Offboarding là gì

Offboarding là gì

Theo định nghĩa từ Digital HR Tech, Employee Journey được hiểu là thời gian nhân viên dành cho công ty, được tính từ khi nhân viên bắt đầu ứng tuyển cho đến khi nhân viên rời công ty. Những kiến thức, kinh nghiệm, quan hệ thu được trong khoảng thời gian trên tạo nên trải nghiệm nhân viên (Employee Experience).

Nói cụ thể hơn, thì Employee Journey là một tấm gương phản ánh bộ mặt, tình trạng phát triển, văn hóa doanh nghiệp và độ chuyên nghiệp của tổ chức đó thông qua cảm quan của nhân viên. Một phân tích gần đây cho thấy, các công ty đầu tư vào trải nghiệm nhân viên được hưởng lợi nhuận cao hơn 4 lần, doanh thu cao gấp đôi và tỷ lệ nghỉ việc thấp hơn 40% so với các công ty khác.

Khi tiền không còn là mối quan tâm hàng đầu, tập trung vào trải nghiệm nhân sự là một những lợi thế cạnh tranh khả thi nhất mà một doanh nghiệp có thể tạo ra quyết định sự gắn bó, cống hiến và trung thành của nhân viên đối với doanh nghiệp”  

Jacob Morgan - tác giả cuốn sách The Employee Experience Advantage

Xem thêm: Con đường phát triển sự nghiệp của ngành Nhân sự

Các bước trong Employee Journey mà bạn cần nắm

Bước 1: Có nhận biết về doanh nghiệp

Đây là giai đoạn hết sức sơ khởi trong mối quan hệ giữa ứng viên (nhân viên tương lai) và doanh nghiệp. 

Trước khi tham gia ứng tuyển, ứng viên cần có những hiểu biết nhất định về doanh nghiệp đó. Hiểu biết này có thể đến trước hoặc sau khi thấy thông tin tuyển dụng, thông qua việc tìm hiểu các kênh truyền thông hoặc từ những mối quan hệ cá nhân. Hình ảnh của doanh nghiệp lúc này có ảnh hưởng rất lớn đến quyết định sau này của ứng viên. 

Xem thêm: Ưu nhược điểm của những kênh tuyển dụng - Mạng xã hội, Website, Headhunter

Bước 2: Tham gia ứng tuyển

Đây là lần đầu tiên hai bên tiếp xúc. Giai đoạn này bao gồm toàn bộ các bước của quá trình tuyển dụng một nhân viên mới. Ngoài việc ứng viên thể hiện bản thân để tạo ấn tượng đối với doanh nghiệp, thì doanh nghiệp cũng cần giữ hình ảnh và thể hiện sự chuyên nghiệp với ứng viên. 

Bước 3: Onboarding

Đây là quá trình làm quen môi trường và công việc mới của nhân viên, còn gọi là giai đoạn thử việc. Đây là lúc nhân viên sẽ bắt đầu làm quen với hệ thống, công cụ và các quy trình. Quá trình này thường kéo dài 2-3 tháng sẽ cho hai bên biết được có thể gắn bó lâu dài cùng nhau không. 

Nó cũng là giai đoạn nhiều nhân viên “rơi rụng” nhất. Bởi vậy, một quy trình onboarding được xây dựng hiệu quả sẽ làm tăng sự hào hứng trong công việc, quan trọng hơn đó là giúp nhân viên có sự kết nối lâu dài với doanh nghiệp.

Xem thêm: Quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả

Bước 4: Học tập, nâng cao hiệu quả

Giai đoạn kép này thường lặp đi lặp lại liên tục cho đến khi nhân viên Offboarding. Mối quan hệ giữa nhân viên và doanh nghiệp ở bước này đã đạt đến một mức độ ổn định tương đối. Trong quá trình này, nhân viên được đào tạo, tự học hoặc tự rút ra kinh nghiệm và áp dụng vào để nâng cao hiệu quả công việc. Người quản lý cũng cần gợi mở ra cơ hội để cải thiện và phát triển kỹ năng cho nhân viên của mình.

