Việc quản lý hệ thống thông tin trong Doanh nghiệp có vai trò như thế nào trong thời đại công nghệ 4.0 hiện đại? Nó có quan trọng hay không? Show
Quản lý hệ thống thông tin là làm gì?Trước hết, hệ thống thông tin là hệ thống được thiết lập trong một tổ chức, đóng vai trò trung tâm giữa doanh nghiệp và môi trường, xã hội giúp cho quá trình cung cấp, thu thập và xử lý thông tin một cách thuận lợi nhất.  Do vậy, quản lý hệ thống thông tin là công tác quản lý hệ thống thông tin được thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ các hoạt động chức năng, việc ra quyết định của các cấp lãnh đạo. Công tác quản lý gồm 4 chức năng chính, bao gồm: Thu thập, Xử lý, Lưu trữ và Phân phối thông tin. Phân loại quản lý hệ thống thông tin trong doanh nghiệpDựa theo bộ phận nghiệp vụ trong mỗi doanh nghiệp, mà quản lý hệ thống thông tin được phân loại cụ thể, thông thường gồm có:
Vai trò của quản lý hệ thống thông tin trong doanh nghiệp1. Hỗ trợ việc ra quyết định của doanh nghiệpMột hệ thống thông tin đầy đủ sẽ góp phần giúp các nhà quản trị có cái nhìn toàn cảnh về tình hình của doanh nghiệp từ tài chính, sản xuất, kinh doanh cho đến thực trạng nội bộ doanh nghiệp. Thông qua đó, cấp lãnh đạo dễ dàng đưa ra các quyết định chính xác, phù hợp và có hiệu quả cho doanh nghiệp của mình. 2. Cải thiện khả năng cạnh tranh của doanh nghiệpKhông chỉ hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động kinh doanh, quản lý hệ thống thông tin hiệu quả còn giúp cải thiện khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường. Thông qua hệ thống thông tin, nhà quản trị điều hành công ty một cách hiệu quả hơn, giảm bớt các chi phí liên quan đến vận hành, quản lý sản phẩm, sản xuất. Từ đó, giá thành sản phẩm/dịch vụ được giảm xuống giúp tăng tính cạnh tranh trên thị trường. Hệ thống thông tin hiệu quả được coi là một lợi thế cạnh trang bởi khả năng áp dụng công nghệ và tối ưu quy trình vận hành. Trong thời điểm chuyển đổi số, sử dụng những hệ thống quản lý phù hợp giúp mọi hoạt động đều được giảm thiểu chi phí và gia tăng chất lượng. 3. Hỗ trợ trong các nghiệp vụ & hoạt động kinh doanhDoanh nghiệp dễ dàng lưu trữ lượng lớn các thông tin quan trọng và cần thiết như thông tin về tất cả khách hàng, đối tác, thông tin sản phẩm, dịch vụ, chi phí,… cho đến các thông tin liên quan đến nội bộ công ty,… Nhờ đó, các hoạt động kinh doanh cùng các công tác nghiệp vụ được triển khai một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo hiệu quả công việc. Ngoài ra, khi công nghệ được ứng dụng trong quản lý, quy trình làm việc được rút ngắn, giảm thiểu nhân sự, tăng cao hiệu suất công việc; đồng thời công nghệ giúp nhà lãnh đạo dễ dàng quản lý và kiểm soát hệ thống thông tin dù đang ở bất cứ đâu. Có thể kể đến phần mềm ACheckin – giải pháp quản lý tài nguyên doanh nghiệp với hệ thống thông tin được phân chia theo ngành giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý như hệ thống thông tin nhân sự, dự án,… Link app ACheckin miễn phí về trải nghiệm ngay tại đây. Chúng tôi hy vọng qua những thông tin bổ ích trên đây sẽ giúp các nhà quản trị hiểu rõ hơn về vai trò của việc quản lý hệ thống thông tin trong công ty, doanh nghiệp. Từ đó đưa ra giải pháp phù hợp nhất. Có thể bạn muốn xem thêm:
Triển khai hệ thống ERP là một trong những giải pháp để doanh nghiệp cải thiện hoạt động quản lý, vận hành. Tuy nhiên, trước khi triển khai ERP doanh nghiệp nên xác định rõ KPI trước và sau khi áp dụng giải pháp này. Đồng thời, sau khi doanh nghiệp đã sử dụng hệ thống quản lý ERP cần phải đo lường liên tục để đánh giá việc triển khai ERP có thực sự mang lại hiệu quả hay không? Vậy doanh nghiệp nên căn cứ vào các yếu tố nào để xác định KPI? Có các tiêu chuẩn nào để doanh nghiệp đánh giá một hệ thống ERP có thành công hay không? Bài viết dưới đây của Cloudify sẽ cho bạn câu trả lời chi tiết nhất. Hệ thống ERP là gì?Enterprise Resource Planning được viết tắt là ERP là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Dữ liệu nội bộ được chia sẻ và dễ dàng tiếp cận nhằm quản lý được toàn bộ hoạt động của công ty sau khi áp dụng ERP. Hệ thống quản lý ERPHệ thống quản lý doanh nghiệp ERP có tên đầy đủ là Enterprise Resource Planning được dùng để hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. Phần mềm này giúp tự động hoá các hoạt động liên quan tới doanh nghiệp, tạo ra một hệ thống quản lý mua hàng, sản xuất và nhân sự,… Một phần mềm ERP bao gồm các phân hệ:
Đặc trưng của hệ thống quản lý doanh nghiệp ERPMỗi phần mềm quản lý doanh nghiệp đều có những đặc điểm riêng biệt, với phần mềm ERP cũng thế. Để phân biệt với các giải pháp quản trị khác hãy nhìn vào 4 đặc điểm sau: Nền tảng quản trị hợp nhấtERP là một hệ thống quản trị hợp nhất, từ việc sản xuất kinh doanh đến việc tối ưu hiệu quả công việc. Điều này giúp liên kết mọi thành viên trong doanh nghiệp với các phòng ban chức năng tạo thành quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có trật tự. Hệ thống quản lý tự độngHệ thốnglà một phần mềm hỗ trợ đắc lực cho các nhà kinh doanh. Mọi thông tin, dữ liệu được lưu truyền một cách tự động giữa các bộ phận trong công ty. Tuy nhiên, đây không phải là một dây chuyền sản xuất tự động có thể thay thế sức người. Hệ thống quản lý có quy tắc rõ ràngERP là một hệ thống quản lý hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Chính vì thế mỗi nhân viên sẽ có nhiệm vụ cụ thể làm việc theo quy định nhất quán, chặt chẽ. Kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được nhà quản lý lập ra theo định kỳ. Hệ thống quản lý liên kế giữa các phòng banPhần mềm ERP giúp liên kết giữa các phòng ban trong công ty. Với phần mềm này tất cả nhân viên phải cùng làm việc, trao đổi, cộng tác qua lại chứ không được hoạt động một cách riêng lẻ. Vai trò của hệ thống ERPKhông một giải pháp nào là không có vai trò cụ thể và ERP cũng không ngoại lệ. Đây được coi là hệ thống quản trị doanh nghiệp tối ưu nhất trong thời đại 4.0 hiện nay. Chắc hẳn không ít người đã từng nghe đến khái niệm, chức năng của phần mềm ERP. Tuy nhiên, vai trò của hệ thống này lại ít được nhắc đến hoặc không rõ ràng. Một hệ thống ERP thường sẽ có các vai trò sau: ERP là một hệ thống các phần mềm hỗ trợ quản trị tổng thể dựa vào nguồn lực. Điều đó cũng có nghĩa là ERP có thể quản lý toàn bộ doanh nghiệp trên cùng một hệ thống. Từ các phòng ban, chi nhánh, đến phân xưởng, nhà máy,… đều được thu thập nguồn dữ liệu và đưa lên cùng một hệ thống. Một giải pháp ERP sẽ liên kết toàn bộ dữ liệu trong doanh nghiệp, bao gồm cả thông tin sản phẩm, kho hàng, nhân viên, khách hàng, tỉ lệ sản phẩm hư hỏng,….Bên cạnh đó, nó cũng giúp liên kết con người trong doanh nghiệp bằng cách tương tác với nhau qua phần mềm. Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị chính là công đoạn vận dụng nguồn lực và biến chúng thành tài nguyên cho doanh nghiệp. Cụ thể hơn, mọi phòng ban trong doanh nghiệp đều phải có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho mục đích chung. Đồng thời, giúp hoạch định, xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. Phần mềm luôn cập nhật thông tin một cách nhanh chóng, chính xác về tình trạng nguồn lực của doanh nghiệp. Từ đó, nó sẽ hỗ trợ thiết lập các quy trình khai thác nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Hay nói cách khác, ERP giúp tối ưu việc sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực. Trên hết, ERP là giải pháp hỗ trợ tổng thể, đồng nghĩa với hỗ trợ ban lãnh đạo trong công tác quản lý doanh nghiệp của mình. Hệ thống ERP cần có giao diện trực quan, dễ sử dụng không chỉ để việc thao tác, làm việc của nhân viên được thuận tiện mà còn giúp nhà quản trị dễ theo dõi tình hình. Trong thời đại 4.0 hiện nay, các giải pháp ERP cần hỗ trợ quản trị từ xa trên nhiều thiết bị. Nhà quản lý 4.0 ưu tiên sự di động, nhanh nhẹn, đa năng, thông minh. Chính vì vậy, ERP đám mây được coi là giải pháp phổ biến nhất hiện nay khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đó. Việc ra quyết định, chỉ đạo từ xa cũng quan trọng không kém, đòi hỏi hệ thống ERP có các chức năng hỗ trợ tương tác như nghe, gọi, nhắn tin, gọi video,…. KPI để triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệpMặc dù doanh nghiệp có nhiều KPI để cân nhắc trước khi triển khai hệ thống ERP. Trong bài viết này, Cloudify gợi ý cho bạn một vài tiêu chí dưới đây: Cải thiện trải nghiệm khách hàngKhách hàng là tất cả những gì doanh nghiệp cần có để phát triển. Khi trải nghiệm khách hàng được cải thiện doanh nghiệp có cơ hội gia tăng nhu cầu của khách hàng cũ và thu hút nhiều khách hàng mới hơn. Vì vậy, doanh nghiệp đầu tư vào phần mềm ERP để thiết lập kết nối tốt hơn với khách hàng mới và khách hàng hiện tại. Hệ thống ERP giúp cải thiện các chức năng kinh doanh liên quan đến dịch vụ khách hàng. Ví dụ, nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp thương mại điện tử, ERP có thể xử lý các thông tin quan trọng như đơn đặt hàng và giao hàng. Khi đơn đặt hàng của khách hàng được xử lý giao đúng thời hạn, bạn sẽ cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Cách tốt nhất để đo lường các KPI liên quan đến khách hàng là lắng nghe khách hàng của bạn. Bạn có thể tạo các mẫu đánh giá trải nghiệm khách hàng trực tuyến hoặc có bộ phận CSKH để làm việc này. Bạn cần đo lường số lượng khách hàng mới mà bạn đang kiếm được và số lượng khách hàng cũ vẫn tiếp tục mua sản phẩm. Vòng quay hàng tồn kho tăngChỉ số vòng quay hàng tồn kho đo lường lượng hàng tồn kho được bán trong một khoảng thời gian nhất định. Phần mềm ERP có thể tăng vòng quay hàng tồn kho bằng cách cung cấp dữ liệu liên tục và theo thời gian thực. Ví dụ: Doanh nghiệp bạn luôn phải tồn kho một mặt hàng nào đó trong khoảng thời gian dài hạn. Giải pháp ERP cho bạn biết lượng sản phẩm này bạn thực sự cần dự trữ để bạn duy trì tốt lượng hàng tồn kho và tăng vòng quay hàng tồn kho. Để đo lường vòng quay hàng tồn kho dưới dạng KPI của dự án ERP, bạn có thể chia doanh số bán hàng cho thời gian tồn kho trung