Phong cách đàm phán với người Mỹ ( đàm phán với Hoa Kỳ) Show
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (424.74 KB, 31 trang ) GVHD: PGS-TS Phan Thị Tố Oanh 9 1 Phạm Văn Lãm 14046071 Phần I 2 Võ Trần Lĩnh 14036913 Phần II 2 tuần Tốt 9 3 Phan Nhật Luân 14036913 Phần II 2 tuần Tốt 9 4 Võ Tấn Lực 14036941 Phần IV.3 2 tuần Tốt 9 5 Huỳnh Thiện Lý 14036261 Phần III 2 tuần Tốt 9 6 Nguyễn Văn Mạnh (NT) 14043811 Phần IV.1 và Tổng hợp bài 2 tuần Tốt 9 7 Võ Đình Ngọc Minh 14042851 Phần IV.2 2 tuần Tốt 9 8 Đặng Thanh Xuân 14043961 Phần III 2 tuần Tốt 9 PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA QUỐC GIA MỸ 1 GVHD: PGS-TS Phan Thị Tố Oanh Nhóm 6 Nhận xét của giảng viên hướng dẫn ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA QUỐC GIA MỸ 2 GVHD: PGS-TS Phan Thị Tố Oanh Nhóm 6 Mục lục PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA QUỐC GIA MỸ 3 GVHD: PGS-TS Phan Thị Tố Oanh Nhóm 6 Lời mở đầu Mọi người đều đang đàm phán một việc gì đó mỗi ngày, cũng như bắt gặp nó hằng ngày trong cuộc sống, trong công việc. Chúng ta đàm phán với mọi người, thương lượng về mọi chuyện. Đàm phán với sếp về việc tăng lương; thỏa thuận để mua hàng hóa, dịch vụ với giá mình mong muốn; dàn xếp một vụ kiện; tất cả những việc này đều là đàm phán. Có thể nói rằng: Thế giới hiện thực quanh ta là một chiếc bàn đàm phán khổng lồ. Các cuộc đàm phán có thể xảy ra trong hội nghị, trên bàn tiệc, ngoài ánh sáng và cả trong bóng tối. Đàm phán về chính trị, ngoại giao, quân sự, kinh doanh đến những quan hệ tế nhị khác. Ngày càng có nhiều những tình huống cần phải đàm phán. Mọi người đều muốn tham gia vào việc ra các quyết định có ảnh hưởng đến bản thân mình, rất ít người chấp nhận một quyết định được phán quyết bởi người khác. Con người không ai giống ai, và họ đàm phán để giải quyết sự khác nhau đó. Mặc dù đàm phán diễn ra mỗi ngày, nhưng đàm phán sao cho có hiệu quả là một việc không dễ dàng. Đặc biệt là trong kinh doanh, doanh nghiệp nào cũng muốn đạt kết quả, lợi nhuận cao nhất. Ðiều đó phụ thuộc rất nhiều ở tài ngoại giao, đàm phán, thương thảo hợp đồng của nhà kinh doanh trên thương trường. Mỹ là quốc gia phương Tây văn hóa tập quán của họ rất khác với người phương Đông đặc biệt là người Viêt Nam chúng ta. Trong thời kì kinh tế phát triển hiện nay đàm phán với quốc gia Mỹ là rất quan trọng, Mỹ là nước phát triển hàng đầu thế giới. Đó là lí do tại sao nhóm chúng em lại chọn đề tài nghiên cứu “ Phong cách đàm phán của quốc gia Mỹ ” để chúng ta hiểu biết về người Mỹ giúp chúng ta có thể đàm phán thành công với họ trong kinh doanh hay các lĩnh vực khác trong cuộc sống. Bài viết của nhóm em gồm 4 phần : Phần I : Đặc điểm tính cách đặc trưng của người Mỹ. Phần II: Tập quán, văn hóa kinh doanh của người Mỹ. Phần III: Phong cách đàm phán với người Mỹ. Phần IV: Kĩ năng và các bước đàm phán với người Mỹ. I. Đặc điểm tích cách đặc trưng của người Mỹ PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA QUỐC GIA MỸ 4 GVHD: PGS-TS Phan Thị Tố Oanh Nhóm 6 Khác với một số nền văn hóa khác, nhất là văn hóa Châu á, nhìn chung, người Mỹ rất coi trọng tự do cá nhân và tính tự lập. Gia đình, cộng đồng, tôn giáo, hoặc tổ chức là thứ yếu so với các quyền cá nhân. Chủ nghĩa cá nhân này cũng dẫn đến một tính cách nổi bật của người Mỹ là cạnh tranh. Hình 1: Luôn luôn cạnh tranh với nhau, nhưng vẫn có tinh thần đồng đội Người Mỹ đánh giá rất cao thành tích và điều đó khiến họ luôn cạnh tranh với nhau. Cạnh tranh lành mạnh và cả không lành mạnh ở khắp nơi. Người Mỹ cũng rất coi trọng những kỷ lục thể thao, kinh doanh, hay thậm chí trong cả những công việc bình thường khác. Ví dụ, như sách báo và phim ảnh đôi khi không được đánh giá dựa trên chất lượng mà dựa trên số lượng tiêu thụ hay lợi nhuận thu được. Trong trường đại học, người ta cũng chú trọng thành tích, ví dụ điểm trung bình của sinh viên (GPA), số sinh viên tốt nghiệp, khả năng có việc làm sau khi tốt nghiệp, công trình nghiên cứu của giáo sư, các hoạt động xã hội của sinh viên và khả năng phát PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA QUỐC GIA MỸ 5 GVHD: PGS-TS Phan Thị Tố Oanh Nhóm 6 triển của nhà trường trong tương lai . Điều đáng nói là ngay cả khi người Mỹ cạnh tranh với nhau, họ vẫn có tinh thần đồng đội và biết hợp tác với người khác để đạt được mục tiêu cụ thể. Hình 2: Người Mỹ thường chọn cách đi thẳng vào vấn đề khi giải quyết vấn đề nào đó. Phong cách chung của doanh nhân Mỹ là ít chú ý đến nghi lễ, đi thẳng vào vấn đề, và muốn có kết quả nhanh. Trong đàm phán, người Mỹ thường xác định trước và rõ mục tiêu cần đạt được, chiến lược và chiến thuật đàm phán, và dùng số liệu để chứng minh cho các luận điểm của mình. Họ muốn dành chiến thắng về phần mình, song cũng sẵn sàng thỏa hiệp trên cơ sở đôi bên cùng có lợi. ở Hoa Kỳ, “có đi có lại” là nguyên tắc quan trọng trong đàm phán chính trị cũng như trong kinh doanh. Người Mỹ thích nói thẳng, rõ ràng, và dễ hiểu. Họ không thích kiểu nói vòng vo, xa xôi, hoặc ví von. Nhìn chung, khi người Mỹ nói “được” thì có nghĩa là được và “không được” có nghĩa là không được. Người Mỹ không ngại ngùng khi trả lời “tôi không biết” nếu như họ không biết về vấn đề mà bạn quan tâm, hoặc “tôi không phụ trách việc này” nếu như vấn đề bạn quan tâm không trong phạm vi trách nhiệm của họ. Tuy nhiên, người Mỹ thường sẵn sàng chỉ cho bạn biết bạn phải hỏi PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA QUỐC GIA MỸ 6 GVHD: PGS-TS Phan Thị Tố Oanh Nhóm 6 ai hoặc tìm ở đâu để có những thông tin mà bạn cần, hoặc ai là người phụ trách việc mà bạn quan tâm. Người Mỹ đôi khi có vẻ như không tế nhị. Ví dụ, trong khi thảo luận, họ có thể nêu ra những chủ đề và vấn đề mà bạn khó xử, gây tranh cãi, hay thậm chí còn khiến người khác phải tự ái. Người Mỹ thường đi thẳng vào vấn đề và không mất thời gian “rào trước đoán sau” trong khi giao tiếp. Sự thẳng thắn này giúp họ có thể đưa ra chính kiến, quan điểm cá nhân, cho dù có những điểm bất đồng. Điều này cũng giúp họ tự dung hoà bản thân, tự giải quyết mâu thuẫn mà không cần nhờ tới bên thứ ba đứng ra làm trung gian hoà giải. Tính thẳng thắn và sự lịch thiệp cũng có mức độ khác nhau tuỳ theo vùng. Người New York nổi tiếng là trực tính, và thậm chí hơi thô bạo nếu so sánh với văn hóa Châu á. Người ở vùng Trung Tây cũng thẳng thắn nhưng thường lịch sự hơn nhiều. Người California không phải lúc nào cũng nói đúng ý nghĩ của họ. Ví dụ ở Los Angeles – miền đất của những giấc mơ – nếu ai đó nói với bạn “Tôi sẽ trở lại vấn đề này với bạn” thì cũng có thể là họ sẽ làm như vậy thật, song cũng có thể họ ngụ ý là “Bạn không có cơ hội”. Hình 3: Thời gian là tiền bạc Ở Hoa Kỳ, “thời gian là tiền bạc”. Thời gian cũng được coi là một loại hàng hóa như tất cả các loại hàng hóa khác. Người Mỹ tiết kiệm thời gian cũng như tiết kiệm tiền bạc. Những người cung cấp dịch vụ như luật sư, kế toán, tư vấn, các nhà PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA QUỐC GIA MỸ 7 GVHD: PGS-TS Phan Thị Tố Oanh Nhóm 6 tâm lý học, thợ sửa chữa cơ khí… thường tính phí hoặc tiền công dựa trên số giờ làm việc cho khách hàng, đôi khi kể cả thời gian tiếp hoặc nói chuyện qua điện thoại với khách hàng. Do vậy, các nhà kinh doanh, khi cần sử dụng luật sư, cần phải chuẩn bị rất kỹ các câu hỏi và nội dung cần tư vấn, và đi thẳng vào vấn đề để tiết kiệm tối đa thời gian sử dụng luật sư, tức là tiết kiệm chi phí cho chính mình. Tương tự như vậy, các nhà kinh doanh Mỹ không có nhiều thời gian để nói chuyện rông dài hoặc đọc những bức thư dài hoặc chờ đợi sự trả lời chậm trễ. Các bức thư chào hàng hoặc giao dịch trước hết phải thu hút được sự chú ý của người đọc, và phải ngắn gọn và rõ ràng, trả lời thẳng vào các vấn đề hoặc cung cấp đúng những thông tin mà đối tác yêu cầu. Sự chậm trễ trả lời các thư hỏi hàng của đối tác Mỹ chắc chắn sẽ làm mất cơ hội kinh doanh. Hình 4: Xếp hàng để chờ đến lượt như mọi người. Nhìn chung, người Mỹ không có thói quen nói hoặc cười to trong khi ăn uống hoặc ở nơi công cộng. Họ rất tự giác xếp hàng đợi đến lượt mình khi có từ hai PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA QUỐC GIA MỸ 8 GVHD: PGS-TS Phan Thị Tố Oanh Nhóm 6 người trở lên, và không có thói quen chen ngang hàng. Tại cửa ra vào thang máy, tầu điện ngầm, hoặc xe buýt, người ở ngoài thường đợi cho người ở trong ra hết rồi mới vào. Người Mỹ có thói quen cám ơn khi được người khác giúp đỡ dù chỉ là một việc rất nhỏ như nhường đường chẳng hạn. II. Tập quán, văn hóa kinh doanh của người Mỹ 1. Khác biệt so với Phương Đông Mỹ lại là nền văn hoá ít phụ thuộc vào bối cảnh. Mọi người ưa cách nói thẳng và trực tiếp trong giao tiếp. Với người Mỹ, ý nghĩa của phát ngôn được hiểu trên chính ngữ nghĩa của từ chứ không phụ thuộc vào bối cảnh giao tiếp hay những tín hiệu văn hoá. Người ta có thể dễ dàng hiểu được những điều người Mỹ muốn nói mà không phải lo ngại rằng vẫn còn những ẩn ý đằng sau lớp vỏ ngôn từ. Đặc điểm văn hoá này tác động mạnh mẽ đến văn hoá doanh nghiệp tại Mỹ. Tại nơi làm việc, người Mỹ sẵn sàng bày tỏ thái độ và quan điểm một cách thẳng thắn cũng như dùng cách nói ngắn gọn, trực tiếp nhất để người khác có thể hiểu ngay lập tức mà không cần phải đoán già đoán non. Ví dụ, khi thảo luận về việc cải tiến môi trường làm việc, người Mỹ sẽ không ngần ngại đề cập những yếu kém trong thực tiễn quản lý và thẳng thắn đưa ra giải pháp nhằm cải thiện tình hình mà không sợ làm mất lòng người quản lý. Mọi thứ đều được thể hiện trắng đen rõ ràng nhằm hạn chế tối đa sự mập mờ. Chính vì người Mỹ luôn ưa thích nói thẳng và nói thật, họ cũng chờ đợi một thái độ tương tự ở người khác. Họ luôn mong muốn người đối thoại nói chính xác điều họ muốn nói, đi thẳng vào vấn đề để họ có thể hiểu đúng và đưa ra được kết luận sau câu chuyện. Khi đàm phán với các nhà kinh doanh Mỹ hay giao tiếp với các đồng nghiệp Mỹ, cần tránh cách nói vòng vo, ẩn ý vì rất có thể họ sẽ không hiểu hoặc hiểu sai. PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA QUỐC GIA MỸ 9 GVHD: PGS-TS Phan Thị Tố Oanh Nhóm 6 Mỹ là nước tôn sùng chủ nghĩa cá nhân, theo đó họ quan tâm tới bản thân nhiều hơn tới người khác. Người Mỹ không bao giờ ngần ngại bày tỏ những điều họ muốn và cần. Ví dụ, họ luôn sẵn sàng yêu cầu được tăng lương hay cải thiện điều kiện lao động nếu họ cho rằng họ xứng đáng được hưởng như vậy. Họ cũng sẵn sàng bày tỏ sự không hài lòng với các nhà quản lý khi thoả thuận giữa họ không được tôn trọng. Người