Thủ tục chuẩn bị hồ sơ đặt in hóa đơn năm 2024

Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do cơ quan thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định để sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

1. Các đối tượng được mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in

Công ty hợp danh được mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in khi thuộc một trong các đối tượng sau:

(1) Công ty hợp danh trong thời gian hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế gặp sự cố đối với trường hợp công ty sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

(2) Công ty hợp danh không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thuộc một trong các trường hợp sau:

- Doanh nghiệp nhỏ và vừa tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn hoặc địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn;

- Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của UBND cấp tỉnh gửi Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.

Trong trường hợp này, công ty hợp danh mua hóa đơn của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng, sau đó chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử. Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì công ty phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

\>> Xem thêm tại: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đối với công ty hợp danh

2. Thủ tục mua hóa đơn lần đầu của cơ quan thuế đặt in đối với công ty hợp danh

Hồ sơ cần chuẩn bị

- Đơn đề nghị mua hóa đơn (theo Mẫu số 02/ĐN-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP);

- Văn bản cam kết (theo Mẫu số 02/CK-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) về địa chỉ sản xuất, kinh doanh phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư;

- CMND/Thẻ CCCD còn trong thời hạn sử dụng của người mua hóa đơn (là người được công ty ủy quyền mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in).

- Con dấu của công ty (nếu có).

Lưu ý: Khi đến mua hóa đơn, công ty hợp danh phải tự chịu trách nhiệm ghi hoặc đóng dấu: tên, địa chỉ, mã số thuế trên liên 2 của mỗi số hóa đơn trước khi mang ra khỏi cơ quan thuế.

Công ty hợp danh thực hiện việc mua hóa đơn lần đầu do cơ quan thuế đặt in như sau:

- Công ty nộp hồ sơ mua hóa đơn đến Cục thuế tại tỉnh nơi công ty đặt trụ sở chính.

- Số lượng hóa đơn được mua lần đầu không quá một quyển 50 số cho mỗi loại hóa đơn (trường hợp chưa hết tháng đã sử dụng hết hóa đơn mua lần đầu, cơ quan thuế căn cứ vào thời gian, số lượng hóa đơn đã sử dụng để quyết định số lượng hóa đơn bán lần tiếp theo).

Đối với các lần mua hóa đơn sau, sau khi kiểm tra tình hình sử dụng hóa đơn, tình hình kê khai nộp thuế và đề nghị mua hóa đơn trong đơn đề nghị mua hóa đơn, cơ quan thuế giải quyết bán hóa đơn cho công ty trong ngày. Số lượng hóa đơn bán cho công ty không quá số lượng hóa đơn đã sử dụng của tháng mua trước đó.

- Hóa đơn do Cục Thuế đặt in để bán được thông báo công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và trước khi bán lần đầu Cục Thuế phải lập thông báo phát hành hóa đơn đính kèm hóa đơn Mẫu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

- Giá bán của hóa đơn được Cục trưởng Cục Thuế quyết định và niêm yết theo nguyên tắc giá bán đảm bảo bù đắp chi phí thực tế, không vì mục tiêu lợi nhuận. Cơ quan thuế các cấp không được thu thêm bất kỳ khoản thu nào ngoài giá bán đã niêm yết.

Hóa đơn, chứng từ là những yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh. Việc sử dụng hóa đơn để ghi nhận việc xuất, nhập hàng hóa dịch vụ là điều không thể tránh khỏi. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự đặt in hóa đơn nếu đủ điều kiện. Vậy thủ tục đặt in hóa đơn GTGT lần đầu thế nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây!

1. Đối tượng được đặt in hóa đơn giá trị gia tăng

Theo khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC: Đối tượng được đặt in hóa đơn giá trị gia tăng là những doanh nghiệp, tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

• Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

Lưu ý: Nếu là DN kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì phải sử dụng hóa đơn bán hàng (Doanh nghiệp lên Chi cục Thuế mua).

2. Hồ sơ đặt in hóa đơn GTGT

Để làm thủ tục đăng ký đặt in hóa đơn giá trị gia tăng, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm: Văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in, đặt in theo mẫu.

Các bước của thủ tục đăng ký đặt in hóa đơn giá trị gia tăng như sau:

B1: Nộp hồ sơ trực tiếp từ cơ quan quản lý thuế

Nộp theo một trong 2 cách sau:

• Nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan thuế;
• Hoặc gửi qua hệ thống bưu chính.

