VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG QUẬN 8 HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG THEO QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT Công chứng là một nghề mang tính đặc thù, dịch vụ công chứng là dịch vụ công đặc biệt, muốn trở thành một tổ chức hành nghề có uy tín, Văn phòng Công chứng cần phải: - Có đội ngũ Công chứng viên, chuyên viên tư vấn pháp lý vững về chuyên môn nghiệp vụ với tác phong làm việc chuyên nghiệp; - Có nhiều hợp đồng, giao dịch đa dạng với độ an toàn pháp lý cao; - Có cơ sở vật chất, trang thiết bị đáp ứng yêu cầu của khách hàng; - Tất cả hồ sơ tham gia công chứng phải đúng, chính xác và đầy đủ; - Thực hiện việc tính phí và thù lao công chứng phải công khai, minh bạch, hợp pháp, không gây phiền hà cho khách hàng hoặc lợi dụng nghề nghiệp để mưu cầu lợi ích cho cá nhân; - Thiết lập được hệ thống Quy tắc làm việc, ứng xử của các thành viên và bắt buộc tất cả mọi thành viên phải thực hiện Quy tắc đó một cách chủ động, tự giác và nghiêm túc. Công chứng viên là người được Nhà nước ủy quyền chứng nhận tính xác thực trong các hợp đồng, giao dịch; là người bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch và chịu trách nhiệm suốt đời về các văn bản mà mình công chứng; Thư ký nghiệp vụ (chuyên viên pháp lý) là những người có nghiệp vụ chuyên môn, được đào tạo nghiệp vụ hành nghề công chứng; là người giúp việc trực tiếp cho công chứng viên và chịu trách nhiệm về những văn bản mà mình tư vấn, soạn thảo; Đội ngũ Công chứng viên, thư ký nghiệp vụ, chuyên viên pháp lý phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp để thực hiện công chứng nhanh chóng, chính xác, bảo đảm an toàn pháp lý, đúng quy định của pháp luật: -Trình độ chuyên môn đáp ứng đầy đủ yêu cầu đối với những quan hệ giao dịch của cá nhân, tổ chức; - Có bản lĩnh nghề nghiệp, có tâm đối với nghề và có đức đối với xã hội; - Có thái độ lịch sự, cởi mở, văn minh, thân thiện và tạo điều kiện tốt nhất cho khách hàng khi tham gia công chứng; - Có năng lực tư vấn, giải thích rõ ràng, chính xác giúp các bên hiểu và nhận thức hết những hậu quả pháp lý có thể hoặc sẽ xảy ra khi thực hiện giao dịch. THỰC HIỆN ĐÚNG QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨNG A - ĐỐI VỚI THƯ KÝ NGHIỆP VỤ: 1. Kiểm tra và hướng dẫn thành phần hồ sơ để thực hiện công chứng theo yêu cầu của khách hàng; 2. Hướng dẫn khách ghi "Phiếu yêu cầu công chứng" hoặc ghi "Phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ (nếu cần); 3. Lập "Phiếu chuyển nội bộ" kèm hồ sơ chuyển đến công chứng viên thụ lý; 4. Soạn thảo Hợp đồng/Văn bản hoặc kiểm tra bản thảo do khách yêu cầu; 5. Đối chiếu nội dung dự thảo Hợp đồng/Văn bản với bản chính các hồ sơ, tài liệu để bảo đảm tính chính xác, đầy đủ; 6. Chuyển Hợp đồng /Văn bản đã hoàn chỉnh để công chứng viên và các bên kiểm tra lần cuối; 7. Hướng dẫn các bên ký tên, lăn tay với sự chứng kiến của công chứng viên (chú ý: kiểm tra, đối chiếu hình ảnh, thời hạn sử dụng giấy tờ, dấu vân