Hướng dẫn vẽ lưu đồ quy trình

Một quy trình phù hợp gồm các bước ăn khớp với nhau và các hành động cụ thể để hoàn thành công việc giúp các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp với nhau nhịp nhàng, chuyên nghiệp. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách sử dụng các ký hiệu khi xây dựng quy trình và một số nguyên tắc khi vẽ lưu đồ như sau:

Quy trình được thiết kế khoa học, rõ ràng, chuyên nghiệp và phù hợp sẽ nâng cao hiệu quả vận hành của doanh nghiệp

​Hầu hết các lưu đồ được tạo bởi 3 ký hiệu đầu tiên, trong mỗi ký hiệu, hãy viết nội dung phù hợp, các ký hiệu liên kết với nhau bằng phím mũi tên, cho thấy thứ tự các bước thực hiện công việc. Đầu tiên, hãy vẽ ký hiệu số 1, ghi là “bắt đầu”, sau đó chuyển sang các bước công việc cụ thể bằng ký hiệu số 2, ghi các bước công việc phù hợp và đúng trình tự. Khi cần ra quyết định, bạn sử dụng ký hiệu số 3 – “hình kim cương”, và vẽ các mũi tên tương ứng và viết kết quả lên mũi tên đó “duyệt” hay “không duyệt”. Ngoài 3 ký hiệu đầu, bạn lựa chọn các ký hiệu khác như hình để vẽ cho phù hợp. Và khi kết thúc quy trình thì bạn vẽ ký hiệu số 1 và ghi vào đó là “Kết thúc”. Cuối cùng, bạn kiểm tra lại lưu đồ xem trình tự các bước thực hiện đã đầy đủ, chính xác chưa, có mẫu biểu đính kèm từng bước và giao người phụ trách đúng chưa? Có bị chồng chéo không? Có cần thêm hay rút bước không?

Vẽ lưu đồ sẽ trở nên đơn giản nếu bạn nắm vững các quy tắc, các ký hiệu và phân tích kỹ tiến trình công việc trong quy trình. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu và làm đúng. Học Viện Quản Trị BOS xin chia sẻ một số sai lầm doanh nghiệp cần tránh khi xây dựng quy trình: Nhân sự cần áp dụng quy trình phải thuộc quy trình, phải cầm bút vẽ ra quy trình và giải thích từng bước quy trình, chỉ ra được từng nút trong quy trình sử dụng biểu mẫu nào? Với hạn mức xử lý thời gian bao lâu? Đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp phải làm được việc đó. Ở một số doanh nghiệp sau khi tuyển nhân sự tuần đầu tiên phải học thuộc mô tả công việc. học thuộc lòng, tác nghiệp thực hiện rồi hiểu. Người ta thực sự hiểu khi người ta biết cách làm và biết cách dạy cho người khác biết làm. Không những anh phải học mà học xong dạy cho người khác biết làm. Đó là nguyên lý của truyền thông và cách tiếp cận thông tin, khi dạy được cho người khác thì tiếp cận đủ 100% thông tin.

Xem thêm:

• Vay vốn lưu động ở ngân hàng, Kế toán và Giám đốc cần biết và lưu ý điều gì?
• Vốn lưu động cần bao nhiêu là đủ?

Thiết lập quy trình nhưng không giới hạn về mặt thời gian.

Ví dụ: Nhân viên của DN đi công tác về sau 1 tuần phải hoàn thành hồ sơ, gửi văn bản phải quy định trả lời trong vòng 5 ngày làm việc, nếu không quy định tôi tự làm theo ý của tôi. Đừng để nhiều người ngồi chờ 1 người, đừng để bộ phận kế toán om hồ sơ thanh toán của các bộ phận khác. Việc xử lý đề nghị tạm ứng trong 4-8h làm việc phải có định mức thời gian, khách hàng khiếu nại thì trong chính sách bán hàng khi tiếp nhận yêu cầu khiếu nại phòng kinh doanh phải xử lý trong thời gian bao lâu. Trong thời gian như vậy, vấn đề lớn hơn cần xử lý vượt thẩm quyền thì phải chuyển lên đâu.

Vội vàng vẽ quy trình khi chưa thực hiện phân tích tiến trình và phân tích công việc

Đừng vội vàng vẽ quy trình luôn, trước tiên bạn hãy phân tích tiến trình như sau:

1. Bước này hiện nay ai đang làm? Giao cho vị trí công việc nào làm?
2. Đang hoặc có thể tiềm ẩn rủi ro gì? Làm thế nào để ngăn chặn rủi ro đó?
3. Làm thế nào để thời gian xử lý ngắn nhất?