B2: Cơ quan thuế tiếp nhận xử lý yêu cầu

• Trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế, công chức thuế tiếp nhận và đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, ghi thời gian nhận hồ sơ, ghi nhận số lượng tài liệu trong hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế.
• Trường hợp hồ sơ được gửi qua đường bưu chính, công chức thuế đóng dấu ghi ngày nhận hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế.
• Thời hạn giải quyết: 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của doanh nghiệp, tổ chức.
• Lệ phí: Không mất lệ phí.

Lưu ý: Trường hợp sau 02 ngày làm việc cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn tự in.

3. Thủ tục đặt in hóa đơn GTGT

Khi doanh nghiệp nộp hồ sơ và được cơ quan thuế đồng ý thì mới chỉ xong thủ hành chính. Tuy nhiên để được cơ quan quản lý thuế đồng ý cho đặt hóa đơn và có hóa đơn sử dụng vào hoạt động kinh doanh thì doanh nghiệp cần lưu ý và thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Viết đơn đề nghị sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng đặt in theo hướng dẫn tại: Hướng dẫn viết Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn GTGT đặt in.

Bước 2. Công chức quản lý thuế sẽ xuống kiểm tra

Khi nộp hồ sơ, cơ quan thuế sẽ có giấy hẹn xuống doanh nghiệp kiểm tra:

Khi có giấy hẹn xuống kiểm tra, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Treo biển doanh nghiệp tại trụ sở chính; có văn bản xác nhận quyền sử dụng trụ sở chính như hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất…
• Có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký dấu.
• Có hợp đồng cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng (chứng minh việc doanh nghiệp hoạt động và có nhu cầu xuất hóa đơn cho hoạt động sản xuất – kinh doanh của mình).

Khi cơ quan thuế đồng ý việc cho phép doanh nghiệp sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp liên hệ nhà in đề đặt in hóa đơn giá trị gia tăng.

Bước 3. Tìm nhà in

Điều kiện nhà in:

Theo điểm a khoản 4 Điều 8 Thông tư 39/2014/TT-BTC nhà in phải có đủ điều kiện sau:

• Tổ chức nhận in hóa đơn phải là doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh còn hiệu lực và có giấy phép hoạt động ngành in (bao gồm cả in xuất bản phẩm và không phải xuất bản phẩm).
• Trường hợp đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động sản xuất kinh doanh như doanh nghiệp, có giấy phép hoạt động ngành in, có máy móc thiết bị ngành in thì được nhận in hóa đơn đặt in của các tổ chức.

* Tại cơ quan quản lý thuế có cập nhật danh sách nhà in đủ điều kiện, doanh nghiệp có thể xem tại cơ quan quản lý thuế.

Khi chọn được nhà in, doanh nghiệp cần:

– Chọn mẫu hóa đơn;

– Thống nhất về giá;

– Soạn và ký hợp đồng đặt in hóa đơn:

• Bản công chứng giấy đăng ký kinh doanh;
• Bản sao chứng minh thư nhân dân hoặc thẻ hộ chiếu của đại diện theo pháp luật doanh nghiệp.
• Giấy ủy quyền, giới thiệu (nếu giám đốc không trực tiếp đi làm)
• Bản sao chứng minh thư nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân người trực tiếp thực hiện.
• Quyết định cho phép đặt in hóa đơn của cơ quan quản lý thuế.

Bước 4. Thanh lý hợp đồng in với tổ chức đặt in hóa đơn

• Sau khi nhận hóa đơn đặt in phải thanh lý hợp đồng với nhà in (nhà in có trách nhiệm lập báo cáo về việc nhận in hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp).
• Lấy hóa đơn đỏ (để thực hiện việc hạch toán sau này).

Bước 5. Làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn

Khoản 3 Điều 1 Thông tư số 37/2017/TT-BTC quy định về thời gian phát hành hóa đơn như sau:

• Chậm nhất là 02 ngày trước khi sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng, doanh nghiệp phải làm thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

Phần mềm kế toán MISA SME.NET đầy đủ nghiệp vụ tài chính, kế toán cho từng lĩnh vực, loại hình doanh nghiệp. Đặc biệt phần mềm liên kết với phần mềm hóa đơn điện tử, ngân hàng điện tử và kết nối trực tiếp với Tổng cục thuế giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các công tác tài chính kế toán nhanh chóng và chính xác.