Tại sao phải hoạch định tài chính

​Ở bài viết trước, Giamdoc.net đã phân tích 2 phần đầu tiên trong hoạch định mô hình tài chính là: thiết kế bảng cân đối kế toán và bảng kết quả kinh doanh.  Điểm hoà vốn  là phần cuối nhưng cũng là một phần quan trọng, không thể tách rời trong việc hoạch định mô hình tài chính công ty.

 ​ 
Khi bước chân vào kinh doanh, chúng ta dường như ai cũng hiểu điểm hoà vốn là điểm tại đó doanh nghiệp không lãi, không lỗ. Nhưng thực tế phần lớn các Doanh nghiệp SMEs chưa tính được điểm hoà vốn, chưa lập kế hoạch kinh doanh thông qua các bảng tính cụ thể mà chỉ ở mức “áng chừng”. Và họ không hiểu khi đạt đến điểm hoà vốn rồi thì nên đưa ra những chiến lược kinh doanh nào để tối ưu hoá tài chính. Vậy, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn kinh doanh nhưng không xác định được điểm hoà vốn? Làm thế nào để bạn có cơ sở đưa ra mức giá hợp lý, làm thế nào để công ty bạn đạt lợi nhuận mục tiêu? Làm sao bạn có thể hạ thấp chi phí sản xuất trong khi mọi thứ đã đi vào ổn định? Bài viết này sẽ chỉ dẫn cụ thể.​Chúng ta hãy trở lại một chút kiến thức kinh doanh cơ bản: để cạnh tranh trên thương trường, điều quan trọng là phải xác lập một vị thế cạnh tranh tốt hơn với đối thủ. Nói cho cùng, chỉ có 2 chuyện bạn phải làm:

• Thứ nhất là chi phí thấp.
• Thứ hai khác biệt hóa về sản phẩm dịch vụ.

Bạn nghĩ rằng cơ cấu công ty ổn định hết rồi, văn phòng nhà cửa xây đủ rồi, mọi thứ đã đi vào ổn định, làm sao tôi giảm được chi phí? Xin nhớ rằng: trong chi phí thì có những chi phí là cố định, có những chi phí là biến đổi. Chi phí biến đổi và cố định phát sinh ở tất cả các khâu.

• Chi phí cố định (Định phí): là chi phí xét trên toàn bộ công ty không đổi khi doanh thu thay đổi nhưng tính trên 1 đơn vị sản phẩm bán ra thì thay đổi. Dù bạn có bán được hàng hay không bạn vẫn phải chi: Thuê văn phòng, lương nhân viên cố định, điện nước văn phòng, khấu hao phương pháp đường thẳng,…
• Chi phí biến đổi: là cứ doanh thu tăng thì nó biến đổi nhưng xét trên 1 đơn vị sản phẩm lại không thay đổi. Ví dụ: khấu hao theo sản phẩm, hoa hồng cho đối tác, lương doanh số, …

Ví dụ: định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính tính trên 1 sản phẩm không đổi trừ khi bạn thay đổi nguyên vật liệu. Ngược lại, đối với chi phí cố định, sản lượng tăng lên, thì khấu hao máy theo phương pháp đường thẳng trên 1 đơn vị sản phẩm giảm đi.

Chi phí cố định và chi phí biến đổi

​Trong kinh doanh, đừng bỏ quên quy luật đường cong kinh nghiệm: quy luật này dựa trên thực tế rằng một người sẽ làm một công việc nhanh hơn và ít sai sót hơn nếu thường xuyên làm công việc ấy. Chẳng hạn: lần đầu anh đi từ A đến B tốn nhiều năng lượng, nhiều xăng hơn nhưng khi anh đã thạo đường rồi thì sẽ đỡ tốn xăng hơn. Vậy trong quản lý Doanh nghiệp, năng lực của nhân viên làm công việc lặp đi lặp lại sẽ thành thạo hơn, hao phí thời gian giảm.

Như vậy, tôi hoàn toàn có thể yêu cầu doanh thu tăng nhưng chi phí giảm, không giảm theo giá trị tuyệt đối thì giảm theo tỉ lệ %. Nếu tổng biến phí tăng theo doanh thu nhưng chi phí cố định trên một đơn vị sản phẩm giảm thì chắc chắn Doanh thu tăng 10% thì chi phí chỉ tăng 6%. Trong trường hợp này Doanh thu tăng nhanh hơn chi phí. Điều đó có nghĩa, bạn càng làm thì lãi gộp (Gross margin) càng tăng. 