Bước 5: Thăng tiến

Mục tiêu chung của mọi nhân viên khi đi làm đều là thăng tiến, không chỉ mang ý nghĩa nâng cao quyền hạn và lương thưởng cho nhân viên. mà còn thể hiện sự ghi nhận của doanh nghiệp dành cho nhân viên của mình. 

Bước 6: Nhu cầu phúc lợi

Thường khi nhân viên đã đạt đến vị trí nhất định (nhân sự cấp cao) thì tài chính không còn là vấn đề cốt yếu để giữ chân họ. Lúc này, những phúc lợi khác như bảo hiểm cho gia đình, du lịch,… sẽ là yếu tố quan trọng trong việc giữ chân nhân tài. 

Nhân tài sẽ ở lại công ty nếu mà ở đó họ được truyền cảm hứng, cảm thấy bản thân được kết nối với tầm nhìn chiến lược chung của cả công ty. Ngoài ra, việc giữ chân nhân viên đang làm việc cũng có ý nghĩa về mặt kinh tế cho công ty. Theo ước tính thì chi phí để thay thế một nhân viên có thể lên tới 50%-60% mức lương hằng năm phải bỏ ra.

Bước 7: Offboarding

Đây là bước cuối cùng của một Employee Journey. Sau bước này, chặng đường gắn bó với hai bên sẽ kết thúc. Offboarding có thể đến bất cứ lúc nào, có thể bắt đầu ngay cả khi Onboarding còn chưa kết thúc. Đây cũng là bước mở ra những hành trình mới của nhân viên cùng doanh nghiệp mới, hoặc bắt đầu quá trình hưu trí của nhân viên.

Xem thêm: Doanh nghiệp có Turnover rate bao nhiêu là ổn?

Lợi ích của doanh nghiệp khi có Employee Journey tối ưu 

Nguồn nhân lực chính hiện tại là Gen Y, và tương lai gần là Gen Z. Hai thế hệ với cùng đặc điểm thích nghi rất nhanh nhưng lại “cả thèm chóng chán” nên cùng với chế độ đãi ngộ, trải nghiệm nhân viên (Employee Experience) là điều cực kỳ quan trọng.

Trải nghiệm nhân sự là nền tảng tạo ra hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Các nỗ lực của doanh nghiệp trong việc duy trì tinh thần làm trải nghiệm khách hàng, cải thiện sản phẩm và xây dựng nên một thương hiệu vững mạnh đều đòi hỏi cần có sự tham gia, nỗ lực của từng cá nhân trong tổ chức. 

Một Employee Journey tối ưu sẽ tạo ra trải nghiệm tuyệt vời dành cho nhân viên, là yếu tố quyết định để giữ chân, phát triển và tận dụng hết năng lực của nhân viên. Nhân viên khi rời khỏi doanh nghiệp cũng sẽ có những ấn tượng tốt để lan tỏa thương hiệu cho doanh nghiệp.

Tối ưu Employee Journey cũng giúp doanh nghiệp đánh giá toàn diện quy trình làm việc, tìm ra lỗ hổng cũng như cải thiện hiệu suất toàn bộ máy. Khi đó nhà quản trị doanh nghiệp cũng sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về doanh nghiệp và các nhân viên của mình.

Nâng cao chất lượng Employee Journey bằng cách nào?

1. Cá nhân hóa trải nghiệm của nhân viên

Mỗi nhân viên sẽ có những nhu cầu, năng lực, vị trí,… khác nhau nên họ sẽ cần những hành trình khác nhau để có thể làm việc hiệu quả. Bộ phận Nhân sự cần xây dựng riêng theo nhóm rồi mới tiến tới từng cá nhân nếu nguồn lực hoặc thời gian không đủ. Đây là nhiệm vụ khó khăn, cần nhiều thời gian và không phù hợp với những doanh nghiệp có tốc độ thay đổi nhân sự nhanh.  

2. Khảo sát nhân viên

Đừng xây dựng những hành trình một cách chủ quan. Khảo sát nhân viên không chỉ đơn thuần là hiểu nhu cầu của nhân viên. Khảo sát là còn là công cụ cho nhân viên thấy họ được tôn trọng và sẽ gắn bó lâu hơn với doanh nghiệp.

