A. CÁC LOẠI SỔ SÁCH, BIỂU MẪU
I. SỔ SÁCH.
1. Sổ giao ca.
2. Sổ nhật ký
3. Sổ xuất –nhập
4. Sổ niêm phong(Biên bản đóng và mở niêm phong)
5. Sổ khách vào liên hệ công tác.
5. Sổ đăng ký đơn vị thầu phụ vào.
6. Sổ ghi chép ra vào.
7. Sổ theo vệ sinh
II .BIÊN BẢN
1. Biên bản sự việc.
2. Biên bản thu hồi tang vật.
3. Biên bản phạm pháp quả tang.
4. Biên bản bàn giao người phạm tội quả tang.
5. Biên bản mất thẻ xe.
B. BIÊN BẢN VỤ VIỆC
1. Những nét đặc trưng cơ bản của các loại biểu mẫu biên bản sử dụng trong nội bộ lực lượng bảo vệ.
a. Thời gian, không gian, địa điểm, con người nơi phát sinh tài liệu.
- Phải nêu được ngày, giờ, tháng, năm
- Họ tên, chức vụ, vị trí công tác của từng người tại thời điểm đó.
- Sơ yếu lý lịch cơ bản của những người làm chứng, người biết việc, người vi phạm, người chủ trì.
- Địa điểm tại đâu
b. Yêu cầu trong phương pháp lập tài liệu.
- Ghi chép sạch sẽ, rõ ràng, cẩn thận, trung thực, khách quan.
- Nếu có vấn đề nào chưa rõ thì cần hỏi để thẩm tra lại.
- Ghi chép chi tiết, đầy đủ, nhưng tránh vụn vặt, dài dòng.
- Trước khi lập tài liệu phải có suy nghĩ tổng hợp vấn đề
- Không được ghi theo ý thích chủ quan, lười biếng.
- Nếu có vật chứng phải ghi cụ thể số lượng, màu sắc, kích thước, chủng loại.
- Thực tế vụ việc và khoảng cách nội dung tài liệu có thể thừa hoặc thiếu, vì vậy khi lập tài liệu phải chú ý điều chỉnh nội dung cho chính xác phù hợp tránh hiểu lầm, phủ nhận.
- Khi lập xong cần kiểm tra lại và đọc lại cho mọi người cùng nghe khi đã thống nhất phải có câu kết luận và yêu cầu tất cả cùng ký tên, nếu có ai thêm bớt gì cũng cần ghi rõ và lập lại những phần còn trống phải gạch chéo hoặc ký tên
2. Nội dung cần thể hiện
a. Ghi nhận xác định ban đầu của vụ việc.
- Có thể nhân viên bảo vệ trực tiếp phát hiện, xử lý hoặc qua báo cáo tường trình phát hiện của người khác.
- Nêu rõ thời gian địa điểm sảy ra.
- Những người có liên quan đến sự việc hoặc những người biết sự việc hay một phần sự việc.
Tên tuổi, chức vụ, nghề nghiệp, địa chỉ
Thời gian phát hiện sự việc
Phát hiện lý do nào, tự họ thấy hay nghe lại.
Địa điểm sự việc cần nắm rõ: ở đâu, khu vức địa phương nào
Diễn biến sự việc: lúc sắp sảy ra, sự việc sảy ra, kết thúc sự việc.
b. Nội dung bản chất
* Bắt đầu sảy ra.
-Trông thấy: màu sắc, hình dáng, ánh sáng, hành động trực tiếp hay gián tiếp, ít người hay nhiều người.
-Nghe thấy: Tiếng nỗ, tiếng kêu, tiếng đổ vỡ hay các loại âm thanh khác.
-Ngửi thấy mùi vị như thế nào.
-Vị trí khi chứng kiến phát hiện sự việc
-Thời gian khi phát hiện sự việc: lúc mấy giờ, có chính xác không
-Có những ai cùng chứng kiến sự việc
* Khi sảy ra
- Sự việc diễn biến ra sao.
- Từng loại sự cố vụ việc mà hỏi nhân chứng đề ghi vào tài liệu: cháy nổ, gãy đổ, đánh nhau..
- Trình tự vụ việc từ lúc bắt đầu phát hiện cho đến thời điểm kết thúc hoặc khi người biết việc bỏ giữa chừng.
- Khi họ chứng kiến thì xung quanh có những ai, họ có biết những người đó hay không.
- Họ có nhận định hay phán đoán gì về sự việc sảy ra.
- Nếu có người, phương tiện rời khỏi địa điểm sảy ra sự việc thì họ có biết đó là ai, sử dụng phương tiên gì, màu sắc, biển số, nhận dạng.
* Khi kết thúc sự việc.
- Họ ghi nhận được những gì khi kết thúc sự việc: hậu quả, tác hại, bị thương, bị chết, những thiệt hại về vật chất, tinh thần.
- Hậu quả sự việc có gây cản trở cho giao thông, sản xuất, sinh hoạt.
- Khi kết thúc sự việc có những ai chứng kiến.
- Công tác bảo vệ hiện trường tiến hành ra sao.
- Việc giải quyết hậu quả tiến hành như thế nào.
