Mô hình signature là gì

Chữ ký số chắc hẳn không còn xa lạ với cộng đồng doanh nghiệp và những người làm kế toán Việt Nam, tuy nhiên chữ ký số từ xa lại là một khái niệm khá mới mẻ không phải ai cũng biết. Vì vậy, bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin mà doanh nghiệp cũng như kế toán cần biết về chữ ký số từ xa để tránh bị “lạc hậu” trong công cuộc chuyển đổi số có tốc độ vũ bão như hiện nay.

Chữ ký số đóng vai trò đặc biệt trong thúc đẩy chuyển đổi số, là công cụ quan trọng đầu tiên các tổ chức, cá nhân phải trang bị trên tiến trình số hoá. Tuy nhiên, những hình thức ký số sử dụng USB token phổ biến hiện nay lại bộc lộ nhiều nhược điểm lớn như tính tương thích kém, phụ thuộc vào các cổng kết nối của thiết bị, thiếu tính cơ động, linh hoạt, không phù hợp cho các tổ chức có nhu cầu ký số lớn, ký cùng lúc nhiều tài liệu điện tử.

Trong khi, công nghệ và những lệnh giãn cách do dịch bệnh đang yêu cầu con người phải làm việc từ xa, xử lý nghiệp vụ, quan hệ khách hàng mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị. Một giải pháp quan trọng để ký kết hợp đồng điện tử, giao dịch điện tử, chứng từ điện tử như ký số dường như đang lạc hậu trước điều kiện mới. Hơn nữa, USB token hay Smart card có độ an toàn mức độ thấp, không còn đáp ứng tiêu chuẩn của nhiều nước trên thế giới và đứng trước nguy cơ bị loại bỏ trong tương lai gần.

Xem thêm: Chữ ký số là gì?

Chữ ký số từ xa (remote signature) là gì?

Chữ ký số từ xa (remote signature) hay còn được biết đến với những cái tên như: chữ ký số online, chữ ký số không dùng USB token, chữ ký số di động,… là một loại chữ ký số kiểu mới sử dụng công nghệ đám mây (cloud-based) để ký số mà không cần sử dụng thêm bất kỳ thiết bị phần cứng nào. Với ký số từ xa, người dùng không còn phải dùng USB token hay SIM để ký nữa, thay vào đó có thể ký trực tiếp ngay trên máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng.

Đối tượng sử dụng chữ ký số từ xa bao gồm: tổ chức doanh nghiệp, cá nhân trong tổ chức và cá nhân có nhu cầu ký giấy tờ, hợp đồng.

Giải pháp ký số từ xa mang lại những lợi ích cụ thể cụ thể cho người sử dụng như sau:

• 1. Giảm thời gian lưu trữ hồ sơ, đi lại, chờ đợi, tiết kiệm chi phí hành chính.
• 2. Ký kết các văn bản: Hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo quản trị,…. mọi lúc, mọi nơi
• 3. Phục vụ khai thuế điện tử, thực hiện các giao dịch điện tử Hải quan, Ngân hàng, Chứng khoán, bảo hiểm xã hội,….theo quy định của Pháp luật
• 4. Tính không thể phủ nhận: Khi đã ký chữ ký số thì không thể xóa bỏ cũng không thể thay thế.
• 5. Tiết kiệm thời gian chuyển tài liệu, hồ sơ đã ký hoặc chờ ký cho đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý,…

Tiêu chuẩn châu âu eIDAS áp dụng cho chữ ký số từ xa

Hiện nay, chữ ký số từ xa muốn đảm bảo yêu cầu về an toàn bảo mật thì phải đáp ứng được tiêu chuẩn châu u eIDAS. eIDAS là quy định về “Định danh, xác thực điện tử và dịch vụ tin cậy” dành cho Liên minh châu u, được coi là bộ quy định hoàn chỉnh nhất về định danh số. Với quy định này, các tổ chức hoặc cá nhân tại châu u có thể sử dụng hệ thống định danh cấp quốc gia (eID) để xác thực danh tính khi thực hiện các giao dịch điện tử hoặc dịch vụ công tại các quốc gia thành viên sử dụng eID.

Theo eIDAS, nếu chữ ký số thông thường phải sử dụng khóa bí mật được lưu trên thiết bị của người dùng (USB) để tạo chữ ký, thì chữ ký số từ xa chỉ cần thông qua nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số ủy thác (TSP – Trust Service Provider) để tạo và quản lý từ xa các khóa này dưới sự ủy quyền của người sử dụng. Theo đó, người ký sẽ phải chứng minh danh tính chính xác cho các đơn vị TSP để có thể tạo được chữ ký số ngay trên thiết bị di động.