Lời khuyên:

1. Đừng chạy theo tăng trưởng theo quy mô. Tăng trưởng doanh thu kèm theo tăng trưởng lợi nhuận với một tỉ lệ chi phí giảm đi, khi ấy CÔNG TY PHÁT TRIỂN, NGƯỢC LẠI CHỈ LÀ TĂNG TRƯỞNG THEO QUY MÔ. Điều đó có nghĩa là nếu đội bán hàng đề xuất tăng quy mô bán, tăng sản lượng bán, nhưng đòi chi phí phát triển thị trường và chi phí quảng cáo cao vượt tỉ lệ cho phép nếu không phải thị trường mới, nếu không có chiến dịch đánh nào đó, mà chỉ là hoạt động thông thường thì bắt buộc bạn phải xem lại.
2. Kế toán trưởng/ CFO hãy luôn nhớ tỉ lệ % đặc biệt các khoản chi phí lớn: Chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN, tỉ lệ giá thành sản phẩm so với doanh thu. Hãy luôn tư duy: phải tìm mọi cách để doanh thu tăng, chi phí cũng tăng nhưng tỉ lệ tăng chi phí chậm hơn doanh thu. Cố gắng đừng để chi phí tăng nhanh hơn doanh thu.
3. 2 việc cần khẩn trương bắt tay làm ngay
   • Thứ nhất, nhất định phải xây dựng cơ cấu/ kết cấu chi phí: từng khoản chi phí chiếm tỷ trọng bao nhiêu % trên tổng chi phí.
   • Thứ hai, xây dựng tỉ lệ % từng khoản chi phí so với doanh thu.

Nếu không xây dựng được tỷ lệ thì mọi uỷ quyền của CEO đều vô giá trị. Nếu bạn không có bảng định mức chi phí, chi tiêu bao nhiêu % thì bạn không thể nói rằng với các trưởng bộ phận rằng: “Chú được quyết chỉ trong tỷ lệ đó”. Khi ấy, các Trưởng bộ phận mặc dù tưởng có quyền nhưng không quyết được (giao quyền nhưng không trao quyền). Vậy sao bạn giải phóng lãnh đạo?

Bạn đã xây dựng được mô hình tài chính, hệ thống định mức hạn mức và quản bằng tỉ lệ % rồi nhưng như thế vẫn chưa đủ. Việc tiếp theo, bạn phải cụ thể hóa bằng việc giao việc quản lý các thông số về tài chính, định mức, chứng từ cho những người sau đây:
 

• Trưởng bộ phận: được giao chi phí và xét duyệt trong kế hoạch định mức chi phí đã được duyệt từ cuối năm trước.
• Phụ trách tài chính kế toán: sau khi các Trưởng bộ phận đã duyệt chứng từ, thì bước cuối đệ trình phòng kế toán. Kế toán là cửa ngõ cuối cùng soát xét khoản chi đó có nằm trong định mức kế hoạch hay không?
• NV phải hiểu ngay quy định từ khi phát sinh nghiệp vụ. Chẳng hạn: quy định công ty cho phép nhân viên tạm ứng lương, nhưng quy chế tài chính quy định , tính đến ngày anh viết đề xuất tạm ứng anh chỉ được 80% lương của số ngày đã làm.Có nghĩa nhân viên họ phải hiểu quy định đó để họ biết chỉ được viết số tiền như vậy khi làm đề nghị tạm ứng.

• Giá vốn (Nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhân công, khấu hao, …)
• Chi phí tài chính
• Chi phí bán hàng (hoa hồng, lương kinh doanh,...)
• Chi phí quản lý DN (lương quản lý, tiếp khách,…)

Điểm hòa vốn là điểm tại đó Doanh thu bằng chi phí, điểm đó ứng với 1 mức Doanh thu, sản lượng nào đó, ứng với mức chi phí nào đó với từng khoản chi phí chi tiết: tại điểm đó chi phí bán hàng bằng bao nhiêu, nhân công mấy người, sản lượng tôi bán bao nhiêu, trong năm tháng mấy tôi ở điểm đó, nhà xưởng này sản xuất đến công suất nào bắt đầu hòa vốn, lúc tôi lập bảng kế hoạch kinh doanh dự kiến tôi biết tháng mấy tôi hòa vốn. 

