Thông báo công nợ bằng tiếng Anh

Mẫu xác nhận công nợ là mẫu biên bản được lập ra để ghi chép lại việc đối chiếu công nợ của doanh nghiệp. Biên bản đối chiếu công nợ này nêu rõ thông tin của hai bên, thông tin về sản phẩm, số phát sinh trong kỳ.

Biên bản xác nhận công nợ là một trong những chứng từ kế toán quan trọng nhằm đối chiếu và xác nhận tình hình thanh toán, số dư công nợ giữa bên mua và bên bán đặc biệt là trong những hoạt động mua bán với số tiền lớn

Mời bạn đọc cùng tham khảo chi tiết và tải về mẫu biên bản xác nhận công nợ tại đây.

Công nợ là thuật ngữ quen thuộc trong mảng Tài chính – Kế toán. Kế toán doanh nghiệp quen thuộc với nghiệp vụ công nợ trong công việc hàng ngày của họ. Song nếu được hỏi công nợ tiếng anh là gì thì không phải kế toán doanh nghiệp nào cũng nắm được. Vậy công nợ tiếng anh là gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây.

1. Công nợ tiếng anh là gì?

Trong tiếng Anh có nhiều thuật ngữ được sử dụng để chỉ nợ như debt, mortgage, liabilities,… Trong đó, debt là thuật ngữ phổ biến nhất. Công nợ bao gồm công nợ phải thu và công nợ phải trả, trong tiếng anh lần lượt là:

• Công nợ phải thu: Receivable
• Công nợ phải trả: Payable

Kế toán doanh nghiệp sẽ theo dõi công nợ phải thu trên tài khoản phải thu – tiếng anh là Account Receivable và công nợ phải trả trên tài khoản phải trả – tiếng anh là Account Payable.

2. Một số thuật ngữ liên quan đến công nợ trong tiếng Anh cần biết

• Kiểm tra công nợ – auditing account: Hoạt động kiểm tra lại công nợ phải thu khách hàng và công nợ phải trả người bán của kế toán trong công việc hàng ngày.
• Đối chiếu công nợ – Debt comparison: Hoạt động so sánh các khoản công nợ phải thu và phải trả trên sổ sách kế toán của doanh nghiệp với số liệu có trên hợp đồng hoặc số liệu thực tiễn trong giao dịch. 
• Kế toán công nợ – Accounting liabilities: Là vị trí kế toán đảm nhận các công việc về các khoản phải thu, phải trả của doanh nghiệp. Xem chi tiết về công việc của kế toán công nợ tại bài viết công việc của kế toán công nợ trong doanh nghiệp từ A tới Z.
• Báo cáo công nợ – Debt report: Là báo cáo được lập để giúp doanh nghiệp theo dõi các khoản nợ phải thu, phải trả từ đó lên kế hoạch kiểm soát, quản lý chặt chẽ công nợ doanh nghiệp nhằm quản lý tài chính một cách chính xác, giảm thiểu tối đa rủi ro và quản lý dòng tiền cho doanh nghiệp. 

>>> Đọc thêm: File theo dõi công nợ phải thu, phải trả bằng Excel chi tiết nhất

• Thu hồi công nợ – Recover public debts: Hoạt động yêu cầu khách hàng thanh toán nợ phải trả cho doanh nghiệp, tức hoạt động quản lý thu hồi nợ phải thu.
• Cấn trừ công nợ – Clearing debt:  Hoạt động diễn ra giữa hai hoặc nhiều đơn vị kinh doanh bởi họ vừa mua và vừa cung cấp hàng hóa lẫn nhau; khi đó giao dịch thanh toán được thực hiện bằng cách cấn trừ, bù trừ công nợ giữa các bên.

