Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. VD: Kế toán muốn ghi sổ bút toán công nợ nhà cung cấp, cần một bộ chứng từ gồm có: hóa đơn đỏ (nhà cung cấp gửi), phiếu nhập kho có xác nhận của thủ kho (nếu là mua hàng nhập kho), phiếu yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ (của bộ phận có nhu cầu), báo giá của nhà cung cấp, đơn mua hàng, phiếu đề nghị thanh toán. Tùy vào quy trình làm việc của mỗi công ty mà bộ chứng từ có thể khác nhau, nhưng căn bản là bao gồm các chứng từ nêu trên.
* Chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt: - Phiếu thu. - Phiếu chi. - Giấy đề nghị thanh toán. - Giấy đề nghị tạm ứng. * Chứng từ kế toán liên quan đến ngân hàng: - Ủy nhiệm chi. - Séc. - Giấy báo nợ. - Giấy báo có. - Giấy nhận nợ. - Giấy tờ bảo lãnh hợp đồng, cầm cố, thế chấp….liên quan chứng từ trong công ty xây dựng. * Chứng từ kế toán liên quan đến mua bán hàng: - Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào. - Hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra. - Tờ khai hải quan. - Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho. - Biên bản giao hàng. - Bảng báo giá. - Đơn đặt hàng. - Hợp đồng kinh tế. - Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế. * Chứng từ kế toán liên quan đến tiền lương:
* Chứng từ kế toán liên quan đến tài sản cố định: - Biên bản giao nhận tài sản cố định. - Biên bản thanh lý tài sản cố định. - Biên bản kiểm kê tài sản cố định.
đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán theo quy định, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
Các loại hồ sơ kế toán phải lưu trữ được quy định cụ thể trong luật pháp nêu rõ các loại giấy tờ hồ sơ kế toán cần lưu trữ là:
+ Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của phòng kế toán; + Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
+ Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán ,báo cáo quyết toán và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. + Tài liệu liên quan đến thanh lý nhượng bán tài sản cố định, kiểm kê và đánh giá tài sản; + Tài liệu chia tách hợp nhất công ty, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi loại DN,..; +Tài liệu liên quan đến hồ sơ kiểm toán, hồ sơ thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.
+ Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. + Thời gian vĩnh viễn được xác định là trên 10 năm, đến khi giấy tờ tài liệu tự bị hủy hoại vì điều kiện tự nhiên.
Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập "Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy" và "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy. |