Đánh giá 5S là quá trình đánh giá việc thực hiện đúng mô hình 5S tại nơi làm việc. 5S là viết tắt của 5 bước của phương pháp luận này: Seiri (Sắp xếp), Seiton (Hệ thống hóa), Seiso (Tỏa sáng), Seiketsu (Chuẩn hóa) và Shitsuke (Duy trì). Thực hiện đánh giá 5S có thể giúp đảm bảo rằng nơi làm việc luôn tuân theo một quy trình thích hợp và trở nên hiệu quả hơn. Bài viết này Hướng dẫn đánh giá 5S bằng Bảng tiêu chí đánh giá 5S.
Hướng dẫn đánh giá 5S là một công cụ được đánh giá viên sử dụng khi thực hiện đánh giá 5S định kỳ tại nơi làm việc. Đây là một hướng dẫn được thiết kế theo nhu cầu cụ thể của một tổ chức, mà nội dung quan trọng nhất trong đó là Bảng tiêu chí đánh giá 5S. Bảng tiêu chí đánh giá 5S có thể giúp củng cố sự phù hợp với các nguyên tắc 5S và hỗ trợ tổ chức đạt được những lợi ích lâu dài chính của nguyên tắc 5S:
Dưới đây là ví dụ tham khảo về Bảng tiêu chí đánh giá 5S.
1 Tại nơi làm việc không có các vật dụng dư thừa 2 Tại nơi làm việc, tất cả mọi người có thể dễ dàng nhận biết phần lối đi và vị trí làm việc 3 Nếu có các vật lạ, mọi người đều biết lý do tại sao vật đó lại ở nơi làm việc 4 Không có các thông báo hoặc tin tức lỗi thời trên tường hoặc các bảng thông báo 5 Phân loại và bỏ rác đúng nơi có dán nhãn (rác tái sử dụng, rác đổ bỏ, các loại rác khác) Seiton
1 Xác định rõ vị trí để dụng cụ, vật tư và số lượng tối đa 2 Tất cả các thành viên giữ gìn ngăn nắp nơi làm việc 3 Các vật liệu, phụ tùng và dụng cụ được trả lại đúng vị trí 4 Nơi làm việc được sắp xếp, tổ chức gọn gàng 5 Các giá, bàn và các dụng cụ làm vệ sinh được sắp xếp, tổ chức tốt Seiso
1 Cửa sổ được giữ sạch sẽ, không bị che khuất 2 Máy, trang thiết bị được bảo trì tốt, đai ốc định vị bằng vạch kẻ sơn trắng 3 Sàn nhà sạch, không có rác trong kệ tủ, ngăn bàn, không mạng nhện 4 Mọi người đều biết nhiệm vụ lau dọn của mình 5 Thiết bị vệ sinh luôn sạch, nền khô ráo Seiketsu
(Săn sóc) 1 Nơi làm việc thông thoáng, nhiệt độ thích hợp 2 Nơi làm việc được duy trì sạch sẽ mọi lúc 3 Các thiết bị được bảo trì hàng ngày hoặc theo chu trình 4 Các máy móc, thiết bị, máy tính được giữ sạch 5 Có và duy trì các đường phân chia trên sàn nhà 1 Mọi người chào hỏi nhau để xây dựng mối quan hệ tốt hơn 2 Mọi người mặc đúng đồng phục, biển tên, mũ và giày bảo hộ 3 Mọi người duy trì họp giao nhiệm vụ trước khi bắt đầu và kết thúc buổi học, hoặc họp khoa/bộ môn hàng tuần 4 Các tài liệu được cập nhật các thông tin cần thiết 5 Mọi người luôn luôn đúng giờ (đến trước ít nhất 5 phút)
Lưu ý: Mỗi tổ chức, doanh nghiệp với những yêu cầu và đặc điểm khác nhau có thể có những điểm đánh giá 5S cụ thể khác nhau cho phù hợp.
