Hướng dẫn gộp sổ bhxh

“Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới”.

Theo quy định trên thì hiện nay một người tham gia bảo hiểm không được phép có nhiều sổ bảo hiểm. Trường hợp bạn có 02 sổ BHXH như vậy thì cần đề nghị cơ quan BHXH làm thủ tục gộp sổ cho bạn.

Trường hợp của bạn do 2 sổ BHXH có thông tin không khớp nhau, do đó khi lập Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) bạn đề nghị đồng thời 2 nội dung (điều chỉnh thông tin CMND, địa chỉ thường trú và gộp sổ

Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp của các sổ BHXH vào sổ mới. Như vậy, về nguyên tắc và theo quy định của Chính phủ thì mỗi người lao động chỉ có duy nhất 01 sổ BHXH. Người lao động có từ 2 sổ BHXH trở lên cần phải làm thủ tục gộp sổ thành 1 số BHXH duy nhất để cơ quan BHXH quản lý thuận tiện ghi nhận quá trình đóng, hưởng BHXH.

1. Hồ sơ làm thủ tục gộp sổ BHXH.

Căn cứ Quyết định 505/QĐ-BHXH quy định hồ sơ làm thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội bao gồm:

Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (đối với người lao động);

Mẫu D01-TS: Bảng kê thông tin (đối với doanh nghiệp).

Sổ BHXH (tất cả các sổ mà người lao động có);

Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (đối với người lao động);

2. Làm thủ tục gộp sổ BHXH ở đâu?

Về địa điểm làm thủ tục và nộp hồ sơ gộp sổ BHXH Người lao động cần đến Cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi người lao động tham gia bảo hiểm hoặc nơi thường trú đối với lao động đã ngừng tham gia BHXH, BHYT.

3. Quy trình làm thủ tục gộp sổ BHXH

Bước 1: Người lao động nộp hồ sơ

Khi đã chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trong hồ sơ nêu trên thì người lao động nộp hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động nơi mình đang làm việc hoặc có thể nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi thường trú.

Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Trong vòng không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định thì trường hợp cơ quan cần xác minh quá trình đóng BHXH ở các tỉnh khác nhau hoặc ở nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày (có văn bản thông báo cho người lao động biết) thì người lao động được cấp sổ BHXH mới.

NLĐ có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng thời gian hoặc có thời gian đóng ở nhiều giai đoạn khác nhau thì tiến hành làm thủ tục gộp sổ BHXH:

1.1. Hồ sơ gộp sổ BHXH khi có từ 2 sổ trở lên (thông qua người sử dụng lao động):

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

- Tất cả các sổ BHXH của NLĐ.

1.2. Thủ tục gộp sổ BHXH khi có từ 2 sổ trở lên (thông qua người sử dụng lao động):

- Bước 1. Nộp hồ sơ: Đơn vị SDLĐ lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong các hình thức sau:

+ Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia;

+ Qua Bưu chính;

+ Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp.

- Bước 2. Nhận kết quả đã giải quyết theo các hình thức đã đăng ký.

Kết quả giải quyết bao gồm:

+ Sổ BHXH;

+ Quyết định hoàn trả mẫu C16-TS (nếu có), tiền hoàn trả thời gian đóng trùng BHXH, BHTN do cơ quan BHXH đã giải quyết theo các hình thức đăng ký (nhận tại cơ quan BHXH, tại đơn vị hoặc thông qua tài khoản ngân hàng, hệ thống tiện ích thông minh).

Thời hạn giải quyết: Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

2. Thủ tục gộp sổ BHXH khi có từ 2 sổ trở lên do NLĐ trực tiếp nộp hồ sơ

NLĐ có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng thời gian hoặc có thời gian đóng ở nhiều giai đoạn khác nhau thì tiến hành làm thủ tục gộp sổ BHXH:

2.1 Hồ sơ gộp sổ BHXH khi NLĐ có từ 2 sổ trở lên (thông qua người sử dụng lao động):

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

- Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có)

2.2. Thủ tục gộp sổ BHXH khi NLĐ có từ 2 sổ trở lên (thông qua người sử dụng lao động):

- Bước 1. NLĐ lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong các hình thức sau:

+ Qua giao dịch điện tử: NLĐ đăng ký nhận mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử đến Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN (nếu đã đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN); trường hợp không chuyển hồ sơ giấy sang định dạng điện tử thì gửi hồ sơ giấy cho cơ quan BHXH qua bưu chính.

+ Qua Bưu chính;

+ Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH nơi quản lý hoặc nơi cư trú hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp.

- Bước 2. Nhận kết quả đã giải quyết theo các hình thức đã đăng ký.

Kết quả giải quyết bao gồm:

+ Sổ BHXH;

+ Quyết định hoàn trả mẫu C16-TS (nếu có), tiền hoàn trả thời gian đóng trùng BHXH, BHTN do cơ quan BHXH đã giải quyết theo các hình thức đăng ký (nhận tại cơ quan BHXH, tại đơn vị hoặc thông qua tài khoản ngân hàng, hệ thống tiện ích thông minh).

Thời hạn giải quyết: Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

3. Một số quy định về cấp sổ BHXH cho người lao động

- Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này.

- Đến năm 2020, sổ bảo hiểm xã hội sẽ được thay thế bằng thẻ bảo hiểm xã hội.

- Cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội trong thời hạn sau đây:

+ 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với người tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc lần đầu;

+ 07 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện lần đầu;

+ 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp cấp lại sổ bảo hiểm xã hội; trường hợp quá trình xác minh thời gian đóng bảo hiểm xã hội phức tạp thì không quá 45 ngày. Trường hợp không cấp thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do;

+ 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động thì cơ quan bảo hiểm xã hội phải cấp lại sổ bảo hiểm xã hội. Trường hợp không giải quyết thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

(Điều 96, 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014)

Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].