• Tên tiếng Anh của các khoản công nợ phải thu:

• • Phải thu nội bộ – Intra-company receivables:  Các khoản phải thu của doanh nghiệp với đơn vị cấp trên và cấp dưới hoặc giữa các đơn vị cấp dưới trực thuộc với nhau.
  • Các khoản phải thu theo từng giai đoạn của tiến độ hợp đồng xây dựng – Receivables based on stages of construction contract schedule.
  • Phải thu khách hàng – Account receivable from customer.
  • Phải thu khác – Other account receivable.

• Tên tiếng Anh của các khoản công nợ phải trả

• • Phải trả người lao động – Payables to employees: Các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
  • Chi phí phải trả – Payable expenses: Là chi phí chưa phát sinh nhưng có kế hoạch cụ thể ( sẽ phát sinh trong tương lai), chắc chắn phải thanh toán và thời gian thanh toán.
  • Phải trả nội bộ – Intra-Company current payables: Các khoản phải trả của doanh nghiệp với đơn vị cấp trên và cấp dưới hoặc giữa các đơn vị cấp dưới trực thuộc với nhau.
  • Thuế và các khoản phải trả Nhà nước – Tax and payables to the State: Nghĩa vụ thuế, nộp phí lệ phí của doanh nghiệp vào ngân sách nhà nước.
  • Các khoản phải trả theo từng giai đoạn của tiến độ hợp đồng xây dựng – Payables based on stages of construction contract schedule.

Ngoài ra vẫn còn nhiều thuật ngữ chuyên ngành về công nợ mà kế toán doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm. Lưu ý, các thuật ngữ chuyên ngành thường khó, cần tìm hiểu kỹ lưỡng để tránh sai sót trong quá trình làm việc.

3. Có cần biết công nợ tiếng anh là gì không?

Kế toán khi còn là sinh viên theo học tại chuyên ngành Kế toán trong các trường Đại học sẽ được đào tạo bộ môn Tiếng Anh chuyên ngành, trong đó có đề cập đầy đủ các thuật ngữ chuyên ngành kế toán cần biết. Việc nắm rõ công nợ tiếng anh là gì bản chất chỉ là nắm kiến thức bài học đã được giảng dạy tại trường.

Trong công việc, tại những doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, công ty liên doanh, liên kết có một bên là doanh nghiệp nước ngoài hoặc những hình thức doanh nghiệp tương tự hay doanh nghiệp có đối tác làm ăn là doanh nghiệp quốc tế có thể phải trình bày báo cáo tài chính và các loại báo cáo bằng tiếng Anh. 

>>> Đọc thêm về IFRS tại bài viết: IFRS là gì? Tầm quan trọng và lộ trình áp dụng tại Việt Nam

Ngoài ra, trong tiến trình áp dụng chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế IFRS tại Việt Nam, việc am hiểu ngôn ngữ kế toán quốc tế – được trình bày bằng tiếng Anh là điều cần thiết dù cho tại Việt Nam, chuẩn mực IFRS sẽ được dịch sang tiếng Việt. Những điều này cho thấy kế toán doanh nghiệp nói chung nên nắm được công nợ tiếng anh là gì và các thuật ngữ tiếng Anh chuyên ngành kế toán. 

4. Phần mềm kế toán nhập liệu và báo cáo đa ngôn ngữ: Tiếng Việt, Tiếng Anh…

Hiện nay, các phần mềm kế toán trên thị trường tiêu biểu có phần mềm kế toán online MISA AMIS đã cho phép kế toán nhập liệu đa ngôn ngữ: tiếng Anh, tiếng Hàn, tiếng Trung đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

Kế toán các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc những doanh nghiệp cần lập báo cáo tài chính bằng tiếng Anh nếu nắm rõ công nợ tiếng anh là gì, các thuật ngữ chuyên ngành và cách sử dụng phần mềm là có thể lên được báo cáo tài chính bằng tiếng Anh giúp hỗ trợ tối đa cho công việc. Hơn nữa, điều này cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí chuyển đổi ngôn ngữ (dịch thuật) cho báo cáo tài chính. 