Để được Hướng dẫn đánh giá 5S bằng Bảng tiêu chí đánh giá 5S một cách cụ thể, Quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ với SPS theo thông tin dưới đây:5.1êu chuẩn Seiri – Sàng lọc: Tổng vệ sinh và sàng lọc, phân loại thông minh: Ở tiêu chuẩn 1, tổ chức phải xác định và phân loại được các dụng cụ, đồ dùng, tần xuất sử dụng trong quá trình sản xuất, mức độ thường xuyên sử dụng, thỉnh thoảng hay sử dụng nhiều, lúc nào không cần đến nữa và hiện tại không còn dùng tới chúng nữa... Nguyên tắc đơn giản đó là: “Đừng giữ những gì mà tổ chức không cần đến”. Bởi các vận dụng thừa sẽ gây ra sự lãng phí về mặt tiền bạc để cất giữ.
Bạn nên sàng lọc theo các bước sau:
Xác định mức độ hư hỏng và bụi bẩn, rò rỉ.
THực hiện tổng vệ sinh
Tìm hiểu nguyên nhân của các hiện tượng tại hiện trường.
Xác định những khu vực xấu trong nhà máy hay phạm vi đang xét.
Liệt kê thật từng chi tiết, nguyên nhân gây nên khu vực xấu.
Quyết định phương án hành động có hiệu quả.
Lên kế hoạch và triển khai.5.2êu chuẩn Seiton – Sắp xếp bố trí lại khu vực làm việc.
Sau khi làm xong tiêu chuẩn 1, bạn cần tiến hành tới giai đoạn thứ 2 là Sắp xếp mọi thứ đúng vị trí của nó. Bạn cần dựa vào nguyên tắc tần xuất sử dụng, tổ chức sẽ đưa và phương án sắp xếp mọi vị trí phù hợp nhất:
Những vật dụng được sử dụng thường xuyên sẽ được sắp xếp gần với vị trí làm việc.
Những vật dụng ít được sử dụng thì sắp xếp xa vị trí làm việc. Hãy sử dụng màu sắc để phân biệt chúng với nhau. Ví dụ: Khu vực ăn uống, khu vực nghỉ ngơi, nơi làm việc, lối đi lại hãy sơn những màu sắc khác nhau cho dễ phân biệt, tạo cảm giác sạch sẽ và an toàn. Bên cạnh đó bạn cũng đừng quên những vật dụng cần gấp như: Bình cứu hỏa, thiết bị an toàn, lối thoát hiểm. Những vật dụng này cũng nên để ở nơi nổi bật.5. Tiêu chuẩn Seiso – Giữ gìn vệ sinh sạch sẽ, thường xuyên kiểm tra thắt chặt.
Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc. Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ và thích hợp. Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người trong tổ chức, và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện.
Công ty Thủy điện IALY tiền thân là Nhà máy Thủy điện IALY được thành lập ngày 28/02/2000, trụ sở chính tại xã Ialy, huyện Chưpăh, tỉnh Gia Lai. Đến ngày 22/6/ chính thức chuyển đổi thành Công ty Thủy điện IALY. Thủy điện IALY là công trình được khởi công đầu tiên (04/11/1993) và có công suất lớn nhất (720MW) trong hệ thống bậc thang trên dòng Sê san. Công ty đảm nhận chức năng quản lý, vận hành 03 nhà máy trên sông Sê san với tổng công suất 1080MW, sản lượng điện bình quân năm 5 tỷ 310 triệu kWh.