3. Xây dựng văn hóa nội bộ thật tốt

Văn hóa doanh nghiệp ảnh hưởng rất lớn đến Employee Journey, đặc biệt với những nhân viên trẻ. Điều này cũng dễ hiểu, vì khi bạn được đặt trong một môi trường tốt thì bạn sẽ có nhiều năng lượng tích cực và cũng muốn thay đổi bản thân tốt đẹp để phù hợp với văn hoá công ty. 

Trước tiên, một công ty có văn hóa doanh nghiệp tốt sẽ luôn coi trọng phúc lợi của nhân viên thông qua việc tạo ra sự an toàn về sức khỏe – tài chính, đánh giá cao vai trò của nhân viên, tưởng thưởng xứng đáng với năng lực và trao quyền để mỗi người được nêu lên suy nghĩ của mình.

Ngược lại, văn hóa công ty không tốt sẽ khiến nhân viên của bạn cảm thấy căng thẳng và làm việc quá sức. Nó sẽ kìm hãm sự sáng tạo và đảm bảo rằng chỉ những người năng nổ nhất mới có thể thành công với công việc kinh doanh của bạn.

4. Chuẩn bị thiết bị và công nghệ hiện đại

Đối với một số vai trò như trong nhà máy, việc không cung cấp các trang thiết bị phù hợp có thể gây nguy hiểm và ảnh hưởng đến sức khỏe nhân viên. Thậm chí ngay cả nhân viên văn phòng cũng cần được cung cấp những thiết bị công nghệ hiện đại. 

Nếu công việc của nhân viên phụ thuộc vào phần mềm chuyên dụng, cần kết nối internet nhanh chóng và đáng tin cậy, doanh nghiệp nên sẵn sàng mang đến những điều đó cho nhân viên của mình. Nếu không, bạn sẽ gây ra rất nhiều căng thẳng và thất vọng không cần thiết, đồng thời năng suất cũng bị ảnh hưởng.

>>> Xem thêm: 

Talent Acquisition là gì? Làm sao để vận dụng Talent Acquisition tại doanh nghiệp?

EVP là gì? 6 bước tối ưu EVP cho doanh nghiệp

7 điều nhà quản trị nên làm khi gặp khủng hoảng nhân sự

Tìm được nhân viên tốt đã khó, giữ được họ lại càng khó hơn. Để giữ chân nhân sự, khởi đầu mà bạn không thể bỏ qua là xây dựng quy trình onboarding cho nhân viên mới hiệu quả.

Base Resources - Với những người làm nghề nhân sự, khoảng thời gian 2 tháng sau khi tuyển dụng nhân viên mới luôn là một giai đoạn đầy khó khăn và thách thức. Họ luôn phải tìm cách giúp đội ngũ nhân sự “chân ướt chân ráo” này hòa nhập nhanh chóng với doanh nghiệp, đồng thời xây dựng mối quan hệ gắn kết giữa cả hai để níu giữ sự phục vụ của người lao động lâu hơn.

Nếu giải quyết triệt để hai bài toán trên, những người làm nhân sự phải thực sự đầu tư thời gian và công sức để xây dựng một quy trình mang tên Onboarding.

Onboarding là gì?

Onboarding dịch nôm na là nhập môn cho nhân viên mới. Đây là quá trình giúp nhân viên hòa nhập với vị trí và công việc mới, trên cả phương diện chuyên môn và văn hóa doanh nghiệp.

Trong quá trình này, nhân viên mới sẽ được học kiến thức, kỹ năng và hành vi cần thiết để phục vụ cho quá trình tác nghiệp sau này. Họ hòa nhập càng nhanh thì kết quả công việc càng tốt, dễ dàng đóng góp thành tựu cho doanh nghiệp hơn.

Trên thực tế, một nghiên cứu trong năm 2018 chỉ ra rằng "các tổ chức có lộ trình onboarding chuẩn hóa thì nhân viên mới sẽ có năng suất cao hơn trung bình 54% và tỉ lệ giữ chân nhân viên mới cao hơn 50%". 

