Trong nền kinh tế cạnh tranh hiện nay, tổ chức sự kiện trở thành một công cụ không thể thiếu cho việc xây dựng hình ảnh và quảng bá cho doanh nghiệp. Vì vậy, để tổ chức một sự kiện có thể mang lại những hiệu ứng truyền thông tích cực, truyền tải hiệu quả thông điệp đến với khách hàng, doanh nghiệp cần chú ý những gì khi tổ chức sự kiện và yếu tố nào quyết định sự thành công của điều đó? Cùng Cyber Show đưa ra lời giải đáp qua bài viết sau.
Những tiêu chí để giúp doanh nghiệp tổ chức sự kiện thành công
Để có thể tổ chức một sự kiện thành công theo đúng mong đợi, quý doanh nghiệp cần chú ý những vấn đề sau
Mỗi một sự kiện được tổ chức mang ý nghĩa khác nhau. Và nhằm vào đối tượng khách hàng khác nhau. Do vậy với mỗi một sự kiện, quý doanh nghiệp cần chú ý hết sức trong việc lên ý tưởng chủ đạo cho sự kiện đó.
Chủ đề cho sự kiện nhằm tạo sự thống nhất cho tất cả các khâu truyền thông, hình ảnh, âm nhạc, quà tặng… có thể truyền tải đúng và chính xác những gì mà quý doanh nghiệp mong muốn gửi đến khách hàng của mình.
Để đảm bảo việc tổ chức sự kiện đúng theo yêu cầu đặt ra. Cũng như các khâu các bộ phận phối hợp nhịp nhàng trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ. Thì quý doanh nghiệp phải xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện đó.
Kế hoạch tổ chức sự kiện đảm bảo đầy đủ các nội dung về mục đích, yêu cầu, đối tượng khách hàng định hướng tới, thành phần khách mời, mục tiêu, số lượng khách hàng, phân công nhiệm vụ cho các bộ phận…
Sau khi lập kế hoạch, tiến hành giai đoạn triển khai các bước để thực hiện tổ chức sự kiện
Trước khi tổ chức sự kiện
Giai đoạn trước khi sự kiện diễn ra, quý doanh nghiệp nên chú ý đến việc chuẩn bị các khâu sao cho chu đáo và cẩn thận, các bộ phận cần phối hợp nhịp nhàng
Những vấn đề như kịch bản khai mạc, kịch bản diễn ra những sự kiện nhỏ phục vụ cho sự kiện lớn, quà tặng, âm thanh, ánh sáng, PG, ca sĩ, giấy mời, sân khấu,…đều cần được chuẩn bị trước hết, và cũng đưa ra các phương án dự phòng cho các trường hợp xảy ra.
Trong lúc diễn ra sự kiện
Trong khi sự kiện diễn ra cần đảm bảo các yếu tố như an ninh, trật tự, sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời, bộ phận lễ tân, bộ phận truyền thông, bộ phận phục vụ… đều cần tăng cường năng lượng lên đến 200% để đảm bảo sự kiện diễn ra không có sự cố, linh hoạt xử lý…
Sau khi sự kiện kết thúc
Sau khi sự kiện diễn ra, các bộ phận cần tổng hợp dữ liệu báo cáo về sự kiện, đồng thời phải họp để rút ra kinh nghiệm, những ưu điểm và hạn chế để có thể tìm ra nguyên nhân khắc phục những khuyết điểm đó, và phát huy tốt hơn những ưu điểm đó.
Hotline:0979.505.563 - Mr. Lâm
Cyber Show hiện đang có nhiều ưu đãi hấp dẫn cho Dịch vụ Tổ chức Sự Kiện cho công ty, doanh nghiệp Liên hệ ngay để nhận được báo giá tốt nhất thị trường!
Yếu tố quyết định sự thành công một sự kiện
Để có thể tổ chức thành công một sự kiện, ngoài các khâu chuẩn bị chu đáo, thì còn có một số có yếu tố quyết định sự thành công đó là
Ý tưởng độc đáo ở đây là sự độc đáo ở trong nhiều khâu, từ khâu lên chủ đề đến thiết kế. Nếu có ý tưởng độc đáo thì sự kiện tổ chức đã có đến 80% thành công.