Trước tiên, chúng ta cùng hiểu rõ về điểm hoà vốn thông qua ví dụ đơn giản sau:

Tôi mở một quán cafe, mỗi loại đồ uống giá bán khác nhau, nhưng để đơn giản, tôi tính trung bình 1 sản phẩm tôi bán ra với giá tương đương là 50.000 đồng/ cốc. Định phí 1 năm là 1,006 tỷ đồng, biến phí là 14.000 đồng/ cốc, lãi gộp là 36.000 đồng/ cốc. Vậy sản lượng hoà vốn = 1.006.000.000/36.000 = 27.944 cốc.
Doanh thu hoà vốn = 27.944 cốc x 50.000 đồng/ cốc = 1.397.222.222 đồng.
 
Vậy trong năm nay tôi phải bán ra được 27.944 cốc café, tính trung bình 1 ngày tôi phải bán 27.944/365 = 77 cốc cafe. Vậy cứ mỗi ngày tôi không bán được 77 cốc café để hoà vốn xem như ngày đó tôi đứng ngồi không yên rồi. ​

​Từ điểm hoà vốn này, tôi có thể thiết lập lợi nhuận mục tiêu mong muốn của năm. Chẳng hạn tôi muốn lợi nhuận năm 2019 là 350 triệu/ năm, thì số cốc café để được lợi nhuận mục tiêu như trên là: (350.000.000+1.006.000.000)/36.000 = 37.667 cốc. Như vậy mỗi ngày tôi phải bán ra 103 cốc. Nếu bán thấp hơn số này thì không đạt mục tiêu lợi nhuận, ngược lại nếu bán cao hơn tôi sẽ đạt lợi nhuận trên mong đợi.

​​Trong thực tế, không phải mô hình DN nào cũng chỉ kinh doanh 1 loại sản phẩm và giá bán như nhau. Để đa dạng hoá, các DN thường kinh doanh nhiều mặt hàng, mỗi mặt hàng có tỉ trọng bán ra khác nhau. Lúc này, việc tính điểm hoà vốn sẽ phức tạp hơn nhiều. Giamdoc.net xin được hướng dẫn cách tính điểm hoà vốn nhiều sản phẩm qua ví dụ dưới đây:

Cách tính doanh thu, sản lượng hòa vốn nhiều sản phẩm

Tuy nhiên, việc tìm ra điểm hòa vốn: sản lượng hòa vốn, doanh thu hòa vốn không chỉ đơn thuần là tính điểm hòa vốn. Tìm ra điểm hòa vốn giúp chúng ta đưa ra một số quyết định:

• Tính sản lượng sản xuất/ sản lượng bán để đạt lợi nhuận mong muốn
• Xác định giá bán sản phẩm/ Quyết định thay đổi chính sách bán
• Tiếp tục hay đình chỉ sản xuất
• Quyết định tăng sản lượng
• Quyết định thay đổi chi phí

​Như đã phân tích ở trên, sau khi đã đạt điểm hòa vốn thì sản phẩm nào bán ra là lời sản phẩm đó, vì chi phí cố định đã được bù đắp xong, lúc đó chỉ cần bán cao hơn chi phí biến đổi / 1 sản phẩm là bạn lời rồi. Nếu không biết được điểm hòa vốn ở đâu thì bạn sẽ không quyết định được giá, đừng bắt chước thấy người khác giảm mình cũng giảm. Họ giảm sau hòa vốn họ vẫn có lãi, mình giảm trước hòa vốn là lỗ. Chắc hẳn rất nhiều bạn là fan táo khuyết, chúng ta mua một chiếc điện thoại Apple giá khởi điểm là 2.000 đô nhưng giá trị thực của sản phẩm chưa đầy 200 đô 1 chiếc. Sau một thời gian sản phẩm đã bão hoà thì giá giảm dần chỉ còn vài triệu. Thời trang cũng vậy, ban đầu ra mẫu mới, bạn mua với giá 1 triệu, sau 30 ngày ưu đãi 30%, tiếp tục bán đến bộ 400 hòa vốn rồi, từ bộ 401 đến 1000 chia tiếp các đợt để bán ưu đãi 40%, 50% …, đợt cuối xả kho. Với doanh nghiệp sản xuất, một số nhà máy đã hòa vốn đầu tư rồi thì khấu hao bằng 0, vì khấu hao = 0 nên giá thành sản xuất chỉ tính bằng chi phí biến đổi. Đó là kiến thức nền, người làm tài chính nhất định phải biết.Đa phần các giám đốc chỉ nghĩ đến hòa vốn gộp, nghĩa là bạn lấy giá bán trừđi giá mua.Ví dụ lô hàng lấy 3 tỷ thì bạn tính vội chỉ cần bán được 3 tỷ là hòa.Nhưng không, còn chi phí nhân viên, chi phí quản lý, …Bạn phải tính được từng tỉ lệ chi phí trên doanh thu mới tính được mình còn được bao nhiêu %, sau hòa vốn bạn giảm giá thì bạn vẫn lời. Vậy để hoà vốn, bạn phải xác định lại lên 4 tỷ. Với DN thương mại, bạn tính hòa vốn theo lô hàng, DN sản xuất tính hòa vốn theo quý là tốt rồi.

​Khuyến cáo:

1. Phải làm điểm hòa vốn ước tính nghĩa là khi tôi lập kế hoạch bán hàng tôi phải lập điểm hòa vốn, lập điểm hòa vốn tôi sẽ có chương trình bán hàng cho từng tháng, từng quý. Nếu là hàng luân chuyển thường xuyên, mỗi tháng đội kinh doanh phải ra chương trình bán khác nhau, nếu là hàng tương đối ổn định thì mỗi quý chương trình bán khác nhau. Chẳng hạn: bạn bán đồ điện không phải mùa, tốc độ tiêu dùng chậm, vốn đọng, bạn chấp nhận chương trình bán mềm dẻo để đẩy hàng, đến mùa bạn lại bán khác.
2. Bảng tính điểm hòa vốn được trình bày như sau:

Xác định điểm hòa vốn

​Chẳng hạn: Tôi có 3 sản phẩm A, B,C: A hòa rồi thì tôi hạ giá A, mua B tặng A, A là sản phẩm dẫn kéo B lên, B hòa rồi thì kéo C lên,…Chính sách một giá là đúng nhưng mức độ ưu đãi, chính sách thanh toán khác nhau sẽ mang lại hiệu quả  bất ngờ. Trong marketing, bạn có thể sử dụng chính sách đẩy: thưởng cho đại lý và nhân viên kinh doanh để kích thích bán, hoặc chính sách kéo: kích thích khách mua hàng. 

​Đó là lí do tại sao Giamdoc.net muốn bạn nhớ rằng: điểm hoà vốn quyết định chính sách bán.
Để làm tốt phần thứ 3 – ĐIỂM HOÀ VỐN, bạn không thể bỏ quên 2 phần đầu tiên khi hoạch định mô hình tài chính đó là: BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN MẪU và BẢNG KẾT QUẢ KINH DOANH ở bài viết trước.

​​Download miễn phí nhiều tài liệu biểu mẫu quản lý DN, tài chính, nhân sự, kế toán thuế & hàng trăm video bài giảng hay về quản trị, tài chính, nhân sự, kế toán, kiểm soát nội bộ dành cho Member... Vui lòng đăng ký tại đây để tải về!

​​Tổ chức vận hành công ty & Kiểm soát nội bộ | Internal Control​ ​​ Lần đầu tiên & độc quyền trên Giamdoc.net, trọn vẹn khóa học online kèm theo ứng dụng xây dựng mô hình tổ chức, quản lý vận hành & Kiểm soát nội bộ hữu hiệu

Mô hình kinh doanh, hoạch định & cụ thể hóa chiến lược  ​H oạch định chiến lược với các mục tiêu chiến lược cụ thể, mô tả bản chiến lược công ty sinh động, đo lường kết quả triển khai vận hành. Nền tảng xây dựng bộ KPI đồng bộ, phát triển bền vững.