Offboarding là gì

Onboarding là quy trình cần thiết giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi với môi trường và công việc

Quy trình onboarding giữa các doanh nghiệp hiện nay có nhiều điểm khác biệt, chủ yếu do quy mô tuyển dụng và thủ tục làm việc không tương đồng. Cũng đôi khi, nó phụ thuộc vào sự tích cực, hòa đồng của đội ngũ nhân sự sở tại. 

Nhiều doanh nghiệp ưa thích quy trình nghiêm ngặt với hệ thống rõ ràng - điều này có thể khó khăn nếu bạn tuyển số lượng người lớn. Cũng có các doanh nghiệp onboarding theo cách giao việc cho nhân viên mới để họ tự nỗ lực và khám phá ra đâu là thứ họ cần biết.

Dù là theo quy trình nào đi chăng nữa thì hãy cứ triển khai một quy trình, bởi nếu bạn không hề đả động tới onboarding cho người mới, họ sẽ bị bối rối không biết nên thể hiện bản thân mình như thế nào và làm sao để biết hết các quy tắc tại nơi làm việc.

Doanh nghiệp thu về lợi ích thực tế gì nếu triển khai quy trình onboarding?

Công việc của người làm nhân sự - tuyển dụng không kết thúc khi ứng viên đồng ý với job offer từ doanh nghiệp. Onboarding là hoạt động bước đệm vô cùng quan trọng để công đoạn tuyển dụng thực sự chứng minh được hiệu quả của nó.

Cụ thể, một quy trình onboarding hiệu quả sẽ đem lại rất nhiều lợi ích thực tế cho doanh nghiệp, chẳng hạn như:

  • Tiết kiệm chi phí hoạt động:

Một quy trình onboarding với định hướng đúng đắn sẽ giúp nhân viên làm quen với công việc nhanh hơn thường lệ (tiêu chuẩn thông thường là 2 tháng), từ đó giảm thiểu và tối ưu được kinh phí đào tạo, học hỏi.

  • Giảm thiểu lo âu và stress cho nhân viên:

Một cá nhân, dù tự tin đến đâu, khi bị đặt vào một môi trường mới với công việc hoàn toàn xa lạ, cũng sẽ có những biểu hiện bối rối, lo lắng nhất định. Để giảm thiểu những suy nghĩ tiêu cực này ở bộ phận nhân viên mới, quy trình onboarding sẽ đóng vai trò như chiếc cầu nối giúp họ làm quen với công việc, con người và văn hóa của doanh nghiệp nhanh, thân thiện hơn.  

  • Giảm turnover rate (tỷ lệ nghỉ việc):

Theo Forbes, có tới 20% nhân viên mới quyết định nghỉ việc chỉ sau 45 ngày đặt chân tới công ty. Con số này vô cùng đáng báo động, khi tính trung bình, doanh nghiệp đã tiêu tốn chi phí từ 3000$ cho mỗi một cá nhân như vậy.

Để giảm thiểu con số đáng lo ngại này, quy trình onboarding sẽ định hướng và tạo điều kiện tốt nhất để nhân viên có thể làm việc và phát triển, từ đó xây dựng lòng tin, gắn kết họ sâu sắc hơn với tổ chức.

Nếu tuyển dụng đã tốn nhiều công sức tạo trải nghiệm tốt nhất cho ứng viên để biến các ứng viên tiềm năng thành nhân viên thử việc cho doanh nghiệp, thì onboarding chính là quy trình “chốt sales” mang về cho doanh nghiệp những nhân viên chính thức đáng mơ ước.

Để có một quy trình onboarding hiệu quả, bạn cần thực hiện các bước sau

Offboarding là gì

Tổng quan quy trình onboarding nhân viên mới hiệu quả

1. Xác định giá trị cốt lõi của quy trình onboarding

Trước khi đi vào xây dựng hay triển khai quy trình onboarding cho nhân viên, các nhà quản lý và chuyên viên nhân sự cần phải xác định được mục tiêu cụ thể của nó qua những câu hỏi sau:

  • Đâu là những thông tin nhân viên mới cần biết về công việc và môi trường doanh nghiệp? Thông tin nào sẽ khiến họ trở nên tích cực và thoải mái hơn cả? 
  • Bạn muốn xây dựng ấn tượng gì tới nhân viên mới trong ngày đầu tiên họ nhận việc? 