Nhật thường xem tính cách này của người Mỹ như là một biểu hiện của sự hung hăng. Trên thực tế, khi những người thuộc các nền văn hoá đối lập cùng làm việc với nhau, những khác biệt trong giao tiếp có thể tạo ra cảm giác rằng đôi bên không có lợi ích chung và vì vậy có thể ảnh hưởng lớn đến sự hợp tác giữa các bên. Hơn nữa, trong khi người Nhật sẵn sàng gạt lợi ích cá nhân sang một bên nhằm duy trì mối quan hệ hoà hợp, người Mỹ lại không như vậy. Họ luôn có xu hướng tranh đấu để đạt được những điều họ muốn bởi theo quan niệm của họ, cạnh tranh và đối đầu là những việc đương nhiên và cần thiết để đạt được thành tựu cá nhân. Mỹ áp dụng triệt để phong cách lãnh đạo tập trung vào công việc. Là một xã hội mang tính chủ nghĩa cá nhân hàng đầu trên thế giới, người Mỹ đặc biệt nhấn mạnh sự tự chủ và thành công cá nhân. Người Mỹ tin rằng cá nhân là trung tâm của thế giới, lợi ích cá nhân quan trọng hơn lợi ích tập thể và nỗ lực của cá nhân là cần thiết để đạt được thành công. Người Mỹ sẵn sàng đấu tranh cho sự thoả mãn cá nhân cho dù có phải hy sinh bầu không khí hoà thuận của nhóm. Nét văn hoá này được biểu hiện rất rõ rệt trong các công ty Mỹ. Lãnh đạo các công ty Mỹ quan tâm trên hết đến thành tích công việc của cá nhân và lấy kết quả công việc làm trung tâm của sự quản lý. Người lao động được khuyến khích bày tỏ quan điểm, phát huy sáng kiến tại nơi làm việc nhằm tăng năng suất. Khác với ở các công ty Nhật, nơi mà nhân viên được đánh giá dựa trên việc họ hợp tác ra sao với đồng nghiệp, lãnh đạo Mỹ chỉ đánh giá nhân viên trên kết quả công việc của cá nhân. Họ đóng vai trò là người trợ giúp nhân viên: đưa ra hướng dẫn, PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA QUỐC GIA MỸ 10 GVHD: PGS-TS Phan Thị Tố Oanh Nhóm 6 lắng nghe ý kiến nhân viên để tìm ra vấn đề và giúp nhân viên giải quyết vấn đề. Tất cả đều nhằm mục đích đạt được kết quả công việc như mong muốn. Có thể nói rằng mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên trong các công ty Mỹ hoàn toàn đơn thuần là quan hệ công việc. Điều đáng chú ý là do Mỹ là một xã hội có xu hướng ngắn hạn (short-term orientation) theo đó mọi người chú ý đến lợi ích trước mắt hơn là lâu dài, lãnh đạo Mỹ thường khuyến khích những hành vi lao động mang lại lợi ích tức khắc cho công ty. Điều này hoàn toàn trái ngược với Nhật Bản, nơi các lãnh đạo luôn đặt lợi ích dài hạn của công ty lên hàng đầu. Vì lý do này, trong các công ty của Mỹ, những nhân viên có kết quả lao động tốt và đóng góp ngay cho công ty thường được thưởng và cất nhắc nhanh chóng. Những người có kết quả lao động kém có thể dễ dàng bị sa thải bất cứ lúc nào. Khác biệt văn hoá là điều không thể tránh khỏi. Điều nên làm là chấp nhận những khác biệt đó và tránh thiên vị và định kiến. Với những người đang hoặc có ý định làm việc tại một môi trường văn hoá mới, điều họ cần làm là tìm hiểu về nền văn hoá đó để tránh sốc văn hoá cũng như để thích nghi với môi trường mới. Tuy nhiên, cần lưu ý là không phải tất cả mọi người đều mang trong mình những đặc tính văn hoá của dân tộc họ, vì vậy cần hết sức tránh điển hình hoá. Ví dụ, một người Nhật Bản hoàn toàn có thể hấp thu những giá trị văn hoá Mỹ và hành xử như một người Mỹ. Hơn nữa, do con người có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác ngoài văn hoá như giáo dục hay ảnh hưởng từ các nhóm khác trong quá trình lao động, họ có thể có những giá trị và chuẩn mực vượt ra ngoài các giá trị truyền thống. Chính vì vậy, những người đến làm việc tại một môi trường văn hoá mới cần hết sức linh hoạt để có thể thích nghi và thành công. 2. Văn hóa giao tiếp nơi công sở PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA QUỐC GIA MỸ 11 GVHD: PGS-TS Phan Thị Tố Oanh Nhóm 6 Mỗi một công dân Mỹ ngay từ thuở ấu thơ đã được hấp thụ nhiều nguyên tắc, và một trong nhiều nguyên tắc mà họ áp dụng vào công việc kinh doanh của họ chính là tính bình đẳng giữa nam và nữ. Nữ giới có đầy đủ mọi quyền hạn giống như nam giới và có quyền tham gia vào việc điều hành kinh doanh không khác gì các đấng mày râu. Giống như chính cái tên Hợp chủng quốc Hoa Kỳ đất nước này là nơi hội tụ của nhiều loại màu da từ khắp nơi trên thế giới. Người Mỹ thuộc thế hệ thứ nhất hay thế hệ thứ hai chiếm tỷ lệ lớn nhất dân số nước này. Và cũng có thể do tính đặc thù trong cơ cấu dân số mà người Mỹ thường được coi là cởi mở, phóng khoáng trong mọi hình thức giao tiếp. Trong cuộc sống hàng ngày, người Mỹ được coi là những người dân chủ. Trên các danh thiếp riêng ít khi thấy họ đề chức vụ đi kèm. Tại các cuộc hội nghị cao cấp họ vẫn thường dùng các loại thức ăn nhanh như bánh sandwich, hot dog cùng các loại nước giải khát có ga đựng trong các cốc nhựa. Phong cách ăn mặc của người Mỹ trong đàm phán thương mại cũng nghiêm túc, mặc dù ngoài đời họ cũng là những người thích ăn mặc thoải mái. Giày màu đen, tất màu tối, complê màu xanh đen hoặc xám đen được nam giới ưa dùng khi mua sắm đồ công sở. Bộ váy áo công sở lịch thiệp cùng giày cao gót màu đen là những đồ mà phái nữ ưa dùng. Tại các công sở Mỹ người ta có thể nhận thấy rằng không khí làm việc của các nhân viên rất cởi mở và phóng khoáng. Người nhân viên có thể hỏi chuyện gia đình của sếp cấp trên hay có thể kể về