Sự độc đáo trong thiết kế, sự độc đáo khi lên chủ đề, sự độc đáo toát ra từ kịch bản,… sẽ thu hút người xem và tạo được ấn tượng trong lòng khách hàng
Đây là một yếu tố quan trọng trong việc thành công của sự kiện. Đó là điểm nhấn của sự kiện. Nếu sự kiện diễn ra bình bình, không có điểm nhấn. Đó là một dấu hiệu của sự thất bại. Nhưng nếu có điểm nhấn ấn tượng nhằm thu hút người xem, ghi điểm trong tâm trí khách hàng. Thì quý khách đã tổ chức sự kiện thật sự thành công.
Vì vậy khi tổ chức sự kiện, quý doanh nghiệp cần xác định điểm nhấn của sự kiến. Sự kiện đó là gì và cố gắng truyền đạt trọn vẹn được ý tưởng đó.
Thực tế nhiều khi khách hàng bị thu hút bởi hình ảnh hơn là ngôn ngữ. Cái đập vào tâm trí đầu tiên đó là cái họ nhìn thấy. Vì vậy một sự kiện cần có sự trau chuốt trong thiết kế và rõ ràng, thống nhất về mặt thông điệp trong trang trí
Thiết kế banner, thiết kế sân khấu và tổng thể khu tổ chức, cổng chào, khán đài, trang phục,… thậm chí cả đội ngũ nhân viên đều cần phải tạo sự thu hút nhất định đối với người nhìn.
Hy vọng rằng qua bài viết trên quý doanh nghiệp đã có những thông tin bổ ích. Góp phần giúp việc tổ chức sự kiện thành công. Tuy nhiên để có thể thực sự thành công trong một sự kiện bất kỳ. Doanh nghiệp nên phối hợp với những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và chất lượng. Cyber Show là một lựa chọn không tồi đối với quý doanh nghiệp. Cyber Show có nhiều năm kinh nghiệp trong ngành tổ chức sự kiện. Như hội nghị khách hàng, lễ khai trương, lễ động thổ, lễ khánh thành, lễ sinh nhật, hội thảo,… Với đội ngũ nhân viên tận tình, chu đáo, trách nhiệm và có tầm nhìn. Cyber Show luôn đảm bảo đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu.
»»» Tìm hiểu thêm:
- Tổng hợp những kinh nghiệm quý báu về tổ chức sự kiện
Sự kiện là một trong những lĩnh vực không thể thiếu, có thể coi là xu hướng hiện nay. Đây là công cụ để doanh nghiệp hoạt động, tiếp thị, xúc tiến quảng bá hiệu quả. Thông qua sự kiện, doanh nghiệp có thể truyền tải được hình ảnh, chiến lược đến rộng rãi khách hàng.Tuy nhiên, để tổ chức sự kiện thành công không phải điều đơn giản. Hãy cùng Thái Hương Media tìm hiểu làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công nhé!
Nghiên cứu
Nghiên cứu được cho là một trong những bước quan trọng nhất trong một quy trình tổ chức sự kiện. Nghiên cứu là tiền đề quyết định những bước sau của bạn có thật sự hiệu quả hay không. Trước khi lập kế hoạch tổ chức, bạn cần nghiên cứu để nắm bắt thông tin cơ bản nhất của sự kiện.
– Chủ đề của sự kiện là gì?
– Mục tiêu tổ chức như thế nào?
– Thông điệp ra sao?
– Đối tượng và số lượng khách mời
– Ngân sách dự kiến
Tất cả các thông tin này sẽ giúp bạn có cơ sở để thiết lập nên một sự kiện thành công
Xây dựng concept, chủ đề sự kiện
Điểm khác nhau và nổi bật giữa sự kiện của bạn và người khác chính là ý tưởng. Sự kiện có thành công hay không, để lại ấn tượng, hiệu ứng tốt hay không phụ thuộc vào điều này. Đối với sự kiện, yếu tố yêu cầu đầu tiên là sự sáng tạo và khả năng thích ứng. Nếu bạn không vận dụng thông minh chủ đề, concept thì dù có ngân sách lớn, sự kiện sẽ không để lại ấn tượng gì.
Ý tưởng sự kiện phụ thuộc vào các yếu tố
- Không gian và thời gian: Tùy thuộc vào đối tượng khách hàng, không gian cũng như thời gian mà các ý tưởng được vận dụng khác nhau. Đưa ra ý tượng dựa trên điểm đặc biệt của khách hàng, thế mạnh của không gian tổ chức,…là một sự lựa chọn thông minh.