Triển khai chương trình 5S tại Công ty
Ý tưởng áp dụng công cụ cải tiến 5S đã được Lãnh đạo Công ty ấp ủ từ đầu những năm 2000 khi đang triển khai vận hành đồng bộ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong toàn doanh nghiệp. Nhận thấy tính bức bách trong việc lựa chọn công cụ quản lý điều tiết ở tầm vi mô nhằm tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học và phát huy tính sáng tạo của cán bộ công nhân viên thì 5S là mục tiêu phải hướng đến. Được sự hỗ trợ của các chuyên gia tư vấn, Lãnh đạo Công ty đã chọn một số nhân viên đưa đi đào tạo với mục đích tiếp cận và đặt nền móng cho việc triển khai hệ thống 5S. Công ty đã lập ra một kế hoạch triển khai như sau:
Đánh giá thực trạng 5S để xác định điều kiện hiện tại có thể đáp ứng các yêu cầu của 5S đến đâu và đưa các hạng mục cần phải thực hiện để hướng đến tiêu chí của 5S
Xây dựng Ban chỉ đạo 5S với chức năng hỗ trợ, khuyến khích, giám sát, nhắc nhở, đánh giá và cải tiến việc triển khai 5S, chỉ định cán bộ điều phối dự án 5S
Thiết kế các bảng tin, tranh cổ động, khẩu hiệu về 5S treo, để tại các vị trí để tuyên truyền nhận thức 5S cho cán bộ công nhân viên
Biên soạn, công bố, hướng dẫn áp dụng tài liệu cho những hoạt động sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ với sự hưởng ứng tham gia của mọi người Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá 5S. Tiến hành đánh giá hoạt động 5S tại các khu vực theo tiêu chí đánh giá và do Ban chỉ đạo tiến hành
Lập kế hoạch khắc phục, cải tiến và kiểm tra các điểm chưa phù hợp sau mỗi lần đánh giá
Ghi nhận, khen thưởng các cá nhân, đơn vị có thành tích duy trì và cải tiến 5S tốt nhằm đẩy mạnh phong trào 5S/Kaizen trong công ty.Việc triển khai 5S được tiến hành tại các hạng mục/khu vực sau:
Các văn bản, chính sách hỗ trợ, quy định việc triển khai và duy trì 5S
Khu vực văn phòng (đối tượng chính là hồ sơ, tài liệu, thiết bị văn phòng)
Khu vực sản xuất (đối tượng chính là máy móc, thiết bị, dụng cụ đo đạc, xưởng sửa chữa, hệ thống PCCC)
Khu vực kho (đối tượng chính là các vật tư, quản lý kho)
Khu vực chung (phòng họp, nhà ăn, hành lang, nhà vệ sinh, ...)
- Khu vực xung quanh (sân bãi, vườn cây, khu vực để xe, nhà bảo vệ, ...)
Với một phạm vi rộng lớn như vậy, để đảm bảo tính khả thi, lãnh đạo Công ty và Ban điều hành đã áp dụng chu trình quản lý chất lượng PDCA: P lan (Lập kế hoạch) - D o (Triển khai thực hiện) - C heck (Kiểm tra kết quả) - A ct (Hành động cải tiến) để kiểm soát tiến độ. Theo đó, mọi hoạt động đều được lập thành kế hoạch chi tiết với từng nội dung công việc, người phụ trách, người phối hợp, nguồn lực, thời điểm bắt đầu, kết thúc với từng thanh ngang tiến độ cụ thể. Bản kế hoạch này được công bố đến các khu vực và đặt ở một vị trí thích hợp để những người có trách nhiệm luôn kiểm soát và đánh giá từng nội dung công việc. Nhờ vậy, mọi trục trặc gặp phải đều được xử lý, những chậm trễ hay tắc trách đều nhanh chóng được khơi thông.
Trong quá trình triển khai, Ban 5S luôn chủ động giúp đỡ các đơn vị xác định và giải quyết các khó khăn về vật chất và tinh thần, lập kế hoạch và trình lên Lãnh đạo phê duyệt các cách thức xử lý. Đặc biệt, việc áp dụng triệt để các nguyên tắc Quản lý trực quan đã giúp cán bộ công nhân viên của Công ty sắp xếp dụng cụ một cách khoa học, hướng dẫn thao tác rõ ràng, nhận biết các cảnh báo trong công việc một cách nhanh chóng để kịp thời xử lý. Các thông tin, hình ảnh về 5S luôn được cập nhật kịp thời thông qua các bảng tin chia sẻ (góc 5S). Qua 7 tháng thực hiện với 6 bước tiến hành (xem phần các bước triển khai 5S), đến tháng 4 năm 2008, lần đầu tiên, Công ty được các chuyên gia của Hội đồng Đánh giá Thực hành tốt 5S đánh giá đạt 505 điểm trên tổng số 600 điểm tại các khu vực, tương ứng với tỷ lệ 83,8% và vượt mức yêu cầu xét cấp chứng chỉ (70%) là 13,8%, trở thành doanh nghiệp miền Trung đầu tiên áp dụng thành công công cụ 5S và đạt chứng chỉ Thực hành tốt 5S.