bình. Xem thêm: Phần mềm kiểm soát tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất, thương mại Lợi nhuận sau khi triển khai hệ thống ERPĐể đảm bảo hệ thống ERP của bạn mang lại lợi ích kinh doanh như mong đợi, điều cần thiết là phải theo dõi lợi nhuận sau khi triển khai ERP. Một hệ thống ERP có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa vận hành, giảm chi phí lao động, đơn giản hóa ngân sách và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên. Một số chỉ số bạn sẽ muốn theo dõi bao gồm ước tính ngân sách, hóa đơn đặt trước, chi phí lao động, chi phí vật liệu… Giảm đầu tư cho CNTTCNTT là một phần cần thiết trong doanh nghiệp, tuy nhiên đây cũng là phần chiếm khá nhiều chi phí để đầu tư vào nhân sự, chi phí phần cứng, phí lưu trữ và phí bảo trì… Nhiều công ty có thể giảm những chi phí này bằng cách triển khai hệ thống ERP phù hợp. Ví dụ, với hệ thống Cloud ERP của Cloudify bạn chỉ cần mua gói phần mềm mà không mất thêm chi phí bảo trì, nâng cấp hay hỗ trợ. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể đo lường các chỉ số này dưới dạng KPI. Tăng doanh thuSau khi triển khai một hệ thống ERP, bạn có thể sẽ tăng trưởng doanh thu. ERP giúp bạn giảm chi phí bằng cách tối ưu hóa các quy trình kinh doanh và tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. ERP cũng cung cấp cho bạn công cụ theo dõi dữ liệu theo thời gian thực mà bạn có thể sử dụng để đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh nhằm cắt giảm chi phí và tăng doanh số bán hàng. Đọc thêm: Cloud ERP – Phần mềm quản lý hiệu quả dành cho doanh nghiệp Dữ liệu thời gian thựcTrong thời đại công nghệ số, công nghệ giúp doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ dữ liệu quan trọng theo thời gian thực. Cụ thể, hệ thống ERP giúp bạn theo dõi toàn cảnh bức tranh kinh doanh thông qua các chỉ số như lợi nhuận, doanh thu, chi phí, tồn kho… chính xác theo thời gian thực. Ví dụ, đối với nhà máy, hệ thống ERP có thể cho bạn biết những máy móc nào sẽ sớm đến hạn bảo trì. Điều này cho phép bạn giảm thiểu thời gian chết và duy trì luồng vận hành xuyên suốt. Quản lý tốt nhà cung cấpERP giúp bạn quản lý hiệu suất của các nhà cung cấp. Bạn có thể biết được nhà cung cấp nào đang đảm bảo chất lượng hàng hóa cũng như tiến độ giao hàng. Bạn cũng có thể tổng hợp danh sách nhà cung cấp để đẩy nhanh tiến độ mua hàng hơn so với cách quản lý truyền thống. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng ERP để phân tích các nhà cung cấp của mình và xác định những nhà cung cấp nào không còn đạt được kỳ vọng để loại trừ. Nếu một nhà cung cấp đang khiến bạn mất quá nhiều tiền, bạn có thể tìm một nguồn rẻ hơn để tối ưu chi phí. Các cách đo lường hiệu quả khi triển khai hệ thống ERPQuan sát hiệu quả thực tếDấu hiệu thành công trước mắt nhất là đưa hệ thống ERP vào hoạt động mà không làm công ty đóng cửa hoặc suy giảm doanh thu. Bạn cần quan sát và đánh giá xem liệu dự án có đi đúng tiến độ và theo ngân sách hay không. Bạn có thể không đạt được tất cả mục tiêu đã đặt ra. Ví dụ, có thể có những trục trặc trong quá trình thực hiện, chi phí và thời gian vượt quá. Trên thực tế, hầu hết các triển khai ERP đều có những lần vượt cấp như vậy. Nhưng bạn cần đạt được đa số các mục tiêu đó. Đọc ngay: Những lưu ý khi triển khai hệ thống Cloud ERP cho doanh nghiệp Đo lường