Việc chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có bắt buộc phải đóng dấu không? Người thực hiện chuyển đổi có phải ký trên hóa đơn chuyển đổi không? Có các loại hóa đơn điện tử nào?Theo hướng dẫn tại Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì có các loại hóa đơn điện tử như sau: "Điều 5. Loại hóa đơn điện tử Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau: 1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. 2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. 3. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này. 4. Hóa đơn điện tử quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định." Việc chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có bắt buộc phải đóng dấu không? Người thực hiện chuyển đổi có phải ký trên hóa đơn chuyển đổi không?Theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC về việc chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy như sau: "Điều 12. Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy 1. Nguyên tắc chuyển đổi Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán. Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này. 2. Điều kiện Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau: a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc; b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy; c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. 3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử. 4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi." Như vậy, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy không bắt buộc phải đóng dấu và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán. Riêng người thực hiện việc chuyển đổi phải ký tên và ghi rõ họ và tên của mình. Trường hợp người thực hiện chuyển đổi là kế toán thì không cần giấy ủy quyền của giám đốc mà chỉ cần ký tên và ghi rõ hõ tên của mình trên hóa đơn điện tử. (PLO)- Để việc đóng dấu có giá trị thì cách đóng dấu vào giấy tờ, văn bản phải đúng theo quy định pháp luật. Hiện nay, việc quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức nhà nước được thực hiện theo quy định tại Nghị định 99/2016 và Nghị định 30/2020 của Chính phủ; tùy từng loại dấu mà có cách đóng khác nhau. Cách đóng dấu chữ ký Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Điều 32, 33 Nghị định 30/2020 quy định khi đóng đóng dấu chữ ký cần lưu ý: - Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký. - Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. - Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.  Cách đóng dấu chữ ký. Ảnh: QL Cách đóng dấu treo Cách thức đóng dấu treo sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định chứ không có chuẩn chung luật định. Thông thường, khi đóng dấu treo thì đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020. Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản. Cách đóng dấu giáp lai Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa năm tờ văn bản theo Điều 33 Nghị định 30/2020. Lưu ý, những quy định nêu trên áp dụng bắt buộc đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp căn cứ quy định trên và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp. |