Ông Masahiro Ikeda, chuyên gia JICA về đánh giá 5S đã nhận xét: “Thủy điện IALY là hình mẫu trong việc tiếp cận và áp dụng công cụ cải tiến năng suất Kaizen/5S trên phạm vi rộng”. Tại Hội nghị Cán bộ quản lý chất lượng lần thứ IV được tổ chức tại Đà Nẵng, Giám đốc Công ty Thủy điện IALY báo cáo về kinh nghiệm từ mô hình điển hình áp dụng thành công 5S. Gần 200 cử tọa là các doanh nhân khu vực Miền Trung đã chăm chú lắng nghe những kinh nghiệm thực tế về lĩnh vực này. Từ cơ sở lý luận và những hình ảnh minh họa, bài tham luận "Kinh nghiệm áp dụng 5S của Công ty Thủy điện IALY" đã thu hút sự quan tâm và sự tán thành của khán giả. Để chứng minh cho hiệu quả duy trì hoạt động 5S, trong lần đánh giá thứ hai để gia hạn hiệu lực chứng chỉ Thực hành tốt 5S vào tháng 5 năm 2010, tỷ lệ điểm của Công ty đã vượt tỷ lệ của lần đánh giá đầu tiên và đạt 85%. Phát biểu tại cuộc họp bế mạc, ông Ogawa Ryohei chuyên gia kỹ thuật của JICA nhận xét “Việc tuân thủ các chuẩn mực về 5S của Công ty Thủy điện IALY như hiện nay là điển hình ở Việt Nam và có thể so sánh ngang bằng với các doanh nghiệp Nhật
7. NHỮNG KHÓ KHĂN THƯỜNG GẶP KHI THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH
5S:
7 Sự không đồng tình của một số nhân viên có thái độ tiêu cực với 5S:
Đây là một trường hợp thường gặp trong hầu hết cái trường hợp ứng dụng 5S. Đối với một số nhân viên có thái độ tiêu cực thì việc thực hiện 5S đồng nghĩa việc họ phải từ bỏ các thói quen của họ: hút thuốc trong giờ làm việc hoặc để lên bàn những vật dụng như ly nước, giẻ lau,... Tuy nhiên để nhân viên từ bỏ những thói quen đó quả là một việc khó khăn. Điều đó phụ thuộc vào sự đào tạo nhận thức của công nhân và sự làm gương của nhà quản lí.
7 Sự xung đột về thời gian với các công việc khác:
Qúa trình 5S phải đi song song với các công việc hàng ngày trong công ty. Chính vì vậy, nếu việc triển khai 5S không được kiểm soát tốt thì sẽ gây ra sự xung đột với các công việc khác.
7 Hoạch định sai nguồn lực cần thiết:
Trong quá trình triển khai 5S, việc phân bố thời gian, nhân lực, chi phí vào một công việc gì đó quá nhiều sẽ dẫn đến sự lãng phí không cần thiết.
7 Sự ủng hộ không hết mình của lãnh đạo:
Những nhà lành đạo nếu không có cái nhìn thống nhất trong 5S thì sẽ gây ra mâu thuẫn trong quá trình triển khai. Lãnh đạo không tốt thì nhân viên cũng thực hiện không tốt.
