Bản sao hợp lệ là gì khác ảnh chụp năm 2024

Bài viết này sẽ giải thích về bản gốc, bản chính, bản sao của văn bản để bạn đọc có cách hiểu đúng đắn nhất dựa trên các quy định của pháp luật hiện hành.

1. Bản gốc, bản chính, bản sao là gì?

Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP giải thích, bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

Còn bản chính văn bản giấy là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức, được tạo ra từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

Đối với bản sao, Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP định nghĩa bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Điều 6 Nghị định 23 quy định khi tiếp nhận bản sao, cơ quan, tổ chức tiếp nhận có trách nhiệm:

- Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.

- Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.

Theo quy định trên thì bản sao được chia thành 03 loại:

- Bản sao không có chứng thực, ví dụ như bản photo từ bản chính, bản chụp bằng điện thoại, máy ảnh, bản đánh máy;

- Bản sao chứng thực;

- Bản sao được cấp từ sổ gốc.

2. Phân biệt bản gốc và bản chính

Bản gốc được hiểu là văn bản đã chế bản xong, nhân viên, văn thư trực tiếp ký nháy và lấy chữ ký của lãnh đạo, người thẩm quyền. Tuy nhiên lãnh đạo sẽ chỉ ký 01 bản. Bản có chữ ký này chính là bản gốc.

Bản gốc sau đó sẽ được photocopy thành nhiều bản (cho đủ theo yêu cầu) rồi đem đóng dấu. Các bản photo có đóng dấu là bản chính và đều có hiệu lực pháp lý như nhau.

3. Các hình thức bản sao

Bản sao văn bản trong công tác văn thư

Trong công tác văn thư, các hình thức bản sao văn bản được quy định tại Điều 25 Nghị định 30/2020 như sau:

- Sao y gồm:

• Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.
• Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.
• Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

- Sao lục gồm:

• Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
• Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

- Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

• Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.
• Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.

Bản sao giấy tờ hành chính, hợp đồng

Đối với giấy tờ hành chính, hợp đồng, Nghị định 23/2015 quy định các loại bản sao:

- Bản sao cấp từ sổ gốc: Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

- Bản sao chứng thực: Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Hiện nay có rất nhiều loại giấy tờ quy định về việc phải công chứng, chứng thực hay có bản sao mới được coi là hợp lệ. Khi tìm hiểu về những vấn đề xoay quanh khía cạnh pháp lý này, bạn đọc có thể bắt gặp cụm từ Bản chụp. Vậy bản chụp là gì? Để hiểu rõ thêm về nó, mời bạn đọc cùng nghiên cứu với ACC thông qua bài viết sau:

Bản chụp là gì? (cập nhật 2022)

1. Khái niệm Bản chụp

Hiện nay pháp luật chưa có quy định về khái niệm bản chụp là gì. Bàn về bản chụp, chúng ta có thể hiểu như sau: Bản chụp là những bản thu được từ việc chụp bản gốc những loại giấy tờ bằng các thiết bị có chức năng sao chụp như điện thoại, máy ảnh,… chúng có thể được in ra để thuận tiện cho một vài mục đích sử dụng.

Tại Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, quy định các vấn đề về bản sao có nhắc tới cụm từ bản chụp, cụ thể như sau:

“ Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.”

Do đo, có thể hiểu là bản sao có nội dung đầy đủ và có tính chính xác như bản gốc. Còn bản chụp còn được hiểu là những bản thu được từ việc chụp bản gốc những loại giấy tờ bằng các thiết bị có chức năng sao chụp như điện thoại, máy ảnh,… chúng có thể được in ra để thuận tiện cho những mục đích sử dụng khác nhau.

2. Sự khác nhau giữa bản chụp và bản sao

Chúng tôi sẽ phân biệt hai loại giấy tờ này dựa trên hai phương diện sau đây:

Về hình thức

• Bản chụp: Bản chụp có thể được in ra trên giấy hoặc lưu lại trong thiết bị chụp. Tức là, không có sự bắt buộc hay ràng buộc nào về mặt pháp lý đối với bản chụp.
• Bản sao: Còn bản sao thì phải được in ra trên giấy dựa trên bản chụp, đồng thời bản sao phải đảm bảo nội dung đầy đủ, có sự chính xác và được chứng thực tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Về giá trị pháp lý

• Bản chụp: Đối với bản chụp, loại giấy tờ này sẽ không có giá trị pháp lý khi trình lên cơ quan Nhà nước. Nhưng để tiện cho việc giao dịch, bản chụp này cũng có thể được sử dụng trong những trường hợp cần đến bản gốc.
• Bản sao:

+ Bản sao sẽ có tính pháp lý đối với cơ quan Nhà nước, được quy định trong các văn bản pháp luật, chẳng hạn tại Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, cụ thể như sau: “Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực.”

+ Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này sẽ có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong những giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

+ Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong những giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

+ Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của hiện hành có giá trị chứng cứ dùng để chứng minh về thời gian, địa điểm những bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của những bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

+ Chữ ký được chứng thực theo quy định hiện hành có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

3. Câu hỏi thường gặp

1. Bản chụp có giá trị pháp lý như bản sao hay không?

Câu trả lời là KHÔNG. Bản chụp hiện nay không được pháp luật quy định là có hiệu lực pháp lý đối với các công việc có liên quan đến cơ quan nhà nước.

2. Người nào được yêu cầu cấp bản sao?

Những người sau đây được pháp luật quy định được phép yêu cầu cấp bản sao:

• Những cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
• Những người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
• Những người như sau: cha, mẹ, con, vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

3. Thủ tục để được cấp bản sao như thế nào?

Thủ tục cấp bản sao hiện nay được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, cụ thể là tại Điều 17 Nghị định này có nội dung như sau:

• Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra. Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là người được quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 16 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.
• Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho những người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho những người yêu cầu.
• Trường hợp những người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ quy định tại Khoản 1 Điều này, 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.
• Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.

Việc tìm hiểu về Bản chụp sẽ giúp ích cho bạn đọc nắm thêm kiến thức về vấn đề này, đồng thời những vấn đề khác xoay quanh nó cũng đã được chúng tôi trình bày như trên.

Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu của ACC về Bản chụp là gì? (cập nhật 2022) gửi đến quý bạn đọc để tham khảo. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý bạn đọc còn thắc mắc cần giải đáp, quý bạn đọc vui lòng truy cập trang web: https: accgroup.vn để được trao đổi, hướng dẫn cụ thể.