Các bước để in hóa đơn điện tử năm 2024

Quý khách sẽ được tư vấn hỗ trợ miễn phí trên cộng đồng Facebook bởi MISA và các thành viên. Đây là kênh được các khách ưu tiên lựa chọn khi gặp vấn đề.

Các bước để in hóa đơn điện tử năm 2024

Đào tạo/giải đáp trực tuyến qua Zoom

Quý khách sẽ được đào tạo/giải đáp miễn phí bởi các giảng viên MISA. Nội dung đào tạo/chia sẻ sẽ được MISA cập nhật thường xuyên căn cứ nhu cầu của khách hàng.

Diễn đàn hỗ trợ MISA

Có thể tra cứu dễ dàng nhiều tài liệu hướng dẫn, mẹo và các câu hỏi thường gặp khi sử dụng phần mềm, đồng thời có thể trao đổi nghiệp vụ, vướng mắc trực tiếp trên diễn đàn.

Kênh video hỗ trợ qua youtube

Kênh học phần mềm dành cho người mới bắt đầu cùng nhiều video tình huống, mẹo, chia sẻ kinh nghiệm sử dụng phần mềm được MISA phát hành thường xuyên.

Nền tảng dành cho KTDV - MISA ASP

Quý khách sẽ có cơ hội gia tăng thu nhập và được miễn phí 1 năm tài chính phần mềm kế toán cho kế toán dịch vụ khi tham gia nền tảng MISA ASP

Hóa đơn điện tử là giải pháp doanh nghiệp sử dụng thay cho hóa đơn giấy bởi tính ưu việt. Trong đó, nghiệp vụ xuất hóa đơn là một công việc mà mọi kế toán đều phải biết. Bạn đừng bỏ qua bài viết này để hiểu hơn về cách xuất hóa đơn điện tử đúng quy định.

Mặc dù hóa đơn điện tử có nhiều ưu điểm vượt trội. Tuy nhiên, trong 1 số trường hợp, kế toán vẫn cần thực hiện cách xuất hóa đơn điện tử ra giấy.

  • Trường hợp phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường. Mục đích để cơ quan chức năng kiểm tra nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa.
  • Trường hợp mang sản phẩm đi giới thiệu cần chứng minh nguồn gốc để tạo sự tin tưởng cho khách.
  • Phục vụ công tác kiểm soát, kiểm tra hàng hóa sản phẩm đã mua hoặc khi bên mua có yêu cầu cụ thể.
  • Trường hợp các khâu nghiệp vụ trong doanh nghiệp cần xuất hóa đơn.

\>> Xem thêm: Tìm hiểu về hóa đơn điện tử tại NewCA

Quy định đối với xuất hóa đơn điện tử

Các bước để in hóa đơn điện tử năm 2024
Quy định đối với xuất hóa đơn điện tử

Để nắm được cách xuất hóa đơn điện tử bạn phải hiểu về các quy định. Theo Khoản 1, điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về xuất hóa đơn điện tử như sau:

Tên in trên phiếu cách xuất hóa đơn điện tử

Mỗi hóa đơn sẽ được gọi tên khác nhau theo quy định tại Điều 5, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. Ví dụ như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, tem,…

Ký hiệu mẫu số hóa đơn

Trên hóa đơn có ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu số hóa đơn. Ký hiệu mẫu số hóa đơn sử dụng các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn:

  • Số 1: Hóa đơn GTGT
  • Số 2: Hóa đơn bán hàng
  • Số 3: Biểu thị phiếu xuất kho + vận chuyển điện tử
  • Số 4: Các loại hóa đơn khác như tem điện tử, vé điện tử, phiếu thu, chứng từ điện tử,…

Ký hiệu hóa đơn điện tử

Có nhiều cách xuất hóa đơn điện tử khác nhau nhưng chỉ có duy nhất 1 quy định về các ký hiệu hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn gồm dãy 6 ký tự cả chữ và số để thể hiện thông tin loại hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Các ký tự cũng có các quy định sau:

  • Ký tự đầu tiên là chữ C hoặc K. Trong đó, C thể hiện cho hóa đơn có mã của cơ quan thuế. T dành cho loại hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.
  • 2 ký tự tiếp theo là số, biểu thị cho năm lập hóa đơn điện tử. 2 ký tự này được lấy theo 2 số cuối của năm dương lịch.
  • Ký tự tiếp theo là T hoặc D hoặc L hoặc M biểu thị cho loại hóa đơn điện tử. Trong đó, T là hóa đơn do doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế. Chữ D là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng. Chữ L là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế được cấp theo các đợt phát sinh. Chữ M đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
  • 2 ký tự cuối cùng do người bán tự xác định theo nhu cầu thực tế của mình.

Ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn cũng rất quan trọng. Trong cách xuất hóa đơn điện tử, chúng được đặt ở phía trên bên phải của hóa đơn. Ví dụ 1C22TAA là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế lập vào năm 2022. Đây là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh đăng ký với cơ quan thuế.

Các thông tin cả bên người bán và người mua

Trên hóa đơn, phải có đầy đủ thông tin của người bán và người mua. Thông tin bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế,…

Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn gồm nhiều nội dung khác như:

  • Tên mặt hàng hoặc loại dịch vụ, số lượng, đơn giá…
  • Thuế suất thuế GTGT
  • Chữ ký số điện tử của cả bên bán và bên mua
  • Thời điểm lập hóa đơn

Cách xuất hóa đơn điện tử đơn giản

Các bước để in hóa đơn điện tử năm 2024
Cách xuất hóa đơn điện tử đơn giản

Các doanh nghiệp phải đảm bảo cách xuất hóa đơn điện tử chính xác, đúng quy định. Dưới đây là hướng dẫn quy trình 5 bước cho bạn nên nắm được:

  • Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang dùng. Ví dụ phần mềm CyberCare
  • Bước 2: Chọn chức năng “In chuyển đổi”. Ví dụ, ở phần mềm CyberCare, bạn chọn “Sử dụng hóa đơn/ Lập hóa đơn giá trị gia tăng”. Hoặc bạn có thể chọn một loại hóa đơn đang muốn lập và xuất.
  • Bước 3: Điền thông tin và nhập mã hóa đơn cần xuất
  • Bước 4: Bạn thực hiện thao tác kết xuất bằng cách chọn “In chuyển đổi”.
  • Bước 5: Bạn ký, đóng dấu hóa đơn dạng giấy vừa được xuất, in ra.

Tóm tắt bài viết

Thông tin phải có trong hoá đơn điện tử

Tên, địa chỉ, mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế,… của cả người bán và người mua.

5 bước xuất hoá đơn điện tử

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử Bước 2: Chọn chức năng “In chuyển đổi” Bước 3: Điền thông tin và nhập mã hóa đơn cần xuất Bước 4: Chọn “In chuyển đổi” Bước 5: Ký, đóng dấu hóa đơn vừa xuất ra

Trên đây là quy trình cách xuất hóa đơn điện tử áp dụng được cho nhiều phần mềm. Hy vọng các bạn sẽ có những thông tin hữu ích về hóa đơn điện tử.