Kế toán hỏi: Đối với hóa đơn sai nội dung như sai tên, địa chỉ bên mua, sai thông tin tên loại hàng hoá, đơn vị tính, số tiền bằng chữ…nhưng mã số thuế hoặc số tiền đúng, đã kê khai thuế thì xử lý như thế nào? Để tra lời câu hỏi này, MISA sẽ dành bài viết dưới đây để hướng dẫn kế toán lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai nội dung chi tiết. Show
Tại Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC, sửa đổi bổ sung Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định: “….Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính” Như vậy, đối với hóa đơn đã lập có sai sót tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế thì hai bên lập biên bản điều chỉnh và không cần lập hóa đơn điều chỉnh. Dưới đây là mẫu biên bản điều chỉnh tên, địa chỉ người mua:  2. Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn khi sai tên nội dung hàng hóa, đơn vị tính (số tiền đúng)Tại Khoản 2 Điều 9 – Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử như sau: “Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).” Bên cạnh đó, Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC cũng hướng dẫn về việc điều chỉnh sai sót cho hoá đơn như sau: “Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).” Như vậy đối với cả hoá đơn điện tử và hoá đơn giấy, khi sai nội dung hàng hoá mà không sai số tiền, kế toán đều phải lập biên bản thoả thuận và xuất lại hoá đơn điều chỉnh mới. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn khi sai tên nội dung hàng hóa, đơn vị tính (số tiền đúng) TẢI MIỄN PHÍ: Các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử Để thuận tiện cho kế toán và doanh nghiệp trong việc kê khai và xử lý sai sót trên hóa đơn, phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice có đầy đủ các biểu mẫu của Biên bản điều chỉnh, Biên bản hủy, Thông báo hủy, thông báo rà soát hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành của pháp luật. Việc thao tác và xử lý các nghiệp vụ này trên phần mềm sẽ giúp kế toán tiết kiệm tối đa thời gian và hạn chế có thêm sai sót xảy ra. Khách hàng có nhu cầu được hỗ trợ về quy định hóa đơn điện tử hoặc dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc đăng ký: Bài viết dưới đây sẽ cung cấp tới bạn đọc tất cả thông tin về khái niệm, nội dung, thời điểm lập và mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất theo quy định hiện hành của năm 2023. Việc viết sai thông tin hóa đơn là tình huống thường xuyên gặp phải đối với người làm kế toán. Tuy nhiên, chúng ta hoàn toàn có thể khắc phục hậu quả của những sai sót đó thông qua biên bản điều chỉnh hóa đơn. 1. Khái niệm biên bản điều chỉnh hóa đơnKhi hóa đơn phát sinh những sai sót về các thông tin như ngày viết, số tiền hàng hóa/dịch vụ, địa chỉ hoặc nội dung thì biên bản điều chỉnh hóa đơn sẽ được lập cùng với hóa đơn điều chỉnh. 2. Trường hợp nào doanh nghiệp phải làm biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tửCăn cứ theo nội dung tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì những trường hợp sau sẽ phải làm biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử và sử dụng hóa đơn điện tử điều chỉnh khi phát hiện ra sai sót trong hóa đơn đã xuất: 2.1. Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót đã được lập và gửi cho người mua và cả 2 bên (người mua và người bán đều chưa kê khai thuế) sẽ được xử lý như sau:
2.2. Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót, người mua và người bán đã thực hiện kê khai thuế thì sẽ có các trường hợp sau:
+ Cả 2 bên (người mua và người bán) cần thỏa thuận và thống nhất với nhau bằng văn bản về việc lựa chọn xuất hóa đơn điều chỉnh. + Lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Tuy không phải là yêu cầu bắt buộc nhưng cả 2 bên đều nên lập và lưu giữ để đảm bảo trình tự thủ tục, tránh gặp rắc rối (nếu có) về sau. + Gửi thông báo tới cơ quan thuế về thông tin hóa đơn bị sai sót. + Gửi lại hóa đơn điều chỉnh mới cho cơ quan thuế và người mua 3. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhấtCỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc …….o0o……. BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ Số:…./2022/BBĐC-….
