Trong nhiều doanh nghiệp, một nhân viên kế toán có thể kiêm nhiệm luôn vị trí kế toán bán hàng. Họ làm việc với các bộ phận khác trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo các giao dịch bán hàng được thực hiện một cách chính xác và kịp thời. Show
Kế toán bán hàng là gì?Kế toán bán hàng là vị trí đảm nhiệm các tác nghiệp liên quan đến quản lý hóa đơn, chứng từ bán hàng, bao gồm việc ghi nhận hóa đơn bán hàng, thuế VAT, ghi chép sổ doanh thu, lập báo cáo về hoạt động bán hàng và các báo cáo khác theo yêu cầu của cấp trên. Có thể hiểu một cách đơn giản, kế toán bán hàng là bộ phận thực hiện các nhiệm vụ như quản lý sổ bán hàng, thu ngân, lưu trữ các hóa đơn và các nhiệm vụ khác liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Bộ phận này đóng vai trò quan trọng đối với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, nhất là các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ. Vai trò của kế toán bán hàng trong doanh nghiệpỞ hầu hết doanh nghiệp, bộ phận kế toán luôn đóng vai trò là đầu mối quan trọng cho các nhà quản lý đưa ra quyết định kinh doanh một cách hợp lý. Trong đó, kế toán bán hàng có vai trò:
Nhiệm vụ của kế toán bán hàngKế toán bán hàng là người trực tiếp nhận và xử lý các thông tin về hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Một số nhiệm vụ chính của vị trí này phải kể đến như: Giám sát tiến độ triển khai kế hoạch bán hàngViệc giám sát kế hoạch bán hàng là yếu tố quan trọng để đảm bảo các hoạt động của các bộ phận khác trong doanh nghiệp diễn ra theo kế hoạch ban đầu, tuân thủ tiến độ và đạt được mục tiêu đã đề ra. Điều này đặc biệt quan trọng vì nó đóng vai trò quyết định đến doanh thu của doanh nghiệp. Đồng thời, kế toán bán hàng cũng thực hiện việc giám sát kế hoạch lợi nhuận. Bằng cách ghi chép đầy đủ về khối lượng sản phẩm đã bán, hàng hóa tiêu thụ nội bộ, tính toán chính xác giá trị vốn hàng đã bán, chi phí bán hàng,... cung cấp cơ sở dữ liệu để đánh giá, phân tích và theo dõi hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp. Phân phối lợi nhuận từ doanh thu bán hàngLợi nhuận thu được từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong việc thực hiện các tác vụ khác nhau. Kế toán bán hàng đóng vai trò trong việc phân phối lợi nhuận đó cho các nhiệm vụ đã được xác định từ trước, chẳng hạn như nghĩa vụ nộp thuế, chi trả lương, trả nợ, đầu tư phát triển,... Tổng hợp các khoản chi phí bán hàng phát sinhTrong quá trình bán hàng, các chi phí phát sinh là không thể tránh khỏi. Kế toán bán hàng có trách nhiệm thực hiện việc thống kê đầy đủ, chính xác và kịp thời các chi phí đã phát sinh. Một nhiệm vụ quan trọng khác của kế toán bán hàng là kết chuyển và phân bổ chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ. Hoạt động này giúp xác định kết quả bán hàng và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Bằng cách xác định rõ ràng các chi phí bán hàng và phân bổ chúng đúng mục tiêu tiêu thụ, kế toán bán hàng cung cấp thông tin quan trọng để đánh giá hiệu suất kinh doanh và đưa ra các quyết định chiến lược cho tương lai. Quản lý tiền hàngCác kế toán có nhiệm vụ kiểm tra và giám sát việc thu tiền từ các bộ phận bán hàng. Quản lý tiền hàng nhằm đánh giá khả năng bán hàng của các bộ phận trong doanh nghiệp. Trong trường hợp khách hàng có nợ với doanh nghiệp, kế toán bán hàng sẽ theo dõi các thông tin liên quan như lô hàng đã mua, số tiền nợ của khách hàng, thời hạn nợ, tình hình trả nợ của khách hàng. Kế toán bán hàng cũng có nhiệm vụ kiểm tra tình hình và đôn đốc việc thu hồi sản phẩm kịp thời trong trường hợp hàng hóa bán ra có lỗi. Lập báo cáo bán hàngBằng cách lập báo cáo bán hàng, kế toán bán hàng giúp cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý và các bộ phận liên quan để đánh giá hiệu suất kinh doanh, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược. Báo cáo bán hàng cũng có thể được sử dụng để so sánh hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo, theo dõi sự phát triển của thị trường và đưa ra các biện pháp cải thiện hoạt động bán hàng. Các báo cáo bán hàng thường được lập định kỳ, như báo cáo hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Tùy thuộc vào yêu cầu và quy định của doanh nghiệp, kế toán bán hàng có thể tùy chỉnh cấu trúc và nội dung của báo cáo để phù hợp với hoạt động kinh doanh cụ thể. Mô tả công việc cụ thể của một kế toán bán hàngCông việc của một kế toán bán hàng thường tập trung vào các nhiệm vụ ghi chép hóa đơn và quản lý tiền thu chi trong bán hàng. Tuy nhiên, cụ thể công việc và phân bổ trách nhiệm có thể khác nhau tùy thuộc vào từng doanh nghiệp. Một số công việc cụ thể của một kế toán bán hàng theo ngày, tháng, kỳ như sau: Công việc hằng ngày
Công việc hằng tháng
Công việc cuối kỳ