7 Qúa trình huấn luyện và đào tạo không tốt:
Việc huấn luyện và đào tạo được thực hiện nghiêm ngặc nên gây sự khó thích nghi cho nhân viên. Nếu chương trình đào tạo không chuẩn bị kĩ lưỡng, không phù hợp hoặc kiến thức nhân viên còn thấp sẽ gây ra sự thiếu hiệu quả trong quá trình đào tạo. Không thu được kết quả như kì vọng.
7 Sự duy trì 5S:
Có rất nhiều trường hợp các công ty áp dụng 5S một cách rầm rộ, sau khi thu được kết quả khả quan thì mọi thứ lại trở lại như cũ. Vì vậy cần đòi hỏi công ty phải duy trì và thực hiện 5S đến cùng.
8. 5S CHƯA ĐƯỢC ÁP DỤNG RỘNG RÃI TẠI CÁC DNSXNVV( Doanh nghiệp sản xuất nhỏ và vừa) VIỆT NAM- NGUYÊN NHÂN VÀ KHUYẾN NGHỊ:
8. Nguyên nhân:
5S là phương pháp quản lý có thể giúp hạn chế lãng phí, cải thiện năng suất, tuy nhiên phương pháp này vẫn chưa được áp dụng tại nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các DNSXNVV - nơi đang gặp không ít khó khăn do lãng phí. Để tìm ra nguyên nhân tại sao 5S lại chưa được nhiều doanh nghiệp biết tới và áp dụng, nhóm nghiên
cứu đã sử dụng phương pháp phân tích nhân-quả (5WHYS) để xây dựng sơ đồ cây chỉ ra các nguyên nhân dựa trên thông tin thu thập được từ kết quả khảo sát doanh nghiệp (Hình 2). Có thể xem đây là những nguyên nhân chính khiến việc áp dụng, truyền bá và nhân rộng 5S trong các DNSXNVV Việt Nam bị hạn chế.
8.1. Thiếu sự cam kết của lãnh đạo doanh nghiệp khi thực hiện 5S Trong một doanh nghiệp, lãnh đạo là người đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng chiến lược cũng như lên kế hoạch hoạt động cho doanh nghiệp, trong đó bao gồm cả việc thực hiện 5S. Người lãnh đạo sẽ đặt ra mục tiêu cũng như hoạch định các nguồn lực cần thiết cho kế hoạch triển khai 5S thành công. Thêm vào đó, sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo doanh nghiệp sẽ giúp nâng cao nhận thức của nhân viên và khuyến khích họ thực hiện 5S hiệu quả hơn. Do vậy, đây có thể xem là nguyên nhân quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả của doanh nghiệp khi áp dụng 5S.
8.1. Việc tuyên truyền về 5S chưa thực sự hiệu quả Tuy khái niệm 5S đã xuất hiện ở Việt Nam khoảng 10 năm, song với nhiều doanh nghiệp, đây vẫn có thể xem là một khái niệm mới. Do việc tuyên truyền, phổ biến phương pháp này tới các doanh nghiệp chưa hiệu quả nên số lượng doanh nghiệp biết tới, áp dụng và khai thác lợi ích từ 5S còn hạn chế.
8.1. Thiếu sự hỗ trợ từ các chuyên gia 5S Hiện nay số lượng chuyên gia về 5S tại Việt Nam vẫn còn tương đối hạn chế. Điều này khiến các doanh nghiệp muốn áp dụng 5S gặp không ít khó khăn bởi sự khác nhau về môi trường kinh doanh và văn hóa làm việc giữa Việt Nam và Nhật Bản - nơi ra đời phương pháp 5S - đòi hỏi những chuyên gia không chỉ am hiểu về phương pháp mà còn cả về các đặc điểm của doanh nghiệp Việt Nam, từ đó mới có thể đưa ra những chương trình đào tạo và tư vấn phù hợp, kịp thời.