việc riêng của mình cho sếp nghe là chuyện bình thường. Dĩ nhiên điều đó không phải là giữa lãnh đạo và nhân viên không có ranh giới. Bên lề công việc thì họ rất thoải mái trong giao tiếp, cư xử, nhưng khi vào công việc thì ranh giới chủ tớ rất rõ ràng. 3. Gặp gỡ đối tác PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA QUỐC GIA MỸ 12 GVHD: PGS-TS Phan Thị Tố Oanh Nhóm 6 Trong giao tiếp kinh doanh, người Mỹ muốn biết trước nội dung cuộc gặp, vai trò và quyền hạn, và thậm chí cả thân thế sự nghiệp của khách. Rất nhiều trường hợp, nhất là đối với các cuộc gặp với các quan chức chính phủ hoặc lãnh đạo doanh nghiệp cấp cao, bên chủ thường yêu cầu gửi trước tiểu sử tóm tắt của trưởng đoàn. Họ thường định trước thời lượng cho các cuộc gặp gỡ (các cuộc tiếp xã giao thường kéo dài 30 – 45 phút và hiếm khi quá 1 tiếng) và không ngại ngùng chủ động kết thúc khi hết giờ, nhất là khi họ có việc bận tiếp sau đó, hoặc thấy cuộc gặp không mang lại lợi ích gì. Không thiếu những cuộc gặp kết thúc trong khi phía khách chưa kịp đề cập hết các vấn đề muốn nói. Người Mỹ thường rất đúng giờ. Sự chậm trễ được hiểu là thiếu quan tâm, coi thường đối tác hoặc kém cỏi trong sắp xếp thời gian. ở các thành phố lớn thường xảy ra tắc nghẽn giao thông thì có thể cho phép sớm muộn đôi chút song không nhiều. Nếu không may bị muộn 10 -15 phút thì nên gọi điện thoại báo trước và xin lỗi, và nếu có thể, cho biết lý do. Nhiều thành phố ở Hoa Kỳ rất rộng; đi từ địa điểm này đến địa điểm khác có khi mất hàng giờ. Do vậy, khi sắp xếp các cuộc gặp cần phải tính trước thời gian đi lại và trừ hao thời gian tắc nghẽn giao thông. Ngược lại, đến sớm có thể làm bên chủ bối rối do chưa sẵn sàng tiếp đón hoặc được hiểu là quá sốt ruột hoặc không có việc gì tốt hơn để làm. Nói chung, nên đến vào đúng thời gian ghi trên giấy mời hoặc đã hẹn. Cũng vì muốn tiết kiệm thời gian, nên các cuộc gặp làm việc với người Mỹ thường là ngắn, tập trung và đi thẳng vào vấn đề. Đối với một số nền văn hóa vừa gặp nhau đã bàn ngay đến chuyện làm ăn thì có thể bị coi là mất lịch sự, trong khi đó người Mỹ lại thích nói chuyện làm ăn trước, sau đó mới nói đến chuyện cá nhân và các chuyện khác. Vì vậy, thường thì khách, nhất là những người chào hàng phải chuẩn bị rất kỹ và đi thẳng vào nội dung sau những câu PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA QUỐC GIA MỸ 13 GVHD: PGS-TS Phan Thị Tố Oanh Nhóm 6 chào hỏi xã giao ngắn gọn. Yêu cầu này càng quan trọng nếu cuộc làm việc được tiến hành thông qua phiên dịch vì thực chất thời gian làm việc chỉ còn tối đa một nửa. Khi thấy không còn nội dung cần thảo luận và bên chủ không muốn nói sang vấn đề khác thì khách cũng nên chủ động kết thúc cuộc gặp. Nếu cuộc gặp đã đủ dài và bạn thấy có người vào phòng thì thầm với người tiếp chính bên chủ hoặc đưa cho người đó một mảnh giấy thì bạn cũng nên hiểu đó là tín hiệu bên chủ muốn kết thúc cuộc gặp. Trước khi kết thúc cuộc gặp nên chủ động tóm tắt những việc đã bàn hoặc thỏa thuận và nói rõ những việc mà hai bên dự định sẽ triển khai. Sau mỗi cuộc gặp gỡ quan trọng, phía khách nên gửi thư cám ơn và tranh thủ nhắc lại những vấn đề mà hai bên đã bàn hoặc thoả thuận. III. Phong cách đàm phán với người Mỹ 1. Không liều thì không có gì cả Trong mọi cuộc thương lượng, nhịp độ đàm phán được quyết định bởi phía có ưu thế. Vì vậy, khi giao dịch với các thương gia Mỹ chắc chắn chúng ta sẽ phải tăng tốc độ lên. Câu nói cửa miệng của các thương gia Mỹ là "make it snappy" (nhanh lên) "jump to it" (nhào vô), "what are you waiting for?" (còn chờ gì nữa). 2. Quy mô lớn của các cuộc giao dịch Nền kinh tế Mỹ có quy mô vào bậc nhất thế giới. Chỉ tính riêng năm 2000 kim ngạch ngoại thương của Mỹ đã đạt 2.500 tỷ USD. Mỹ cùng là nước có nhiều đô thị lớn nhất thế giới. Vì vậy, họ mong muốn có được các cuộc thương lượng ở quy mô lớn. Nhà đàm phán Việt Nam nên chuẩn bị những đơn chào hàng với số lượng lớn hơn nhiều so với các thương vụ làm ăn với các doanh nghiệp ASEAN hay Liên minh châu Âu (EU). 3. Thương lượng kiểu Mỹ PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA QUỐC GIA MỸ 14 GVHD: PGS-TS Phan Thị Tố Oanh Nhóm 6 Trong giao tiếp, người Mỹ ưa thích sự thẳng thắn, do đó nhiều nhà đàm phán châu Á, thậm chí cả châu Âu, có xu hướng cho là họ thiếu tế nhị. Một trong những nguyên nhân đầu tiên dẫn đến nhận xét này là người Mỹ thường có xu hướng nói to, thích nhìn thẳng vào người đối diện và có thái độ đòi hỏi quyền lợi một cách công khai. Họ luôn thúc đẩy cuộc thương lượng đến chỗ kết thúc một cách mau chóng nhất. Họ muốn gây ấn tượng là họ rất hùng mạnh bằng các con số về quy mô của công ty trên thương trường, kim ngạch mua hay số công nhân. Họ muốn làm bạn có cảm giác được giao dịch với họ là quyền lợi dành cho bạn. Người Mỹ có thể gây cho ta cảm tưởng là họ không thận trọng lắm. Nhưng trên thực tế, họ có đủ sức để chịu đựng vài ba thất bại, các giao dịch của họ đã được chuẩn bị hết sức kỹ lưỡng để bảo vệ tối đa quyền lợi của mình. Bạn đừng để mất tinh thần vì vẻ bên ngoài của họ. 4. Các hợp đồng mẫu ở Mỹ Các nhà kinh doanh Mỹ rất ưa sử dụng những hợp đồng mẫu. Đó là cách tự bảo vệ bằng các thủ đoạn pháp lý. Nếu bạn bắt tay vào giao dịch, sẽ có cả một núi các mẫu in