Hướng dẫn điều chỉnh báo cáo sử dụng hóa đơn năm 2024

Căn cứ PHỤ LỤC I- DANH MỤC HỒ SƠ KHAI THUẾ (Kèm theo Nghị định số: 126/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ) thì Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC) không thuộc Danh mục hồ sơ khai thuế theo quy định tại Nghị định số 126/2020/NĐ-CP.

Căn cứ Điều 27 Thông tư số 39/2011/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (có hiệu lực đến ngày 30/6/2022):

“Điều 27. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0)…”

Căn cứ quy định trên, thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoa đơn (BC26/AC) đã được quy định ngày cụ thể tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Trường hợp người nộp thuế nộp BC26/AC sau ngày nêu trên là quá thời hạn nộp Báo cáo hóa đơn theo quy định.

Áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hay không? 1/7/2022 là thời điểm 100% doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử. Hầu hết các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới sẽ không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nữa.

1. Áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 có cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn?

1/7/2022 là thời điểm 100% doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC sẽ không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử. Sau khi được cơ quan Thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế có thể lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Cụ thể như sau: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Sau khi lập hóa đơn, người bán sẽ gửi hóa đơn cho cơ quan Thuế để cấp mã sau đó gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã cho người mua.

Hầu hết không phải báo cáo tình hình sử dụng HĐĐT từ 1/7/2022.

Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế:

• Sau khi người bán lập hóa đơn và gửi hóa đơn cho người mua, người bán sẽ chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan Thuế (có thể chuyển trực tiếp hoặc gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử).
• Tùy trường hợp quy định để người bán chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn cho cơ quan Thuế nhưng chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua, hoặc chuyển theo hình thức Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/TH-HĐĐT) theo thời hạn nộp hồ sơ khai thuế GTGT. Riêng với người bán xăng dầu thì Bảng tổng hợp phải chuyển trong ngày.

Theo 2 trường hợp nêu trên thì tất cả các hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đều đã được gửi dữ liệu đến cơ quan Thuế và được lưu trữ dữ liệu tại cơ quan Thuế.Vì vậy, người nộp thuế sẽ không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý (BC26/AC) như trước đây.

2. Một số đối tượng vẫn phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Theo quy định mới một số tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định tại Điều 29, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau: Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/HDG) và bản hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Một số đối tượng phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Theo Điều 20, Nghị định 123/2020/NĐ-CP trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan Thuế gặp sự cố và chưa khắc phục được: “Trường hợp trong thời gian chưa khắc phục được sự cố của cơ quan thuế thì cơ quan thuế có giải pháp bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng. Sau khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế được khắc phục, cơ quan thuế thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế, tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.” Một số trường hợp khác phải nộp báo cáo theo sự kiện phát sinh. Cụ thể, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ khi:

• Chia, tách, sáp nhập, phá sản, giải thể hay chuyển đổi sở hữu.
• Giao, khoán, bán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước.

3. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn lần cuối cùng

Sau khi nhận được thông báo chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp cần nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mẫu BC26 có đính kèm phụ lục 3.12 quyết toán hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo quy định cũ

Lưu ý khi lập mẫu BC26 lần cuối cùng:

• Mặc dù khi chuyển lên sử dụng hóa đơn điện tử, hầu hết doanh nghiệp không phải báo tình hình sử dụng hóa đơn nhưng khi đang chuyển giao giữa hóa đơn cũ và hóa đơn mới, doanh nghiệp nên báo cáo nhằm tránh rắc rối khi bị thanh tra, kiểm tra. Mẫu BC26 lần cuối cùng nhằm mục đích quyết toán, chốt lại thời điểm chuyển đổi lên hóa đơn kiểu mới nên còn tồn những hóa đơn nào, kế toán nên chọn ngày đầu là đầu quý tới là ngày muốn chốt chuyển lên hóa đơn điện tử.