các kết quảNhững con số là cách bạn có thể đo lường xem hệ thống ERP doanh nghiệp đã triển khai có hiệu quả hay không? Có rất nhiều dữ liệu bạn cần tính toán để xem hệ thống ERP có đang mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Hai chỉ số là TCO và ROI có thể giúp bạn có cái nhìn toàn cảnh nhất. Sau khi áp dụng ERP, bạn có thể đo lường cả hai chỉ số để xem có sự thay đổi so với trước khi áp dụng phần mềm ERP hay không? Tuy nhiên, bạn cũng nên cân nhắc các yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như sự thay đổi của điều kiện thị trường để có đánh giá chính xác nhất. Xem xét tổng thể hoạt độngNgoài các số liệu có thể đo lường được, doanh nghiệp cần xem xét đến các yếu tố vô hình khác. Chính các yếu tố này đã liên đới giúp doanh nghiệp cải thiện được hiệu quả kinh doanh. Ví dụ, việc triển khai ERP có thể cải thiện đáng kể quan hệ với khách hàng. Điều này có thể tạo ra các kết quả như:
Các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ hưởng được lợi ích từ việc áp dụng ERP, tuy nhiên điều này lại khó có thể đo lường bằng số liệu. Ví dụ, quan hệ khách hàng được cải thiện có thể là kết quả của việc nhân viên ít mắc lỗi hơn, thời gian phản hồi nhanh hơn do khả năng tiếp cận thông tin liên quan tốt hơn hoặc các yếu tố khác. Vì vậy, ngay cả khi một số lợi ích của việc triển khai ERP có thể đo lường được, cũng có một số khía cạnh không dễ dàng để xác định. Chính vì vậy, doanh nghiệp phải xem xét và đánh giá toàn bộ hoạt động của mình. Xem thêm: ERP là gì? Các tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP cho doanh nghiệp Đánh giá thông qua các chỉ số nội bộMột số chỉ số đánh giá sự thành công của ERP đều rất dễ nhìn thấy trong công ty tuy nhiên không thể định lượng được. Một là hệ thống ERP mới đã trở thành một phần trong công việc hằng ngày. Nhân viên thấy nó tốt hơn hoặc ít bực bội hơn khi sử dụng so với hệ thống cũ. QUy trình làm việc, vận hành ít bị phân mảnh hơn. Các nhà quản lý hạnh phúc hơn. Điều này cũng nên được bao gồm như một thước đo của việc triển khai hệ thống ERP thành công. Doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh nhờ hệ thống ERPERP có thể cung cấp cho ban lãnh đạo dữ liệu để kiểm soát tốt hơn đối với toàn bộ doanh nghiệp. Điều này có thể giúp họ lên kế hoạch cho các động thái và sáng kiến lớn, bao gồm cả những sáng kiến liên quan đến sản phẩm mới, thị trường mới và hoạt động mua lại, dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính. Phần mềm ERP cũng cho phép doanh nghiệp có nhiều cơ hội cạnh tranh với đối thủ, tăng tính linh hoạt và hiệu quả trong việc đáp ứng với các điều kiện thay đổi nhanh chóng. Vì thế, doanh nghiệp cũng cần xem xét các yếu tố này khi đánh giá hiệu quả của việc áp dụng hệ thống ERP. Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh và tăng trưởng doanh thu bền vững. Vì thế, trước khi triển khai giải pháp này, doanh nghiệp cần xác định rõ KPI. Sau khi triển khai cần thường xuyên đánh giá dựa trên các tiêu chí đã thiết lập. Tham khảo: Phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể Cloudify ERP Cloudify đang là nhà cung cấp giải pháp Cloud ERP hàng đầu tại Việt Nam hiện nay. Để nhận tư vấn 1:1 hoàn toàn miễn phí, bạn có thể liên hệ tại đây hoặc hotline 1900 866 695. Xem thêm ERP online là gì? Doanh nghiệp có nên sử dụng ERP online? |
