xong Quý khách bấm gửi mail, hệ thống sẽ gửi lại thông tin hóa đơn đó cho các mail mới vừa nhập thêm (Nếu hệ thống đã cấu hình email gởi đi). Xem thêm cách cấu hình email sever Show  Đến thao tác này quý khách chỉ cần nhập mới email với thông tin mới, cách nhau bằng dấu phẩu ",", sau đó bấm gửi mail là hệ thống sẽ tự động gửi lại dữ liệu hóa đơn đến các địa chỉ thư điện tử vừa được nhập. Hóa đơn điện tử là một trong những phương tiện không thể thiếu của tổ chức, doanh nghiệp. Qua video này, PTP-Invoice sẽ hướng dẫn Quy trình In và gửi Email Hóa đơn điện tử bằng những thao tác vô cùng đơn giản, hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình quản lý hóa đơn và kê khai thuế. vậy hoá đơn điện tử là gì và quy trình In và gửi Email Hóa đơn điện tử trên phần mềm hoá đơn điện tử PTP-Invoice như thế nào, mời Quý khách hàng xem nội dung video dưới đây: Gửi hóa đơn điện tử qua Email là bước tiến vượt bậc trong công tác xử lý công nợ của doanh nghiệp. Thay vì việc viết tay hóa đơn, đóng gói và mang đi chuyển phát vừa tốn thời gian vừa tốn công sức thì giờ đây doanh nghiệp chỉ cần phát hành xong hóa đơn là có thể gửi hóa đơn đến khách hàng qua Email. 1. Có 2 hình thức gửi hóa đơn điện tửTrước khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành, tại khoản 2, Điều 8 Thông tư 32/2011/TT-BTC đã nhắc tới với vấn đề này. Việc gửi hóa đơn điện tử đã lập cho khách hàng có thể sử dụng 2 cách thức: Gửi trực tiếp và gửi gián tiếp 1.1. Gửi trực tiếpVới các gửi trực tiếp, người bán hoặc kế toán khi lập hóa đơn điện tử xong có thể gửi hóa đơn ngay tại phần mềm đến địa chỉ Email của khách hàng. Về cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử phải được thỏa thuận giữa hai bên từ trước. Trường hợp người mua là đơn vị kế toán thì người mua phải ký điện tử trên hóa đơn điện tử và gửi lại hóa đơn điện tử đã có đủ chữ ký của cả 2 bên lại cho bên bán. Cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử cũng phải được thỏa thuận trước giữa hai bên. .jpg) Sử dụng hình thức gửi hóa đơn bằng Email tối ưu chi phí chuyển phát cho doanh nghiệp. 1.2. Gửi thông qua tổ chức trung gianTổ chức trung gian là nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Người bán hàng hoặc kế toán chủ động truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử. Hoặc người bán hàng đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của donh nghiệp vào hệ thống của tổ chức trung gian để gửi tới cho người mua. Hóa đơn hoàn thiện là khi có chữ ký điện tử của người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Tương tự như gửi trực tiếp, nếu người mua là kế toán thì cần phải ký điện tử và gửi lại cho doanh nghiệp khi đã có đầy đủ chữ ký. Căn cứ theo quy định, người bán có trách nhiệm gửi thông báo cho người mua về định dạng của hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua nếu sử dụng hóa đơn điện tử. Thời hạn thanh toán theo thỏa thuận hợp đồng dân sự giữa người bán và người mua./ 2. Hướng dẫn gửi hóa đơn điện tử qua EmailKhi sử dụng phần mềm hóa đơn diện tử E-Invoice, để quản lý trạng thái hóa đơn, doanh nghiệp cần kích chuột vào menu “Hóa đơn điện tử có xác thực”, chọn “ Quản lý gửi hóa đơn cho khách hàng”. Quản lý việc gửi hóa đơn cho khách hàng. Ngay trên giao diện, có thể quan sát được trạng thái cụ thể của các hóa đơn đã lập, hóa đơn chưa lập, hóa đơn đã gửi hoặc chưa gửi thành công. Với hóa đơn điện tử chưa gửi và đang có nhu cầu gửi đi, doanh nghiệp chọn vào những hóa đơn này rồi ấn nút “gửi mail”. Ngoài ra, ngay trên những hóa đơn đã gửi, doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái đã gửi Email cho khách hàng với từng đơn hàng với các trạng thái như:
Ảnh minh họa. Để thay đổi trạng thái gửi hóa đơn bằng cách chọn hóa đơn cần sửa và ấn nút “xử lý trạng thái gửi hóa đơn”. Ảnh minh họa. Để sửa lại Email nhận hóa đơn, doanh nghiệp nhập hoặc thay đổi trạng thái thực tế của hóa đơn. Bằng cách tích chọn vào trạng thái hợp lý và ấn nút “ghi” để lưu lại. Với các trường hợp danh sách hóa đơn gửi lỗi nếu muốn sửa lại địa chỉ Email cũng thực hiện tương tự như vậy. 3. Hướng dẫn gửi hóa đơn điện tử qua SMSBên cạnh việc gửi hóa đơn điện tử qua Email, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn hình thức gửi hóa đơn qua SMS. Thao tác sẽ được thực hiện ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice bằng cách doanh nghiệp click chuột vào menu “hóa đơn điện tử có xác thực” và chọn “quản lý gửi tin nhắn cho khách hàng”. Giao diện sẽ xuất hiện trạng thái chi tiết các hóa đơn điện tử đã lập tương tự như phần gửi hóa đơn điện tử qua Email. Doanh nghiệp lựa chọn các hóa đơn cần gửi và chọn “gửi tin nhắn”. Với những hóa đơn đã gửi, doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái gửi như: Đang gửi/ đã gửi. Ảnh minh họa. Cùng với đó, doanh nghiệp có thể thay đổi trạng thái gửi hóa đơn bằng cách chọn hóa đơn cần sửa và nhấn vào nút “xử lý trạng thái gửi hóa đơn”. |
