Kế hoạch hoạt động là gì

Kế hoạch là tập hợp những hoạt động, công việc được thể hiện bằng danh sách, sơ đồ, bảng biểu, được sắp xếp theo trình tự nhất định. Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai.

Việc triển khai kế hoạch trong tổ chức cần đáp ứng yêu cầu nào?

Bước 1: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (Why): Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu thì bạn sẽ luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.

Bước 2: Xác định nội dung công việc (What): Công việc đó là gì và các bước, công đoạn thể thực hiện công việc đó. Cốt lõi của nội dung công việc là tác động vào đối tượng như thế nào thông qua việc xác định 3W (where, when, who). Trong đó:
- Where (Địa điểm, không gian thực hiện kế hoạch): nơi bố trí, tập kết nguồn lực thực hiện kế hoạch
- When (Thời gian thực hiện kế hoạch): Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời gian điều chỉnh thực hiện kế hoạch. Cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc như công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
- Who (Chủ thể, đối tượng thực hiện kế hoạch): Gồm chủ thể thực hiện kế hoạch, chủ thể phối hợp, hỗ trợ thực hiện kế hoạch, chủ thể kiểm tra, giám sát, báo cáo thực hiện kế hoạch và chủ thể chịu trách nhiệm cho kế hoạch. Cùng với việc lập kế hoạch, thì cần phải theo dõi kế hoạch đã đặt ra nhất là đối với kế hoạch có sự tham gia của nhiều người, nhiều bộ phận thì phải có người theo dõi và kết nối từng đơn vị lại với nhau.

Bước 3: Xác định phương thức, cách thức tiến hành (How): Gồm tài liệu, cẩm nang hướng dẫn, chỉ dẫn thực hiện cho từng công việc, từng bước. Tiêu chuẩn của công việc, cách thức vận hành máy móc. Điều quan trọng là phải có dữ liệu, thông tin để xây dựng kế hoạch. Có thể là:
- Các công việc trong kế hoạch dài hạn trước đó
- Các công việc còn tồn cần phải giải quyết
- Các công việc mới phát sinh, giao thêm

Bước 4: Xác định việc tổ chức thực hiện, phân bổ nguồn lực (control, check) gồm: xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra và đặc biệt là phải xác định cho được nguồn lực thực hiện 5M (gồm nguồn nhân lực, tài lực (tiền bạc), vật lực (nguyên liệu, hệ thống cung ứng, hệ thống máy móc, công nghệ) và phương thức, phương pháp làm việc (những nguyên tắc, quy trình, quy cách tiến hành).

Vì sao cần tuân thủ và triển khai đúng kế hoạch đã đề ra?

Kế hoạch là gì? Nhiều người sẽ chỉ quan tâm đến nên làm gì và kết quả sẽ ra sao, nhưng lại không có một kế hoạch cụ thể nào để làm được điều đó. Điều này dễ làm mất phương hướng và không có sự chuẩn bị trước những vấn đề khó khăn phát sinh. Vậy làm như nào để có một kế hoạch hiệu quả hãy cùng xem bài viết này nhé.

1. Kế hoạch là gì?

Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra. Kế hoạch vừa là nội dung vừa là chức năng của công việc quản lý.

Kế hoạch xác định mục tiêu, đưa ra các phương pháp tiếp cận và quyết định cách tốt nhất để đạt được mục tiêu. Việc lập kế hoạch giúp doanh nghiệp xác định được cụ thể những việc cần làm, làm thế nào, khi nào và với ai.

Kế hoạch có thể được thực hiện một cách cách chính thức hoặc không chính thức, bằng văn bản, văn kiện hoặc bất thành văn; công khai minh bạch hoặc bí mật. Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và phương trình hành động trong tương lai.

2. Các loại kế hoạch trong doanh nghiệp

Kế hoạch chiến lược

Kế hoạch chiến lược là những mục tiêu dài hạn được đưa ra dựa trên cơ sở phân tích môi trường và vị trí tổ chức của môi trường đó.

Bản kế hoạch này thường được lập ra bởi nhà lãnh đạo, cấp quản lý dựa theo những mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.

Kế hoạch tác nghiệp

Kế hoạch tác nghiệp trình bày chi tiết các chiến lược được cụ thể hóa để doanh nghiệp biết được mình nên làm gì để đạt được các mục tiêu đã đưa ra.

Kế hoạch này phải đảm bảo được các nhân viên đều nắm rõ các mục tiêu và xác nhận được trách nhiệm của mình trong việc thực hiện nhiệm vụ để đạt được những kết quả đã dự định trước đó.

Kế hoạch tài chính

Kế hoạch tài chính giúp xác định các công việc cần làm nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể về tài chính trong một quản thời gian nhất định, ngắn hạn hoặc dài hạn.

Kế hoạch thường sẽ liệt kê thông tin về các hoạt động, nguồn lực, điều kiện và thời gian cần thiết để đạt được mục tiêu đã đặt ra.

Kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh là bảng mô tả tổng thể quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nào đó.

Kế hoạch này giúp bạn xác định và đánh giá việc kinh doanh đã đạt những kết quả như thế nào và tìm kiếm những triển vọng có thể phát triển trong tươi lai.

Kế hoạch Marketing

Kế hoạch Marketing hay còn gọi là kế hoạch tiếp thị thường được dùng để phác thảo các ý tưởng quyết định quảng cáo và tiếp thị.