  • Những chính sách và thủ tục quan trọng nào nhân viên phải nắm được trong ngày đầu tiên để tránh phạm phải sai lầm trong khi làm việc? Hãy tập trung vào những ý quan trọng nhất.

  • Bạn có thể cung cấp những gì để nhân viên có thể cảm thấy được chào đón và trân trọng tại nơi làm việc ngay từ những ngày đầu tiên? (bàn làm việc, thiết bị văn phòng, ưu đãi,…?)

  • Nhân viên sẽ cảm thấy bản thân có giá trị khi được chia sẻ những kinh nghiệm làm việc hữu ích. Hãy tìm hiểu những điều bạn có thể chia sẻ được với nhân viên mới ngay trong thời gian nhập cuộc.

  • Người cố vấn cho nhân viên mới cũng là yếu tố vô cùng quan trọng để họ hòa nhập và làm quen với môi trường xung quanh. Bạn phải cố gắng nghiên cứu và tìm ra người cố vấn thích hợp cho nhân viên mới để trải nghiệm của họ tại doanh nghiệp là hoàn hảo nhất.

Ngoài những câu hỏi trên, bạn có thể tham khảo thêm từ chính những nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp những điểm họ hài lòng và không hài lòng từ các quy trình onboarding trước đây.

Hoàn thiện lời giải đáp cho tất cả vấn đề trên chính là chìa khóa then chốt để xây dựng một quy trình onboarding và định hướng nhân viên hiệu quả, hữu ích.

 

2. Chuẩn bị Pre-boarding 

 

Offboarding là gì

Đừng quên các trang thiết bị làm việc và tài liệu cần thiết trong khâu pre-boarding của quy trình

Để xây dựng một quy trình onboarding hiệu quả, doanh nghiệp, trước tiên, phải đưa tới cho nhân viên của mình những trải nghiệm lý thú qua các khâu tiền trạm “pre-boarding”. 

Trước 1 tuần khi nhân viên của bạn đến nhận việc: 

Hãy chuẩn bị sẵn sàng chỗ ngồi và các trang thiết bị cần thiết cho nhân viên như đồng phục, thẻ ID, máy tính cá nhân hay điện thoại cá nhân (nếu cần).

Những mẫu giấy tờ cần thiết với nhân viên như: Hợp đồng lao động, thông tin hồ sơ nhân sự cần bổ sung, mã số thuế thu nhập cá nhân và hồ sơ giảm trừ gia cảnh,… cũng nên được gửi đi và thu thập lại trong thời gian này. Vì thực tế, những thủ tục này thường rất mất thời gian để hoàn thành.

Càng chuẩn bị sớm, nhân viên của bạn càng có nhiều thời gian trải nghiệm ngày đầu tiên đi làm hơn thay vì phải chìm nghỉm trong biển giấy tờ nhàm chán.

Tải về ngay: Bộ 06 biểu mẫu Excel quản lý hồ sơ nhân sự chuẩn

Trước 1 ngày khi nhân viên đến nhận việc:

Việc chuẩn bị sẵn một bộ quà tặng chào mừng onboarding sẽ là cử chỉ vô cùng thân thiện và để lại ấn tượng tích cực tới nhân viên mới. Dưới đây là gợi ý về bộ quà tặng này, bao gồm:

  • Một tấm thiệp chào mừng nhân viên mới
  • Đồng phục công ty
  • Sổ tay và bút viết
  • Sổ tay nhân viên (Employee Handbook)
  • Bản full nội quy công ty
  • Một bản copy giới thiệu về công ty và các phương châm, giá trị cốt lõi
  • Một bản copy chỉ dẫn về các phòng ban trong doanh nghiệp
  • Một bản copy về lịch trình onboarding của nhân viên mới

Thêm vào đó, hãy đảm bảo tất cả nhân viên ý thức được về việc sẽ có người mới gia nhập vào đội nhóm của mình. Điều này giúp họ có sự chuẩn bị nhất định về mặt tinh thần, sẵn sàng chào đón và hỗ trợ người mới hiệu quả hơn.

