Trong suốt thời gian hoạt động sẽ có trường hợp Công ty thay đổi thông tin (địa chỉ, đổi tên công ty, Logo công ty ….). và tất nhiên khi Công ty bạn có những sự thay đổi đó thì Hóa đơn mà bạn sử dụng cũng sẽ thay đổi. Vậy thủ tục để thay đổi những thông tin trên Hóa đơn là gì? Cùng theo dõi bàn viết sau đây. Matbao-invoice sẽ hướng dẫn bạn nhưng thủ tục cần thiết nhé! Show
Lập tờ khai thông báo điều chỉnh thông tin (TB04/AC)Trường hợp cần lập thông báo điều chỉnh thông tinThay đổi địa chỉ công ty nhưng không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý:Đầu tiên bạn cần phải hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trên Giấy phép kinh doanh với Sở kế hoạch và đầu từ. (Bạn cần lưu ý sau khi đã thay đổi trên Giấy Phép kinh doanh xong bạn hãy vào tra cứu thông tin của công ty mình trên trang tổng cục thuế qua đường link: http://tracuunnt.gdt.gov.vn/ để xem đã được cập nhật đúng thông tin chưa nhé) Và tất nhiên rồi, để có thể sử dụng tiếp hóa đơn điện tử một cách hợp pháp bạn cần phải thực hiện tiếp các thủ tục đối với hóa đơn điện tử như sau: Nếu bạn không thay đổi bất cứ thông tin gì trên mẫu hóa đơn ngoài thông tin địa chỉ công ty thì bạn chỉ cần tiến hành làm thông báo điều chỉnh thông tin (Mẫu TB04/AC trên phần mềm HTKK) Bước 1: Bạn sẽ đăng nhập phần mềm HTKK và sau đó chọn vào mục thông báo điều chỉnh thông tin như hình bên dưới:  Bước 2: Nhấn đồng ý
+ Ngày đã có thông báo phát hành hóa đơn: là ngày được cơ quan thuế duyệt thông báo ở link + Thông tin thay đổi: chọn địa chỉ trụ sở chính + Thông tin cũ: thông tin địa chỉ cũ +Thông tin mới: thông tin địa chỉ mới
Trường hợp cần lập thông báo hủy hóa đơnTrường hợp 1: Thay đổi thông tin địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế Nếu muốn tiếp tục sử dụng tiếp hóa đơn thì bạn cần thực hiện theo các bước sau:
Nếu không có nhu cầu sử dụng tiếp hóa đơn thì sẽ thực hiện như sau:
Trường hợp 2: Thay đổi những thông tin khác:
Để sử dụng tiếp hóa đơn với những thông tin mới:
Nguồn: Điều 9 khoản 2 thông tư 39 Lưu ý: Nếu thay đổi thêm các thông tin khác trên mẫu hóa đơn ngoài thông tin địa chỉ như logo, background hoặc thay đổi các tiêu thức khác thì bạn sẽ thực hiện thông báo hủy những số hóa đơn chưa sử dụng và tiến hành nộp Thông báo phát hành mới. Hướng dẫn lập tời khai Hủy số hóa đơn (TB03/AC):Ví dụ: Công ty A đã thông báo phát hành 1000 hóa đơn GTGT lần đầu, hiện tại đã xuất 200 hóa đơn. Vậy thông báo kết quả hủy sẽ thực hiện như sau: Chuyển đổi hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice – Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 & Thông tư 78 mới nhất và dưới đây là những thông tin hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 chi tiết (có video). MISA phối hợp cùng CQT truyền thông tới các doanh nghiệp về lộ trình và cách thức chuyển đổi hóa đơn điện tử, áp dụng hóa đơn điện tử theo 123/2021/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BT nhằm tháo gỡ những vướng mắc và khó khăn trong quá trình chuyển đổi HĐĐT của doanh nghiệp. Dưới đây là những thông tin chi tiết dành cho đối tượng là các doanh nghiệp/tổ chức kinh tế, các hộ/cá nhân kinh doanh đang tìm hiểu và chuẩn bị chuyển đổi, cũng như áp dụng hóa đơn điện tử theo các nghị quyết, quy định mới từ Bộ Tài Chính và Tổng Cục Thuế: ✅ Sử dụng hóa đơn giấy Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trên cả nước đang Chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, Nghị định 123 ✅ Sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư cũ Doanh Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trên cả nước đang Chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, Nghị