tay ...); 8. Trình công chứng viên ký và chuyển hồ sơ đến văn thư đóng dấu, cho số; kế toán thu phí trước khi phát hành; 9. Trả hồ sơ cho khách và nộp lưu trữ hồ sơ theo quy định. B - TRÌNH KÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨNG: 1. Thư ký nghiệp vụ hoàn tất hồ sơ kèm theo Hợp đồng/Văn bản trình công chứng viên hướng dẫn các bên ký công chứng (ký vào từng trang, viết rõ họ tên ở trang cuối cùng và ghi thêm dòng chữ "Đã đọc và đồng ý" hoặc "Chúng tôi đã đọc và đồng ý" - nếu là vợ, chồng); 2. Công chứng viên kiểm tra hồ sơ, dấu vân tay, đối chiếu với bản chính, ký công chứng; 3. Thư ký nghiệp vụ nhận lại toàn bộ hồ sơ đã được ký để chuyển đến văn thư đóng dấu, cho số và kế toán thu phí trước khi phát hành. C - NỘP LƯU HỒ SƠ CÔNG CHỨNG: 1. Thư ký nghiệp vụ hoàn tất hồ sơ lữu trữ, sắp xếp theo thứ tự, ký tên và đóng dấu "Đã đối chiếu", ghi rõ họ tên, ngày, tháng ... trình công chứng viên ký xác nhận để nộp lưu (ký trong ngày/phiếu yêu cầu công chứng) 2. Văn thư lưu trữ ký nhận (ghi rõ số tờ kèm theo hồ sơ), đánh dấu "bút lục", lập bìa lưu trữ và trình Trưởng Văn phòng hoặc người được ủy quyền duyệt đưa hồ sơ vào lưu trữ theo quy định. Chú ý: - Hồ sơ lưu trữ phải đúng, đủ thành phần tài liệu theo quy định (có thể photo thu nhỏ bằng khổ giấy A4; photo 2 mặt hoặc photo nhiều CMND trên cùng 1 tờ giấy A4 để tiện sắp xếp) - Trật tự sắp xếp hồ sơ lưu trữ phải thống nhất, đúng theo danh mục đã liệt kê; mỗi hồ sơ công chứng đóng 1 bìa riêng và sắp theo thứ tự: Phiếu yêu cầu công chứng đồng thời là Bảng liệt kê danh mục tài liệu --> Hợp đồng /Văn bản đã công chứng --> Các loại chứng từ đính kèm. - Khi đưa vào cặp hộp để lưu trữ lâu dài, cần thống nhất số lượng hồ sơ ở mỗi hộp để tiện theo dõi; thứ tự sắp xếp theo số công chứng (theo thời gian) và sử dụng bìa khác màu đối với những loại hồ sơ đặc biệt (di chúc ...). - Khi Thư ký nghiệp vụ lập hồ sơ để nộp lưu trữ phải ghi rõ số công chứng và số tờ đã đối chiếu vào "Phiếu yêu cầu công chứng"; Văn thư lưu trữ ký nhận ngay trên Phiếu này. D - ĐÓNG DẤU HỒ SƠ CÔNG CHỨNG: - Dấu "Đã đối chiếu" hoặc "Đã đối chiếu với bản chính" (mực đỏ) được đóng trên tất cả các tờ photo hồ sơ lưu và phải có chữ ký của người đối chiếu (không lưu các bản Fax vì mực rất dễ phai màu) - Dấu "Bút lục" dùng mực đỏ, đóng ở góc trên bên phải mỗi tờ tài liệu lưu và đánh số thứ tự từ 01 đến hết của mỗi Hồ sơ (đơn vị tính = tờ rời). Những tài liệu lưu phải bỏ hết giấy Nilon hoặc phải dán keo 2 mặt ép giấy trắng để đóng Bút lục - Dấu tên của công chứng viên được đóng đồng thời ở nơi đề ký và đầu Lời chứng của công chứng viên (không cần đánh máy trước). - Khi đóng số công chứng phải đồng thời đóng ở trang Lời chứng của công chứng viên và trang đầu tiên của văn bản đó. - Những văn bản đã công chứng mà bị Hủy hoặc Sửa đổi, Bổ sung đều phải đóng dấu bằng mực xanh lên góc trên, bên trái trang đầu tiên: "Đã hủy bỏ" hoặc "Đã sửa đổi, bổ sung". - Tất cả các tờ trong văn bản đã công chứng đều phải đóng dấu giáp lai. |