8.1. Thiếu sự đào tạo bài bản về 5S tại doanh nghiệp Để có thể tiếp cận, đi đến hiểu, áp dụng và khai thác hiệu quả những lợi ích mà phương pháp 5S đem lại, đào tạo là yêu cầu cơ bản trong các bước triển khai. Các chương trình đào tạo cần rõ ràng theo từng giai đoạn, phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp và đối tượng học. Việc đào tạo sẽ cung cấp
8. Khuyến nghị về phát triển 5S cho các doanh nghiệp sản xuất nhỏ và vừa Việt Nam
8.2. Về phía Nhà nước Tăng cường tuyên truyền về lợi ích của 5S đến các doanh nghiệp, đặc biệt là DNSXNVV Việc tuyên truyền phổ biến rộng rãi 5S đến các doanh nghiệp là hết sức cần thiết để giúp họ có thể đứng vững trước sự gia tăng về áp lực cạnh tranh do sự toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế. Để làm được điều này, bên cạnh việc đẩy mạnh truyền thông trên các phương tiện thông tin đại chúng, Nhà nước có thể khuyến khích các doanh nghiệp áp dụng thông qua các giải thưởng, tuyên dương doanh nghiệp thực hành tốt như cuộc thi “Thực hành tốt 5S” do Trung tâm Năng suất Việt Nam tổ chức.
Đây sẽ là nguồn cổ động to lớn để các doanh nghiệp mạnh dạn hơn trong áp dụng triển khai các phương pháp mới như 5S. Đưa ra các biện pháp, chính sách hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện 5S Hiện nay, rất nhiều DNSXNVV gặp khó khăn về nhiều mặt, trong đó có vốn và công nghệ. Mặc dù Nhà nước đã có nhiều chính sách giúp hỗ trợ song số DNSXNVV tiếp cận được với những chính sách này còn hạn chế. Do đó, để có thể tiếp cận và hỗ trợ nhiều doanh nghiệp hơn nữa, đặc biệt trong việc áp dụng các phương pháp mới như 5S, thì cần nhiều hơn nữa sự hỗ trợ thông qua các chính sách của Nhà nước. Cụ thể, với các doanh nghiệp đang ở giai đoạn đầu áp dụng 5S, Nhà nước có thể hỗ trợ thông qua các chương trình khuyến khích, phát triển các quỹ riêng cho việc áp dụng và khuyến khích áp dụng các phương pháp mới được xem là hiệu quả như 5S, từ đó tạo ra môi trường thuận lợi cho các doanh nghiệp triển khai và nhân rộng các phương pháp hiệu quả.
8.2. Về phía các doanh nghiệp Tiến hành đào tạo về 5S trong doanh nghiệp Với nhiều doanh nghiệp, 5S còn là khái niệm mới, do đó để có thể bắt đầu triển khai áp dụng phương pháp này, việc đầu tiên các doanh nghiệp cần làm là tiến hành đào tạo cho toàn bộ nhân viên tùy theo điều kiện của doanh nghiệp. Mức độ lan tỏa và hiệu quả của các khóa đào tạo sẽ quyết định mức độ thành công và thời gian áp dụng 5S. Bên cạnh đó, để thu được hiệu quả cao nhất, nội dung chương trình đào tạo nên được thường xuyên đổi mới, cập nhật và gắn với thực tiễn doanh nghiệp. Để làm được điều này, các doanh nghiệp có thể liên kết hoặc nhờ đến sự giúp đỡ của các trung tâm hỗ trợ doanh nghiệp và các tổ chức đào tạo về 5S. Nâng cao nhận thức của người học trong quá trình đào tạo.
Trong giai đoạn đầu của quá trình triển khai 5S, các doanh nghiệp nên tập trung và giám sát chặt chẽ quá trình học tập và áp dụng 5S để đảm bảo chất lượng đào tạo. Thêm vào đó, việc phát động các cuộc thi trong nội bộ doanh nghiệp về kiến thức 5S và quy trình áp dụng thực tế sẽ thu hút sự quan tâm của toàn thể nhân viên, qua đó nâng cao hiệu quả truyên truyền, ý thức và mức độ hiểu biết của họ về 5S, tạo thuận lợi khi triển khai áp dụng.
