Bảng cân đối số phát sinh là tài liệu vô cùng quan trọng. Nó phản ánh tổng quát tình hình tăng giảm và hiện có tài sản, nguồn vốn trong kỳ báo cáo và từ đầu năm đến cuối kỳ báo cáo của mỗi doanh nghiệp. Show
Vậy bảng cân đối số phát sinh là gì và cách lập bảng bảng cân đối số phát sinh như thế nào là chính xác và đúng luật? Mời bạn cùng tìm hiểu bài viết sau để hiểu rõ hơn về những vấn đề này. Bảng cân đối số phát sinh là một tài liệu quan trọng đối với doanh nghiệp. Bảng cân đối số phát sinh là báo cáo tổng hợp số dư đầu kỳ, số phát sinh và số dư đầu kỳ của tất cả các tài khoản trong kỳ kế toán của một doanh nghiệp. Bảng này được lập theo mẫu S04-DNN ban hành kèm theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính. Cách lập bảng cân đối số phát sinhBảng cân đối số phát sinh bao gồm 8 cột, cụ thể như sau: Cột 1: Số hiệu tài khoản Ghi số hiệu của từng tài khoản cấp 1 (hoặc cả tài khoản cấp 1 và cấp 2) doanh nghiệp sử dụng trong năm báo cáo. Cột 2: Tên tài khoản Ghi tên của từng tài khoản theo thứ tự từng loại mà Doanh nghiệp đang sử dụng. Cột 3,4: số dư đầu năm Phản ánh số dư Nợ đầu năm và dư Có đầu năm theo từng tài khoản. Số liệu để ghi được căn cứ vào sổ cái hoặc nhật ký –sổ cái, hoặc căn cứ vào số liệu ghi ở cột 7,8 của Bảng cân đối tài khoản năm trước. Cột 5,6: Số phát sinh trong năm Căn cứ vào tổng số phát sinh bên Nợ, số phát sinh bên Có của từng tài khoản trong năm báo cáo. Số liệu để ghi được căn cứ vào tổng số phát sinh bên Nợ và tổng số phát sinh bên Có của từng tài khoản ghi trên sổ cái hoặc nhật ký sổ cái trong năm báo cáo. Cột 7,8: Số dư đầu năm Dùng để phản ánh số dư Nợ cuối năm và số dư Có cuối năm theo từng khoản mục của năm báo cáo. Số liệu ghi được tính theo công thức như sau: Số dư cuối năm = Số dư đầu năm + Số phát sinh tăng – Số phát sinh giảm. Tác dụng của bảng cân đối tài khoản là gì?Bảng cân đối tài khoản có nhiều tác dụng khác nhau. Bảng cân đối tài khoản đóng vai trò quan trọng trong nghiệp vụ kế toán. Nó có tác dụng kiểm tra công việc ghi chép, tính toán. Cụ thể ở những điểm sau đây:
Bảng cân đối số phát sinh theo Thông Tư 200Mẫu bảng cân đối số phát sinh theo TT 200Xem mẫu bảng cân đổi số phát sinh theo TT200 tại đây. Giải thích hạng mục của bảng cân đối số phát sinhCác hạng mục của bảng cân đối số phát sinh có ý nghĩa khác nhau, trong đó:
Cách lập bảng cân đối số phát sinh theo TT 200Mỗi kế toán cần nắm vững cách lập bảng cân đối số phát sinh theo TT200. Lập bảng cân đối số phát sinh theo TT200 là việc làm cần thiết. Sau đây là hướng dẫn các bước lập bảng cân đối số phát sinh chi tiết mà bạn cần biết. Kế toán tiến hành tạo thêm cột tài khoản cấp 1 bằng cách Copy cột tài khoản cấp 1 bên Danh mục tài khoản trên nhật ký chung. Sau đó, trên nhật ký chung, bạn sử dụng hàm LEFT cho cột tài khoản cấp 1 để lấy tài khoản cấp 1 từ cột TK Nợ/TK Có. Cột mã tài khoản, tên tài khoản:Kế toán tiến hành sử dụng hàm VLOOKUP hoặc Copy từ Danh mục tài khoản, tiếp theo đó bạn hãy xóa hết tài khoản chi tiết, ngoại trừ các tài khoản chi tiết của tài khoản 333. Bước này bạn chú ý phải đảm bảo danh mục tài khoản luôn được cập nhật liên tục các tài khoản về khách hàng một cách đầy đủ nhất có thể. Đối với cột dư có và dư nợ đầu kỳ:Kế toán dùng hàm VLOOKUP tìm ở cân đối phát sinh tháng 1 về hoặc số dư cuối năm trước về (hay cũng là dư đầu kỳ). Đối với cột phát sinh nợ, phát sinh có trong kỳ:Tiến hành dùng hàm SUMIF tổng hợp ở nhật ký chung về. Dãy ô ở đầu kỳ vẫn là cột Tài khoản Nợ/Tài khoản có. Cột dư Nợ, dư Có cuối kỳ:
Cuối cùng, đối với mục tổng cộng, kế toán sử dụng hàm SUBTOTAL để tính tổng cho từng tài khoản cấp 1. Lưu ý là bạn chỉ cần tính cho những tài khoản có chi tiết phát sinh mà thôi. Cụ thể, bạn sử dụng cú pháp: SUBTOTAL (9, dãy ô cần tính tổng). Ngoài ra, một lưu ý mà bạn cần nhớ nữa là hãy sử dụng hàm SUBTOTAL để tính tài khoản 333. Chú ý khi lập xong bảng cân đối số phát sinhSau khi lập xong bảng này, bạn cần chú ý các điểm như sau:
Bảng cân đối số phát sinh không cânMỗi kế toán phải cân đo đong đếm sao cho bảng cân đối phát sinh được cân, phù hợp với các hóa đơn, chứng từ khác khi làm báo cáo tài chính. Tuy nhiên, mặc dù đã tính toán nhiều lần nhưng trong một số trường hợp, bảng cân đối phát sinh vẫn không cân. Sau đây là nguyên nhân và cách giải quyết cho tình trạng này. Nguyên nhân gây nên tình trạng mất cân bằngTình trạng mất cân bằng xuất phát từ 3 nguyên nhân chính, phổ biến đó là: Sai sót ở phần định khoản; kế toán nhập sai hàng tồn kho và cuối cùng là do quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp bị âm. Bảng cân đối phát sinh của bạn sẽ hoàn hảo hơn khi khắc phục những nguyên nhân này. Cách xử lý tình trạng bảng cân đối phát sinh không cânTùy từng trường hợp cụ thể, cách giải quyết tình trạng bảng cân đối phát sinh không cân cũng khác nhau. Vậy thì làm sao để xử lý tình trạng bảng cân đối phát sinh không cân? Theo đó, tùy nguyên nhân gây ra mà chúng ta có hướng giải quyết cụ thể: Nếu sai sót ở phần định khoản thì kế toán cần cẩn thận kiểm tra lại từng định khoản từ đó chỉnh sửa lại cho đúng. Bảng cân đối phát sinh không cân do nhập sai hàng tồn kho thì cần: đối chiếu bảng nhập hàng tồn kho với bảng xuất – nhập – tồn, kiểm tra lại thật kỹ lưỡng phương pháp tính giá xuất kho, ghi nhận giá vốn, kiểm tra xem có xuất hàng trước khi có phiếu nhập kho không và chỉnh sửa lại cho đúng. Nếu bảng cân đối phát sinh không cân do phát hiện quỹ tiền âm chưa tìm được nguyên nhân thì bạn cần nhanh chóng kiểm tra các tất cả các bút toán thu chi trong năm tài chính. Cuối cùng, nếu sai sót do nguyên nhân chưa phân bổ chi phí trả trước, chi phí khấu hao. Trường hợp này, kế toán cần tiến hành thực hiện bút toán phân bổ cho phù hợp. So sánh giữa Bảng cân đối số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản) với Bảng cân đối kế toánBảng cân đối kế toán có nhiều điểm giống và khác so với bảng cân đối số phát sinh. Bảng cân đối số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản) và Bảng cân đối kế toán có nhiều điểm giống và khác nhau. Theo đó: Điểm giống nhau
Điểm khác nhauBảng cân đối số phát sinh Bảng cân đối kế toán Về nội dung Cung cấp thông tin về tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp ở 3 thống số là số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ. Nó phản ánh được tài sản và nguồn vốn ở trạng thái động thông qua số phát sinh trong kỳ Chỉ cung cấp thông tin về số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ của tài sản và nguồn vốn. Nó phản ánh được tài sản và nguồn vốn ở trạng thái tĩnh do không thể hiện số phát sinh trong kỳ. Về kết cấu Liệt kê tất cả các tài khoản kế toán doanh nghiệp có sử dụng hạch toán trong kỳ, không bắt buộc sắp xếp riêng thành 2 phần là tài sản và nguồn vốn. Số dư cuối kỳ của các tài khoản không được ghi nhận giá trị âm. Sắp xếp theo 2 phần: phần tài sản và phần nguồn vốn. Trong đó tài sản chia thành tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn, nguồn vốn chia thành nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu. Được phép ghi nhận giá trị âm cho 1 số tài khoản đặc biệt như TK 214, 229. Cơ sở Tổng số dư bên Nợ = Tổng số dư bên Có. Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn. Bảng so sánh giữa Bảng cân đối số phát sinh và Bảng cân đối kế toán Trên đây là những hướng dẫn vô cùng bổ ích về cách lập bảng cân đối số phát sinh. Hi vọng những kiến thức này sẽ giúp cho mỗi kế toán trong việc thực hiện công việc của mình thật chính xác, đúng đắn. |