Thật là phí nếu như bạn không biết đến tính năng trộn thư – mail merge của Word. Đây là một tính năng vô cùng thú vị và hữu ích đối với người sử dụng. Thay vì ngồi gõ thủ công từng phiếu điểm, phiếu mời gây mất thời gian thì trộn thư sẽ giúp bạn làm điểu đó chỉ bằng một vài thao tác đơn giản. Nếu bạn chưa biết:
Bạn hãy đọc bài viết này để biết cách thao tác nhé! I. Trộn thư trong Word (mail merge) là gì?Trộn thư hay còn được gọi là mail merge là một chức năng nâng cao của Microsoft Word. Với mail merge bạn có thể chèn các danh sách, tệp tin vào các thư mời, phiếu điểm soạn sẵn. Thay vì phải ngồi gõ thủ công, điền tên từng người một thì trộn thư sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian khi có thể áp dụng cho nhiều người rất thuận tiện.  Tuy trộn thư là một tính năng vô cùng tiện lợi nhưng nhiều người sử dụng vẫn chưa biết thực hiện như thế nào. Bạn cùng theo dõi các bước sau đây nhé! Đầu tiên bạn cần phải chuẩn bị sẵn một văn bản đã soạn sẵn nhưng bỏ trống các thông tin như tên, thời gian,...để chèn thông tin. Các bước chi tiết để thực hiện như sau: Bước 1: Trên thanh công cụ chọn mục Mailings. Sau đó nhấn chọn Start Mail Merge. Chọn Step by Step Mail Merge Wizard. Chọn mục Mailings>Start Mail Merge>Step by Step Mail Merge Wizard Bước 2: Khi cửa sổ Mail Merge xuất hiện, ở mục Select document type, bạn nhấn chọn vào ô Letter. Nhấn Next: Starting document ở phía góc dưới cùng của mục Step 1 of 6. Chọn vào ô Letter Bước 3: Tiếp tục chọn Use the current document trong mục Select starting document, dưới mục Step 2 of 6 chọn Next: Select recipients. Chọn Use the current document Bước 4: Nhấn chọn Type a new list trong mục Select recipients, chọn Chọn Next: Write your letter trong Step 3 of 6. Chọn Type a new list trong mục Select recipients Bước 5: Khi cửa sổ New Address List xuất hiện, bạn nhấn chọn Customize Columns. Nhấn chọn Customize Columns Bước 6: Tại hộp thoại Customize Address List, bạn có thể tùy chỉnh thông tin dữ liệu, chi tiết như sau: Add: Thêm dữ liệu Delete: Xoá các dữ liệu có sẵn. Rename: Đổi tên dữ liệu có sẵn Sau khi thực hiện xong, bạn nhấn OK để chuyển sang bước tiếp theo. Hộp thoại Customize Address List Bước 7: Bạn điền các thông tin mà văn bản còn thiếu như tên, địa điểm,... tùy vào mục đích của bạn trong các văn bản soạn sẵn. Một số lệnh cơ bản như: New Entry: Thêm dòng mới. Delete Entry: Xoá dòng. Find: Tìm kiếm. Thực hiện xong, bạn nhấn chọn OK. Điền các thông tin cần thiết Bước 8: Khi cửa sổ Save Address List xuất hiện, bạn đặt tên cho tệp tin này rồi nhấn Save để lưu. Nhấn Save để lưu Bước 9: Sau khi bấm lưu, khung Mail Merge Recipients sẽ xuất hiện, bạn có thể tùy ý sửa đổi theo các chức năng như: Sort: Sắp xếp lại dữ liệu Filter: Lọc lại những danh sách thông tin cần thiết Find duplicates: Tìm và xoá các dữ liệu giống nhau. Validate address: Xác nhận địa chỉ. Nhấn OK để hoàn tất. Khung Mail Merge Recipients Bước 10: Bạn mở lại cửa sổ Mail Merge Nhấn chọn Use an existing list trong Select recipients, tiếp theo chọn Next: Write your letter ở mục Step 3 of 6. Nhấn chọn More items. Nhấn chọn Use an existing list Nhấn chọn More items Bước 11: Bạn nhấn chọn mục Database Fields tại hộp thoại Insert Merge Field Sau đó nhấn chọn vào mục thông tin đã điền trước đó. Nhấn chọn Insert > Next Nhấn chọn Insert > Next Bước 12: Bạn thực hiện chèn thông tin rồi nhấn chọn Next: Complete the merge. Nhấn chọn Next: Complete the merge Bước 13: Nhấn chọn mục Mailings trên thanh công cụ Nhấn chọn Finish & Merge > Chọn Edit Individual Documents. Khi xuất hiện cửa sổ Merge to New Document, bạn chọn All rồi OK để hoàn tất. Chọn All rồi OK trong cửa sổ Merge to New Document để hoàn tất Trên đây là các bước hướng dẫn trộn thư trong Word 2010 tiện lợi cho bạn tham khảo. Bạn có thể thực hiện tương tự trên Word 2013 và Word 2016. Hi vọng bài viết sẽ bổ ích với bạn. Chúc các bạn thực hiện thành công! |
