Hóa đơn là chứng từ quan trọng ghi nhận các giao dịch kinh tế của doanh nghiệp. Vì vậy, hóa đơn cần được quản lý một cách cẩn thận, khoa học. Để thực hiện công việc này một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần có một hệ thống quản lý hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm thời gian. Mời anh/chị đọc bài viết dưới đây để tìm hiểu thêm về quản lý hóa đơn điện tử nhé. Show Quản lý hóa đơn là gì?Quản lý hóa đơn là việc các doanh nghiệp quản lý, đăng ký, thu thập, sao lưu, lưu trữ hóa đơn. Người bán sẽ phải tạo và lập hóa đơn để xử lý các khoản thanh toán nhằm quản lý tài chính cũng như kế toán doanh nghiệp. Quản lý hóa đơn điện tử nói chung và quản lý hóa đơn đầu ra hoặc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào nói riêng là quản lý các loại hình hóa đơn được tạo trên phần mềm kế toán của doanh nghiệp và lưu trữ trong bộ nhớ của cơ quan chức năng theo quy định của pháp luật. Đối với bên mua quản lý hóa đơn bao gồm việc đăng ký, thu thập, sao lưu và bảo quản các hóa đơn trên hệ thống lưu trữ. Đối với bên bán, quy trình này bao gồm việc tạo ra, xuất hóa đơn và xử lý thanh toán để phục vụ cho mục đích quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Thông qua việc quản lý hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu, so sánh và trích xuất các thông tin chi tiết về những giao dịch tài chính đã thực hiện. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể nắm bắt tình hình tài chính nội bộ một cách toàn diện và chính xác hơn. Vai trò của quản lý hóa đơn điện tửNếu quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả bởi phần mềm hỗ trợ, các doanh nghiệp sẽ nhận được các lợi ích to lớn như:
Các hình thức trong quản lý hóa đơnXét về loại hóa đơnNếu xét về loại hóa đơn, ta sẽ có ba hình thức quản lý hóa đơn phổ biến sau:
Xét về định dạng của hóa đơn
Hướng dẫn cách quản lý hóa đơn hiệu quảCách quản lý hóa đơn cơ bảnCác bước quản lý hóa đơn cần đảm bảo tính chính xác và sự liên kết chặt chẽ giữa các công đoạn để đạt hiệu quả tối đa. Dưới đây là một quy trình cơ bản giúp cho doanh nghiệp thực hiện công việc quản lý hóa đơn một cách hợp lý và hiệu quả:
Quản lý hóa đơn điện tửQuản lý hóa đơn điện tử tương tự như hóa đơn thông thường. Tuy nhiên, trong quy trình này, việc quản lý và kiểm soát hóa đơn điện tử đầu vào là cực kỳ quan trọng. Cách quản lý hóa đơn điện tửDưới đây là 5 cách để quản lý hóa đơn đối với các doanh nghiệp cung cấp hàng hóa dịch vụ:
Chi tiết tại: Các cách quản lý hoá đơn điện tử hiệu quả Các yêu cầu trong việc quản lý cho doanh nghiệpTheo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử đòi hỏi các yêu cầu sau:
Phần mềm quản lý hóa đơn hiệu quảMột trong những cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào tốt nhất là sử dụng phần mềm kế toán Safebooks.vn với chức năng quản lý hóa đơn giúp kế toán dễ dàng quản lý và lưu trữ hóa đơn hiệu quả. Phần mềm kế toán Safebooks.vn của Công ty Cổ phần Giải pháp Công nghệ Arito cho phép kết nối đa dạng nhà cung cấp hóa đơn điện tử trên thị trường như: Bkav, Viettel, Easy invoice, Cyberbill… Xem thêm: Top Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử Đồng thời tự động đồng bộ dữ liệu hóa đơn điện từ đầu vào từ tất cả các nhà cung cấp hóa đơn điện tử trên thị trường. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp kế toán quản lý các quyết định sử dụng hóa đơn theo từng trạng thái hiệu lực, tự tải mẫu theo quy định của cơ quan thuế về để in ra; Kiểm soát được các tình trạng của thông báo phát hành hóa đơn, từ đó tránh được việc bị phạt do phát hành hóa đơn điện khi chưa có hiệu lực. Không chỉ thế, Safebook.vn còn giúp kế toán quản lý danh sách các hóa đơn bị xóa do viết sai thông tin để thông báo cho cơ quan thuế biết; quản lý mất, cháy, hỏng hóa đơn và tình trạng còn hiệu lực hay không; Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính. Hiện nay, chính phủ đã ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP yêu cầu các doanh nghiệp phải áp dụng hóa đơn điện tử thay cho việc sử dụng hóa đơn giấy như trước đây. Điều này cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải cập nhật cách sử dụng, cũng như cách quản lý hóa đơn sao cho hợp lý, hiệu quả nhất. Để tham khảo thêm về Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử xin mời các anh chị xem Tại đây: |