Khi phát hiện sai sót trên phiếu xuất đã phát hành, tuỳ vào thời điểm phát hiện sai sót (trong cùng ngày, khác ngày cùng tháng, khác tháng), người dùng cần cân nhắc tuỳ chọn phát hành phiếu xuất thay thế hay phát hành phiếu xuất điều chỉnh để đúng qui định. 2. Khai báo phiếu xuất thay thế và bị thay thế
- Vào phân hệ Tồn kho\ Hóa đơn điện tử…\ Cập nhật phiếu xuất thay thế.
- Màn hình điều kiện lọc:
- Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.
- Số chứng từ: chọn số phiếu xuất bị thay thế;
- Số thay thế: chọn phiếu xuất thay thế mới.
- Lưu ý:
- * Chương trình chỉ lọc các phiếu xuất bị thay thế là các phiếu xuất đã được phát hành trước đó (có Tình trạng = 2 – Đã xác thực).
- Nhấn Lưu.
3. Phát hành phiếu xuất kho điện tử thay thế
- Vào phân hệ Tồn kho\ Hóa đơn điện tử…\ Phát hành phiếu xuất.
- Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:
- * Chọn Loại = 3 để phát hành phiếu xuất thay thế.
- Lọc ngày chứng từ cần phát hành.
- Chọn loại chứng từ cần phát hành.
- Chọn ký hiệu hoá đơn cần phát hành (Mã quyển). Trường hợp không chọn, hệ thống sẽ phát hành theo ký hiệu hoá đơn khai báo mặc định trên Phần mềm phát hành hoá đơn điện tử Fast e-Invoice (khai báo tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn).
- Nhấn Nhận.
- Màn hình kết quả lọc:
 - * Xem nội dung phiếu xuất trước khi phát hành: chọn chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ.
- Phát hành phiếu xuất thay thế: chọn các chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành… trên thanh công cụ và xác nhận lại bằng mật khẩu đăng nhập chương trình trước khi phát hành.
- Yêu cầu ký số: nếu Doanh nghiệp sử dụng loại chữ ký số là USB Token thì phải gắn USB vào máy tính để ký số. Trường hợp, sử dụng loại chữ ký số là HSM (Hardware Security Module) thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành hoá đơn điện tử.
- Phiếu xuất điện tử sau khi được phát hành sẽ được hệ thống tự động chuyển đến cho người nhận thông qua thư điện tử (khai báo trong Danh mục khách hàng hoặc tại chứng từ nhập liệu).
- Thông tin phiếu xuất điện tử sau khi phát hành thành công sẽ được cập nhật lại cho chứng từ gốc (riêng phiếu xuất bị thay thế sẽ được cập nhật lại Tình trạng = 4 – Bị thay thế):
- Xem bản thể hiện của phiếu xuất điện tử: vào phân hệ Tồn kho\ Hóa đơn điện tử…\ Báo cáo tình trạng xác thực chứng từ, đặt con trỏ tại dòng chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ.
- Lưu ý:
- Phần thông tin ghi chú thay thế tô khung đỏ cuối bản thể hiện của phiếu xuất điện tử (xem hình) được hệ thống tự động sinh ra. Trường hợp muốn tự nhập (không muốn hệ thống tự động tạo) thì khi nhập chứng từ mới thay thế, tại thẻ Xác thực, chọn Xử lý = 1 – Thêm vào chi tiết hoá đơn hoặc = 2 – Thay thế dòng điều chỉnh và nhập thông tin thay thế vào trường Ghi chú. Trong trường hợp này, người dùng tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin ghi chú.
- Không được phép thay thế cho phiếu xuất điều chỉnh.
Trường hợp phiếu xuất thay thế vẫn bị sai sót thì không được phát hành phiếu xuất điều chỉnh mà phải phát hành phiếu xuất thay thế mới cho nó. Số lệnh/Hợp đồng/Ngày/Của/Về việc/Với/Mã số thuế: người dùng tự cập nhật thông tin để hiển thị trên phiếu xuất.
- Số phiếu xuất/Mẫu số/Ký hiệu: hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành thành công.
- Ngày phiếu xuất: nhập vào thời điểm lập phiếu xuất theo qui định.
- Trạng thái: chọn 1. Chờ xác thực.
- Thẻ Chi tiết:
- * Mã hàng: chọn mã hàng hóa, được phép để trống. Xem thêm khai báo Danh mục hàng hóa, dịch vụ.
- Tên mặt hàng/Đvt: hiển thị ngầm định theo Mã hàng. Trường hợp không nhập Mã hàng thì người dùng tự cập nhật.
- Số lượng/Giá: người dùng tự nhập.