sẵn mà bạn phải ký. Đó là một cách tự bảo vệ để buộc bạn phải cam đoan từ bỏ (hay hạn chế nghiêm trọng) các quyền lợi của mình. Vì vậy, bạn phải đọc kỹ càng các giấy tờ này. Họ cũng có thể nói là có quy định này nọ áp dụng cho lượng hàng tối thiểu, thủ tục thanh toán giao hàng… Nên nhớ rằng, trừ các văn bản pháp luật của nhà nước hay tiểu bang (mà Mỹ có tới 50 bang, do đó số lượng các quy định này rất nhiều), bạn hoàn toàn có quyền phản đối bất kỳ điều gì mà họ đưa ra trong hợp đồng, hoặc các giấy tờ của công ty. Đó chỉ là một cách để họ hù dọa bạn. 5. Chất lượng hàng hóa – đòi hỏi hàng đầu PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA QUỐC GIA MỸ 15 GVHD: PGS-TS Phan Thị Tố Oanh Nhóm 6 Nước Mỹ luôn chiếm ưu thế về mặt kỹ thuật. Vì vậy, phải lưu ý hai điểm đầu tiên là: Phải có chính sách giá cả linh hoạt, đây là ưu thế duy nhất của bạn tại nơi người ta có thể làm lấy tất cả. Phải đạt chất lượng cao, thực tế chứ không phải chỉ giấy tờ, vì chắc chắn họ sẽ đòi bạn phải giữ lời hứa. Đó là cơ sở đầu tiên để bạn có thể bước vào giao dịch với một công ty Mỹ. 6. Vai trò của các giấy chứng nhận Các thương gia Mỹ thích sử dụng giấy chứng nhận các loại. Họ luôn lưu giữ và trưng bày các bằng cấp, những tấm ảnh thời đại học, các tấm ảnh chụp với các nhân vật có tên tuổi… Điều này nhằm chứng tỏ họ thuộc vào một giới cao cấp nào đó. Trong quan hệ buôn bán thì đó là các lá thư khen ngợi của các công ty khách hàng. Vì vậy, sẽ là một điều sai sót lớn nếu bạn không chuẩn bị một tập các thư xác nhận của những khách hàng có tên tuổi về sản phẩm của bạn. Nếu bạn mới là một công ty đột phá vào thị trường Mỹ thì bạn sẽ gặp khó khăn đôi chút trong vấn đề này. Tình thế không có gì là tốt đẹp cho bạn nếu khách hàng hỏi: “Đã có ai tiêu thụ sản phẩm của ngài chưa?”, và bạn phải thú nhận rằng ông ta là khách hàng đầu tiên của bạn. Các nhà đầu tư Mỹ luôn thuộc lòng câu “nothing venture, nothing have” (không liều thì không có gì cả). Bạn nên nhớ, các thương nhân Mỹ nói rằng bạn chỉ có 45 giây đồng hồ đầu tiên trong cuộc gặp gỡ để biết mình thành công hay thất bại. Chúng ta phải cố gắng thu hút sự chú ý của họ trong khoảng thời gian đó. IV. Kỹ năng và các bước đàm phán với người Mỹ 1. Trước đàm phán PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA QUỐC GIA MỸ 16 GVHD: PGS-TS Phan Thị Tố Oanh Nhóm 6 1.1. Đánh giá tình hình 1.1.1 Thu thập thông tin về thị trường Luật pháp và tập quán buôn bán. Đặc điểm của nhu cầu trên thị trường. Các loại thuế và chi phí. Các nhân tố chính trị và xã hội. Các điều kiện về khí hậu, thời tiết. 1.1.2 Thu thập thông tin về đối tượng kinh doanh Đối tượng kinh doanh chỉ thể là hàng hóa, dịch vụ, nhà đất, … cần được tìm hiểu đầy đủ những thông tin về nó, chẳng hạn: Công dụng và đặc tính. Xu hướng biến động cung cầu, giá cả. Các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng. 1.1.3 Thu thập thông tin đối tác Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng. Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, ai là người có quyền quyết định. Lịch làm việc: Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có thể sử dụng yếu tố thời gian để gây sức ép. Xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác. Sơ bộ định dạng đối tác. Ví dụ: Trong đàm phán mua bán, có thể tạm chia khách hàng thành những loại sau: Khách hàng trọng giá cả: PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA QUỐC GIA MỸ 17 GVHD: PGS-TS Phan Thị Tố Oanh Nhóm 6 Là khách hàng tìm cách mua với giá thấp nhất với chất lượng ở mức tối thiểu. Họ không chấp nhận giá cao hơn để đổi lấy chất lượng cao hơn. Khách hàng trọng giá trị: Là loại khách hàng ngại chi phí cao và nhận thức rõ về sự chênh lệch chất lượng. Họ chỉ chấp nhận giá cao sau khi đã kiểm tra kỹ về chất lượng và so sánh sự chênh lệch về chi phí giữa các giải pháp thay thế. Khách hàng trung thành: Là khách hàng thường sẵn sàng đánh đổi chi phí để lấy chất lượng mà họ đã biết rõ. Họ ngại rủi ro có thể xảy ra nếu với những đối tác mới. Khách hàng trọng tiện lợi: Là những khách hàng thích chọn nơi cung cấp tiện lợi nhất, không cần so sánh các giải pháp thay thế để tìm ra chênh lệch về chi phí và chất lượng. 1.1.4 Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại. Từ đó đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường và trong quan điểm của đối tác. Phân tích SWOT Điểm mạnh: là tất cả những yếu tố thuận lợi từ bên trong cho phép ta đạt được mục tiêu, tận dụng được mọi cơ hội và tránh được các nguy cơ. Điểm yếu: Là tất cả những yếu tố hạn chế bên trong khiến cho ta gặp khó khăn để đạt đến mục tiêu cũng như tận dụng được mọi cơ hội và tránh được những nguy cơ. PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA QUỐC GIA MỸ 18 GVHD: PGS-TS Phan Thị Tố Oanh Nhóm 6 Cơ hội: là tất cả những gì xảy ra bên ngoài có tác động thuận lợi đến hoạt động của ta. Nguy cơ: Là tất cả những gì xảy ra từ bên ngoài có tác động thuận lợi đến hoạt động của ta. 2.1. Đề ra mục tiêu Mục tiêu đề ra càng cụ thể càng tốt, và đương nhiên phải tính đến các yếu tố như: tính thực tế, mối quan hệ giữa kết quả và chi phí, mức độ chấp nhận….Doanh nghiệp có thể lựa chọn: Một mục tiêu cao nhất - kết quả có thể đạt được tốt nhất. Một mục tiêu thấp nhất - kết quả thấp nhất, vẫn có thể chấp nhận. Một mục tiêu trọng tâm- cái mà bạn thực sự mong muốn được giải quyết....... 