Sau một thời gian sử dụng, dung lượng mail trên tài khoản sẽ tăng lên làm đầy quota được cấp cho tài khoản. Chúng ta có thể có thể chọn các phương án: xóa bớt dữ liệu cũ, mua thêm dung lượng sử dụng từ nhà cung cấp dịch vụ mail. Show
Nếu chọn phương án xóa bớt dữ liệu, thì chúng ta cần phải lưu trữ lại mail cũ để cần tra cứu về sau. Ở bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách lưu trữ lại mail và xóa bớt dữ liệu cũ khi tài khoản mail đang kết nối bằng giao thức IMAP. Với tài khoản đang kết nối giao thức POP3 trong Outlook thì dữ liệu mail đã được lưu trên máy tính, tuy nhiên chúng ta cũng có thể dùng tính năng Archive của Outlook để lưu dữ liệu ra thành nhiều file nhỏ, tránh gom chung 1 file .pst có dung lượng lớn (hơn 50 GB) sẽ dễ gây lỗi Outlook và làm chậm tốc độ truy cập mail. 01 – Vào File => Cleanup Tools => Archive 02 – Chọn thư mục cần lưu trữThư mục cần lưu trữ có thể là INBOX hoặc SEND …. Sau đó chọn tiếp mốc thời gian cần lưu trữ và nơi chứa file lưu trữ. Trong trường hợp muốn lưu trữ toàn bộ thư mục INBOX, SEND … cùng lúc thì click vào ngay tên địa chỉ mail. Xin lưu ý về mốc thời gian lưu trữ, như hình minh họa bên trên được chọn ngày 15-6-2023, thì Outlook sẽ di chuyển các mail cũ từ ngày 14-6-2023 trở về trước lưu vào thư mục khác do chúng ta chỉ định. Sau đó theo dõi trên thanh trạng thái của Outlook, khi nào mất dòng chữ Archiving Inbox thì mail đã được dọn dẹp và lưu trữ xong. Lúc này bên cột trái của Outlook sẽ xuất hiện thêm 1 thư mục tên archives sẽ chứa các mail từ ngày 14-6-2023 trở về trước. Kiểm tra lại trong thư mục lưu trữ xem file .pst đã được tạo hoàn tất hay chưa ? 03 – Sử dụng tính năng AutoArchiveNếu chúng ta muốn cấu hình tự động lưu trữ mail sau 1 thời gian thì vào mục AutoArchive Settings để cấu hình Archive là một trong những tính năng vô cùng tiện ích trong Outlook để khắc phục khi bộ nhớ lưu trữ bị đầy. Theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu về những hướng dẫn chi tiết và mẹo sử dụng hữu ích. Nội dung bài viết Archive là gì? 04 điều cần lưu ýArchive được biết đến là một trong những tính năng lưu trữ email gửi đến hoặc gửi đi trên Outlook trong một khoảng thời gian nhất định. Tại đây email sẽ được chuyển đến vị trí khác trên ổ cứng của máy tính hoặc có thể hiểu là cách chuyển đổi tệp cũ dưới dạng .pst chính đến tệp archive.pst để người dùng có thể sử dụng bất kỳ lúc nào khi cần đến. Do dó, kích thước dung lượng trên Outlook sẽ được giảm đi đáng kể. Dưới đây là 04 điều cần lưu ý khi sử dụng phần mềm lưu trữ trong Outlook:
Tiếp đến hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách thiết lập cũng như hướng dẫn sử dụng phần tính năng này trong email Outlook. Thiết lập cài đặt và tùy chọn Archive trong OutlookDưới đây là 03 cài đặt Archive để người dùng có thể thiết lập theo yêu cầu sử dụng:
Tiếp đến là 06 tùy chọn khi cài đặt tính năng trong Outlook
Hướng dẫn sử dụng tính năng Archive mail trong OutlookDưới đây là 04 hướng dẫn chi tiết để người dùng có thể tự thực hiện và dễ dàng sử dụng tính năng này trên ứng dụng Outlook. Cách mở file Archive trong email Outlook 365Bước 1: Truy cập và đăng nhập ứng dụng Outlook trên máy tính >> click chọn File Bước 2: Tiếp đến click chọn Open & Export >> tiếp đến click chọn Open Outlook Data File Bước 3: Click chọn Archive >> sau đó chọn Open Bước 4: Mở tính năng lưu trữ email trong Outlook thành công Archive với từng folderBước 1: Chọn thư mục bạn muốn lưu trữ Bước 2: Tiếp đến click chuột phải chọn Properties Bước 3: Tại tab AutoArchive chọn Default Archive Settings của mục Archive item in this folder using the default settings. Bước 4: Lựa chọn cài đặt tùy chỉnh theo hình ảnh dưới đây: Sau đó, click chọn OK. Bước 5: Cuối cùng click chọn Apply để hoàn tất Với 05 bước trên đây, người dùng có thể thực hiện lưu trữ trên ứng dụng email Outlook với từng folder một. Trong trường hợp muốn thực hiện toàn bộ email có trong hộp thư vui lòng theo dõi và thực hiện theo hướng dẫn dưới đây. Archive toàn bộ email trong OutlookBước 1: Mở ứng dụng Outlook 365 trên thiết bị sử dụng >> click chọn File Bước 2: Tiếp đến click chọn Infor >> sau đó tại mục Cleanup Tools click chọn Archive Bước 3: Sau đó click chọn Archive this folder and all subfolders và mở thêm thư mục mà người dùng muốn lưu trữ >> tiếp đến nhập mốc thời gian >> click chọn Include items with “Do not AutoArchive” checked Bước 4: Cuối cùng click chọn OK để lưu toàn bộ quá trình thực hiện Chỉ với 04 bước trên, người dùng đã có thể lưu trữ toàn bộ email Outlook 365 trong hộp thư mà không mất quá nhiều thời gian thực hiện. |
