Chinh to khi in hóa đơn điện tử năm 2024

Lỗi mất/lệch khung, viền hóa đơn (với mẫu đã khởi tạo trên meInvoice, sau đó lấy về MISA SME để xuất hóa đơn)

1. Nội dung

Chương trình cho phép người dùng tùy chỉnh trước khi in hóa đơn để tránh gặp lỗi mất/lệch khung, viền hóa đơn (Áp dụng đối với mẫu hóa đơn đã khởi tạo trên meInvoice theo NĐ123) tương tự như khi thao tác in file PDF, cụ thể:

• Với hóa đơn có trạng thái Đã phát hành (Đáp ứng từ MISA SME 2022 – R15)
• Với hóa đơn có trạng thái Chưa phát hành (Đáp ứng từ MISA SME 2022 – R19) 2. Hướng dẫn

Lưu ý: Trước khi tùy chỉnh in hóa đơn, người dùng cần kết nối tài khoản meInvoice trong Hóa đơn điện tử\Kết nối phần mềm hóa đơn điện tử

• Vào phân hệ Hóa đơn điện tử\tab Hóa đơn điện tử, chọn dòng hóa đơn cần in, nhấn chuột phải và chọn Xem hóa đơn nâng cao (Có tùy chọn thiết lập máy in)

• Thực hiện chức năng in hóa đơn bằng 1 trong các cách sau: Nhấn vào biểu tượng in góc dưới hóa đơn; Hoặc nhấn chuột phải và chọn Print; Hoặc nhấn phím tắt Ctrl + P

• Trong cửa sổ Print, người dùng chọn các tùy chỉnh nâng cao theo nhu cầu, tương tự như khi in file PDF.

Lưu ý: Nhấn chọn Fit to printer margins để định dạng tỷ lệ trang hóa đơn phù hợp với lề máy in (tránh in lệch/tràn khung, viền; mất nội dung hóa đơn).

Tại màn hình kết quả, đặt con trỏ vào dòng hóa đơn cần điều chỉnh, nhấn biểu tượng Xử lý để chọn loại hóa đơn điều chỉnh. Bao gồm các loại sau:

• * Điều chỉnh tăng: dùng cho nghiệp vụ điều chỉnh tăng doanh số, tiền thuế theo qui định.
  • Điều chỉnh giảm: dùng cho nghiệp vụ điều chỉnh giảm doanh số, tiền thuế theo qui định.
  • Điều chỉnh thông tin: dùng cho nghiệp vụ điều chỉnh thông tin (ví dụ: điều chỉnh mã số thuế, thuế suất, tên hàng hoá/dịch vụ,…).
  • Điều chỉnh chiết khấu kỳ: dùng cho nghiệp vụ điều chỉnh chiết khấu thường mại định kỳ (tính theo số lượng hoặc doanh số tích lũy trong kỳ, không chỉ định cho hóa đơn cụ thể nào).
  • Điều chỉnh khác: dùng cho các nghiệp vụ điều chỉnh khác không chỉ định cho hóa đơn cụ thể nào (đối với TT32/2011/TT-BTC) hoặc có chỉ định cho hóa đơn cụ thể nhưng không có trên hệ thống (đối với NĐ123/2020/NĐ-CP, ví dụ: điều chỉnh cho hóa đơn giấy đã lập trước khi áp dụng HĐĐT, điều chỉnh cho hóa đơn điện tử được phát hành từ hệ thống khác,…).
• Sau khi chọn loại điều chỉnh, chương trình tự động hiển thị theo dữ liệu của hóa đơn gốc, người dùng cần chỉnh sửa lại theo thông tin điều chỉnh.

• Phần Thông tin chung:
• * Ngày hóa đơn: nhập vào ngày hóa đơn điều chỉnh theo qui định.
  • Trạng thái: chọn 1. Chờ xác thực.
• Thẻ Chi tiết:
• * Chỉnh sửa lại dữ liệu theo thông tin điều chỉnh.
  • Được phép bổ sung hoặc xóa các dòng thông tin không có yêu cầu điều chỉnh.
  • Lưu ý: theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với điều chỉnh giảm phải nhập giá trị âm và chỉ cho lưu phiếu khi tổng thanh toán ở cuối màn hình nhập liệu là giá trị âm.
• Thẻ Chứng từ gốc:

• * Kiểu thuế: đối với TT32/2011/TT-BTC, nghiệp vụ điều chỉnh tăng, điều chỉnh giảm, điều chỉnh chiết khấu kỳ thì hệ thống tự động xác định, riêng điều chỉnh thông tin, điều chỉnh khác thì người dùng tự xác định. Đối với NĐ123/2020/NĐ-CP, người dùng không cần khai báo thông tin này.
  • Số tham chiếu/Mẫu số/Ký hiệu: thông tin hóa đơn bị điều chỉnh (hệ thống tự động hiển thị, không được phép sửa). Riêng đối với nghiệp vụ “Điều chỉnh khác” (NĐ123/2020/NĐ-CP), người dùng tự khai báo.
  • Số biên bản/Ngày biên bản/Lý do: nhập vào theo thông tin trên biên bản điều chỉnh (nếu có).
  • Lưu ý: biên bản điều chỉnh hóa đơn người dùng có thể lập bên ngoài hoặc thực hiện trên chương trình (xem hướng dẫn chi tiết Tại đây).
• Thẻ Xác thực:

• * Xử lý: tùy chọn
  • 0 – Không xử lý: hệ thống sẽ không đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú (bên dưới trường này) vào tệp hoá đơn điện tử khi phát hành.
  • 1 – Thêm vào chi tiết hoá đơn: hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp hoá đơn điện tử và hiển thị ngay dưới dòng hàng bán sau cùng khi lên bản thể hiện hoá đơn điện tử, đồng thời bỏ dòng “Thông tin ghi chú” tự động do hệ thống sinh ra khi phát hành hoá đơn điều chỉnh (phần lề dưới của bản thể hiện hoá đơn điện tử).
  • 2 – Thay thế dòng điều chỉnh: hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp hoá đơn điện tử và hiển thị thay thế cho dòng “Thông tin ghi chú” tự động do hệ thống sinh ra khi phát hành hoá đơn điều chỉnh (phần lề dưới của bản thể hiện hoá đơn điện tử).
  • Ghi chú: nhập vào ghi chú cho hoá đơn điều chỉnh (nếu có). Lưu ý: thông tin ghi chú chỉ được đưa vào tệp hoá đơn điện tử khi khai báo tại trường Xử lý \= 1 hoặc 2.
• Thẻ Khác: thông tin tương tự như lập hóa đơn mới

• Lưu ý:
• * Được phép chỉnh sửa lại các thông tin tổng tiền hàng, tổng tiền thuế, tổng thanh toán ở cuối màn hình nhập liệu đối với nghiệp vụ điều chỉnh thông tin, điều chỉnh khác, điều chỉnh chiết khấu kỳ.
  • Được phép sửa, xóa chứng từ nếu chứng từ chưa phát hành (tức Trạng thái = 0. Lập hóa đơn hoặc 1. Chờ xác thực).
  • Hóa đơn yêu cầu phát hành phải có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.
  • Để xem trước bản thể hiện hóa đơn điện tử, nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ, chọn mẫu Hóa đơn bán hàng. Hệ thống sẽ yêu cầu chọn Ký hiệu hóa đơn trước khi xem.
  • Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với điều chỉnh giảm phải nhập giá trị âm và chỉ cho lưu phiếu khi tổng thanh toán ở cuối màn hình nhập liệu là giá trị âm.

2. Phát hành hóa đơn điều chỉnh

• Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Phát hành hoá đơn điện tử.
• Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:

• * Chọn Loại = 2 – Điều chỉnh để phát hành hoá đơn điều chỉnh.
  • Lưu ý: riêng hóa đơn điều chỉnh chiết khấu kỳ thì chọn Loại = 1 – Phát hành (do không chỉ định cụ thể điều chỉnh cho hóa đơn gốc nào).
  • Chọn khoảng thời gian lọc chứng từ cần phát hành.
  • Chọn Mã đơn vị cần phát hành.
  • Chọn Mã phân loại (Ký hiệu hoá đơn) cần phát hành. Trường hợp không chọn, hệ thống sẽ phát hành theo ký hiệu hoá đơn khai báo ngầm định tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn.
  • Nhấn Nhận.
• Màn hình kết quả lọc: chỉ lọc các chứng từ có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.

• * Xem nội dung hoá đơn trước khi phát hành: chọn chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ. Khuyến nghị người dùng sử dụng tính năng này nhằm hạn chế sai sót dữ liệu trên hóa đơn (nếu có).
  • Phát hành hoá đơn điều chỉnh: chọn chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành… trên thanh công cụ.
  • Yêu cầu ký số: nếu Doanh nghiệp sử dụng loại chữ ký số là USB Token thì phải gắn USB vào máy tính để ký số. Trường hợp, sử dụng loại chữ ký số là HSM (Hardware Security Module) thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành hoá đơn điện tử.

• Chuyển hóa đơn điện tử sau khi phát hành cho người mua:
• * Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
  • Tùy vào giá trị khai báo tại trường Hình thức hóa đơn (thuộc chức năng Khai báo ký hiệu hóa đơn) sẽ có các xử lý tương ứng sau:

1. Hình thức hóa đơn = 1 – Không có mã: hệ thống tự động chuyển hóa đơn điện tử cho người mua sau khi Cơ quan thuế phản hồi Đã chấp nhận (xem trạng thái Cơ quan thuế phản hồi tại báo cáo Danh sách hóa đơn).

2. Hình thức hóa đơn = 2 – Có mã của CQT: tương tự hình thức hóa đơn = 1 – Không có mã.

3. Hình thức hóa đơn = 3 – Bảng tổng hợp: hệ thống tự động chuyển hóa đơn điện tử cho người mua ngay sau khi phát hành.

• Bản thể hiện của hóa đơn điều chỉnh:

• Lưu ý:
• Dòng thông tin ghi chú (khung tô đỏ trên bản thể hiện) là thông tin được hệ thống tự động sinh ra. Trường hợp muốn tự nhập, thay thế cho thông tin trên thì xem hướng dẫn ở thẻ Xác thực (phần trên). Trong trường hợp này, người dùng tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin ghi chú.
• Hoá đơn bị điều chỉnh sẽ được cập nhật lại Tình trạng \= 3 – Bị điều chỉnh (ở thẻ Xác thực của chứng từ gốc).
• Hoá đơn sau khi bị điều chỉnh sẽ không được phép thực hiện nghiệp vụ huỷ/xóa bỏ hoặc thay thế hoá đơn khác. Trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì không được phép điều chỉnh cho hóa đơn điều chỉnh, điều chỉnh cho hóa đơn thay thế.