Cụ thể, nguyên lý hoạt động của chữ ký số theo tiêu chuẩn eIDAS như sau:

Mỗi đơn vị/cá nhân sử dụng chữ ký số sẽ được cấp một ID số dựa theo chứng thư số được xác thực bởi nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số ủy thác TSP. Người ký sẽ xác thực mọi giao dịch ký liên quan đến khóa bí mật của mình bằng cách sử dụng ID và mã PIN cá nhân để xác minh danh tính thông qua thiết bị điện thoại/máy tính. Khi đó, ứng dụng chữ ký số sẽ tạo một thông báo xác minh quyền truy cập chữ ký số được liên kết mật mã với tài liệu được ký, ID của người ký và mã PIN. Thông báo xác minh quyền truy cập này sẽ được ký bằng khóa bí mật lưu trữ trong một con chip chống giả mạo của nhà cung cấp dịch vụ TSP.

Một khi nền tảng tạo chữ ký số và lưu khóa bảo mật sử dụng phần cứng của TSP đạt tiêu chuẩn của eIDAS thì chữ ký số sẽ được đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và chống chối bỏ. Nhờ vậy, người dùng chữ ký số từ xa có thể sử dụng thiết bị di động như một phương pháp xác thực tăng cường (SCA – Strong Customer Authentication) để yêu cầu ký số thông qua phần cứng mã hóa bảo mật của nhà cung cấp dịch vụ.

Nhờ có sự ra đời của quy định eIDAS, mô hình ký số từ xa và ký số trên thiết bị di động mới được phát triển và có cơ hội ứng dụng rộng rãi, đem lại sự tiện lợi và đổi mới trong phương thức ký số điện tử hiện nay.

Ưu điểm của chữ ký số từ xa

Chuyển đổi sang mô hình ký số từ xa, ký số điện tử không cần USB Token sẽ là giải pháp thay thế hợp lý và sẽ ngày càng trở nên phổ biến. Bởi chỉ có ký số từ xa mới có thể giúp người dùng ký số mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị với mức độ tin cậy, an toàn vượt trội mà không phải lo lắng bảo quản thiết bị lưu khóa hay tìm kiếm cổng kết nối thích hợp. Dưới đây là những ưu điểm vượt trội của chữ ký số từ xa mang lại cho người sử dụng.

Có thể nói hiện nay mô hình ký số từ xa (Remote Signing) hiện nay là phương thức ký số đã được phát triển tại nhiều quốc gia trên thế giới và đã được chứng minh sự tiện lợi, hiệu quả, góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế một cách mạnh mẽ trong những năm gần đây.

So với loại hình ký số trước đây, bị phụ thuộc vào các thiết bị vật lý như USB token, ký số từ xa có sự linh hoạt hơn khi có thể sử dụng trên nhiều loại thiết bị, bao gồm smartphone, laptop, tablet chứ không chỉ đơn thuần là máy tính như trước kia. Hơn thế nữa, với loại hình ký số này, tốc độ ký nhanh hơn, nhiều hơn mà vẫn đảm bảo tính an toàn, pháp lý, đặc biệt phù hợp đối với các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức trong thời đại số hóa và thương mại điện tử hiện nay.

1. Không cần sử dụng USB token hay SIM

Ưu điểm lớn nhất của chữ ký số từ xa là loại bỏ được thiết bị phần cứng để ký số trực tiếp ngay trên máy tính, điện thoại. Nhờ đó mà người dùng có thể ký số mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi đi công tác hay làm việc tại nhà. Ngoài ra, việc sử dụng USB token không những đem lại nhiều bất cập mà còn vô cùng nguy hiểm nếu người dùng làm thất lạc token, như vậy eID của người dùng cũng bị sẽ bị mất, từ đó tạo lỗ hổng cho kẻ gian đánh cắp dữ liệu và mạo danh người dùng.