định 123 1 Lộ trình triển khai sử dụng hóa đơn điện tửSáng ngày 21/4, Tổng Cục Thuế đã chính thức công bố Hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc. Lễ công bố xác định triển khai hóa đơn điện tử là một nhiệm vụ trọng tâm, quan trọng nhằm thúc đẩy trong chuyển đổi số doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ cần lưu ý 2 giai đoạn trong lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử dưới đây: Giai đoạn 2: ngày 24/2/2022, Bộ Tài Chính đã ban hành Quyết định 206/QĐ-BTC triển khai áp dụng hóa đơn điện tử Giai đoạn 2 đối với các doanh nghiệp/tổ chức kinh tế, hộ/cá nhân kinh doanh trên địa bàn 57 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương với thời gian thực hiện từ tháng 04/2022. Giai đoạn 1: Ngày 21/11/2021, Tổng cục thuế đã triển khai hệ thống HĐĐT tại 6 tỉnh thành (Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Phú Thọ và Bình Định).
Các doanh nghiệp/ tổ chức/ cá nhân cần nhanh chóng liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử của mình và yêu cầu hỗ trợ chuyển đổi hóa đơn sang định dạng chuẩn của Thông tư 78/2021/TT-BTC ngay, đồng thời lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gửi đến Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.
Các doanh nghiệp/ tổ chức/ cá nhân cần nhanh chóng tiến hành ký hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo chuẩn định dạng Thông tư 78/2021/TT-BTC và lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) > gửi đến Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế kể từ ngày kích hoạt hệ thống. (Các bước chi tiết sẽ được hướng dẫn ở nội dung mục lục 1.2 dưới đây)
Các Phòng, Chi cục Thuế chủ động phối hợp với các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hướng dẫn doanh nghiệp cách thức chuyển đổi từ hóa đơn theo Thông tư 32 lên Thông tư 78. Các bước cơ bản doanh nghiệp cần áp dụng để chuyển đổi hóa đơn điện tử Bước 1: Xác định doanh nghiệp mình thuộc đối tượng áp dụng HĐĐT CÓ MÃ hay KHÔNG CÓ MÃ của CQTĐể biết doanh nghiệp/tổ chức/hộ kinh doanh của mình thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của Cơ quan thuế, Anh/Chị có thể đọc chi tiết nội dung tại đây. Bước 2: Lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT gửi tới CQT để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tửDoanh nghiệp/cá nhân lập tờ khai Đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (đính kèm tại Phụ lục IA Nghị định 123) gửi tới Cơ quan Thuế (Có thể nộp trực tiếp tại Cổng TTĐT Tổng cục Thuế hoặc thông qua phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng). Tải ngay mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Cơ quan thuế sẽ phản hồi doanh nghiệp/cá nhân bằng thông báo điện tử Mẫu số 01/TB-ĐKĐT về việc Chấp nhận hoặc Từ chối việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của Anh/chị. (Thời gian CQT phản hồi: 01 ngày kể từ khi nhận được tờ khai đăng ký mẫu 01/ĐKĐT-HĐĐT của Anh/Chị) Bước 3: Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ/phần mềm HĐĐT uy tínSau khi được CQT thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp/cá nhân cần liên hệ ngay với đơn vị là các nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín được Tổng Cục Thuế lựa chọn để đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu Thông tư 78 mới và sử dụng. MISA meInvoice là một những đơn vị uy tín hàng đầu cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, đã vượt qua quá trình thẩm định, xét duyệt khắt khe nhất và được Tổng Cục Thuế ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu HĐĐT. Đồng thời, MISA đã đáp ứng đầy đủ các quy định về HĐĐT theo Nghị định 123, Thông tư 