Kế hoạch này sẽ mô tả các hoạt động kinh doanh liên quan đến quá trình hoàn thành các mục tiêu tiếp thị cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định.

3. Tại sao phải xây dựng kế hoạch?

Bạn hiểu được khái niệm của kế hoạch, nhưng không hiểu được tầm quan trọng của nó thì rất khó trong việc triển khai kế hoạch hiệu quả.

• Tập trung vào mục tiêu: lập kế hoạch sẽ giúp bạn đề ra những mục tiêu cụ thể, giúp bạn tập trung nguồn lực cho việc thực hiện các mục tiêu đó. Tiến hành lần lượt từ những mục tiêu quan trọng trước.
• Giảm thiểu sự không chắc chắn: việc thiết lập kế hoạch trong tương lai để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo mục tiêu đưa ra, giảm thiểu sự không chắc chắn hay những bất ổn có thể xảy ra trong tương lai.
• Tối ưu hóa nguồn lực bằng cách phân tán nguồn lực vào các hoạt động trọng điểm, nguồn lực sẽ được tối ưu hóa và hiệu quả công việc cũng được nâng cao.
• Xác định được mục tiêu trước khi đưa ra các phương pháp phù hợp sẽ giúp bạn tránh được tình trạng lãng phí nguồn lực vào việc lựa chọn.
• Việc lập kế hoạch giúp bạn thiết lập được các mục tiêu và đưa ra những tiêu chuẩn đánh giá, nhờ vào việc này cấp trên, ban quản lý có thể đánh giá hiệu suất công việc của cấp dưới dễ hơn. Nếu có sai lệch cũng kịp thời sửa chữa và tìm các biện pháp khắc phục.
• Lập kế hoạch giúp hoạt động phân quyền dễ dàng hơn, sẽ giúp nhân viên có những quyền hạn cần thiết để thực hiện công việc.

4. Các bước xây dựng kế hoạch

Để tạo được một kế hoạch đầy đủ, chi tiết một cách dễ dàng thì các trình tự dưới đây sẽ giúp quá trình xây dựn kế hoạch dễ dàng hơn.

Bước 1: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc

Khi xây dựng kế hoạch, việc đầu tiên bạn phải xác định rõ mục tiêu và yêu cầu công việc. Cần xác định được thời gian thực hiện, các kết quả cần thu được và chỉ ra các điểm kết thúc cần làm.

Bước 2: Xác định nội dung công việc

Một cách xác định hay được sử dụng nhất là thông qua xác định 3W: Ai? Ở đâu? Khi nào?

• Địa điểm: Nơi thực hiện kế hoạch, nơi bố trí nguồn lực của kế hoạch.
• Thời gian thực hiện: Thời gian bắt đầu và kết thúc, quá trình điều chỉnh.
• Đối tượng thực hiện kế hoạch: Bao gồm người thực hiện kế hoạch, người hỗ trợ, kiểm tra, giám sát, báo cáo và người chịu trách nhiệm cho kế hoạch.

Bước 3: Xác định phương thức, cách tiến hành

Xác định phương thức, cách thức tiến hành là công việc xác định tài liệu hướng dẫn cùng với tiêu chuẩn cho từng công đoạn, cách vận hành máy móc… Ngoài ra, bạn còn cần phải xác định các kế hoạch trước đó, những nhiệm vụ đang hoặc chưa được giải quyết và các công việc mới xác định.

Bước 4: Xác định việc thực hiện, phân bổ nguồn lực

Các yếu tố cần được xác định các phương pháp giám sát và kiểm tra các nguồn lực là:

• Nguồn nhân lực.
• Tài lực.
• Vật lực như nguyên liệu, hệ thống cung cấp, máy móc, công nghệ.
• Cuối cùng là phương pháp làm việc (những nguyên tắc, quy cách tiến hành).

5. Thế nào là một kế hoạch khả thi

Các nội dung cơ bản cần có trong một bản kế hoạch:

• Mục tiêu cần đạt được, kết quả của mục tiêu đó là gì?
• Thời gian dự kiến thực hiện?
• Nhân sự tham gia?
• Kinh phí thực hiện?
• Danh sách các công việc cụ thể cần làm để đạt được mục tiêu đó có phân chia cụ thể theo khoảng thời gian thực hiện?
• Người xác nhận nghiệm thu cho từng công việc đó là ai?
• Trưởng dự án phụ trách bản kế hoạch là ai?
• Người duyệt kế hoạch là ai?

Phải xác định chính xác mục tiêu và kết quả đạt được tránh mơ hồ, kết quả phải định lượng được.

Các công việc để thực hiện mục tiêu cần liệt kê chi tiết đến khi không còn chia nhỏ được nữa thì thôi.

Quá trình lập kế hoạch là quá trình thực hiện công việc trong trí tưởng tượng của bạn bởi vậy các cụ thể, chi tiết bao nhiêu bạn càng nắm chắc phần thắng bấy nhiêu.

Thời hạn và các mốc thời gian trong bảng kế hoạch cần tính toán chính xác với các công việc trên một tuần triển khai bạn cần tính toán mỗi ngày phải làm bao nhiêu khối lượng công việc.

Làm rõ ràng các hạng mục cần phê duyệt, tránh việc để đến khi làm xong nhưng không được cấp trên phê duyệt bạn phải làm lại từ đầu.