Mô tả công việc là tài liệu thiết yếu trong công tác tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp. Căn cứ vào văn bản này, doanh nghiệp sẽ tìm kiếm ứng viên đúng mục đích cũng như đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên. Cùng Future Talent tìm hiểu về vai trò của hệ thống tài liệu trên có ý nghĩa như thế nào trong quản lý doanh nghiệp hiệu quả qua bài viết dưới đây. Show
Mô tả công việc là gì ?Mô tả công việc là văn bản sử dụng cho việc tuyển dụng và theo dõi chất lượng hoàn thành nhiệm vụ của nhân sự trong doanh nghiệp. Một bản mô tả công việc cơ bản sẽ có chức danh, nội dung những việc phải hoàn thành, yêu cầu về trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm của ứng viên. Một văn bản đầy đủ sẽ có thêm mục quyền lợi chung khi gia nhập vào công ty cùng chế độ đãi ngộ đặc biệt (nếu có). Kết quả công việc mà nhân sự đem lại là yếu tố ảnh hưởng đến sự phát triển doanh nghiệp. Để tìm kiếm được ứng viên đáp ứng được nhu cầu tuyển dụng cũng như có căn cứ để đánh giá chất lượng nhân sự, bản mô tả công việc chuẩn sẽ xây dựng dựa trên cấu trúc sau:
Vai trò của mô tả công việc trong doanh nghiệpXây dựng bản mô tả công việc chi tiết, rõ ràng có tính quyết định đến chất lượng quá trình tuyển dụng và phân bổ công việc trong doanh nghiệp. Tầm quan trọng của văn bản này có thể kể đến nhiều nội dung, cụ thể như:
Thực trạng việc xây dựng mô tả công việc trong quản trị doanh nghiệp hiện nayHiện nay còn tồn tại tình trạng nhiều doanh nghiệp chưa chú trọng xây dựng bản mô tả trong quản trị doanh nghiệp đặc biệt là những doanh nghiệp khởi nghiệp hay những doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Mặt khác, một số nhà tuyển dụng chỉ xây dựng nội dung công việc cho những vị trí còn trống cần tuyển mà không đối chiếu với những chức danh còn lại. Vẫn còn tồn tại những trường hợp có bản mô tả công việc quá sơ sài khiến công tác tuyển dụng và quản lý doanh nghiệp gặp khó khăn. Có thể kể đến vấn đề nhà tuyển dụng thường xuyên đối mặt là có nhiều ứng viên ứng tuyển nhưng qua quá trình phỏng vấn thì không đủ điều kiện hoặc chưa đủ khả năng hoàn tất nhiệm vụ đưa ra trong quá trình làm việc. Xây dựng mô tả với nhiều thông tin dư thừa và rắc rối cũng là thực trạng phổ biến hiện nay. Doanh nghiệp cố gắng trình bày thật chi tiết mọi thông tin song bản mô tả biến thành một văn bản hướng dẫn phức tạp khiến nhân sự khó xác định được danh mục công việc thiết yếu mình cần hoàn thành. Đồng thời, công tác đánh giá chất lượng nhân sự cũng gặp nhiều bất cập. Phản ánh thực tế cho thấy nhà tuyển dụng chưa chú trọng đến việc trình bày nội dung công việc thể hiện qua những bản mô tả có thuật ngữ khó hiểu, chức danh không rõ ràng. Thậm chí có một số trường hợp sử dụng những kí hiệu rắc rối hay những từ viết tắt gây hoang mang cho ứng viên. Dẫn đến công ty gặp những khó khăn về kế hoạch tuyển dụng trong quản lý doanh nghiệp. Xu hướng quản trị nhân sự hiện đạiViệc áp dụng công nghệ vào hệ thống quản lý doanh nghiệp đề cao văn hóa công ty hay tạo môi trường để nhân viên làm việc sáng tạo là những xu hướng quản trị nhân sự hiện đại phổ biến. Tuy nhiên, yếu tố tiên quyết để xây dựng hệ thống nguồn nhân lực không thể thiếu là bản mô tả công việc trong công tác tuyển dụng và điều hành nhân sự thời nay. Nếu như căn cứ vào nội dung chi tiết công việc bài bản, chuyên nghiệp từ những bước đầu, công ty sẽ có nhiều cơ hội xây dựng được hệ thống nguồn nhân lực chất lượng. Bên cạnh đó việc quản lý kết quả công việc thuận tiện hơn khi đã có đầy đủ cơ sở đối chiếu. Nhờ vậy, hiệu quả quản trị nhân sự được nâng cao và bền vững. Nếu thiếu đi bản mô tả công việc, doanh nghiệp sẽ phải dành nhiều thời gian hơn trong công tác tuyển dụng và không có cơ sở để đánh giá chất lượng nhân sự. Vì vậy, công ty có quy mô lớn hay nhỏ đều cần coi trọng việc xây dựng hệ thống văn bản này thật chất lượng, chuyên nghiệp trong xu hướng quản trị doanh nghiệp hiện đại.