 

3. Ngày làm việc đầu tiên của nhân viên

 

Mục tiêu trong ngày làm việc đầu của nhân viên là giúp họ xác định được tầm nhìn trước mắt và giới thiệu để họ rõ về mục tiêu công việc, trách nhiệm và nghĩa vụ của họ ở doanh nghiệp. Ngoài ra, việc tương tác với đồng nghiệp mới cũng vô cùng quan trọng.

Bởi vậy, lịch trình Onboarding ngày đầu tiên phải được sắp xếp hợp lý và linh hoạt để tăng tối đa tính hiệu quả. Bạn có thể tham khảo ngay lịch trình và các hoạt động dưới đây để ứng dụng lại vào trong quy trình của doanh nghiệp mình:


Offboarding là gì

Mẫu lịch trình ngày đầu tiên Onboarding của một nhân viên mới

Trên đây là lịch trình cơ bản mà một doanh nghiệp có thể ngay lập tức áp dụng vào trong quy trình onboarding. Ngoài ra, bạn cũng có thể tùy ý biến hóa lịch trình này, miễn sao chúng sở hữu được những hoạt động trọng yếu sau: 

  • Hoàn thành việc cung cấp và hướng dẫn ứng dụng các tài liệu nội bộ: mẫu quyết định tuyển dụng, mẫu quy chế lương thưởng, mẫu các flowchart (lưu đồ quy trình nghiệp vụ), tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản trị và điều hành chung,...

  • Tạo lập và bổ sung tài khoản của nhân viên mới vào các công cụ, phần mềm hỗ trợ làm việc của doanh nghiệp

  • Giúp nhân viên nắm được về tầm nhìn - sứ mệnh - giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, cách thức ứng xử, làm việc phù hợp với nguyên tắc chung.

  • Xây dựng KPI, kế hoạch công việc, OKRs,... cho nhân viên

Ngoài ra, vì ngày đầu tiên làm việc là cơ hội tốt để có thể ghi điểm và tạo ấn tượng tốt tới nhân viên mới, hãy cố gắng lồng ghép những trò chơi vui nhộn và chương trình để họ thấy được bầu không khí, văn hóa tích cực mà doanh nghiệp bạn đang hướng tới.

Offboarding là gì

Dưới đây là gợi ý về hai trò chơi đơn giản mà bạn có thể tổ chức cho nhân viên trong ngày đầu tiên đi làm:

  • Truy tìm chữ ký: Trong quá trình tham quan văn phòng, hãy cung cấp cho mỗi nhân viên mới một danh sách tên các cộng sự, người hướng dẫn họ để xin chữ ký. Ai kiếm được nhiều chữ ký nhất sẽ là người chiến thắng. Trò chơi này đóng vai trò thúc đẩy nhân viên mới networking với nhóm nhân sự cũ, tạo tiền đề cho làm việc thuận lợi trong thời gian sau. 

  • Nhìn hình đoán tên: Sau tour tham quan văn phòng, mỗi nhân viên mới sẽ được cung cấp hình ảnh và tên của những người còn lại, ai là người ghép trúng nhiều nhất sẽ chiến thắng và nhận được phần thưởng. Trò chơi này nhằm mục đích giúp nhân viên mới tương tác với nhau nhiều hơn, xây dựng tinh thần hòa đồng và thân thiện cho mỗi người ngay từ ngày đầu tiên.

4. Sau khi nhân viên đã vào làm việc

75% nhân viên cho rằng việc training trong tuần đầu tiên làm việc là vô cùng quan trọng. Họ muốn hiểu rõ hơn về vị trí này, về các công cụ và kỹ năng mà họ sẽ được học để xử lý công việc.

Doanh nghiệp, nếu không muốn dồn dập đưa ra quá nhiều thông tin cho nhân viên nhưng lại muốn họ thể hiện hiệu quả công việc ngay lập tức, có thể nghĩ tới giải pháp cân bằng tốt nhất cho cả đôi bên là một lộ trình “on-the-job training” - training dựa trên chính công việc thực tế.