3.1. Chuẩn bị nhân sự Thành viên trong đoàn đàm phán Trưởng đoàn, chuyên viên pháp lý, kỹ thuật, thương mại, phiên dịch (nếu cần) Tự đánh giá: Tự đánh giá để biết những tính cách cá nhân của từng người có lợi và bất lợi cho đàm phán Thế nào là người đàm phán giỏi ? Những người đàm phán trung bình chỉ nghĩ đến hiện tại, nhưng những người đàm phán giỏi thì bao giờ cũng cân nhắc đến mục đích lâu dài. Họ đưa ra nhiều gợi ý khác nhau và bao giờ cũng cân nhắc các giải pháp hai lần. Những người đàm phán trung bình đặt ra các mục tiêu của họ một cách đơn lẻ - ví dụ "chúng tôi hy vọng sẽ nhận được giá là 2 đô la". Những người đàm phán giỏi đặt ra các mục tiêu của họ trong một phạm vi nhất định, điều này có thể hiểu như là "chúng tôi hy vọng PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA QUỐC GIA MỸ 19 GVHD: PGS-TS Phan Thị Tố Oanh Nhóm 6 nhận được 2 đô la, nhưng nếu chúng tôi chỉ nhận được có 1.50 đô la thì cũng được". Điều có nghĩa là người đàm phán giỏi rất linh hoạt. Những người đàm phán giỏi không tự khóa mình vào một chỗ mà điều đó có thể làm họ mất mặt nếu họ phải nhượng bộ. Những người đàm phán trung bình cố gắng thuyết phục bằng cách đưa ra thật nhiều lý lẽ. Họ sử dụng một loạt các biện pháp tranh luận khác nhau. Nhưng những người đàm phán giỏi thì không đưa ra quá nhiều lý do. Họ chỉ nhắc lại những lý do giống nhau. Họ cũng tóm tắt và cân nhắc các điểm chính, kiểm tra xem họ đã hiểu mọi thứ một cách chính xác hay chưa. 4.1. Lựa chọn chiến lược, chiến thuật 4.1.1 Lựa chọn kiểu chiến lược (a) Chiến lược “Cộng tác” Sự tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là giải quyết nó nhưng vẫn giữ được quan hệ cá nhân và đảm bảo cả 2 bên đều đạt được mục đích của mình. Quan điểm với xung đột là những hành động cá nhân không chỉ đại diện cho lợi ích của bản thân mà còn đại diện cho lợi ích của bên đối kháng. Khi nhận thấy xung đột tồn tại, người đàm phán sử dụng phương pháp giải quyết xung đột để chế ngự tình hình. Đây là cách giải quyết mang tính cộng tác mà nó đòi hỏi cả 2 bên đều giữ quan điểm “thắng-thắng”, tuy nhiên nó cũng đòi hỏi thời gian, nghị lực và sáng tạo. Chiến lược “Cộng tác” sử dụng tốt nhất khi: Vấn đề rất quan trọng cần thỏa hiệp. Mục đích là để hợp nhất những quan điểm khác nhau. Cần sự cam kết để giải quyết công việc. Mong muốn xây dựng hoặc duy trì mối quan hệ. PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA QUỐC GIA MỸ 20 GVHD: PGS-TS Phan Thị Tố Oanh Nhóm 6 (b) Chiến lược “Thỏa hiệp” Khi nhận thấy một giải pháp để đạt được kết quả “thắng-thắng” là không có thể, người đàm phán hướng tới một kết quả bao gồm một phần nhỏ thắng lợi và một phần nhỏ thua thiệt, cả 2 đều liên quan đến mục tiêu và quan hệ của các bên. Sự thuyết phục và lôi kéo có ảnh hưởng lớn đến kiểu này. Mục đích là tìm ra một số cách có thể dùng được chấp nhận mà nó phần nào làm hài lòng cả 2 bên. Tình thế thỏa hiệp có nghĩa là cả 2 bên chấp nhận và thực hiện một quan điểm “thắng ít- thua ít”. Chiến lược “Thoả hiệp” sử dụng tốt nhất khi: Vấn đề là quan trọng nhưng không thể giải quyết được. Mối quan hệ là quan trọng nhưng không thể hóa giải. Các bên có sức mạnh ngang nhau cùng muốn đạt được những mục đích duy nhất. Cần đạt được cách giải quyết tạm thời đối với những vấn đề phức tạp. Cần tìm ra một giải pháp thích hợp vì áp lực thời gian. Chỉ có một sự lựa chọn duy nhất chứ không có giải pháp nào khác. (c) Chiến lược “Hòa giải” Cách tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là cần phải duy trì mối quan hệ cá nhân bằng bất cứ giá nào, có liên quan rất ít hoặc không có liên quan gì đến mục đích của các bên. Nhượng bộ, thỏa hiệp vô nguyên tắc và tránh xung đột được nhìn nhận như là cách để bảo vệ quan hệ. Đây là sự chịu thua hoặc kết quả “thua- thắng”, mà quan điểm của người đàm phán là chịu thua, cho phép bên kia thắng. Chiến lược “Hòa giải” sử dụng tốt nhất khi: Nhận thấy mình sai. Mong muốn được xem là người biết điều. Vấn đề quan trọng hơn đối với phía bên kia. PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA QUỐC GIA MỸ 21 GVHD: PGS-TS Phan Thị Tố Oanh Nhóm 6 Mong muốn tạo được tín nhiệm cho những vấn đề sau. Muốn giảm đến mức tối thiểu thiệt hại khi ở thế yếu. Sự hòa thuận và ổn định là quan trọng hơn. (d) Chiến lược “Kiểm soát” Người đàm phán tiếp cận với xung đột là để nắm được những bước cần thiết và đảm bảo thỏa mãn được mục đích cá nhân, cho dù tiêu phí mối quan hệ. Xung đột được xem như là một lời tuyên bố thắng, cần thắng lợi bằng bất cứ cách nào. Đây là một cách giải quyết mà người đàm phán sử dụng bất cứ sức mạnh nào xem như thích hợp để bảo vệ một quan điểm mà họ tin đúng hoặc cố gắng thắng. Chiến lược “Kiểm soát” sử dụng tốt nhất khi: Hành động nhanh chóng, dứt khoát là vấn đề sống còn ( như trường hợp khẩn cấp). Một vấn đề quan trọng đòi hỏi phải hành động bất thường. Biết mình đúng. Phía bên kia lợi dụng cơ hội của thái độ hợp tác. (e) Chiến lược “Tránh né” Người đàm phán xem xét xung đột là những cái phải tránh xa bằng mọi giá. Chủ đề trung tâm của kiểu này là lảng tránh, nó tạo ra kết quả là làm thất vọng hoàn toàn cho