2. Bảo mật tuyệt đối

Với công nghệ ký số từ xa áp dụng tiêu chuẩn eIDAS như đã đề cập ở trên, người dùng có thể hoàn toàn yên tâm về vấn đề bảo mật của CKS từ xa, đặc biệt là khi loại chữ ký này còn có khả năng xác thực 2 yếu tố (two-factor authentication) và định danh thiết bị trên điện thoại. Việc xác thực 2 yếu tố giúp đảm bảo việc đăng nhập tài khoản của người dùng trên các thiết bị khác nhau không thể thực hiện một cách dễ dàng, tránh trường hợp bị lộ tài khoản. Còn định danh thiết bị giúp đảm bảo việc ký số chỉ được thực hiện trên các thiết bị tin cậy nhất.

3. Tiết kiệm chi phí

Chính vì không cần sử dụng thiết bị phần cứng nên người dùng CKS từ xa không phải bỏ thêm tiền mua USB token. Có thể khoản chi phí này là nhỏ nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng 1 USB token, nhưng trong trường hợp doanh nghiệp phải nhân bản lên nhiều USB token để đáp ứng nhu cầu ký số của nhiều cá nhân/bộ phận cùng lúc thì việc sử dụng CKS từ xa sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể.

4. Điện tử hóa mọi văn bản, tài liệu

Do sử dụng được trên điện thoại nên CKS từ xa cho phép người dùng điện tử hóa mọi loại văn bản, tài liệu, chứng từ giấy để ký số trực tiếp trên thiết bị. Như vậy, không chỉ thao tác in ấn được giản lược mà việc trình ký, trao đổi hợp đồng, tài liệu trực tiếp cũng được tối giản để tiết kiệm thời gian và công sức cho cả người gửi và người nhận văn bản.
Như vậy, có thể thấy chữ ký số từ xa đã vượt ra khỏi ranh giới của định nghĩa chữ ký số thông thường để trở thành công nghệ ký số hiện đại bậc nhất, mang lại tối đa những giá trị thiết thực cho người sử dụng. Việc sử dụng chữ ký số từ xa không chỉ cải thiện hiệu suất làm việc mà còn giúp doanh nghiệp ứng dụng được những công nghệ mới hiện đại nhất để trở thành nhà vô địch trên đường đua chuyển đổi số.

So sánh chữ ký số từ xa và USB Token

Nếu như cả ba loại chữ ký số USB Token, Smart Card và HSM đều cần sử dụng thiết bị phần cứng để ký thì chữ ký số từ xa lại có thể hoàn toàn ký số dựa vào nền tảng đám mây. Dưới đây là một vài so sánh giữa chữ ký số từ xa và USB Token để các bạn hiểu rõ hơn.

Có thể thấy USB Token và chữ ký số từ xa đều có những ưu và nhược điểm riêng. Nếu chữ ký số từ xa mang lại phương thức ký số tiện lợi, không cần thiết bị phần cứng thì lại khiến người dùng lo ngại làm sao nhà cung cấp xác thực được chính xác danh tính người ký số.✅

Trong khi đó, mặc dù chữ ký số USB Token có phần rườm ra vì chỉ ký được offline và phải cắm Token vào máy tính thì người dùng vẫn có thể an tâm vì chữ ký số này có độ bảo mật cao, khó có thể làm giả.

Trước khi mua chữ ký số từ xa, người dùng nên cân nhắc lựa chọn nhà cung cấp uy tín được cấp phép triển khai dịch vụ ký số từ xa để sử dụng

Giải pháp ký số từ xa tốt nhất hiện nay – mô hình ký số điện tử từ xa Misa eSign

Như đã đề cập ở trên mô hình ký số từ xa (Remote Signing) là một phương thức ký số đã được phát triển tại nhiều quốc gia trên thế giới và đã được chứng minh sự tiện lợi, hiệu quả, góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế một cách mạnh mẽ trong những năm gần đây.

Thấu hiểu và nắm bắt kịp thời nhu cầu của các doanh nghiệp về việc sử dụng chữ ký số điện tử, MISA đã ra mắt giải pháp ký số từ xa eSign với mục tiêu trở thành giải pháp chữ ký số được nhiều người sử dụng nhất tại Việt Nam.

Trong đó, MISA eSign là mô hình ký số từ xa đầu tiên tại Việt Nam, đã được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép hoạt động, giúp các doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân thực hiện ký số phát hành hóa đơn, khai thuế, khai Hải Quan, BHXH… nhanh hơn, tiện hơn ngay cả trên điện thoại di động.

Không chỉ đơn thuần là một giải pháp công nghệ nằm trong hệ sinh thái MISA, chữ ký số từ xa MISA eSign mang đến sứ mệnh khắc phục hoàn toàn những bất cập và nhược điểm của các loại chữ ký số thông thường, đồng thời đem lại hiệu suất tối đa cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử.