- Loại: chọn loại hàng bán, bao gồm các loại sau:
- 01. Hàng hóa, dịch vụ: dùng cho hàng hóa, dịch vụ xuất thông thường.
- 08. Ghi chú: nhập vào ghi chú cho phiếu xuất tùy ý.
- Lưu ý: loại 08 chỉ hiển thị nếu Doanh nghiệp áp dụng cấu trúc dữ liệu phiếu xuất điện tử (XML) theo chuẩn mới ban hành tại Quyết định số 635/QĐ-TCT. Liên hệ nhân viên tư vấn Fast e-Invoice để khai báo và sử dụng (nếu cần).
- Tiền: ngầm định tính = Số lượng x Đơn giá, được phép sửa lại.
- Không hiện số thứ tự: tích chọn nếu không muốn đánh số thứ tự ở cột Stt trên bản thể hiện của phiếu xuất điện tử. Lưu ý: chỉ được phép tích chọn đối với các dòng có Loại khác 01.
- Thẻ Chứng từ gốc:
- * Loại: thông tin loại do hệ thống qui định (bao gồm: chứng từ gốc, điều chỉnh phiếu xuất, thay thế phiếu xuất,…).
- Số tham chiếu: số chứng từ tham chiếu từ tệp dữ liệu bảng tính (Excel) khi lấy dữ liệu vào chương trình.
- Mẫu số/Ký hiệu/Ngày: thông tin phiếu xuất bị điều chỉnh, bị thay thế trong nghiệp vụ lập phiếu xuất điều chỉnh, thay thế (hệ thống tự ngầm định).
- Thẻ Xác thực:
- * Ngày phát hành: thông tin do hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành thành công.
- Xử lý:
- 0 – Không xử lý: hệ thống sẽ không đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú (bên dưới trường này) vào tệp phiếu xuất điện tử khi phát hành.
- 1 – Thêm vào chi tiết hoá đơn: hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp phiếu xuất điện tử và hiển thị ngay dưới dòng hàng hóa sau cùng khi lên bản thể hiện phiếu xuất điện tử.
- 2 – Thay thế dòng điều chỉnh: hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp phiếu xuất điện tử và hiển thị thay thế cho dòng “Thông tin ghi chú” tự động do hệ thống sinh ra khi phát hành phiếu xuất điều chỉnh và phiếu xuất thay thế (phần lề dưới của bản thể hiện phiếu xuất điện tử).
- Ghi chú: nhập vào ghi chú cho phiếu xuất điện tử (nếu có). Lưu ý: thông tin ghi chú chỉ được đưa vào tệp phiếu xuất điện tử khi khai báo tại trường Xử lý \= 1 hoặc 2.
- Tình trạng: thông tin do hệ thống tự động cập nhật sau khi phát hành.
- Thẻ Khác:
- * Người vận chuyển\Hđ vận chuyển\Pt vận chuyển\Xuất tại kho\Nhập tại kho\Người nhận: nhập các thông tin hiển thị trên phiếu xuất.
- Thư (Email): có thể khai báo địa chỉ thư điện tử của người nhận để nhận phiếu xuất sau khi phát hành, được phép khai báo nhiều thư điện tử cách nhau dấu phẩy.
- Lưu ý:
- * Được phép sửa, xóa chứng từ nếu chứng từ chưa phát hành (tức Trạng thái = 0. Lập phiếu xuất hoặc 1. Chờ xác thực).
- Phiếu xuất yêu cầu phát hành phải có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.
- Để xem trước bản thể hiện phiếu xuất điện tử, nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ, chọn mẫu Phiếu xuất kho. Hệ thống sẽ yêu cầu chọn Ký hiệu phiếu xuất trước khi xem.
2. Phát hành phiếu xuất điện tử
- Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Phát hành phiếu xuất.
- Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:
- * Chọn Loại = 1 – Phát hành để phát hành phiếu xuất điện tử mới.
- Chọn khoảng thời gian lọc chứng từ cần phát hành.
- Chọn Loại phiếu xuất, Mã đơn vị cần phát hành.
- Chọn Mã phân loại (Ký hiệu phiếu xuất) cần phát hành. Trường hợp không chọn, hệ thống sẽ phát hành theo ký hiệu hoá đơn khai báo ngầm định tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn.
- Nhấn Nhận.
- Màn hình kết quả lọc: chỉ lọc các chứng từ có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.
- * Xem nội dung phiếu xuất trước khi phát hành: chọn chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ. Khuyến nghị người dùng sử dụng tính năng này nhằm hạn chế sai sót dữ liệu trên phiếu xuất (nếu có).
- Phát hành phiếu xuất điện tử: chọn các chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành… trên thanh công cụ.
