Để so sánh dữ liệu giữa hai cột trong Excel, chúng ta sẽ tận dụng tính năng Conditional Formating của Excel. Đừng bỏ lỡ hướng dẫn chi tiết từ Mytour để hiểu rõ cơ chế hoạt động. Bây giờ, chúng ta sẽ tập trung vào ví dụ cụ thể.
Bắt đầu khám phá vấn đề này với ví dụ thú vị. So sánh hai cột thống kê tên đơn hàng nhập kho trong ngày 1 và ngày 2 để xem có đơn hàng nào bị lặp lại không.
Để thực hiện điều này, chúng ta sẽ sử dụng hàm COUNTIF. Hàm này giúp đếm theo điều kiện chúng ta đặt ra. Công thức của hàm COUNTIF như sau:
\=ĐẾM.NẾU(dãy dữ liệu cần đếm, điều kiện đếm)
Ở đây, chúng ta sẽ so sánh từng dòng một. Ở dòng đầu tiên, hãy đếm xem 'Vở học sinh' – mục hàng đầu tiên của ngày nhập kho thứ 2 có trùng với ngày đầu tiên không.
Do đó, chúng ta có công thức như sau:
\=ĐẾM.NẾU(A2:A10;B2)
Đừng quên nhấn F4 sau khi chọn mảng A2:A10 để biến nó thành $A$2:$A$10. Điều này giúp cố định mảng, khi copy công thức xuống, nó sẽ không thay đổi theo số hàng.
Chuột ở góc phải bên dưới của ô công thức, kéo xuống để sao chép công thức.
Nếu click vào xem công thức ở một trong các ô bên dưới, yếu tố 'điều kiện' sẽ không còn là ô địa chỉ B2 như ban đầu. Khi copy xuống, Excel tự động tăng số hàng theo dữ liệu từng hàng tương ứng.
Ví dụ, ở hàng số 8, phần điều kiện là B8, chúng ta so sánh 'Bảng vẽ' với mảng 'Nhập kho ngày 1', không phải là 'Vở học sinh' như trước.
Nhìn vào bảng dưới để xem kết quả khi áp dụng công thức COUNTIF. Các bạn sẽ thấy có hàng với con số 0, tức là không có sự trùng hợp giữa Nhập kho ngày 1 và Nhập kho ngày 2.
Những con số còn lại biểu thị số lần trùng lặp của món hàng.
Nếu bạn đã hiểu nguyên lý của công thức COUNTIF, chúng ta chuyển sang vấn đề khác mà Mytour đã đề cập ở đầu bài viết: Conditional Formating.
Hãy copy lại công thức COUNTIF, vì nó sẽ là cốt lõi cho việc sử dụng Conditional Formating của bạn.
Bôi đen cột muốn so sánh, sau đó vào tab Home trên thanh công cụ. Chọn mục Styles và tìm Conditional Formating.
Chức năng Conditional Formating giúp bạn thay đổi định dạng ô dữ liệu dựa trên điều kiện bạn đặt ra (thường sử dụng để tô màu ô phù hợp điều kiện, tạo sự khác biệt với những ô không phù hợp). Ở đây, thử tô màu xanh cho tất cả ô ở cột Nhập kho ngày 2 trùng với Nhập kho ngày 1.
Vì chức năng đặt theo điều kiện dựa vào hàm COUNTIF đặc biệt, khác với kiểu tô màu điều kiện thông thường, chọn New Rule để tự tạo điều kiện tô màu.
Trong hộp thoại New Formating Rule, nhấp vào dòng Rule a formula to determine which cells to format.
Sau đó, vào ô trống Định dạng những ô theo công thức đúng, dán công thức COUNTIF bạn vừa sao chép vào.
Dựa trên nguyên lý đã nêu với công thức COUNTIF, kết quả bằng 0 là sự 'không trùng lặp' giữa hai ngày nhập hàng. Thêm =0 ở phía sau để tìm kết quả COUNTIF bằng 0.
Chỉnh định dạng cho ô dữ liệu theo điều kiện bằng cách click vào Format. Vì chúng ta chỉ muốn đổ màu xanh cho ô dữ liệu đó, nên chọn tab Fill, chọn màu xanh và nhấn OK.
Cuối cùng, nhấn OK để xác nhận cài đặt, tạo định dạng màu xanh cho những ô dữ liệu không trùng lặp.
Kết quả sẽ giống như hình bên dưới, những ô dữ liệu không trùng lặp sẽ được tô màu xanh, bao gồm: Thước kẻ, Bút chì, Bảng vẽ, Ghim bấm.
Để đảm bảo tính thẩm mỹ và tránh sự thừa thãi trong trình bày Excel, có thể bạn không muốn thêm một cột chỉ để đếm sự trùng hàng. Vì vậy, công thức COUNTIF trong Format values where this formula is true là cần thiết. Nếu giữ cột đếm trùng hàng COUNTIF ở ngoài, khi viết công thức cho Format values where this formula is true, chỉ cần viết =C2=0. Điều này giúp bạn dựa vào kết quả của COUNTIF đã tạo ra ở ngoài.
Tương tự, nếu bạn đổi phép toán từ =0 thành >0 trong Format values where this formula is true, bạn sẽ tạo định dạng cho những ô chứa dữ liệu giống nhau giữa hai ngày.
Kết quả là các ô có dữ liệu giống nhau sẽ được định dạng như bạn đã cài đặt.
Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết của chúng tôi về cách so sánh dữ liệu trên 2 cột trong Excel. Hy vọng bạn đã có thêm nhiều kiến thức hữu ích. Đừng quên ghé thăm trang chủ Mytour để khám phá thêm nhiều bài viết thú vị về Mytour.
Nội dung được phát triển bởi đội ngũ Mytour với mục đích chăm sóc và tăng trải nghiệm khách hàng.