\>> Xem thêm: JD là gì? Ý nghĩa, nội dung, các bước xây dựng Job Description Quyền hạn của kế toán bán hàng trong doanh nghiệpKế toán bán hàng có những quyền hạn trong doanh nghiệp như sau:
Quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệpBước 1: Tiếp nhận đơn đặt hàng, hợp đồng từ nhân viên bán hàng hoặc bộ phận kinh doanh trong doanh nghiệp Bước 2: Tiến hành kiểm tra số lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp. Khi đó, sẽ có 2 trường hợp xảy ra:
Bước 3: Hạch toán nghiệp vụ bán hàng phát sinh vào sổ tổng hợp, sổ chi tiết liên quan đến hoạt động bán hàng Lưu ý: Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, khi được khách hàng thành toán, kế toán bán hàng cần lập hóa đơn cho dịch vụ vừa được cung cấp. Căn cứ vào chứng từ liên quan đến hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kiến thức cần có của một kế toán bán hàngQuy tắc ghi nhận kế toán bán hàngKết quả bán hàng là lợi nhuận thu được từ việc bán hàng sau khi trừ các khoản chi phí khác. Để có thể xác định được kết quả bán hàng, kế toán chịu trách nhiệm tính số chênh lệch giữa doanh thu thuần với các chi phí khác như giá vốn, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong thời điểm cụ thể. Kết quả hoạt động kinh doanh = (Lợi nhuận thuần từ các hoạt động mua bán + Kết quả hoạt động tài chính + Kết quả hoạt động khác) – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong đó:
Quy tắc ghi nhận doanh thu bán hàngDoanh thu bán hàng là lợi nhuận được ghi nhận vào thời điểm giao dịch phát sinh. Khi ghi nhận doanh thu này cần tuân thủ một số quy tắc như sau:
Chứng từ liên quan đến kế toán bán hàngKế toán bán hàng cần nắm vững các chứng từ liên quan cho các hoạt động mua bán, cụ thể:
Báo cáo liên quan đến kế toán bán hàngQuy trình kế toán bán hàng bao gồm việc thực hiện báo cáo hàng tháng và kỳ. Các tài liệu liên quan bao gồm:
Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàngKhi có phát sinh hóa đơn chứng từ kế toán, nhân viên kế toán có nhiệm vụ lập hóa đơn bán hàng. Mỗi hóa đơn có 3 liên, liên 1 lưu lại trên sổ sách gốc, liên 2 đưa khách hàng, liên 3 doanh nghiệp sẽ dữ lại. Trong quá trình chứng từ, có 3 trường hợp có thể xảy ra:
Kỹ năng cần thiết của nhân viên kế toán bán hàngKỹ năng sử dụng phần mềm kế toánVới sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng các phần mềm kế toán nhằm tiết kiệm công sức, thời gian. Theo đó, nhân viên kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng cần có khả năng sử dụng phần mềm kế toán để ghi nhận, xử lý và phân tích dữ liệu. Bao gồm việc sử dụng các phần mềm quản lý doanh thu, các công cụ báo cáo và phần mềm kế toán tổng hợp. Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đềNhân viên kế toán bán hàng cần có khả năng phân tích dữ liệu, nhận diện các vấn đề và tìm ra các giải pháp thích hợp. Họ cần có khả năng giải quyết vấn đề để xem xét các thông tin tài chính, phân tích số liệu, nhận diện các sai sót và đưa ra các biện pháp khắc phục, hạn chế những sai sót tương tự trong tương lai. Kỹ năng giao tiếpKế toán bán hàng thường phải làm việc với nhiều bên liên quan, bao gồm khách hàng, đồng nghiệp, các nhà quản lý. Theo đó, kỹ năng giao tiếp rất cần thiết để truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, truyền đạt các khái niệm phức tạp một cách dễ hiểu, giúp các thành viên khác trong tổ chức hiểu rõ hơn về những yếu tố kế toán quan trọng. Tính tỉ mỉ và chính xácTrong công việc kế toán, độ chính xác là rất quan trọng. Nhân viên kế toán bán hàng cần có tính tỉ mỉ, cẩn thận và kiên nhẫn để đảm bảo các thông tin tài chính được ghi nhận và xử lý hiệu quả. Kỹ năng quản lý thời gianKế toán bán hàng thường phải xử lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Quản lý thời gian hiệu quả giúp kế toán phân chia công việc một cách hợp lý, ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn. Một số câu hỏi thường gặp về kế toán bán hàngHọc gì để làm kế toán bán hàng?Để làm kế toán bán hàng, sinh viên có thể theo học các ngành liên quan đến lĩnh vực kế toán – tài chính. Bao gồm: Kế toán, Tài chính, Quản trị kinh doanh, Kiểm toán,... Những ngành này có thể cung cấp cho bạn kiến thức và kỹ năng cần thiết để làm kế toán. Các công cụ, phần mềm hỗ trợ kế toán bán hàng hiệu quả?Có nhiều công cụ và phần mềm hỗ trợ kế toán hiệu quả. Dưới đây là một số công cụ và phần mềm phổ biến được sử dụng trong lĩnh vực kế toán:
Các chứng từ mà kế toán bán hàng cần quan tâm?Nhân viên kế toán bán hàng cần quan tâm đến các chứng từ như:
Trong kế toán bán hàng, việc quản lý và ghi nhận thông tin liên quan đến doanh thu, chi phí bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất kinh doanh và định hướng tương lai của một doanh nghiệp. Thông qua việc áp dụng các nguyên tắc kế toán chính xác và sử dụng các công cụ hỗ trợ, nhân viên kế toán bán hàng có thể đóng góp vào việc đưa ra các quyết định chiến lược thông minh. |