- Tham khảo ý tưởng: Bạn có thể tham khảo ý tưởng từ đơn vị khác. Từ đó, kết hợp và đưa ra ý tưởng mới mẻ của riêng mình.
- Ý tưởng từ cuộc sống hàng ngày: Đôi khi những thứ xung quanh chúng ta sẽ là nguồn cảm hứng bất tận cho bạn. Thậm chí, chỉ cần một ngôi nhà với kiến trúc đẹp, một bộ phim độc đáo cũng giúp bạn cho ra đời những ý tưởng sáng tạo. Vận dụng những yếu tố đó cũng là một cách khá ấn tượng để lên ý tưởng.
Thiết kế sơ bộ sự kiện
Ở khâu thiết kế, ý tưởng của bạn sẽ được hiện thực, cụ thể hóa. Thông thường trong khâu thiết kế, những vấn đề được làm rõ sẽ là:
- Địa điểm: nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng hay không gian ngoài trời, bãi biển,…
- Thời gian tổ chức
- Chủ đề, concept chương trình
- Kịch bản, timeline chi tiết
- Thiết kế hình ảnh, poster,…
Lập Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện
Lập kế hoạch tổ chức sẽ chi tiết hóa tất cả các vấn đề trong sự kiện. Bước này buộc bạn phải bao quát tất cả mọi vấn đề để đưa ra một kế hoạch hoàn hảo nhất.
Kế hoạch của một sự kiện bao gồm:
- Nhân lực phục vụ sự kiện
- Kế hoạch truyền thông
- Checklist các thiết kế, thiết bị cần dùng
- Ngân sách dự kiến
- Dự đoán và đưa ra phương án phòng ngừa rủi ro
Lập kế hoạch và chi tiết hóa mọi vấn đề trong sự kiện
Thực Hiện Kế Hoạch
Đây là lúc bạn sẽ cần liên hệ đến nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị cho các hạng mục có trong sự kiện. Tùy theo loại hình cũng như quy mô của sự kiện, quá trình chuẩn bị sẽ mất ít nhất 2 tuần để thực hiện. Thông thường các hạng mục trong một sự kiện có: thuê MC, ca sỹ, PG, nhóm múa, in banner, phát tờ rơi, quà tặng…Bước này, người tổ chức cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ để hạn chế mọi sự cố có thể xảy ra.
Chuẩn bị sự kiện
Sự kiện buộc phải chuẩn bị trước 1-2 ngày tùy thuộc vào quy mô. Công tác chuẩn bị nên được thực hiện một cách chu đáo. Bước chuẩn bị không được xảy ra bất kì sai sót nào. Nếu có sai sót, sự kiện khi tổ chức sẽ gặp nhiều vấn đề phát sinh. Hãy lập ra bảng theo dõi tiến độ để có thể thực hiện công tác chuẩn bị một cách chỉnh chu nhất.
Tiến Hành Thực Hiện Chương Trình
Khi có một kế hoạch hoàn chỉnh, hãy đi vào tiến hành thực hiện chương trình. Điểm cần lưu ý trong khâu này là những phát sinh, rủi ro trong sự kiện. Khi tổ chức, bạn phải là người đủ bản lĩnh, bình tĩnh để giám sát, điều chỉnh nhân sự. Nhân sự phải được điều động để giải quyết các sự cố phát sinh. Nếu giải quyết được vấn đề này coi như sự kiện thành công.
Phân phối nhân sự đảm bảo hiệu suất trong sự kiện
Kết Thúc Sự Kiện
Nhiều nhà tổ chức vô cùng chủ quan trong vấn đề này. Dù sự kiện có thật sự thành công đến mấy cũng không tránh khỏi những sai sót, hạt sạn nhỏ. Sau khi quyết toán với khách hàng, việc đầu tiên cần làm là rà soát lại công tác tổ chức. Từ đó, đội ngũ cùng nhau góp ý, rút ra bài học và giúp nhau phát triển hơn trong sự kiện tiếp theo.
Hi vọng những chia sẻ trên đây sẽ mang lại cho bạn những kiến thức bổ ích. Thái Hương Media sẽ hỗ trợ bạn trong giải pháp truyền thông và sự kiện. Chúc bạn sẽ sở hữu cho mình sự kiện thành công rực rỡ!