Bản mô tả công việc là một tài liệu quan trọng được sử dụng trong mọi hoạt động quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp, đặc biệt là công tác tuyển dụng. Xây dựng bản mô tả công việc đạt chuẩn không chỉ giúp thu hút lượng ứng viên tiềm năng mà còn góp phần định hướng nhân sự, giúp họ hiểu được những kỳ vọng của tổ chức. Trong bài viết sau đây 1Office sẽ cung cấp đến bạn đọc quy trình xây dựng bản mô tả công việc chuẩn form và mẫu bản mô tả công việc cho các vị trí, chức vụ đầy đủ, chi tiết nhất. 1. Bản mô tả công việc là gì? Vai trò của bản mô tả công việcBản mô tả công việc (Job Description) là tài liệu cung cấp những thông tin tóm tắt về bản chất chức năng, nhiệm vụ và các yêu cầu của một vị trí công việc. Mục đích xây dựng bản mô tả công việc là đưa ra những chỉ dẫn cụ thể cho người lao động và các cấp quản lý trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Ý nghĩa của bản mô tả công việc
2. Những nội dung cần có trong bản mô tả công việcMỗi doanh nghiệp sẽ có cách xây dựng bản mô tả công việc khác nhau, tuy nhiên mọi bản mô tả công việc cần phải đáp ứng được các nội dung cơ bản sau:
Ví dụ: Mục đích công việc của Nhân viên nhân sự là: Giúp Trưởng phòng HCNS trong công tác tổ chức, quản lý bộ máy, quản lý lao động, quan hệ lao động; tuyển dụng; đào tạo; tiền lương và chế độ chính sách đảm bảo công ty có đủ nhân lực thực hiện mục tiêu chiến lược kinh doanh.
Ví dụ: Nhiệm vụ chính của Nhân viên nhân sự là: (1) Quản lý lao động, quản lý hồ sơ nhân sự, (2) Tuyển dụng và đào tạo nhân sự, (3) Thực hiện công tác tiền lương và các chế độ chính sách,…
3. Các bước xây dựng bản mô tả công việc chuẩn và chi tiếtBước 1: Thu thập thông tin về công việcThu thập những thông tin cần thiết về vị trí công việc là công tác đầu tiên khi xây dựng bản mô tả công việc đạt chuẩn. Việc này sẽ cung cấp cho người viết những dữ liệu chính xác về yêu cầu cũng như các tiêu chuẩn cần thiết trong việc thực hiện công việc. Các thông tin cần được thu thập từ cả nguồn nội bộ và bên ngoài để đảm bảo xây dựng bản mô tả công việc phù hợp với công ty và có tính cạnh tranh trên thị trường nguồn nhân lực. Sau đây là một số phương pháp thu thập thông tin phổ biến mà doanh nghiệp có thể áp dụng:
Bước 2: Xác định bối cảnh thực hiện công việcBước tiếp theo trong quy trình xây dựng bản mô tả công việc là xác định bối cảnh thực hiện công việc, bao gồm các yếu tố sau:
Bước 3: Xác định nội dung công việcNội dung công việc bao gồm các hoạt động chức năng mà nhân viên phải thực hiện để đạt được mục tiêu công việc. Nội dung công việc bao gồm 3 cấp độ từ khái quát đến chi tiết:
Bước 4: Xác định các yêu cầu đối với công việcXác định những yêu cầu đối với người thực hiện là một trong những bước quan trọng nhất trong công tác xây dựng bản mô tả vị trí công việc. Các yêu cầu đối với nhân viên bao gồm những khía cạnh sau:
Bước 5: Xác định quyền hạn đối với công việcKhâu cuối cùng để hoàn thiện quy trình xây dựng bản mô tả công việc là xác định quyền hạn của người thực hiện công việc. Đây là những quyền lợi chính đáng mà người lao động được hưởng như đã đề cập ở nội dung bên trên. Lưu ý các quyền hạn phải được liệt kê đầy đủ nhằm đảm bảo lợi ích cho người thực hiện công việc.
4. Mẫu bản mô tả công việc cho các vị trí, phòng ban công ty
Ngoài ra, chúng tôi cung cấp các mẫu bản mô tả công việc cho các vị trí đầy đủ, chi tiết nhất trong đường link sau:
5. Nguyên tắc xây dựng bản mô tả công việcĐể xây dựng được bản mô tả công việc đạt chuẩn, bạn cần chú ý đảm bảo những nguyên tắc sau: Chỉ tập trung vào công việcNgười viết bản mô tả vị trí công việc cần tập trung vào những yếu tố liên quan đến chức năng nhiệm vụ thay vì đưa ra “danh mục ước muốn” về các kỹ năng hoặc phẩm chất cá nhân của người lao động Sử dụng ngôn từ rõ ràng, dễ hiểu
Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiênHãy nhấn mạnh cho người lao động biết mức độ quan trọng của những nhiệm vụ cần ưu tiên thực hiện bằng cách xếp chúng lên đầu ở phần mô tả nhiệm vụ. Đưa ra những kỳ vọng hợp lýHãy xác định những yêu cầu phù hợp với khả năng và vị trí công việc. Việc thiết lập một “định mức” quá cao hoặc quá thấp sẽ dễ gây ảnh hưởng đến lượng ứng viên và tinh thần của đội ngũ nhân sự. 6. Giải pháp quản lý nhân sự tự động với 1Office HRMĐể quản lý nhân sự hiệu quả, gia tăng năng suất làm việc thì không chỉ cần đến bản mô tả công việc mà còn phải ứng dụng phần mềm để tối ưu quy trình quản lý. Với phân hệ HRM 1Office, các doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ bởi những tính năng ưu việt nhất kế thừa từ những thành tựu chuyển đổi số:
Bài viết trên đây của 1Office đã cung cấp cho độc giả những thông tin cần thiết về cách xây dựng bảng mô tả công việc và mẫu bản mô tả công việc chuẩn form cho các vị trí công việc. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý bán hàng 1Office, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới. Nhận tư vấn miễn phí Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại: |