cùng với hóa đơn điều chỉnh/thay thế để xử lý sai sót về mã số thuế, tiền hàng, địa chỉ hoặc nội dung của hóa đơn khi có sai sót. Tùy vào từng lỗi sai trên hóa đơn điện từ mà kế toán sử dụng các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn tương ứng. Dưới đây là một số mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn thường gặp: \>>> Tải ngay mẫu biên bản điều chỉnh do ghi sai giá TẠI ĐÂY \>>> Tải ngay mẫu biên bản điều chỉnh do sai mã số thuế TẠI ĐÂY \>>> Tải ngay mẫu biên bản điều chỉnh do sai tên, địa chỉ công ty TẠI ĐÂY \>>> Tải ngay mẫu biên bản điều chỉnh chung cho các trường hợp khác TẠI ĐÂY 2. Khi nào thì lập biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tửBiên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cần lập khi nào? Căn cứ theo quy định tại điểm b, khoản 2, điều 19 của nghị định 123/2020/NĐ-CP và khoản 6 điều 12 của Thông tư số 78/2021/TT-BTC quy định về một số trường hợp cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử như sau: - Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua, người mua hoặc người bán phát hiện ra có sai sót thì xử lý như sau: Cách 1: Nếu các bên có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn có sai sót: + Bước 1: Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót + Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh. Trên hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ sau: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. + Bước 3: Thực hiện ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh đã lập cho bên mua Cách 2: Trường hợp các bên có thỏa thuận về lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế thì: + Bước 1: Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót + Bước 2: Bên bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. + Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn thay thế đã lập cho bên mua - Trường hợp 2: Bên bán đã chuyển sang áp dụng hóa đơn theo thông tư 78, nhưng sau đó phát hiện các hóa đơn đã xuất ở quy định cũ (Nghị định 51/2010/NĐ-CP) đã gửi cho người mua bị sai thì thực hiện như sau: + Bước 1: Bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót + Bước 2: Bên bán lập thông báo sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi cho CQT + Bước 3: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. + Bước 4: Bên bán ký số và gửi hóa đơn mới cho bên mua. 3. Nội dung trong biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tửNội dung của biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử Cũng căn cứ tại Khoản 2, Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC: “Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).” Vây khi Người bán lập Biên bản điều chỉnh hoá đơn và Hoá đơn điện tử điều chỉnh cần lưu ý các nội dung sau:
Biên bản điều chỉnh cho Hoá đơn điện tử được ký điện tử giữa hai bên và lưu trữ dữ liệu điện tử. Việc này đảm bảo cả Biên bản cũng được bảo quản ở định dạng tốt nhất, kèm theo hoá đơn, tránh thất lạc, mất hỏng. Để thực hiện ký điện tử đồng thời, khi Người bán lập Hoá đơn điều chỉnh sẽ đính kèm Biên bản điều chỉnh bản word, ký số và gửi kèm theo cho khách hàng. Ngoài ra, hiện tại theo Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định về Điều chỉnh hoá đơn bao gồm cả Hoá đơn điện tử thì với các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Người bán có thể lựa chọn một trong hai cách để thực hiện đều được. 4. Khác biệt giữa Biên bản điều chỉnh và Biên bản huỷ Hoá đơn điện tửThông tư 32/2011/TT-BTC quy định Biên bản điều chỉnh Hoá đơn điện tử phải được ký điện tử giữa Người bán và Người mua, còn Biên bản huỷ hoá đơn không yêu cầu. Tuy nhiên hiện nay để tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong khoảng thời gian mới áp dụng mở rộng Hoá đơn điện tử, Tổng cục Thuế vẫn cho phép doanh nghiệp sử dụng Hoá đơn điện tử nhưng Biên bản điều chỉnh có thể ký giấy. Biên bản điều chỉnh được gửi kèm cùng Hoá đơn điều chỉnh được xuất, lưu trữ và bảo quản bằng phương thức lưu trữ dữ liệu điện tử. Trong trường hợp Người bán và Người mua chưa kê khai thuế, bắt buộc phải sử dụng Biên bản huỷ và Hoá đơn thay thế chứ không được lập Biên bản điều chỉnh và Hoá đơn điều chỉnh. 5. Những lưu ý khi lập biên bản hóa đơn điều chỉnhNhững lưu ý khi lập biên bản hóa đơn điều chỉnh Khi lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cần lưu ý một số nội dung sau đây: - Ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và ngày trên hóa đơn phải trùng nhau - Nội ding trên biên bản điều chỉnh hóa đơn phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số .... ngày/tháng lập, ký hiệu ....., xuất hóa đơn điều chỉnh số .... ngày/tháng..... ký hiệu..... Nội dung điều chỉnh - Nếu phát hiện hóa đơn có sai sót khi đa xkee khai thuế thì doanh nghiệp phải lập hóa đơn viết sai và lập hóa đơn điều chỉnh - Nếu hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ nhưng ghi đúng mã số thuế của người mua thì phải lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Phần mềm hoá đơn điện tử iHOADON do EFY Việt Nam cung cấp hỗ trợ tất các các nghiệp vụ xử lý hoá đơn cho đơn vị. Với định hướng tối giản hoá thao tác người dùng, chỉ cần vài click chuột là đơn vị đã hoàn thành xong việc điều chỉnh, huỷ, thay thế, xoá bỏ hoá đơn một cách dễ dàng, đúng quy định. Trên đây là tổng hợp những quy định về biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử và những điều cần lưu ý khi lập hóa đơn điều chỉnh. Nếu còn bất kỳ thắc mắc, liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn nhanh chóng. |