- Yêu cầu ký số: nếu Doanh nghiệp sử dụng loại chữ ký số là USB Token thì phải gắn USB vào máy tính để ký số. Trường hợp, sử dụng loại chữ ký số là HSM (Hardware Security Module) thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành phiếu xuất điện tử.
- Xử lý chuyển phiếu xuất điện tử sau khi phát hành:
- * Theo nghị định 123 & thông tư 78:
Hình thức hóa đơn 1 – Không có mã: hệ thống chỉ tự động chuyển phiếu xuất điện tử cho người nhận hay người phát hành nếu trạng thái trả về của Cơ quan thuế sau khi phát hành là Đã chấp nhận (theo dõi trạng thái Cơ quan thuế tại Danh sách phiếu xuất). Hình thức hóa đơn 2 – Có mã của CQT: xử lý tương tự hình thức hóa đơn 1 – Không có mã. Hình thức hóa đơn 3 – Bảng tổng hợp: xử lý tương tự như Theo nghị định trước (32, 39, 51). - * Trường hợp chưa khai báo thư điện tử hoặc vì lý do nào đó người nhận không nhân được thư, người gửi có thể thực hiện gửi lại thư tại Báo cáo tình trạng phiếu xuất hoặc Danh sách phiếu xuất (xem hướng dẫn nút Gửi lại thông tin… trên thanh công cụ của báo cáo).
- Trường hợp thư điện tử có thể gửi đi chậm hoặc không gửi được, trước khi thao tác gửi lại, người bán có thể kiểm tra tình trạng gửi thư tại chức năng Danh sách phiếu xuất chưa gửi thư.
- Ngoài hình thức gửi phiếu xuất thông qua thư điện tử thì người gửi có thể thoả thuận với người nhận gửi phiếu xuất thông qua các hình thức khác.
- Bản thể hiện của phiếu xuất điện tử: có thể xem tại các chức năng Lập phiếu xuất, Báo cáo tình trạng phiếu xuất, Danh sách phiếu xuất (tích vào nút In trên thanh công cụ).
- Lưu ý:
- * Trường hợp khi phát hành gặp thông báo sự cố và không phát hành được, người dùng cần kiểm tra thông tin tại trường Tình trạng trên chứng từ nhập liệu gốc (thẻ Xác thực), nếu có giá trị = 1 – Chờ xác thực thì vào chức năng Cập nhật phiếu xuất/ Báo cáo/ Kiểm tra trạng thái phiếu xuất, chọn chứng từ bị treo và nhấn vào biểu tượng Cập nhật trạng thái chứng từ trên thanh công cụ để hệ thống kiểm tra. Sau khi kiểm tra, chứng từ gốc sẽ chuyển sang Tình trạng = 2 – Đã xác thực (nếu đã phát hành thành công) hoặc chuyển về Tình trạng = 0 – Chưa xác thực (để có thể thực hiện phát hành lại).
- Thông tin phiếu xuất điện tử sau khi phát hành (bao gồm tệp dữ liệu hóa đơn gốc XML và bản thể hiện dạng tệp PDF) sẽ được lưu trữ trên hệ thống Fast e-Invoice. Trường hợp người dùng muốn tải về lưu trữ riêng thì vào báo cáo Danh sách phiếu xuất để tải về. Xem thêm hướng dẫn Tra cứu hóa đơn.
- Phiếu xuất sau khi phát hành thì không được phép sửa, xoá chứng từ gốc.
- Tiện ích phát hành phiếu xuất điện tử ngay trên chứng từ:
- * Vào chức năng Cập nhật hóa đơn\ Lập phiếu xuất.
- Đứng tại dòng chứng từ cần phát hành, nhấn biểu tượng Phát hành trên thanh công cụ và chọn Phát hành, điều chỉnh hoặc thay thế phiếu xuất.
- * Xuất hiện màn hình chọn phân loại hóa đơn: chọn Mã phân loại (Ký hiệu hoá đơn) muốn phát hành.
- Nhấn Nhận và chương trình sẽ thực hiện phát hành, ký số như chức năng Phát hành phiếu xuất (hướng dẫn phần trên).
Nếu phát hành thành công thì trường Tình trạng (ở thẻ Xác thực) sẽ có giá trị = 2 – Đã xác thực. Trường hợp gặp sự cố, phát hành không thành công thì tình trạng sẽ có giá trị \= 1 – Chờ xác thực, khi đó người dùng cần nhấn vào biểu tượng Phát hành và chọn Cập nhật trạng thái chứng từ để hệ thống kiểm tra và cập nhật lại tình trạng = 0 – Chưa xác thực (để phát hành lại) hoặc = 2 – Đã xác thực (xem thêm chức năng Kiểm tra tình trạng phiếu xuất).
|