Vẽ sơ đồ là việc sau cùng. Sau 1 khoảng thời gian, ta cần đánh giá và cải tiến quy trình hoặc khi nhân viên đồng loạt kiến nghị. Người làm kiểm soát nội bộ hoặc phụ trách quy trình cần nhớ nguyên tắc sau khi nhân viên các phòng ban đề nghị cần sửa đổi quy trình biểu mẫu:

Thứ nhất, chỉ đồng ý thay đổi quy trình khi nó đã có thời gian đủ dài để đánh giá, có lượng giao dịch đủ lớn để đánh giá.

Thứ hai, việc thay đổi quy trình có giảm thời gian tác nghiệp và phục vụ khách hàng không? Khi sửa đổi có làm giảm thời gian tác nghiệp ở các khâu, Có làm giảm thời gian trải nghiệm dịch vụ khách hàng không? Làm cái gì cũng phải hướng đến KPIs. Hoặc Có giảm phí không? Có giảm nhân công không? Có nghĩa trước kia 1 ngày cần 8h, giờ 1 ngày cần 4h sau đó kiêm nhiệm. Khi đạt cả 3 điều đó mới cho sửa quy trình.

Trên đây, Học Viện Quản Trị BOS đã hướng dẫn bạn chi tiết các bước vẽ lưu đồ để thể hiện các bước trong quy trình và tư vấn 1 số sai lầm cần tránh khi xây dựng quy trình tại Doanh nghiệp của bạn! Chúc bạn xây dựng quy trình phù hợp với doanh nghiệp của mình để có hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả!

Lưu đồ quy trình là các bước được lập ra để thực hiện một dự án hay kế hoạch nào đó mang tính thống nhất, cụ thể. Những mẫu lưu đồ ấy đã mang lại hiệu quả, lợi ích cho doanh nghiệp, cụ thể như:

• Giúp nhân viên định hướng chính xác công việc mình cần làm và nâng cao hiệu quả công việc.
• Từ quy trình, khách hàng sẽ đánh giá tổng quan hơn về sản phẩm doanh nghiệp cũng như doanh nghiệp.
• Là tài liệu tham khảo giúp doanh nghiệp đánh giá, sửa đổi sau một thời gian thực hiện để nâng cao chất lượng sản phẩm tạo ra.
  
  Lưu đồ quy trình là gì?

\>>>> Khám phá ngay: Lập bộ quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả qua 4 bước

2. Top 3 mẫu lưu đồ quy trình phổ biến nhất hiện nay

Đã đến lúc chấm dứt việc “Loạn” kế hoạch trong công ty của bạn. fWork là giải pháp phần mềm đơn giản giúp bạn quản lý dự án hiệu quả, theo dõi timeline chi tiết và tạo báo cáo trực quan chỉ trên 1 nền tảng duy nhất. Click để nhận ngay BẢN DEMO HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ các tính năng của phần mềm

Trải nghiệm miễn phí 10 ngày

Bộ Giải Pháp Phần Mềm Quản Trị Kế Hoạch fWork

2.1 Mẫu lưu đồ quy trình đào tạo nhân viên mới

Xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới nhằm mục đích giúp nhân viên mới xác định công việc rõ ràng, tối ưu thời gian để bắt đầu công việc mới. Hơn nữa, quy trình còn làm giảm thiểu thời gian đào tạo, một mentor có thể hướng dẫn nhiều nhân viên mới. Đặc biệt, khi doanh nghiệp đã có mẫu lưu đồ đào tạo nhân viên mới thì môi trường làm việc sẽ trở nên thoải mái, thân thiện hơn.

\>>>> Đọc thêm: Mẫu thông báo tăng lương, điều chỉnh lương mới nhất 2021 cho doanh nghiệp

2.2 Mẫu lưu đồ quy trình phê duyệt công văn

Quy trình làm việc, phê duyệt công văn giúp đảm bảo các vấn đề trong công văn được xử lý một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ. Từ đó, doanh nghiệp có cách giải quyết kịp thời và cải thiện năng suất công việc.

\>>>> THAM KHẢO NGAY: Hướng dẫn chi tiết cách xây dựng mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban

2.3 Mẫu lưu đồ ứng phó với sự cố phát sinh

Sự cố phát sinh có thể là cháy nổ tòa nhà, trụ sở của doanh nghiệp hay sự cố về an ninh mạng… Khi phát hiện các sự cố khẩn cấp ấy, quy trình ứng phó sẵn có sẽ giúp doanh nghiệp bình tĩnh, thực hiện phương án dự phòng theo đúng kế hoạch và giải quyết vấn đề nhanh chóng, tránh để lại hậu quả không đáng có.