Hôm nay, ngày tháng năm , Chúng tôi gồm: Thông tinBÊN A (BÊN BÁN)BÊN B (BÊN MUA)Tên doanh nghiệpMã số thuếĐịa chỉ trụ sởĐại diệnChức vụ Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử GTGT số: ……, có ký hiệu: …… ngày ……….. đã kê khai vào quý …… và lập hóa đơn điều chỉnh số: ……, có ký hiệu: ……. ngày …………, cụ thể như sau: Lý do điều chỉnh: ……… ………… ………………. …………….. NỘI DUNG TRƯỚC ĐIỀU CHỈNH: ……… ………… ………………. …………………….. ………… ………………. …………….. ……… ………… ………………. …………………….. ………… ………………. …………….. HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI NHƯ SAU: ……… ………… ………………. …………………….. ………… ………………. …………….. ……… ………… ………………. …………………….. ………… ………………. …………….. Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc điều chỉnh hóa đơn này. Biên bản này được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản có giá trị pháp lý như nhau. Bên A và Bên B đã đọc, hiểu rõ và hoàn toàn thống nhất từng nội dung trên Biên bản điều chỉnh hóa đơn này và không có ý kiến gì thêm. BÊN A (BÊN BÁN) BÊN B (BÊN MUA) Họ tên: ……………. Họ tên: ……………. Chức vụ: ………….. Chức vụ: ………….. 4. Các lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơnMặc dù biên bản điều chỉnh hóa đơn cũng không phải là tài liệu quá quan trọng. Tuy nhiên khi thiết lập, doanh nghiệp cũng nên cần chú ý tới một số vấn đề sau: – Về thời gian lập biên bản điều chỉnh hóa đơn phải cùng ngày với thời gian trên hóa đơn điều chỉnh. – Về nội dung trên biên bản phải đảm bảo đầy đủ và rõ ràng các thông tin sau: Nội dung điều chỉnh, mẫu số, ký hiệu, ngày lập của hoá đơn sai và hoá đơn điều chỉnh. – Biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử cần có chữ ký, ghi rõ họ tên của người đại diện 02 bên và đóng dấu doanh nghiệp. – Đối với hóa đơn đã được kê khai thuế doanh nghiệp không được tự ý hủy trước khi lập hóa đơn điều chỉnh và biên bản điều chỉnh hóa đơn. \>>> Tìm hiểu về: Quy trình hủy hóa đơn GTGT mới nhất theo quy định 5. Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tửQuy trình lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử gồm các bước như sau: Bước 1: Sau khi mở giao diện danh sách hóa đơn trên hệ thống, click chọn vào biểu tượng dấu ba chấm trên cùng dòng chứa hóa đơn điện tử có sai sót. Sau đó chọn Điều chỉnh hoặc Điều chỉnh định danh. Lưu ý: – Trường hợp hóa đơn điện tử đã xuất ghi sai số tiền trên hóa đơn sẽ lựa chọn tab Điều chỉnh – Trường hợp hóa đơn điện tử ghi sai thông tin định danh như tên hàng hóa, đơn vị tính, Mã số thuế, … nhưng không ghi sai số tiền/thuế suất thì sẽ chọn tab Điều chỉnh định danh TH1: Nếu nhấn chọn Điều chỉnh: Bước 2: Màn hình làm việc sẽ chuyển sang giao diện mới sau khi nhấn chọn tab Điều chỉnh. Tại đây người dùng thực hiện việc điền các thông tin cho biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Bước 3: Sau khi điền số biên bản và ngày biên bản (nội dung này do người dùng quy định), nhấn chọn Tạo mới để thực hiện việc tạo Biên bản điều chỉnh hóa đơn. Người dùng tiến hành điền đầy đủ các thông tin để trống trong mẫu như: Lý do điều chỉnh, Nội dung trước điều chỉnh; Hai bên thống nhất điều chỉnh lại như sau. Sau đó, nhấn chọn Lưu biên bản. Bước 4: Màn hình trở về giao diện ban đầu, người dùng thực hiện điền thông tin điều chỉnh vào mục hàng hóa và thành tiền, sau đó, chọn mức thuế suất cho phù hợp. Người dùng cần chú ý tại màn hình giao diện sẽ hiển thị thông tin lưu ý như sau: Theo điểm e, khoản 1, điều 7 TT78/2021/TT-BTC: “Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh”. Nhập dấu trừ trước giá trị cần điều chỉnh giảm. Bước 5: Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần điều chỉnh, người dùng nhấn chọn Ký để xuất hóa đơn điều chỉnh và gửi lên cơ quan Thuế. Lưu ý: Khi gửi hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp không cần phải gửi kèm Thông báo Mẫu số 04/SS lên cơ quan Thuế. TH2: Nếu nhấn chọn Điều chỉnh định danh Bước 2: Màn hình làm việc sẽ xuất hiện giao diện Tạo hóa đơn điều chỉnh định danh sau khi nhấn chọn tab Điều chỉnh định danh. Người dùng chọn loại Hóa đơn mẫu, Mẫu hóa đơn gốc tương ứng sẽ tự động hiển thị, sau đó, chọn loại hóa đơn gốc là hóa đơn cần điều chỉnh định danh. Bước 3, Bước 4, Bước 5: Thực hiện tương tự như Bước 3,4,5 của Trường hợp 1 – Nhấn chọn Điều chỉnh. Trên đây là toàn bộ quy định và thông tin liên quan tới nội dung lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần chú ý. Hy vọng sẽ là nguồn thông tin bổ ích tới Quý bạn đọc. Kết nối với BRAVO qua các kênh thông tin khác để cập nhật nhanh nhất về những bài viết chia sẻ bổ ích này các bạn nhé. |