Nếu có thể, nên tạo điều kiện để nhân viên mới có một người cố vấn hoặc người hướng dẫn trong doanh nghiệp - chương trình mentorship. Việc có người giúp đỡ sẽ giúp họ làm quen nhanh hơn với môi trường và học hỏi được nhiều hơn. Bạn có thể cử một nhân viên dày dặn theo kèm một nhân viên mới ít kinh nghiệm, hoặc thành lập một nhóm nhỏ chuyên giải đáp mọi câu hỏi được đưa ra từ những người mới.

Offboarding là gì

Đừng bỏ rơi nhân viên mới! Hãy đưa nhiệm vụ đào tạo cho họ vào ngay quy trình onboarding!

Từ 1 đến 3 tháng kể từ ngày nhân viên mới làm việc, bộ phận nhân sự nên liên lạc để chắc chắn rằng nhân viên thực sự thấy hài lòng và gắn kết với công việc.

Trong giai đoạn này, bạn cần thường xuyên chú ý tới các hoạt động của nhân viên và gửi cho họ những đánh giá về hiệu quả làm việc của mình trong thời gian đầu. Hành động này thường được nhân viên đánh giá rất cao, giúp họ có nhiều động lực hơn trong việc hoàn thiện công việc và bản thân. 

Sau 6 tháng thường là thời điểm để đánh giá nhân viên mới xem liệu đó có thể là một mảnh ghép lâu dài cho doanh nghiệp.

Nếu nhân viên ở lại, hãy tiếp tục “onboard” họ lên các vị trí mới bằng việc thảo luận về lộ trình phát triển tiếp theo.

Nếu họ phải rời đi, cũng đừng ngại ngần trao đổi thêm với họ về lý do. Có thể ngay từ đầu họ đã không phải một mảnh ghép phù hợp, nhưng cũng có thể quá trình onboard không hiệu quả khiến hai bên không thể tìm hướng hợp tác cùng nhau. Câu trả lời của họ lúc này chính là vấn đề bạn cần giải quyết để tối ưu hoá quy trình onboarding lâu dài.

Lời khuyên cho bạn khi triển khai quy trình onboarding nhân viên mới: Dùng công nghệ để đảm bảo mọi thứ "chạy" trơn tru

Theo một khảo sát của Gallup, có đến 88% nhân sự không hài lòng với trải nghiệm onboarding khi họ tiếp nhận công việc mới. Đây là một điều đáng tiếc khi mà các doanh nghiệp thường rất coi trọng việc tuyển dụng và giữ chân nhân tài, nhưng lại chưa dành sự lưu tâm xứng đáng cho trải nghiệm của nhân sự ở thời điểm họ bắt đầu công việc. 

Trong rất nhiều trường hợp, nhân sự mới đến công ty mà không nắm được đầy đủ hoặc nắm bắt không chính xác các quy định, nguyên tắc làm việc của công ty, tạo ra những tiền lệ tiêu cực trong văn hóa doanh nghiệp và để lại ấn tượng không tốt trong ngày làm việc đầu tiên của họ. 

Nhằm giúp doanh nghiệp thống nhất quy trình onboarding cho từng nhân viên mới, Base.vn chính thức ra mắt sản phẩm Base Onboard. Sản phẩm này có thể kết nối dữ liệu dễ dàng với nền tảng tuyển dụng Base E-Hiring và hệ thống quản trị nhân sự Base HRM, nhằm tạo ra một nền tảng dữ liệu nhân sự (employee data platform) chuẩn hóa và xuyên suốt.

"Bất kì bạn nhân viên nào mới đến công ty đều muốn mình có thể bắt đầu làm việc và tập trung cống hiến càng sớm càng tốt. Việc chuẩn bị các thủ tục giấy tờ là điều cần thiết, tuy nhiên chúng ta nên biến nó thành một trải nghiệm thú vị thay vì tạo ra những phiền toái không đáng có với một quy trình rườm rà và tốn nhiều thời gian.

Bằng cách cung cấp cho họ công cụ và chỉ rõ cách thức để họ hoàn thiện thủ tục, hồ sơ cá nhân trước ngày làm việc chính thức, chúng tôi hy vọng Base Onboard có thể giúp doanh nghiệp tạo ra "ngày đầu tiên" chuyên nghiệp và tích cực nhất tới nhân viên mới", đại diện từ Base.vn chia sẻ.

Offboarding là gì

Ứng dụng Base Onboard giúp chuẩn hoá và tự động hoá quy trình onboarding

Cụ thể, ứng dụng Base Onboard hứa hẹn giúp bộ phận HR của doanh nghiệp giảm đáng kể gánh nặng nhờ vào các tính năng:

  • Thiết lập và tự động hóa quy trình onboarding của nhân sự mới

Trước đây, mỗi khi có một nhân sự mới, người làm nhân sự phải lặp lại các thủ tục onboarding như: nhắc nhở về quy định làm việc, gửi các tài liệu công việc cần thiết, nhắc nhở về các thủ tục cần chuẩn bị,... Việc này không chỉ tốn thời gian mà còn có nguy cơ thiếu sót. Base Onboard giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình dễ dàng và tự động hóa việc hướng dẫn nhân viên mới onboard chỉ qua một vài thao tác. Việc thiết lập này hoàn toàn có thể tùy chỉnh giữa các phòng ban hoặc vị trí, tùy thuộc vào nhu cầu doanh nghiệp.  

  • Trải nghiệm onboarding tích cực và chuyên nghiệp cho nhân sự mới

Sau khi đội ngũ HR kích hoạt quá trình onboarding, nhân sự mới sẽ nhận được một email từ hệ thống Base Onboard, hướng dẫn họ dễ dàng hoàn thành mọi thủ tục thông tin và nắm vững các quy định cần thiết trước khi đi làm chính thức.

Một ngày trước khi nhân sự mới vào làm việc, hệ thống cũng sẽ gửi thông báo tới các thành viên cùng phòng ban để đảm bảo nhân viên mới sẽ được đón chào và hòa nhập nhanh nhất vào ngày hôm sau. Không chỉ là một giải pháp nhằm chuẩn hóa quy trình onboarding cho hệ thống, Base Onboard còn giúp góp phần gắn kết nhân sự và thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp tích cực. 

  • Giải pháp công nghệ cho hành trình nhân sự xuyên suốt

Một điểm khác biệt của Base Onboard là khả năng trao đổi dữ liệu linh hoạt với hệ thống tuyển dụng và hệ thống quản lý nhân sự. Sau khi nhân viên mới hoàn thiện việc cung cấp các thông tin nhân sự, các dữ liệu này sẽ được chuyển tiếp thẳng tới nền tảng nhân sự Base HRM, phục vụ cho việc quản lý công lương ngay từ ngày đầu tiên. Việc này cũng hạn chế tối đa các nguy cơ về thất lạc hoặc thiếu sót hồ sơ.

Offboarding là gì

Base.vn là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam cung cấp nền tảng SaaS kết nối các ứng dụng công nghệ cho quản trị và điều hành doanh nghiệp, với 5000+ khách hàng doanh nghiệp thuộc mọi quy mô từ hàng chục tới hàng trăm người, thuộc mọi ngành nghề, lĩnh vực như: Xây dựng, thiết kế nội thất, chuỗi cửa hàng-nhà hàng, vận tải, giáo dục, tài chính, ngân hàng,...

Một số khách hàng đang áp dụng giải pháp của Base.vn là: VIB, VPBank, chuỗi nhà hàng Golden Gate, Pizza Hut, The Coffee House, 30Shine, Kids Plaza, Phục Hưng Holdings, Viễn Đông Design, Genius Design, Couple Group, ONOFF, Yola, Decathlon, Bamboo Airways,...

Nếu bạn có nhu cầu nhận TƯ VẤN MIỄN PHÍ và DEMO TRẢI NGHIỆM ứng dụng hội nhập nhân sự Base Onboard, hãy để lại thông tin đăng ký ngay TẠI ĐÂY.