Doanh nghiệp cần thông báo với cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) khi có sự thay đổi về thông tin đóng BHXH như có lao động nghỉ làm. Tuy nhiên, trên thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ hồ sơ, thủ tục báo giảm BHXH thực hiện thế nào. Show
Khi nào phải báo giảm nhân sự?Căn cứ khoản 1 Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan BHXH khi có thay đổi thông tin tham gia BHXH. Một số trường hợp phải báo giảm BHXH như sau: - Doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động. - Người lao động nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày trong tháng. - Người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng. - Người lao động tạm hoãn hợp đồng lao động… Hồ sơ, thủ tục báo giảm BHXH Hồ sơ báo giảm BHXH Theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, hồ sơ đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp bao gồm: - Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS). - Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS). - Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp... (Mẫu D02-TS). - Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS). Số lượng hồ sơ: 01 bộ.  Hướng dẫn thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội mới nhất (Ảnh minh họa)Trình tự, thủ tục thực hiện Doanh nghiệp có thể tiến hành nộp hồ sơ báo giảm BHXH bằng hình thức nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc đăng ký trực tuyến qua mạng. Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH Người sử dụng lao động có thể đến trực tiếp tại cơ quan BHXH đang quản lý công ty ở cấp huyện hoặc cấp tỉnh để nộp bộ hồ sơ sau khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ như trên. Tuy nhiên, việc nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hiện nay không còn phổ biến. Thay vào đó, doanh nghiệp và cơ quan BHXH sử dụng hình thức nộp hồ sơ bằng hình thức trực tuyến. Nộp hồ sơ trực tuyến Đây là hình thức được khá nhiều cơ quan BHXH quận, huyện áp dụng hiện nay. Công ty thực hiện kê khai báo giảm BHXH trên phần mềm, sau đó dùng thiết bị chữ ký số (token) để nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH. Cụ thể thực hiện như sau: Bước 1: Truy cập vào trang https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ để đăng ký tài khoản giao dịch BHXH điện tử cho công ty. Bước 2: Sau khi đăng ký thành công, tải phần mềm về máy tính và tiến hành kê khai BHXH. Tiếp theo xuất file hồ sơ, dùng chữ ký số để ký rồi nộp lên cơ quan BHXH. Lưu ý: Hiện nay phần mềm đang được sử dụng phổ biến nhất là Phần mềm kê khai BHXH của Tổng cục BHXH. Đây là phần mềm hỗ trợ miễn phí cho tất cả doanh nghiệp. Thời hạn giải quyết Theo quy định tại Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ, yêu cầu giảm lao động của doanh nghiệp sẽ được giải quyết. Trách nhiệm khi chậm báo giảm lao động Khi doanh nghiệp có phát sinh giảm lao động cần lập danh sách báo giảm gửi cơ quan BHXH ngay trong tháng (tính đến ngày cuối cùng của tháng). Nếu báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng thì được coi là báo giảm chậm. Trách nhiệm của người tham gia, đơn vị khi báo giảm chậm được quy định tại khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH và điểm 10.3 Mục 10 Công văn 1734/BHXH-QLT như sau: Trường hợp doanh nghiệp lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó. Trường hợp để không đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì đơn vị có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước. Trên đây là thông tin về hồ sơ, thủ tục báo giảm BHXH. Nếu còn vấn đề thắc mắc về các thủ tục khác liên quan đến BHXH, bạn đọc vui lòng liên hệ 1900 6192 để được hỗ trợ. Báo giảm bảo hiểm xã hội là nghiệp vụ mà doanh nghiệp thường xuyên phải thực hiện khi có sự thay đổi về nhân sự. Tuy nhiên, nếu bạn chưa nắm rõ về nghiệp vụ này thì bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách báo giảm BHXH thông qua phần mềm BHXH điện tử eBH. Nghiệp vụ báo giảm BHXH cần thực hiện khi DN có thay đổi nhân sự. 1. Khi nào thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hộiCăn cứ quy định tại Khoản 1, Điều 98, Luật Bảo hiểm xã hội 2014 nêu rõ: “1. Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.” Theo đó, doanh phải thông báo bằng văn bản với cơ quan BHXH khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội. Điều này đảm bảo lợi ích cho cả doanh nghiệp và người lao động. Mặt khác, tại Điểm 2.1, Khoản 2, Điều 50 Quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN; Quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, quy định trách nhiệm của đơn vị, doanh nghiệp: “Thực hiện lập, nộp hồ sơ; trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo đúng quy trình, quy định tại Văn bản này và quy định của pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Trường hợp đơn vị lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.” Như vậy, các trường hợp mà đơn vị, doanh nghiệp báo giảm BHXH như:
Trường hợp doanh nghiệp báo giảm BHXH chậm thì phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó. 2. Hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hộiCăn cứ theo quy định tại Điều 23, Quyết định 595/QĐ-BHXH, hồ sơ đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp bao gồm:
Đơn vị, doanh nghiệp lập 01 bộ hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ trên sau đó nộp lên cơ quan BHXH để được xử lý. 3. Hướng dẫn báo giảm BHXHĐể thực hiện báo giảm BHXH doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ báo giảm theo quy định. Hồ sơ báo giảm BHXH có thể ở dạng hồ sơ điện tử hoặc hồ sơ giấy tùy theo cách thức báo giảm BHXH của doanh nghiệp. 3.1 Báo giảm BHXH trên phần mềm BHXH điện tửĐối với các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử sẽ lập hồ sơ và thực hiện báo giảm trực tiếp trên phần mềm BHXH điện tử. Tuy nhiên trước khi nộp hồ sơ phải đảm bảo doanh nghiệp đã có tài khoản đăng ký giao dịch với cơ quan BHXH. Doanh nghiệp thực hiện: Bước 1: Truy cập vào trang https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ để đăng ký tài khoản giao dịch BHXH điện tử cho công ty. Bước 2: Đăng ký thành công, doanh nghiệp tải phần mềm về máy tính và tiến hành kê khai BHXH. Tiếp theo xuất file hồ sơ, dùng chữ ký số để ký rồi nộp lên cơ quan BHXH. Xem thêm: Hướng dẫn báo giảm BHXH trên phần mềm BHXH điện tử Xem chi tiết. Đối với các doanh nghiệp chưa sử dụng phần mềm BHXH điện tử thực hiện báo giảm BHXH trực tiếp tại cơ quan Bảo hiểm xã hội tại địa bàn. 3.2 Báo giảm bảo hiểm xã hội trực tiếp qua hồ sơ giấyTrình tự thực hiện báo giảm báo giảm bảo hiểm xã hội áp dụng với doanh nghiệp nộp hồ sơ giấy Để thực hiện báo giảm BHXH trực tiếp qua hồ sơ giấy doanh nghiệp thực hiện báo giảm theo các bước sau: Bước 1: Nộp hồ sơ báo giảm BHXH Doanh nghiệp sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ báo giảm BHXH thì tiến hành nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc đăng ký nộp qua bưu điện. Nếu nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH: Doanh nghiệp đến trực tiếp tại cơ quan BHXH đang quản lý công ty ở cấp huyện hoặc cấp tỉnh để nộp bộ hồ sơ. Nếu nộp qua bưu điện doanh nghiệp trực tiếp ra bưu cục gần nhất để gửi hoặc đăng ký để nhân viên bưu điện đến tận nơi để nhận hồ sơ. Bước 2: Chờ giải quyết Sau khi nộp hồ sơ theo đúng quy định của Pháp luật thì doanh nghiệp chờ giải quyết. Thời hạn giải quyết theo quy định tại Điều 99, Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ, yêu cầu giảm lao động của doanh nghiệp sẽ được giải quyết. Bước 3: Nhận kết quả Sau thời hạn giải quyết hồ sơ, doanh nghiệp sẽ được cơ quan BHXH thông báo kết quả báo giảm BHXH thành công cho người lao động. Khi này các dữ liệu mới sẽ được cập nhật trên thống quản lý của cơ quan BHXH. Khi nộp tiền BHXH cho người lao động doanh nghiệp được trừ đi khoản đóng BHXH của người lao động được báo giảm. Báo giảm bảo hiểm xã hội thông qua phần mềm BHXH điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian công sức và hạn chế tối đa các sai sót khi lập hồ sơ kê khai. Nếu vẫn còn thắc mắc hoặc cần tư vấn thêm quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo đường dây nóng: Tổng đài Bảo hiểm xã hội điện tử hỗ trợ tư vấn miễn phí 24/7, luôn sẵn lòng được phục vụ quý doanh nghiệp: Làm sao để biết công ty đã chốt sơ bảo hiểm?Người lao động có thể kiểm tra thông tin tham gia đóng BHXH của mình bằng phương thức gọi điện thoại trực tiếp đến tổng đài tư vấn BHXH Việt Nam- Hotline 1900 9068 và làm theo hướng dẫn của tư vấn viên để được hỗ trợ tra cứu các thông tin. Hồ sơ báo giảm lao động cần những gì?Hồ sơ báo giảm bao gồm:. Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Theo Mẫu TK1-TS).. Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Theo Mẫu TK3-TS).. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN… (Theo Mẫu D02-TS).. Bảng kê thông tin (Theo mẫu D01-TS).. Báo nhiêu năm thì chốt sơ bảo hiểm xã hội?Câu trả lời: BHXH Việt Nam trả lời: Theo quy định tại Khoản 4 Điều 8 Nghị định số 108/2014/NĐ-CP ngày 20/11/2014 của Chính phủ thì NLĐ phải có đủ 20 năm đóng BHXH mới đủ điều kiện về thời gian đóng BHXH để hưởng chế độ hưu trí. Sau khi báo giảm bảo hiểm xã hội thì phải làm sao?Nếu báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng giảm thì phải phải đóng hết giá trị thẻ BHYT của tháng kế tiếp và thẻ có giá trị sử dụng hết tháng đó. |