các bên liên quan. Mục đích của các bên không được đáp ứng, mà cũng không duy trì được mối quan hệ. kiểu này có thể tạo hình thức ngoại giao để làm chênh lệch một vấn đề, hoãn lại một vấn đề cho đến lúc thuận lợi hơn, hoặc đơn giản là rút lui khỏi một tình huống đang bị đe dọa. Đây là quan điểm rút lui hoặc “thua-thắng”, mà trong đó quan điểm của người đàm phán là rút lui, chấp nhận thua, cho phép bên kia thắng trong danh dự. Chiến lược “tránh né” sử dụng tốt nhất khi: Những vấn đề không quan trọng. Có nhiều vấn đề cấp bách giải quyết khác. PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA QUỐC GIA MỸ 22 GVHD: PGS-TS Phan Thị Tố Oanh Nhóm 6 Không có cơ hội đạt được mục đích khác. Có khả năng làm xấu đi cuộc đàm phán hơn là đạt được những lợi ích. Cần bình tĩnh và lấy lại tiến độ. Phía bên kia có thể giải quyết xung đột có hiệu quả hơn. Cần thời gian để thu thập thông tin. 4.1.2 Lựa chọn chiến thuật (a) Địa điểm đàm phán Đàm phán chủ trường: được tiến hành tại văn phòng của mình. Đàm phán khách trường: Đàm phán tiến hành tại cơ sở của khách hàng. Đàm phán ở địa điểm trung lập. (b) Thời gian đàm phán Lưu ý: Cần coi thời gian để giải lao. Thời gian trống cho phép trưởng đoàn và chuyên gia coi ý kiến tham mưu, hay trưởng đoàn hai bên tham khảo ý kiến của nhau. Chú ý về tập quán về thời gian làm việc ở mỗi nơi ( bắt đầu và kết thúc lúc mấy giờ). Hiệu quả làm việc của con người thay đổi theo thời gian và nhiệt độ, thời tiết. (c) Thái độ đàm phán Thái độ đơn giản và thẳng thắn: Là thái độ “nói cho nhanh, cho đỡ tốn thì giờ”, trình bày thẳng vào vấn đề. Nó có tác dụng tước vũ khí của bên kia và nhanh chóng đi đến thỏa thuận. PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA QUỐC GIA MỸ 23 GVHD: PGS-TS Phan Thị Tố Oanh Nhóm 6 Chỉ sử dụng khi: Đã quen thuộc bên kia. Cuộc đàm phán đang bị bế tắc, cần được gỡ ra càng sớm càng tốt. Sức ép về thời gian không cho phép kéo dài thời gian đàm phán, buộc phải kết thúc đàm phán ngay. Thái độ gây sức ép và cương quyết: Là thái độ đề cập mạnh, xuyên qua các vấn đề nhạy cảm, cần thực hiện hết sức tinh tế, vì nếu bên kia biết được họ sẽ rất khó chịu. Được sử dụng khi: Ta ở thế mạnh hơn. Phía bên kia cần kết thúc sớm. Ta muốn khoanh vùng giới hạn đàm phán. Thái độ thờ ơ, xa lánh: Là thái độ tỏ ra không quan tâm đến sức mạnh của đối tác, sử dụng tâm lý ngược đối với bên kia, tránh cho bên kia nghĩ là họ hớ hênh. Thái độ này làm cho đối tác bối rối không biết được tình hình của mình thế nào. Chỉ sử dụng khi: - Phía bên kia họ mạnh hơn. - Ta đang chịu sức ép thời gian. - Ta đã có giải pháp thay thế. 2. Trong khi đàm phán Lưu ý khi đàm phán kinh doanh với người Mỹ: Hầu hết những sai lầm của người Việt trong giao tiếp kinh doanh với người Mỹ đều xuất phát từ các thói quen rất bình thường. Không đi lòng vòng , nên đi thẳng vào vấn đề chính trong công việc kinh doanh . Hãy nói chuyện với người Mỹ càng đơn giản càng tốt, nhưng phải thật logic. Không đưa ra quyết định cuối cùng PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA QUỐC GIA MỸ 24 GVHD: PGS-TS Phan Thị Tố Oanh Nhóm 6 Một thói quen của người Việt trên bàn đàm phán là chốt lại vấn đề bằng câu đại ý: “Chúng tôi sẽ có quyết định ngay sau khi xin ý kiến cấp trên”. Đôi khi, đối tác chỉ là những người cấp dưới hoặc thừa hành nên cách này được áp dụng để né việc phải quyết định tức thì. Các nhà đàm phán Mỹ rất khó chịu với điều này, bởi nó đồng nghĩa với việc họ đang tiếp xúc với một người không có quyền quyết định vấn đề. Thiếu tính minh bạch Người Mỹ mong đợi thông tin trung thực ở bàn đàm phán, thích sự chính xác, cụ thể. Một điều đáng lưu ý là họ rất quan tâm nếu đối tác đã từng đến Mỹ, bởi khi đó cuộc trò chuyện sẽ cởi mở hơn. Họ chia sẻ về nước Mỹ và cũng cần được nghe phản hồi của đối tác về nước Mỹ. Điều này, tuy có vẻ ngoài lề, nhưng lại liên quan đến một khái niệm rất quan trọng là tính minh bạch trong kinh doanh - chia sẻ và nhận phản hồi ngược lại. Nếu các thống kê tài chính của công ty mình có vấn đề, doanh nhân Việt nên nhìn nhận và giải thích rõ ràng thay vì chối quanh, lờ đi hay “tiền hậu bất nhất” vì dễ bị đối phương xem như thiếu trung thực Tạo dựng quan hệ bằng giải trí Người Việt thường bắt đầu hoặc kết thúc các cuộc đàm phán bằng những hoạt động giải trí như ăn uống, ca hát thậm chí là quà cáp ,….. Đối với người Mỹ, những hoạt động này không cần thiết, có khi còn gây phản ứng ngược. Người Mỹ ít khi thỏa thuận kinh doanh bên ngoài phòng họp, càng không có thói quen ký hợp đồng trên… bàn nhậu như dân ta. Các hợp đồng mẫu ở Mỹ Các nhà kinh doanh Mỹ rất ưa sử dụng những hợp đồng mẫu. Đó là cách tự bảo vệ bằng các thủ đoạn pháp lý. Nếu bạn bắt tay vào giao dịch, sẽ có cả PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN CỦA QUỐC GIA MỸ 25 VĂN HÓA ĐÀM PHÁN CỦA MỸ-VẤN ĐỀ ĐANG ĐƯỢC CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM QUAN TÂMNgôn ngữ rõ ràng, chính xác.Trang phục. Kiến thức phù hợp và phục vụ tốt nhất cho việc đàm phán như: về thị trường, sản phẩm công ty họ…Lên kế hoạch, mục tiêu đầy đủ, các câu hỏi cũng như chiến lược áp dụng cho buổi đàm phán. » Xem thêm Chủ đề:
Tóm tắt nội dung tài liệu