\>>>> Xem thêm: Mẫu nội quy công ty ngắn gọn mới nhất cho doanh nghiệp

3. Cách vẽ mẫu lưu đồ quy trình chuẩn theo ISO

3.1 Xác định các quy trình cần thực hiện trong lưu đồ

Xác định vấn đề cần thực hiện trong lưu đồ là công việc tưởng chừng đơn giản nhưng lại là việc quan trọng nhất. Để có được một quy trình rõ ràng nhưng ngắn gọn, súc tích, doanh nghiệp cần biết mục đích chính xác để xây dựng lưu đồ là gì.

\>>>> Xem ngay: 3 mẫu bản đánh giá nhân viên sau thời gian thử việc chuẩn và cách thực hiện

3.2 Bắt đầu với mẫu biểu đồ

Mẫu biểu đồ là công cụ giúp bạn phác thảo những nét vẽ đầu tiên về quy trình muốn xây dựng. Việc sử dụng các mẫu biểu đồ, biểu tượng… một cách sáng tạo sẽ giúp quy trình trở nên rõ ràng và giúp người xem dễ hiểu hơn.

\>>> ĐỌC TIẾP: [TẢI MIỄN PHÍ] 5 mẫu bảng kê chi phí chi tiết nhất 2022

3.3 Tiến hành vẽ biểu đồ

Để hoàn thành bức tranh toàn diện về quy trình, bạn có rất nhiều phương pháp để thực hiện. Bạn có thể thực hiện bằng các cách sau:

• Vẽ bằng tay: là phương pháp đơn giản nhất bởi bạn chỉ cần một chiếc bút, một tờ giấy hoặc có thể thêm chiếc thước kẻ. Chỉ với những dụng cụ dễ kiếm, bạn có thể tạo ra một quy trình theo ý tưởng của mình. Tuy nhiên bạn nhớ chụp lại hay lưu giữ theo một cách nào đó vì có thể bạn sẽ nhầm mà bỏ quên mất vào “sọt rác” chẳng hạn.
• Sử dụng công cụ, phần mềm hỗ trợ như ISO 9001, SmartDraw… để thiết kế quy trình thuận tiện và đảm bảo độ chính xác cao hơn. So với cách vẽ bằng tay, việc sử dụng công cụ, phần mềm hỗ trợ sẽ giúp bạn có thể lưu giữ và bảo mật cao hơn.
  
  Tiến hành vẽ biểu đồ

3.4 Áp dụng một chủ đề chuyên nghiệp

Giải pháp phần mềm quản trị MỤC TIÊU OKRs TỐT NHẤT VIỆT NAM – Được thiết kế dựa trên nguyên lý của cha đẻ OKRs – Andy Grove. Thúc đẩy tăng trưởng doanh nghiệp 200%/năm cùng với Fastdo tại đây

Trải nghiệm miễn phí 10 ngày

Bộ giải pháp quản trị OKRs toàn diện – fOKRs

Bằng cách sử dụng các biểu tượng, icon và sự phối hợp màu sắc, bạn có thể xây dựng mẫu lưu đồ thiết kế của mình chuyên nghiệp hơn và cụ thể, dễ hiểu hơn. Khi đã tạo nên một quy trình chuyên nghiệp, chất lượng, hiệu quả công việc sẽ được cải thiện tốt hơn từ đó, doanh nghiệp trở nên phát triển hơn.

\>>> KHÁM PHÁ: Chấm công thông minh và tiết kiệm thời gian với phần mềm fCheckin

3.5 Thêm lưu đồ của bạn vào Word, Excel, Google Docs

Việc thêm lưu đồ quy trình kinh doanh, đào tạo nhân viên của bạn vào các ứng dụng như Word, Excel,… sẽ giúp bạn có thể sửa đổi dễ dàng. Hơn nữa, việc thêm vào các ứng dụng này sẽ giúp lưu giữ các bản sao tốt hơn.

Trên đây là các mẫu lưu đồ quy trình dành cho doanh nghiệp mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Mong rằng nội dung bài viết trên sẽ giúp bạn xây dựng lưu đồ quy trình đúng chuẩn. Hiện Fastdo đang cung cấp bộ phần mềm hỗ trợ quản trị doanh nghiệp cực kỳ hiệu quả. Nếu bạn muốn tìm hiểu về bộ phần mềm này thì hãy truy cập vào fastdo.vn nhé!