- Đã báo cáo sự việc cho những cơ quan có thẩm quyền nào, ý kiến hoặc sự phản hồi của họ như thế nào.
- Đã có sự chỉ đạo gì về sự việc sảy ra.
3. Những điểm cần lưu ý
- Khi lập biên bản vụ việc có một số người biết việc, nhưng không dám ký vào biên bản nhân viên BV cần:
+ Khéo léo giải thích cho họ hiểu tầm quan trọng của vụ việc
+ Động viên làm họ yên tâm khi ký vào biên bản
+ Cảm ơn họ về sự hợp tác.
- Khi lập biên bản nếu có tang vât phải chú ý ghi theo số lượng, màu sắc, hình dạng bên ngoài, tuyệt đối không được đánh giá chất lượng dựa vào hình thức.
B. TÀI LIỆU GIAO CA
1. Yêu cầu.
- Rõ ràng, chính xác, đầy đủ.
- Thể hiện khách quan toàn bộ ca trực
- Giữ gìn sạch sẽ toàn bộ tài liệu.
- Chỉ có những người có trách nhiệm và được sự đồng ý của cấp có thẩm quyền mới được phép cung cấp số liệu trong tài liệu bàn giao ca.
- Khi hết sổ, đổi sổ mới phải nộp lại cho chỉ huy trực tiếp mục tiêu.
- Ghi chép đầy đủ cụ thể nhưng không được dài dòng.
Lưu ý: đây là tài liệu đầy đủ nhất và là bí mật nội bộ NVBV.
2.Nội dung phải thể hiện trong sổ giao ca
* Tình hình nhân viên trong ca trực
-Thời gian ca trực
- Vị trí từng nhân viên đảm nhận (Nếu có thay đổi nhân viên phải có lý do)
- Trang bị của NVBV: Số lượng – chủng loại – chất lượng
- Sau khi các vị trí đã nhận ca đều phải báo cáo rõ ràng về phía ca trưởng toàn bộ tình hình, đồng thời ca trưởng phải ghi nhận xét lúc nhận ca.
* Tình hình mục tiêu trong ca trực
- Tùy từng tính chất mục tiêu mà có sự ghi nhận khác nhau
- Cập nhật tình hình ngay từ khi bắt đầu nhận ca trực
+ Giờ bắt đầu làm việc, giờ giải lao, giờ ra về của cán bộ công nhân viên trong mục tiêu.
+ Trong khi lực lượng bảo vệ làm việc có những ai thuộc đơn vị chủ quản cùng tham gia.
+ Các loại phương tiện ra vào mục tiêu.
+ Chủ quản nhắc nhở yêu cầu gì: ai, thời gian, nội dung
+ Lực lượng bảo vệ yêu cầu gì: với ai, thời gian, nội dung.
+ Nếu có người vi phạm, thì ngoài lập biên bản phải ghi rõ họ tên, lỗi vi phạm, cách xử lý.
+ Thời gian đến đi của đội trưởng tuần tra cơ động, các cấp chỉ huy khác.
+ Những ai ở lại trong mục tiêu ngoài giờ làm việc: tên, bộ phận, lý do, thời gian, địa điểm đặc biệt chú ý vào ban đêm, các ngày nghỉ, nghỉ lễ.( phải được đơn vị chủ quản cho phép)
+ Tình hình an ninh trật tự trong MT, nếu bên ngoài có an ninh phát sinh ảnh hưởng gián tiếp đến mục tiêu cũng cần ghi lại.
+ Tài sản của MT chủ yếu là những tài sản lớn mà nhân viên bảo vệ có trách nhiệm giữ như: máy lạnh, máy vi tính, photocopy, máy phát điện, xe ô tô, xe máy...
+ Khách ra vào mục tiêu: ghi sổ theo mẫu
+ Vấn đề an toàn lao động nếu có.
+ Tình trạng các trang thiết bị và các hệ thống liên quan đến công tác BV như: thang máy, hệ thống lạnh, hệ thống rào, phòng cháy chữa cháy phải nêu rõ số lượng, chất lượng, vị trí…
+ Đặc biệt coi trọng hệ thống cửa: số lượng, tính năng,tình trạng khóa, niêm phong, ai mở,, ai đóng, đặc biệt chú ý cửa kho, cửa văn phòng.
*Bàn giao ca trực
-Toàn bộ trang thiết bị của lực lượng BV
- Toàn bộ tài sản phải coi giữ
- Toàn bộ các loại tài liệu
- Tình hình cần theo dõi (nếu có)
- Các loại tài sản ký gởi (nếu có)
* Báo cáo gửi khách hàng và các loại báo cáo khác.
Yêu cầu: - Ngắn gọn, xúc tích, dễ hiểu
- Trình bày theo đúng trình tự sự việc
- Phải có tiêu đề rõ ràng
- Đề nghị có phúc đáp hoặc trả lời
Thể hiện: - Nêu rõ gửi cho ai, đơn vị, phòng ban, chức vụ
- Trình bày theo thứ tự: lúc bắt đàu, khi sảy ra, khi kết thúc.
- Nội dung luôn trung thực, mềm mỏng.
- Không được dùng từ lóng, khó hiểu.
- Không được có những cụm từ khích bát, đả kích.
- Phải có lời xin lỗi, cảm ơn.