Ngoài đáp ứng nhập liệu và báo cáo đa ngôn ngữ, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích giúp kế toán doanh nghiệp thực hiện tốt công việc của mình, giúp nhà quản trị doanh nghiệp nắm bắt sớm và chính xác tình hình doanh nghiệp để đưa ra những quyết định phù hợp, kịp thời.

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS tại đây. 

 4,644 

Khi viết thư thu hồi nợ, hay thẳng thắn hơn là đòi nợ, thì ta có hai mục đích cần phải cân bằng: một là đòi hỏi khách hàng phải thanh toán nợ đến hạn, và hai là giữ được sự thiện chí và mối làm ăn. Vậy nên một bức thư đòi nợ viết khéo là phải đáp ứng được cả hai mục tiêu ấy.

Khi đòi nợ chúng ta thường bắt đầu bằng cách nhắc lại bổn phận trả nợ của đối phương để cho họ thu xếp trả tiền. Tuy nhiên, sau ba mươi, sáu mươi, hay chín mươi ngày mà đối phương vẫn chưa trả, thì đó sẽ là các mốc thời gian để bạn gửi thư đòi nợ cho họ, và sự thúc bách sẽ tăng dần theo từng mốc. Chỉ khi nào đối phương tảng lờ tất cả các thư đòi nợ thì chúng ta mới phải nhờ tới các cơ quan thu hồi nợ. Nhiều công ty lớn có sẵn các quy trình để dự đoán khách hàng nào cần phải đòi sớm. Cũng nên nhớ rằng, nếu bạn có một số đông các khách hàng cần đòi nợ, thì phương pháp thu hồi hiệu quả nhất đó là trực tiếp gọi điện nhắc nợ.

Bài viết này nằm trong Series: Hướng dẫn viết các loại thư tiếng Anh của dịch thuật Lightway

Thư thu hồi nợ có thể bao gồm:

• Thông báo khoản nợ đã được chuyển qua luật sư/cơ quan thu hồi nợ xem xét.
• Thư gửi cho luật sư / cơ quan thu hồi nợ
• Thư đòi nợ cá nhân: gửi bạn bè người thân
• Thư nhắc nợ
• Thư đòi nợ gửi định kỳ, mức độ thúc giục tăng dần
• Thư cám ơn ơn đã trả nợ

Nên nói gì khi viết thư đòi nợ tiếng Anh

Viết thư đòi nợ là một nghệ thuật, phải làm sao mà vừa đòi được nợ mà lại không làm mất lòng khách hàng. Để không làm mất đi thiện chí, ban đầu chúng ta cần luôn tin tưởng rằng khách hàng sẵn sàng trả nợ, chỉ là vì họ quên mà thôi, và quên thì chúng ta nhắc. Mỗi lá thư gửi đến một khách hàng trễ nợ đều cần phải viết như thể đây là lá thư duy nhất và cuối cùng. Bạn cần lạc quan, tin tưởng, và dứt khoát. Vậy thì trong một bức thư đòi nơ, những thông tin sau là quan trọng: danh tính khách hàng, số hóa đơn, ngày tháng và số tiền cần thanh toán; mặt hàng hoặc dịch vụ đã mua; thời điểm bạn mong muốn nhận được thanh toán; một vài nhắc nhở tới các lá thư trước nếu có; đề xuất lộ trình thanh toán nếu cần thiết; cùng những thông tin minh họa khác nếu có. Hãy dành đủ thời gian cho người ta (hai đến ba tuần giữ mỗi lá thư) để họ thu xếp trả nợ.

Cuối mỗi lá thư bạn đừng quên thêm một câu kiểu như nếu quý khách đã trả tiền rồi thì xin bỏ qua lá thư này. Nếu là gửi thư qua đường bưu điện thì hãy gửi kèm theo một bì thư đã trả sẵn cước phí để họ trả lời cho bạn. Dưới đây xin đề xuất một lộ trình cho sáu lá thư đòi nợ liên tiếp. Tất nhiên, tùy nhu cầu mà bạn có thể vận dụng và tăng giảm, điều chỉnh thời gian.

Thư đòi nợ thứ nhất: sau khi đã nhắc nhở nhiều lần về tình trạng trễ hạn của khách hàng (chẳng hạn qua tin nhắn, qua điện thoại v.v.) bạn hãy gửi một lá thư với lời lẽ nhẹ nhàng, thân thiện nhắc nhở người ta về khoản nợ trễ hạn. Bức thư này cần ngắn gọn và đơn giản, nêu rõ ràng rằng khoản nợ đã trễ hạn nhiều tuần hoặc nhiều tháng. Và lịch sự yêu cầu họ thanh toán.

Thư đòi nợ thứ hai: sau bức thư thứ nhất mà đối phương vẫn im hơi lặng tiếng thì bạn cần kiên nhẫn và tiếp tục gửi lá thư thứ hai nhắc cho họ biết là bạn vẫn chưa nhận được thanh toán. Trong lá thư này, hãy yêu cầu họ giải thích lý do trễ nợ, hoặc đưa ra vài dự đoán và hỏi họ xem có phải vì thế hay không (bill was overlooked, was lost in the mail, customer was away). Kết thư bằng cách bày tỏ sự tin tưởng rằng khoản nợ sẽ được thanh toán ngay lập tức.

Viết thư đòi nợ là một nghệ thuật. Bạn cần tiếp cận theo mức độ tăng dần để tránh làm mất lòng đối phương

Thư đòi nợ thứ ba: Đây là lúc bạn có thể thay đổi giọng điệu, gay gắt hơn một chút, thư dài hơn, và đưa ra những lý do buộc đối phương phải thanh toán: it will protect their credit rating and reputation; it is a matter of fairness/justice/conscience; it is the responsible thing to do; it will make them feel good; it is a matter of their self-respect; it is in their own best self-interest. Trong lá thư này hoặc lá thư tiếp theo, bạn hãy đề xuất hai lộ trình trả nợ có thể chấp nhận cho đối phương lựa chọn. Một là trả góp từng tuần, hai tuần, hoặc theo tháng; hai là thanh toán làm hai lần. Cái đó tùy bạn.

Thư đòi nợ thứ tư: Lúc này giọng văn cần nghiêm trọng và gay gắt. Bạn tiếp tục đưa ra những lý do hiền nhiên cần phải trả nợ: bạn đã cung cấp hàng hóa dịch vụ, và giờ tới phiên họ phải thực hiện nghĩa vụ thanh toán; số tiền nợ quá nhỏ nếu đem ra so với uy tín; khách hàng không muốn phải nằm trong sổ đen của bạn; cho họ biết sắp tới bạn sẽ không bán hàng nữa. Và trong bức thư này, hãy đưa ra cảnh báo đầu tiên về khả năng bạn sẽ nhờ tới luật sự hoặc công ty thu hồi nợ.

Thư đòi nợ thứ năm: Đến nước này thì rõ ràng khách hàng cố tình không trả nợ. Tuy vẫn giữ thái độ lịch sự, nhưng bạn hãy thẳng thắn và gửi đi một thông điệp mạnh mẽ có tính cảnh báo. Hãy cho đối phương biết có thể sẽ xảy ra rắc rối pháp lý; bạn có thể sẽ nhờ tới các công ty thu hồi nợ. Mà nếu bạn định thưa kiện thật thì hãy nhờ luật sư cố vấn lời lẽ cho rõ ràng. Tuy nhiên, vẫn hãy dành cho khách hàng một tuần hoặc mười ngày, như là cơ hội cuối cùng để họ thu xếp trả nợ, trước khi mọi thứ không thể cứu vãn được nữa.

Thư đòi nợ thứ sáu: đây là bức thư cuối cùng, niềm tin cuối cùng của bạn rằng khách hàng vẫn sẽ chịu trả. Hãy nói rằng trường hợp trễ nợ này đang được xem xét thưa kiện, và cho họ biết thời gian bạn sẽ thực hiện việc đó. Bức thư này chỉ nhằm mục đích thông báo, chứ bạn không trông mong gì họ sẽ trả nợ nữa.

Khi nhờ tới một cơ quan thu hồi nợ thì bạn hãy cung cấp đầy đủ thông tin: tên, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản, bản sao các chứng từ, hóa đơn v.v.

Đọc thêm:
Hướng dẫn viết thư xin việc tiếng Anh
Cách viết thư xin lỗi trong tiếng Anh

Những gì không nên nói

– Đừng lấy luật pháp hay công ty đòi nợ ra đe dọa khách hàng vội, hãy luôn thân thiện và tin tưởng. Nhưng cũng hãy dứt khoát với những lời nói của mình, nếu bạn nói rằng sẽ thưa kiện trong 1 tháng, thì hãy làm như vậy.

– Đừng dùng những từ như failure (Your failure to respond; failure to pay), ignore (you have ignored our letters), insist hay demand (we insist that you send payment at once). Những từ như thế khiến đối phương cảm thấy bạn đang xem thường họ.

– Đừng nói những lời lẽ tiêu cực hay thô tục (xúc phạm, gọi thẳng tên, hăm dọa, nhục mạ, chửi rủa). Nên nhớ mục đích của bạn là đòi cho được nợ chứ không phải đi gây sự chuốc thêm rắc rối.

– Tránh nói những lời giả tạo, quanh co, chẳng hạn như: We simply cannot comprehend why someone with such a good credit rating…; We are at a loss to understand why we have not heard from you; We’ve been scratching our heads…

– Đừng nói bất kỳ điều gì có tính bôi nhọ người ta.

Một số mẹo viết thư đòi nợ tiếng Anh

– Luôn luôn tế nhị. Ngay cả những người kém uy tín nhất cũng không bao giờ nghĩ mình như vậy. Một bức thư đòi nợ viết không tốt có thể sẽ làm đối phương nổi giận, cảm thấy xấu hổ, hoặc chây ì ra. Và kết quả là bạn sẽ không nhận được một đồng nào hết.

– Hãy tính toán đủ thời gian để họ có thể thu xếp và thu hẹp dần khoảng thời gian bạn cho phép. Ban đầu hãy gửi thư nhắc nợ hàng tháng, ngay sau ngày phải trả. Càng về sau hãy gửi càng thường xuyên hơn. Có thể điều chỉnh mức độ thường xuyên theo uy tín của khách hàng.

Về lý thuyết thì trong chuyện tiền bạc mọi thứ cần bảo mật. Tuyệt đối không tiết lộ thông tin tài chính, các khoản nợ của khách hàng với bên thứ ba.

Một số trường hợp đặc biệt

Nếu đối phương báo rằng họ đang gặp chuyện (ốm, mất việc, đổ nợ), hãy cân nhắc một phương án trả nợ khả thi đối với cả hai bên. Bạn có thể kiểm tra tình trạng của họ, xem có đúng là họ đang gặp hoàn cảnh khó khăn xứng đáng được xem xét hay không. Giảm nợ có thể là biện pháp hữu hiệu để đôi bên cùng nhau vượt qua khó khăn.

Nhắc bạn bè hoặc người thân trả nợ là một điều khó khăn và tế nhị. Nếu phải nhắc thì bạn hãy rào trước đón sau cho nghiêm chỉnh để người ta không cảm thấy bị mất mặt (I know how busy you are…; I wonder if you forgot about…; Am I mistaken, or did we agree that you’d repay the loan September 1?). Nếu mà có giấy nợ thì bạn hãy lưu ý về sự tồn tại của nó. Nếu đòi đến lần thứ hai thì hãy gửi cả bản sao giấy nợ cho họ.

Từ vựng để viết thư đòi nợ tiếng Anh

Cụm từ tiếng Anh hữu dụng

Mẫu câu tiếng Anh dùng đòi nợ

Mẫu đoạn văn đòi nợ

Mẫu thư đòi nợ tiếng Anh