Quản trị hành chính văn phòng là gì? Những công việc của nhân viên quản trị hành chính văn phòng phải làm là gì?... Để giúp các bạn hiểu rõ về công việc này, bài viết dưới đây Lê Ánh HR chia sẻ chi tiết về khái niệm, chức năng, công việc phải làm và những tiêu chuẩn của một nhân viên hành chính văn phòng. 1. Quản trị Hành chính văn phòng là gì? Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh. Nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả. Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin. 2. Chức năng của quản trị hành chính văn phòng - Hoạch định công việc hành chính
- Tổ chức công việc hành chính văn phòng
- Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng
- Kiểm soát công việc hành chính
- Dịch vụ hành chính văn phòng
3. Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính Nhà quản trị hành chính cần có đủ các tiêu chuẩn sau: - Có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng
- Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng
- Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng trong toàn công ty
- Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mở
- Có tính gần gũi, biết hoà mình, hoà đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên
- Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn
- Phong cách lịch sự
- Kiểm soát cảm xúc
- Sáng tạo
- Tự tin
- Có óc phán đoán
- Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới
4. Các chức năng vụ của cấp quản trị hành chính Có thể chia quản trị hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc như sau: a. Cấp nhân viên: - Nhân viên lễ tân (Receptionist): đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp,…
- Nhân viên hỗ trợ hành chính: đảm nhận các công việc hành chính như lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,…
Yêu cầu: có nghiệp vụ hành chính văn phòng tối thiểu, phù hợp với các bạn sinh viên tốt nghiệp ngành ngôn ngữ, quản trị nhân sự,… mới ra trường hoặc mới bước chân vào nghề. Xem chi tiết: Lễ tân văn phòng là gì? b. Cấp thư ký: - Trợ lý riêng (Personal Assistant): hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc,…
- Thư ký tổng quát (Genaral Secretary): thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,…
Yêu cầu: có nghiệp vụ chuyên môn cao, có đầu óc sáng tạo, biết phân tích, phán đoán tình huống, có kinh nghiệm trong ngành khoảng từ 1 năm trở lên. Xem chi tiết: Thư ký là gì? Những công việc của nhân viên thư ký phải làm trong thực tế c. Cấp quản trị - Nhân viên hành chính văn phòng (Administrative Officer)
Yêu cầu: có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,… Có kinh nghiệm ít nhất 2 năm trong ngành. - Trưởng phòng/giám đốc hành chính (Administrative Manager/ Office Manager)
Yêu cầu: có đầy đủ kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm từ 4 năm trở lên. Nhân viên hành chính văn phòng 1. Công việc của nhân viên hành chính văn phòng: Nhân viên hành chính thông thường sẽ đảm nhận các nhóm công việc sau đây: - Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc. (Mời các bạn tham khảo Bài 1.1.Lễ tân văn phòng là gì.docx)
- Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…
- Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.
- Chấm công, thực thi chính sách: phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên.
- Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.
- Duy trì môi trường làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty.
- Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty
2. Tiêu chuẩn của nhân viên hành chính văn phòng Về tố chất: Khi lựa chọn công việc hành chính văn phòng, hãy chắc chắn rằng bạn là một người nhanh nhẹn, tháo vát và nhiệt tình. - Bạn làm việc tỉ mỉ, chính xác,
- có quy củ, có tư duy khoa học và đầu óc sắp xếp.
- có sức khỏe để làm tốt vì công việc của nhân viên hành chính tuy khá nhẹ nhàng nhưng lại phải liên tục vận động
Về kỹ năng: Các kỹ năng cần thiết như - Kỹ năng quản lý thời gian,
- Kỹ năng hợp tác, làm việc nhóm, khả năng bao quát, tổng hợp,
- Kỹ năng giao tiếp, xử lý các tình huống khéo léo,
- Kỹ năng ngoại ngữ và kiến thức tin học văn
Về kinh nghiệm: Nhân viên hành cần có nhiều kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực khác nhau để giúp bạn giải quyết nhanh gọn lẹ khối công việc đa dạng mỗi ngày. Khi tuyển chọn nhân viên hành chính văn phòng, nhà tuyển dụng cũng đề cao sự đa năng của ứng viên. Những ứng viên có thể đảm nhận nhiều kiểu công việc như thư ký, nhân sự quan hệ đối ngoại, tiếp thị, kinh doanh,… luôn được đánh giá cao. Vì tính chất công việc, công việc hành chính văn phòng thường thu hút nữ giới nhiều hơn nam giới. Nam giới làm nghề này thường tham vọng thăng tiến lên những cấp bậc cao hơn. Tương tự như vậy, nữ giới cũng thường không chỉ thực hiện công việc giấy tờ đơn thuần, với óc tổ chức tốt và kinh nghiệm phong phú trong nhiều lĩnh vực, không ít nhân viên đã phấn đấu lên các vị trí cao như quản lý. Tóm lại, dù không phải là một ngành quá “hot”, nhưng hành chính văn phòng vẫn là một công việc đáng thử với những ai mong muốn tìm một công việc ổn định, lâu dài, và có đủ “đất” để “dụng võ” năng lực của mình. Ngoài ra để hiểu về quản trị hành chính văn phòng một cách rõ nét nhất các bạn hãy tham khảo: Khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp Lê Ánh HR chúc các bạn thành công! Tóm tắt nội dung tài liệu - CHƯƠNG 2
HOẠCH ĐỊNH & TỔ CHỨC CÔNG CÔNG
VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
VI I.HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH II.TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH III.TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC
- I. HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC I. HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
• I.1 Khái niệm
• Hoạch định : là quá trình xác định mục tiêu,
chọn lựa giải pháp, công cụ, hình thành kế hoạch
và chương trình hành động để thực hiện có hiệu
quả những mục tiêu đã đề ra.
• Hoạch định là chức năng đầu tiên của quá trình
quản trị, ảnh hưởng đến các chức năng khác.
- Hoạch định có 3 đặc trưng cơ bản
•
• Hoạch định gắn liền với dự báo, do đó phải chấp nhận một độ sai lệch nhất định.
• Hoạch định luôn hướng tới tương lai trên cơ sở đánh giá quá khứ và hiện tại.
• Tùy theo độ dài của mục tiêu mà chúng ta có hoạch định dài hạn hay hoạch định ngắn hạn.
- • Hoạch định công việc hành chính : là quá
trình xác định mục tiêu nhiệm vụ và xây dựng kế
hoạch hành chính nhằm bảo đảm cho hệ thống
hành chính doanh nghiệp thực hiện đúng chức
năng và nhiệm vụ của mình.
• Kế hoạch hành chính : là kết quả của quá trình
hoạch định hành chính, nó là cơ sở để phối hợp
hoạt động của bộ máy quản lý của DN
- Những đặc điểm của kế hoạch hành chính :
•
• Thường rơi vào tầm ngắn hạn (tuần, tháng, qúi)
• Chi tiết và cụ thể (con người, đia điểm, thời gian, công việc ..)
• Xuất phát từ nhà quản trị cấp giữa. Những đặc điểm này xuất phát từ lý do gì?
• ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp ra sao ?
- Hoạch định hành chính có những tác dụng
•
• Giảm tối đa sự trùng lắp công việc giữa các đơn vị, các bộ phận và cá nhân nhà quản trị
• Chủ động đối phó với những tình huống thay đổi của hoạt động, tăng độ linh hoạt của bộ máy
• Là cơ sở cho sự phối hợp và liên kết giữa các bộ phận, đơn vị chức năng
• Tiết kiệm chi phí và thời gian
- • I.2 Qui trình Hoạch định hành chính
• Bước 1 : Tập hợp nhu cầu và mục tiêu
• Là quá trình nhận nhu cầu hỗ trợ từ các đơn vị
chức năng trong doanh nghiệp và xác định những
mục tiêu nghiệp vụ hành chính phải làm. Nhu cầu
từ các bộ phận mang tính thụ động, cần phải có
những biện pháp giảm bớt sự thụ động
- nhu cầu từ các Mục tiêu bộ phận nghiệp vụ HC Phản hồi Xây dựng mục tiêu – nhiệm vụ Năng lực đáp Cân đối khả năng Áp lực môi ứng đáp ứng trường Phản hồi Xây dựng kế hoạch chính thức Phổ biến thực hiện kế hoạch
- Xác định thời điểm của chuyển giao nhu cầu
• (giới hạn thời gian ...) Xác định thẩm quyền chuyển giao nhu cầu
• (ai có quyển gì ? ...) Xác định và thống nhất hình thức biểu mẫu
• sử dụng Xác định hệ thống thông tin ghi nhận và
• phản hồi thông tin
- • Bước 2 : XÂy dựng bảng mục tiêu
• Xác định thứ tự ưu tiên của những mục tiêu
và nhiệm vụ, lập danh sách những công việc cần
giải quyết cho kế hoạch tới.
• tiêu chuẩn đánh giá
• Tầm quan trọng của mục tiêu
• Thẩm quyền nhu cầu
• Thời điểm chuyển giao nhu cầu
- • Bước 3 : cân đối khả năng và nhiệm vụ
• Đánh giá khả năng đáp ứng, lên phương án giải quyết.
• Cân nhắc với áp lực từ môi trường để chọn giải pháp tối ưu
• Phản hồi thông tin với các bộ phận để thống nhất biện pháp hành động, hay thỏa thuận cách giải quyết.
- Bước 4 : Xây dựng kế hoạch chính thức
• Văn bản hoá những kế hoạch
• Bảo đảm tính chính thức của kế hoạch
• Bảo đảm tính phù hợp, đáp ứng theo nhu cầu
• của doanh nghiệp
• Kế hoạch hành chính phải ngắn gọn, chính xác, rõ ràng
- • Bước 5 : Chuyển giao & thực thi kế hoạch
• Chuyển giao phải đúng thời điểm và đúng đối tượng có trách nhiệm của các đơn vị, thông tin cho các đối tượng liên quan
• Tiến hành sự phối hợp giữa các đơn vị có liên quan
• Luôn giữ thông tin phản hồi để ghi nhận và điều chỉnh kế hoạch kịp thời
- • I.3 Công cụ sử dụng trong hoạch định HC • Đối với kế hoạch tuần thường sử dụng “Lịch công tác tuần” hay “Sơ đồ Gantt” cải tiến. • Đối với kế hoạch tháng hay quí thường sử dụng bảng “Kế hoạch mô tả”
- II. TỔ CHỨC CÔNG VIỆC II. HÀNH CHÍNH
• II.1 Các phương thức tổ chức công việc HC
• a/ Tổ chức công việc hành chính tập trung theo địa bàn : toàn bộ công việc hành chính sẽ được tập trung tại một địa điểm nhất định và do một bộ phận chuyên môn đảm nhận (phòng hành chính)
• Được sử dụng cho các doanh nghiệp lớn, đòi hỏi tính chuyên môn hoá cao
- • Ưu điểm
• Kiểm soát chặt chẽ công việc, nguyên tắc và qui trình hành chính
• Xử lý & cung cấp thông tin nhanh
• Sử dụng hiệu quả trang thiết bị và chi phí
• Khuyết điểm
• Quá tải công việc
• Tạo tính quyền lực gia tăng của bộ phận hành chính doanh nghiệp
- • b/ Tổ chức công việc hành chính phân tán theo chức năng hoạt động : công việc hành chính sẽ phân tán cho các chức năng tự thực hiện theo mức độ phát sinh công việc hành chính .
• Sử dụng cho những doanh nghiệp hoạt động phân tán hay bất lợi về địa bàn hoạt động. Những doanh nghiệp tổ chức “phi cơ cấu”
- • Ưu điểm Tạo tính linh hoạt và thích ứng
• Giảm bớt áp lực công việc
•
• Khuyết điểm Khó kiểm soát công việc, dễ vi phạm nguyên
• tắc và thủ tục hành chính
• Lãng phí trong đầu tư và sử dụng trang thiết bị
- • c/ Tổ chức công việc hành chính kết hợp : Là sự kết hợp giữa tổ chức HC tập trung và phân tán theo nguyên tắc những vấn đề mang tính nguyên tắc thủ tục sẽ được tập trung, và phân quyền cho các bộ phận tự giải quyết những công việc phát sinh theo quyền hạn.
• Xuất hiện 2 vấn đề : phân quyền và trách nhiệm giữa tập trung và phân tán
- • II.2 Nguyên tắc tổ chức công việc hành chính
• Nguyên tắc tuân thủ chức năng và mục tiêu hoạt động
• Nguyên tắc cân bằng quyền hạn và trách nhiệm
• Nguyên tắc ủy quyền trong hoạt động
• Nguyên tắc thông tin phản hồi
Page 2 YOMEDIA Nội dung bài giảng gồm có: Hoạch định công việc hành chính, tổ chức công việc hành chính, tổ chức không gian làm việc. Tham khảo nội dung bài giảng để nắm bắt nội dung chi tiết. 01-07-2011 2352 449 Download Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2009-2019 TaiLieu.VN. All rights reserved.
|