MISA cũng là đơn vị chứng thực chữ ký số đã được cấp phép bởi Bộ TT&TT và có hơn 25 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp công nghệ thông tin trong lĩnh vực Tài chính – Kế toán cho hơn 250.000 doanh nghiệp cùng hàng triệu khách hàng cá nhân tin dùng.

MISA là thương hiệu hàng đầu Việt Nam với 25 năm kinh nghiệm và hệ sinh thái hơn 20 sản phẩm/dịch vụ trong lĩnh vực phát triển phần mềm kế toán, hoá đơn điện tử, kê khai thuế,… cho hơn 250.000 tổ chức và hàng triệu cá nhân. Trong thời điểm doanh nghiệp còn đang loay hoay triển khai làm việc online tại nhà, MISA tiếp tục là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp với các sản phẩm như: hóa đơn điện tử MISA meInvoice, phần mềm kế toán MISA SME.NET và chữ ký số điện tử MISA eSign.

Có thể nói, chữ ký số MISA eSign là mảnh ghép hoàn hảo giúp hoàn thiện hệ sinh thái MISA và giúp doanh nghiệp thay đổi hoàn toàn cách thức ký số khi làm việc từ xa. Nhờ sử dụng công nghệ ký số hiện đại, MISA eSign cho phép người dùng ký số mọi lúc, mọi nơi chỉ với một chiếc máy tính hoặc laptop đơn giản.

Khắc phục hoàn toàn những bất cập của chữ ký tay, chữ ký số điện tử MISA eSign chăc chắn là lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp khi làm việc từ xa.

1. Số hóa quy trình vận hành doanh nghiệp với Misa eSign

Với mô hình ký số điện tử từ xa của Misa Esign chữ ký số của doanh nghiệp sẽ tự động hóa luồng ký và trình ký. Từ đây, doanh nghiệp có thể thao tác đơn giản, dễ dàng trên trên phần mềm quản trị tập trung. Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ tự động thông báo từ việc phê duyệt, thực hiện ký tới các đối tượng liên quan trong luồng quy trình. Cho phép tùy chỉnh biểu mẫu, chứng từ, văn bản trên hệ thống để thuận tiện cho việc ký kết.

2. Lưu trữ tập trung

Mô hình chữ ký số từ xa Misa Esign cho phép lưu trữ toàn bộ văn bản, hồ sơ theo từng nhóm đối tượng liên quan trên nền tảng đám mây. Từ đây, các phòng ban sẽ dễ dàng quản lý, tìm kiếm tài liệu. Phần mềm có thể trích xuất 1 hoặc nhiều chứng từ một cách dễ dàng. Góp phần giúp giảm thiểu rủi ro bị phân tán chứng từ, giúp bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối.

3. Tối ưu hóa vận hành – đẩy nhanh tốc độ chuyển đổi số

Với mô hình ký số từ xa Misa eSign doanh nghiệp có thể áp dụng ký số từ xa cho đa dạng các chứng từ khác nhau: văn bản nội bộ; Hợp đồng lao động;… Hệ thống đảm bảo tốc độ, tính linh hoạt và sự liên tục trên mọi các khía cạnh từ quản trị, tài chính, bán hàng đến nhân sự. Từ đó doanh nghiệp có thể xây dựng hệ sinh thái khép kín giúp doanh nghiệp hoạt động vững vàng dù làm việc dưới bất kỳ hình thức nào.

4. Sẵn sàng tích hợp với các hệ thống bên ngoài

Khi được tích hợp trên các phần mềm của MISA như phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020, phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS,… chữ ký số từ xa MISA eSign sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các thao tác nhanh chóng, dễ dàng hơn do có độ tương thích cao. Bên cạnh đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm về sự an toàn, bảo mật dữ liệu khi sử dụng chữ ký số và các nền tảng/ phần mềm của cùng nhà cung cấp MISA.

Ngoài ra mô hình ký số từ xa Misa Esign còn tích hợp với các hệ thống khác giúp khách hàng ký và phát hành hóa đơn điện tử, kê khai thuế, BHXH, hải quan,… chỉ bằng 01 thao tác đơn giản.

Hiện nay MISA đã được cấp phép phát hành ký số từ xa, khách hàng có nhu cầu quan tâm xin vui lòng đăng ký nhận tư vấn tại đây: