Tại sao cần phần mềm quản lý bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng là một hệ thống được sử dụng để giảm chi phí hoạt động đồng thời thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng bao gồm giao nhiệm vụ cho nhân viên, quản lý luồng công việc, và theo dõi tiến độ công việc,… cùng điểm qua những lợi ích tuyệt vời từ việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng.

--- Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet chia sẻ đến bạn kiến thức hữu ích ---

1. Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng - Tiết kiệm thời gian và chi phí

Không thể phủ nhận việc sử dụng máy móc, phần mềm công nghệ sẽ rút ngắn thời gian hơn rất nhiều so với việc dùng sổ sách. Nhưng tiết kiệm chi phí thì sao? Liệu sử dụng công nghệ cao có phải là bài toán chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn???

Đây là một suy nghĩ cực kỳ sai lầm, với phần mềm quản lý bán hàng KiotViet bạn không chỉ tiết kiệm chi phí ở khâu thuê nhân viên mà còn tránh thất thu, mất hàng hóa do quản lý lỏng lẻo.

Bạn có thể ngồi ở nhà vẫn quản lý cửa hàng vô tư, đơn đi hay hàng về tất cả số liệu đều nằm trong lòng bàn tay của bạn. Dùng thử phần mềm KiotViet trong 10 ngày để cảm nhận hiệu quả rõ rệt trong khâu quản lý.

2. Quản lý hiệu quả các nguồn lực

Phần mềm quản lý bán hàng Kiotviet tích hợp tính năng quản lý nhân viên, quản lý công nợ, chấm công nhân viên và tính lương cuối tháng. Với thiết kế thông minh này, chủ cửa hàng hoàn toàn có thể đo lường được năng suất làm việc của từng nhân viên và điều chỉnh lại cho phù hợp.

Bên cạnh đó tính năng “Sổ quỹ” trong phần mềm Kiotviet còn giúp bạn quản lý toàn bộ tiền mặt, tài khoản ngân hàng, thực hiện các giao dịch chuyển, rút tiền giữa các chi nhánh hay giữa sổ quỹ tiền mặt và sổ quỹ ngân hàng một cách linh hoạt. Bạn khó có thể bỏ sót một khoản chi tiêu nào vì tất các cả giao dịch đều cập nhật tự động vào báo cáo tài chính.

3. Phù hợp với mọi ngành hàng

Phần mềm quản lý cửa hàng café, nhà hàng chắc chắn sẽ khác với phần mềm quản lý cửa hàng tạp hóa hay thời trang bởi tính chất khác nhau của sản phẩm, dịch vụ dẫn tới việc quản lý tồn kho hàng hóa, cách tính chi phí và đặt đơn hoàn toàn khác nhau. 

Hiểu được nhu cầu đó của khách hàng, phần mềm quản lý bán hàng KiotViet được chú trọng thiết kế thông minh, linh hoạt thay đổi để đáp ứng nhu cầu của các ngành hàng cụ thể.  

Hiện tại phần mềm quản lý bán hàng KiotViet đang chia ra 6 mặt hàng khác nhau: Hàng hóa thông thường, hàng hóa dịch vụ, hàng hóa serial/Imei, hàng lô date, hàng sản xuất và hàng combo/gói sẵn sàng đáp ứng tất cả các mặt hàng phổ biến nhất trên thị trường. 

4. Phối hợp linh hoạt giữa các phòng ban khác nhau

Phần mềm này còn có lợi ích trong việc điều phối và hỗ trợ các hoạt động của các bộ phận khác để tăng tính hiệu quả của hoạt động. Hệ thống sẽ có một chế độ quản lý tập trung quy định các quy trình kinh doanh, giảm chi phí sản xuất và kiểm soát hàng tồn kho.

Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng khi sử dụng là rất lớn, giúp tiết kiệm thời gian và công sức của người lãnh đạo, giữa các phòng ban và nhân viên. Hiện đại hóa quy trình làm việc, ứng dụng công nghệ để đưa ra những công thức, định lượng phù hợp cho sản phẩm, Kiểm soát tất tần tật các sản phẩm tồn kho, size số, mẫu mã, phát hiện sai sót ở bộ phận nào, khâu nào, thậm chí tra được từng ca làm việc của nhân viên để truy tìm thất thoát, gian lận. 

Hiện nay, hơn 150.000 nhà bán hàng truyền thống và các chuỗi cửa hàng lớn đang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet

5. Cải thiện khả năng quản lý

Một ưu điểm nữa của việc sử dụng Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet là giúp cải thiện khả năng quản lý của những người tham gia kinh doanh. Người đứng đầu kinh doanh ngay lập tức có thể truy cập dữ liệu từ hệ thống và điều này sẽ lần lượt giúp họ đưa ra quyết định kinh doanh một cách dễ dàng.

6. Xử lý một khối lượng dữ liệu lớn

Phần mềm quản lý bán hàng trở nên khá tiện dụng khi bạn đang phải đối phó với khối lượng dữ liệu lớn. Nếu bạn kinh doanh nhỏ việc quản lý sổ sách có thể vừa đủ dùng nhưng khi quy mô của bạn nâng lên hàng trăm khách hàng hay hàng trăm mặt hàng, mã hàng khác nhau, lúc đó việc quản lý dữ liệu sẽ là bài toán số 1 cần ưu tiên giải quyết.

Đơn giản thôi, hãy trải nghiệm 10 ngày dùng thử phần mềm quản lý bán hàng KiotViet để thấy việc quản lý lượng lớn hàng tồn kho và dữ liệu khách hàng sẽ được KiotViet xử lý chỉ qua vài cú click chuột.

7. Nâng cao hiệu quả kinh doanh

Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng còn có thể kể đến là làm tăng doanh thu và hiệu quả bán hàng. Bạn có thể tạo ra nhiều chương trình khuyến mãi hấp dẫn cho nhiều nhóm khách hàng khác nhau: Khách hàng có sinh nhật trong tháng, khách hàng thân thiết mua hàng nhiều lần, khách có đơn hàng giá trị cao,… Chăm sóc khách hàng cũ luôn là cách làm hiệu quả hàng đầu để giúp tăng doanh thu nhanh nhất.

Bên cạnh đó tính năng cảnh báo hàng hóa đang vượt mức tồn kho, hay hàng hóa sắp hết hạn sử dụng cũng giúp bạn điều chỉnh kế hoạch bán hàng hiệu quả hơn, tránh tình trạng hàng tồn kho bị hết hạn hay thiếu hàng hóa.

Nếu bạn đang loay hoay tìm cách cải thiện doanh số cửa hàng thì đừng ngần ngại dành ra vài phút để KiotViet hướng dẫn bạn sử dụng phần mềm này.

Dù là mới bắt đầu hay đã đang làm kinh doanh thì bạn đều phải đối mặt với rất nhiều công việc cần làm. Bạn phải lo mọi thứ từ việc tìm nguồn hàng, vận chuyển, bảo quản kho, tìm khách hàng bằng nhiều cách marketing. Rồi đến việc bán hàng, làm sao để có thể cân đối được thu – chi và có lãi để tái đầu tư tiếp. Tiếp đó, bạn lại phải quan tâm làm sao cho hàng hoá không bị hư hỏng hay thất thoát.

Với hàng đống công việc như vậy, nếu chỉ làm thủ công chắc chắn sẽ dẫn đến rất nhiều sai sót và gặp phải những khó khăn sau đây:

– Danh mục mặt hàng quá nhiều nên khó tra cứu, xác định giá bán.

– Lập hoá đơn bán hàng hoặc phiếu xuất hàng thủ công chậm, thiếu chuyên nghiệp và dễ sai sót.

– Mất nhiều thời gian cho việc tính toán công nợ, tồn kho, doanh số bán hàng.

– Những câu hỏi như: đang còn những mặt hàng gì, số lượng bao nhiêu? Công nợ của khách hàng A đến thời điểm hiện tại là bao nhiêu?,… luôn làm bạn đau đầu và không thể trả lời ngay.

– Thậm chí nhân viên bán hàng có thể gian lận và qua mặt bạn bất cứ lúc nào.

Tất nhiên, bạn có thể dùng Excel để quản lý nếu không dùng phần mềm quản lý bán hàng. Có điều, những số liệu trên các file excel thường rời rạc với nhau nên không thể đưa ra báo cáo để bạn so sánh và đánh giá kết quả kinh doanh được. Chưa kể đến nếu bạn không am hiểu về các hàm tính toán trong Excel thì càng dễ dẫn đến sai lệch hơn.

Bạn cảm thấy chưa cần thiết và sẵn sàng để sử dụng phần mềm quản lý bán hàng:

Có thể ban đầu, nhiều người sẽ cảm thấy chưa cần thiết vì chỉ kinh doanh nhỏ. Hoặc chưa sẵn sàng để sử dụng vì nghĩ rằng phần mềm là một cái gì đó rất phức tạp, sẽ rất khó dùng. Tự nhiên lại mất thêm khoản chi phí mua phần mềm trong khi mình chỉ mới kinh doanh, còn chưa biết lãi lỗ ra sao. Những suy nghĩ như vậy thật sự rất sai lầm.

Nếu bạn đã xác định theo đuổi kinh doanh một cách nghiêm túc thì đây là một công việc lâu dài. Và khi đã làm thì chắc chắn chẳng ai muốn “dậm chân tại chỗ” mãi được. Bạn sẽ muốn và cần phải mở rộng quy mô, phát triển thêm trong việc kinh doanh. Mà như vậy thì bạn phải tiếp cận những công nghệ mới, và sẵn sàng bỏ ra một khoản phí để đầu tư giải pháp công nghệ. Nếu không bạn chỉ sẽ dừng lại ở mức “nhỏ bé” và lạc hậu, không cạnh tranh nổi với đối thủ.

Thế nên, bạn đừng chỉ nhìn được lợi ích trước mắt mà nên nhìn xa hơn để thấy được những thiệt hại gây ra cho bạn về sau này có khi lên đến gấp hàng trăm lần chi phí bạn bỏ ra đầu tư cho một phần mềm bây giờ. So với phí tổn hại bạn phải chịu hằng tháng vì thất thoát hàng hóa, hay nhân viên làm việc không hiệu quả và các đơn hàng bị hủy vì hết hàng, thì phần mềm quản lý bán hàng thật sự rẻ hơn bạn nghĩ.

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý dù mới bắt đầu hay chỉ là kinh doanh nhỏ lẻ:

Với những phân tích trên thì có lẽ bạn đã thấy được tại sao nên dùng phần mềm quản lý bán hàng. Nếu bạn đã sẵn sàng bỏ vốn ra để kinh doanh thì đừng ngần ngại chi thêm vài triệu mua một phần mềm bán hàng. Bởi vì một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả sẽ giúp bạn tiết kiệm đến 80% thời gian, công sức và chi phí cho việc quản lý và bán hàng. Bạn chỉ cần chọn cho mình một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả và phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn. Nó sẽ giúp bạn tự động hóa nhiều khâu quản lý và kiểm soát dữ liệu kho, số lượng hàng hóa, hiệu quả nhân viên tốt hơn mà còn đưa ra các báo cáo bán hàng cần thiết để bạn kịp thời đánh giá và cải thiện tình hình kinh doanh của mình.

Xem tiếp: Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng

Xem thêm: Gợi ý tiêu chí chọn mua phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả và phù hợp nhất