78 mới nhất trên phần mềm MISA meInvoice. Doanh nghiệp quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây: Bước 4: Thực hiện hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử mẫu cũDoanh nghiệp/cá nhân tiến hành thủ tục hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử thông tư cũ còn tồn theo mẫu TB03AC có trong HTKK để nộp cho CQT. \>> Xem hướng dẫn chi tiết tại bài viết: Cách hủy hóa đơn còn tồn theo quy định cũ khi chuyển sang HĐĐT Nghị định 123, Thông tư 78 Bước 5: Lập, xuất hóa đơn điện tử theo TT78 và gửi cho khách hàng2. Hướng dẫn chuyển đổi Hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123 trên phần mềm MISA meInvoice (bản web)Để thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 & Thông tư 78, Quý anh/chị doanh nghiệp thực hiện theo các bước như sau: Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm MISA meInvoiceQuý doanh nghiệp truy cập tại đường link: https://www.meInvoice.vn/. Bước tiếp theo, Nhấn Đăng nhập bằng tài khoản được MISA cấp sử dụng Hóa đơn điện tử.
Anh/chị hãy thực hiện thao tác Nhấn vào nút /Nhấn vào banner để chuyển đến giao diện Hóa đơn điện tử Nghị định 123, Thông tư 78. Lưu ý: Nếu không thấy Banner thông báo của MISA, Anh/Chị hãy thực hiện thao tác sau: Truy cập vào Hệ Thống \> Thiết lập ký số \> Hiển thị Banner Bước 2: Thiết lập thông tin đơn vịTại giao diện Hồ sơ hóa đơn điện tử, anh/chị lưu ý điền chính xác thông tin liên hệ bao gồm Thông tin hiển thị trên hóa đơn và đặc biệt là Thông tin hiển thị trên các hồ sơ gửi Cơ quan thuế để làm căn cứ nhận đc thông báo quan trọng về HĐĐT của đơn vị từ CQT. Nếu có sai sót hay thay đổi, anh chị có thể chỉnh sửa lại thông tin trong menu Hệ thống, phần Hồ sơ hóa đơn điện tử. Anh/chị nhấn “Tiếp tục” để sang bước tiếp theo. Tại giao diện Loại hóa đơn điện tử, anh/chị nhấn tích chọn Hình thức hóa đơn là Hóa đơn có mã của CQT hay Hóa đơn không có mã của CQT, sau đó nhấn Đăng ký sử dụng để lập hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Phần mềm sẽ trả về nội dung mẫu tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT, anh/chị chú ý ấn chọn đúng loại Hình thức hóa đơn (có mã hay không có mã). Để xác định doanh nghiệp của anh/chị thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử Có mã hay Không có mã của Cơ quan thuế, anh/chị có thể xem chi tiết hướng dẫn Tại đây. (Lưu ý: đơn vị cũng có thể xác định dựa vào thông báo của Chi cục thuế, gửi qua email) Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã/ không mã CQTTại giao diện Bắt đầu sử dụng trên phần mềm meInvoice, Anh/Chị bấm chức năng Đăng ký sử dụng Tiếp theo, anh chị lựa chọn Phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT, chọn Loại hóa đơn sử dụng tại đơn vị, chọn Chứng thư số sử dụng và ký điện tử lên tờ khai. Mẫu thông tin cần kê khai: CÓ MÃ CQT KHÔNG CÓ MÃ CQT 1️⃣ Hình thức hóa đơn Chọn Có mã của cơ quan thuế Chọn Không có mã của cơ quan thuế 2️⃣ Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử Để trống toàn bộ Chọn Thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (phần mềm tự động tích) 3️⃣ Phương thức chuyển hóa đơn điện tử Tích chọn chuyển đầy đủ nội dung từng HĐ (phần mềm tự động tích) Tích chọn 1 trong 2 hình thức
Sau đó nhấn Lưu và gửi tới CQT. Tờ khai sẽ được gửi trực tiếp tới CQT và được tiếp nhận, phản hồi trong vòng 1 ngày kể từ thời điểm gửi. Lưu ý: Trường hợp ký điện tử vào tờ khai báo lỗi “Ký điện tử không thành công” làm theo Tại đây Bước 4: Khởi tạo mẫu Hóa đơnCũng trên giao diện tại bước 4, anh/chị bấm nút Khởi tạo mẫu. Hoặc trên giao diện phần mềm meInvoice, anh/chị bấm chức năng Đăng ký phát hành \> Mẫu hóa đơn \> Nhấn Thêm.
Theo Nghị định 123, Cơ quan thuế không quản lý chi tiết mẫu hóa đơn, chứng từ, số lượng hóa đơn sử dụng theo từng đợt thông báo phát hành mà quản lý thông qua việc truyền nhận dữ liệu định dạng xml (Quyết định 1450/QĐ-TCT). Do đó, doanh nghiệp/đơn vị có thể thiết lập mẫu hóa đơn giản, theo nhu cầu sử dụng của mình mà không cần lập thông báo phát hành (không phải nộp Mẫu hóa đơn khi đăng ký sử dụng HĐĐT) với cơ quan Thuế. Doanh nghiệp có thể lựa chọn và khởi tạo mẫu hóa đơn có mã/không mã ngay trên phần mềm MISA meInvoice. Trên mẫu hóa đơn sẽ thể hiện phần ký hiệu và mã cơ quan Thuế theo đúng quy định đối với hóa đơn có mã/không mã theo Nghị định 123 & Thông tư 78. Lưu ý: Đơn vị cần sử dụng hóa đơn mẫu đơn giản, không quá đặc thù/khác biệt để triển khai và tra cứu hóa đơn điện điện tử dễ dàng hơn và không phải giải trình với CQT vì cấu trúc hóa đơn phức tạp (xem khuyến nghị Tại đây) Bước 5: Hủy hóa đơn cũ (nếu có)Sau khi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 được CQT chấp nhận, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký phát hành theo các quy định trước đây hoặc tiêu hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng. (Xem hướng dẫn chi tiết Tại đây) Bước 6: Xuất hóa đơn điện tử theo NĐ123, TT78Sau khi hoàn thiện các bước trên và được CQT chấp nhận, anh/chị có thể tiến hành xuất hóa đơn điện tử CÓ MÃ hoặc KHÔNG MÃ CQT theo Nghị định 123, Thông tư 78. Chi tiết xem hướng dẫn tại đây: Hướng dẫn lập và phát hành hóa đơn điện tử có mã CQT theo Nghị định 123, Thông tư 78 Xem thêm: [Mới] Quy định về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử 3. Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử miễn phí1. Trường hợp đơn vị thực hiện theo các bước hướng dẫn trên nhưng gặp vướng mắc hoặc chưa thành công vui lòng liên hệ với đội ngũ MISA để được hỗ trợ:
Câu hỏi 5: Những hóa đơn cũ đã mua dùng chưa hết, khi chuyển sang NĐ 123 thì còn được tiếp tục sử dụng nữa hay không? MISA xin giải đáp: MISA meInvoice chỉ tính số lượng hóa đơn đã sử dụng, cho nên nếu doanh nghiệp đã mua nhưng chưa dùng hết vẫn có thể sử dụng số hóa đơn còn lại theo Nghị định và Thông tư mới. Kết luậnCông tác chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123 & Thông tư 78 đang trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. MISA meInvoice hy vọng rằng những thông tin hữu ích mà chúng tôi cung cấp trên đây sẽ giúp tổ chức/doanh nghiệp/cá nhân thực hiện chuyển đổi HĐĐT nhanh hơn, dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice hiện đã đáp ứng đầy đủ các quy định về HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử MIỄN PHÍ |