1. Cách ứng xử tự nhiên khi giao tiếpNếu như các nước thuộc khu vực Châu Á như Nhật Bản, Hàn Quốc luôn coi trọng những lễ nghi, cách ứng xử trong giao tiếp, cách thức trao đổi danh thiếp cũng như thời trang công sở thì Mỹ lại là một đất nước tôn trọng sự bình đẳng, tự do. Chính vì vậy, trong kinh doanh người Mỹ không quá trịnh trọng, nghi thức mà chú trọng sự tự nhiên. Nhiều doanh nhân Mỹ cho rằng các nghi thức là phiền toái và không cần thiết. Đối với doanh nhân Mỹ, thời gian là tiền bạc nên bạn phải luôn đứng giờ trong mọi trường hợp. Sự trễ hẹn và cẩu thả được xem là biểu hiện thiếu tôn trọng và sẽ làm cho đối tác không hài lòng. Bên cạnh đó, những cử chỉ thường gặp là những cái bắt tay chặt và giao tiếp tự tin bằng mắt. Họ có tính thực tế nhưng vẫn tạo không khí thoải mái, thân thiện và dễ chịu cho đối tác của mình. Sự tự nhiên trong kinh doanh sẽ giúp loại bỏ các thủ tục rườm rà, tập trung vào vấn đề chính và dễ dàng đạt được mục tiêu mong muốn. (Thương Hiệu Doanh Nghiệp) - Người Mỹ rất thích dùng áp lực thời gian làm mánh khóe để mặc cả. Người Đức không thích thay đổi chi tiết các điều khoản hợp đồng khi đã soạn xong. Người Anh ít hỏi về những vấn đề liên quan đến cá nhân mà tập trung xoáy vào các điều khoản nhưng không dùng áp lực nhiều như người Mỹ. Người Hồi giáo cho rằng tóc là thứ sexy nhất, chỉ có chồng mới được chiêm ngưỡng.Nghệ thuật thương thuyết: Biết người, biết ta và câu chuyện của thằng Bờm Cuộc đàm phán giữa hai doanh nghiệp người Nhật và Mỹ tưởng chừng thất bại sau nhiều vòng cam go. Người Mỹ bước vào phòng họp với phong cách nhanh – gọn – lẹ tạo áp lực cho đối phương để tu kết quả nhanh chóng. Trong khi đó, người Nhật chậm rãi tìm hiểu đối phương, cẩn trọng với những đề xuất do phía Mỹ đưa ra. Cả hai đoàn đàm phán Mỹ - Nhật ra về trong hoan hỉ với thành quả đạt được nhưng họ cũng đã hao tốn nhiều thời gian và công sức. Ví dụ trên chỉ là một trong nhiều tình huống xảy ra trong các cuộc đàm phán thương lượng. Ngoài những vấn đề lợi ích của từng bên tham gia đàm phán, văn hóa cũng là một yếu tố tiềm ẩn và có ảnh hưởng đến sự thành công của quá trình này nếu như hai bên “lơ là” về những khác biệt văn hóa. Quá trình đàm phán luôn là một hoạt động phức tạp đòi hỏi người thương thuyết phải hội tụ đủ những kỹ năng tư duy đặc thù với những kỹ xảo và nghệ thuật ngoại giao riêng. Thành công hay thất bại của quá trình thương lượng đàm phán bị ảnh hưởng bởi rất nhiều nhân tố. Mục tiêu đàm phán Mỗi người mang đến cuộc đàm phán những tiêu chí thành công riêng: kết quả công việc (tiêu chí của người Mỹ) hay là những mối quan hệ làm ăn lâu dài (theo kiểu người Nhật). Liệu hai bên đối tác có cùng mục tiêu “đôi bên cùng có lợi” hay nhất quyết thắng thua. Nghi thức ngoại giao Tưởng đơn giản nhưng có những ghi thức “bất thành văn” ảnh hưởng đến quá trình đàm phán như phong cách ăn mặc, thứ bậc người tham gia, quà tặng, nghi lễ chào hỏi… Với một số quốc gia theo đạo Hồi, việc người phụ nữ tham gia đàm phán cũng nên lưu ý tránh. Giao tiếp bằng lời và cử chỉ Việc diễn tả những gì mong muốn và cảm nhận cần sự khéo léo và linh hoạt giữa cử chỉ hình thể và giọng nói để tạo lòng tin và sự thuyết phục cho phía đối tác. Ngoài ra, những người tham gia đàm phán cần xác định thông tin của đối phương có thật sự như những gì được truyền đạt hay không. Luôn sử dụng những câu hỏi để xác định đúng thông tin, không nên làm ra vẻ hiểu để chẳng bao giờ có thể tìm được tiếng nói chung trong quá trình đàm phán. Yếu tố thời gian Tại một số nước, thời gian được xem là tiền bạc và cần được sắp xếp sử dụng một cách thông minh. Đúng giờ và có lịch làm việc rõ ràng là yếu tố quan trọng. Ở một số nước như Trung Quốc và Nhật Bản, muộn giờ được xem như là sự khiếm nhã và họ đầu tư nhiều thời gian vào quá trình đàm phán để thiết lập mối quan hệ vững chắc. Quyền quyết định Khi bước vào phòng đàm phán, việc đầu tiên và quan trọng nhất là xác định người đứng đầu của đối phương và người có quyền đưa ra quyết định cuối cùng. Ở một số nước tôn trọng thứ bậc, người đứng đầu phái đoàn sẽ là người có quyền quyết định cuối cùng. Nhưng tại các nước dân chủ, người đứng đầu phái đoàn đàm phán chưa chắc là người có quyền lực cao nhất. Hình thức thỏa thuận Ở hầu hết các nước, văn bản ký kết mới có ý nghĩa chính thức và là bảo chứng cho những thỏa thuận đạt được và dùng để giải quyết những tình huống không mong đợi có thể xảy ra. Hệ thống cấp bậc Sự bình đẳng và tinh thần dân chủ luôn được tôn trọng ở những nước có hệ thống cấp bậc như Anh, Đức, Áo… Khi đàm phán với các đối tác có hệ thống cấp bậc cao như các nước phương Đông (Nhật, Trung Quốc…) việc chú trọng đến tôn ti thứ bậc cần được quan tâm. Cá nhân Quan điểm cá nhân và thành kiến luôn có ảnh hưởng quan trọng đến kết quả của cuộc đàm phán. Các bên tham gia sẽ ra về “đôi bên cùng có lợi” hay “bên được – bên mất” đều phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Chẳng hạn ở Mỹ, hình thức giao tiếp thân mật có thể tạo ra những mối quan hệ bằng hữu giúp đẩy nhanh việc giải quyết những vướng mắc. Ngược lại, ở Trung Quốc, hình thức thân mật chỉ thích hợp khi mối quan hệ đã được hình thành và lòng tin cũng đã được xác lập. Khi sự thân mật được thể hiện sớm sẽ bị xem là sỗ sàng và gây mất lòng tin.
Thảo Linh Chia sẻ Facebook Tweet |