Đối với Công ty cổ phần Giang Hải An thì công tác quản lý nguyên vật liệu (NVL) chưa được quan tâm và đổi mới nhiều. Trong môi trường kinh tế có nhiều biến động hiện nay, việc quản lý đúng cách và sử dụng một cách hợp lý NVL sẽ là yếu tố giúp cho doanh nghiệp tồn tại, ngày càng phát triển và mang lại nhiều uy tín hơn. Do đó, giải pháp cho Công ty Giang Hải An là tiến hành từng bước hoàn thiện công tác quản lý NVL, góp phần cho sự phát triển của Công ty. Từ khóa: Công ty cổ phần Giang Hải An, quản lý nguyên vật liệu, doanh nghiệp, ngành Xây dựng…
Đối với ngành Xây dựng, yếu tố chi phí vật liệu chiếm vị trí quan trọng trong công tác hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận. Ngành Xây dựng sử dụng vật liệu và nhiên liệu chiếm 60% trong giá thành sản phẩm. Do đó doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển không chỉ là có và sử dụng NVL mà điều quan trọng là phải sử dụng có hiệu quả, tránh tình trạng cung cấp thiếu gây ngừng trệ sản xuất, hay thừa NVL gây ứ đọng vốn, bởi vì chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Muốn vậy phải có chế độ quản lý thích đáng và toàn diện đối với NVL từ khâu cung cấp đến khâu sử dụng sao cho có hiệu quả nhất. Hiệu quả quản lý NVL quyết định hiệu quả sử dụng vốn lưu động và chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Do đó, nhất thiết phải xây dựng được chu trình quản lý một cách khoa học. Thông qua việc ghi chép để kiểm tra tình hình dự trữ, tiêu hao vật liệu để phát hiện kịp thời các vật liệu thừa, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất. II. TÌNH HÌNH QUẢN LÝ NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIANG HẢI AN Công ty Cổ phần Giang Hải An được thành lập ngày 05/11/2007. Từ ngày thành lập đến nay công ty không ngừng cố gắng trong việc tìm kiếm thị trường hoạt động, có nhiều hình thức huy động vốn sản xuất, không ngừng đầu tư, đổi mới trang thiết bị, nâng cao trình độ quản lý cán bộ, tay nghề của kỹ sư và công nhân… Về công tác quản lý sử dụng NVL, Công ty đã áp dụng các phương pháp sau: 1. Phương pháp định mức tiêu dùng NVL Dựa vào đặc điểm kinh tế kỹ thuật và các điều kiện về sản xuất kinh doanh, Công ty đã lựa chọn phương pháp phân tích để định mức tiêu dùng NVL cho Công ty. Khi thực hiện phương pháp này, Công ty phải biết kết hợp việc tính toán về kỹ thuật với việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới việc tiêu hao NVL. Vì vậy khi thực hiện phương pháp này Công ty đã tiến hành theo 2 bước: Bước 1: Tiến hành thu thập và nghiên cứu các tài liệu về định mức, đặc biệt là về thiết kế sản phẩm, đặc tính của nguyên vật liệu, chất lượng máy móc thiết bị… Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức, tính hệ số sử dụng và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kỳ kế hoạch. Nhìn chung, Công ty đã áp dụng phương pháp này tương đối tốt. Phương pháp này mang lại cho Công ty được sự chính xác và đưa ra được một mức tiêu dùng hợp lý nhất. Ngoài ra khi áp dụng phương pháp này, Công ty cũng gặp phải một ít khó khăn đó là khi áp dụng phương pháp này đòi hỏi một lượng thông tin tương đối lớn toàn diện và chính xác mà đặc điểm của Công ty là các công trình xây dựng ở xa và khác nhau nên khi tổng hợp thông tin tương đối khó khăn và gặp nhiều trở ngại. Nhưng với đội ngũ xử lý thông tin có trình độ và năng lực cao, Công ty vẫn thực hiện được công tác xây dựng định mức tiêu dùng hợp lý nhất. 2. Xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng Trước khi tiến hành thi công, Phòng Thiết kế sẽ thiết kế bảng vẽ thi công, sau khi bảng thiết kế được duyệt và dựa trên bảng thiết kế đó Công ty sẽ đưa ra bảng khối lượng NVL cần dùng cho công trình. Với đội ngũ nhân viên lành nghề và cùng với sự chỉ đạo chính xác của ban lãnh đạo, nhìn chung Công ty đã thực hiện rất tốt việc xác định số lượng NVL phục vụ cho các công trình khác nhau, đảm bảo cho tiến trình thi công, tránh các tình trạng chậm trễ làm giảm tiến độ thi công và thất thoát NVL. Tuy nhiên, trong quá trình thi công sẽ không tránh khỏi phát sinh những NVL khác, nên việc xác định NVL cần dùng gặp không ít khó khăn. 3. Xác định lượng nguyên vật liệu cần dự trữ Tại Công ty các sản phẩm chủ yếu là các công trình xây dựng và có địa bàn khác nhau…, nên khi các công trình được khởi công thì khối lượng NVL thường được chuyển thẳng tới các công trình để đưa vào trực tiếp thi công. Để tránh sự biến động của NVL, việc dự trữ một số NVL cần dùng lâu dài là vô cùng cần thiết. Để xác định những NVL cần dự trữ, Công ty chia thành 2 loại vật tư luân chuyển và vật tư tiêu hao. Tình hình hoạt động của Công ty ngày càng phát triển và đạt được nhiều hợp đồng thi công hơn. Tuy nhiên việc xác định lượng NVL cần dự trữ của Công ty còn gặp nhiều khó khăn như: NVL dự trữ sẽ phục vụ cho công trình nào, số lượng công trình nhiều hay ít… 4. Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của tháng, quý và sổ nhu cầu vật tư được xét duyệt,Phòng Kế hoạch sản xuất kinh doanh tìm kiếm nguồn cung cấp thích hợp đảm bảo nguồn vật liệu đúng chất lượng, hợp lý về giá cả. Do lĩnh vực hoạt động của Công ty chủ yếu là xây dựng và ở nhiều địa điểm khác nhau nên việc phải xây dựng một kế hoạch mua sắm NVL là rất cần thiết. Từ bản vẽ thiết kế thi công công trình, Công ty sẽ xác định khối lượng NVL cần dùng và dự trữ cho công trình, sau đó sẽ xây dựng kế hoạch mua sắm NVL qua từng tháng. 5. Tổ chức thu mua và tiếp nhận NVL NVL sau khi mua ở trong hay ngoài nước đều được chuyển các công trình dưới hai hình thức là chuyển thẳng đến công trình đang thi công và chuyển về kho, sau đó sẽ xuất kho chuyển đến các công trình đang thi công. Khi thực hiện hai hình thức này,Công ty đã tiết kiệm được thời gian và tránh được tình trạng thất thoát NVL, đảm bảo cho công trình thi công không bị gián đoạn. - Tổ chức thu mua: Do đặc thù của sản phẩm xây dựng, NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, Công ty phải thường xuyên nghiên cứu thị trường và lựa chọn nhà cung cấp. Trên thị trường lại có rất nhiều loại NVL có phẩm cấp khác nhau, vì thế, việc tính toán để lựa chọn được nhà cung ứng vừa đảm bảo về chất lượng, thời gian, vừa đảm bảo được chi phí mua sắm và vận chuyển là yêu cầu quan trọng được đặt ra. Tổ chức tiếp nhận NVL: Công ty đã thực hiện kiểm tra và thực hiện các quy trình cần thiết trước khi NVL được chuyển về, nhưng khi NVL được chuyển về kho hay chuyển thẳng đến công trình thì Công ty vẫn thực hiện tiếp nhận NVL một cách nghiêm túc. Nhìn chung công tác tiếp nhận NVL tương đối tốt và hoàn thiện, nhưng do phần lớn các công trình thi công ở xa và nhiều địa điểm khác nhau nên khi tiếp nhận NVLvẫn còn khó khăn và xảy ra hiện tượng thất thoát NVL. 6. Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu Tùy theo yêu cầu của công tác thi công tại công trình mà công ty tiến hành cung cấp NVL cho công trình đó.Công ty đã tổ chức cấp phát NVLtheo đúng chương trình của công trình.Mỗi khi cấp phát, áp dụng đầy đủ các thủ tục xuất kho theo đúng chuẩn mực của công trình, lập biên bản và giấy xác nhận của Công ty vào các công trình đã được cấp phát. 7. Tổ chức thanh quyết toán nguyên vật liệu NVL mua xong, đa số được chuyển thẳng đến công trình. Tuy nhiên cũng có một số NVL được nhập vào kho để dự trữ, nhằm tránh trường hợp khan hiếm hoặc biến động về giá NVL. Do đó, việc tiến hành những hợp đồng mua NVL phải được tiến hành đúng trình tự và chính xác. Do điều kiện của Công ty là đấu thầu và tiến hành thi công công trình nên khi mua NVL Công ty đã thanh toán hợp đồng bằng hình thức trả bằng tiền tạm ứng và trả chậm có nghĩa là khi thanh toán hợp đồng mua NVL Công ty sẽ thanh toán bằng tiền tạm ứng từ công trình thi công và sẽ trả hết khi công trình được hoàn thành. Khi sử dụng phương pháp này sẽ đảm bảo lượng vốn không bị chôn chân tại chỗ và đảm bảo uy tín của doanh nghiệp. Tuy nhiên, Công ty cũng gặp không ít khó khăn khi thanh toán như, tiền tạm ứng chưa có, một số công ty hợp tác chỉ muốn thanh toán ngay bằng tiền mặt… 8. Thu hồi phế liệu phế phẩm Phế liệu của công ty chủ yếu là những sản phẩm mà sau khi thi công còn sót lại xong giá trị sử dụng cũng không ít, đó là: vỏ bao xi măng, sắt vụn, thép vụn… Sau khi thi công xong để tránh tình trạng thất thoát và đảm bảo vệ sinh công trình, Công ty tiến hành thu hồi và thanh lý những phế liệu phế phẩm, một số phế liệu còn tận dụng được thì giữ lại, còn số khác không sử dụng được thì tiến bán đi để dùng tiền vào mục đích khác. Điều này chứng tỏ Công ty đã tổ chức tương đối tốt công tác quản lý công trình, giảm được tình trạng thất thoát. Mặc dù vậy, do điều kiện mỗi công trình ở những nơi khác nhau, nên vẫn còn diễn ra tình trạng thất thoát và không kiểm soát được việc thu hồi và thanh lý các phế liệu phế phẩm. 9. Công tác quản lý nhập kho nguyên vật liệu Đối với bất cứ một loại NVL nào khi nhập kho, xuất kho, Công ty đều lập chứng từ, thủ tục kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác và theo đúng chế độ của Nhà nước ban hành. - Thủ tục nhập kho: Hầu hết các NVL chính được nhập kho khi có giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm, kết quả thử nghiệm do Cục Đo lường chất lượng sản phẩm cung cấp. Những NVL mua ngoài không theo hóa đơn, phải được kiểm tra chất lượng sản phẩm sau đó mới được tiến hành nhập kho. Đối với nguyên vật liệu chính: Căn cứ vào kế hoạch, nhu cầu vật tư của các đơn vị sản xuất được giám đốc Công ty phê duyệt, Phòng Kế hoạch tổ chức thu mua, ký kết hợp đồng. Khi về đến kho, kiểm tra phiếu chứng nhận chất lượng, hóa đơn rồi tiến hành nhập kho. Thủ tục xuất kho: Căn cứ vào nhu cầu vật tư của từng đội thi công, từng công trình phòng kế hoạch có trách nhiệm cung cấp cho các độ theo yêu cầu tiến độ thi công. Phòng Kế toán sẽ viết phiếu xuất kho cho công trình theo yêu cầu. Vật liệu được định sẵn cho từng công trình, nên Công ty không sử dụng phiếu xuất kho vật liệu theo hạn mức mà vẫn sử dụng phiếu vật tư theo thông thường. Phòng Kế toán sẽ căn cứ vào từng bản khoán của từng công trình để theo dõi việc cung cấp và sử dụng vật liệu của các đội thi công. - Tổ chức kiểm kê vật liệu: Công tác kiểm kê nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại vật liệu có tại Công ty. Định kỳ mỗi năm Công ty tổ chức kiểm kê vật liệu sau mỗi quý. Công ty thành lập ban kiểm kê gồm có: Đại diện Phòng Kế toán, Phòng Vật tư và thủ kho. Ban kiểm kê dùng các phương tiện cân, đo, đong, đếm... xác định cả về mặt chất lượng của từng loại. Sau đó đối chiếu với sổ sách để rút ra chênh lệch, tìm nguyên nhân và biên pháp giải quyết. Kết quả kiểm kê sẽ được ghi vào biên bản kiểm kê.Hàng tháng, phòng kế toán cùng làm việc với kế toán các tổ đội thi công theo dõi vật tư nhập - xuất - tồn kiểm tra và kiểm tra thẻ kho. Hàng năm, phòng kế toán tài chính chủ trì kiểm kê kho vật tư tại từng công trường, tổ đội. Trường hợp các vật tư không sử dụng đến, vật tư kém phẩm chất thì phòng kế toán cùng với các phòng, ban chức năng lập biên bản trình giám đốc Công ty quyết định và quyết định này làm cơ sở xử lý các trường hợp. Bên cạnh những thành tích đã đạt được trong công tác quản lý NVL của Công ty không tránh khỏi những khó khăn vướng mắc và tồn tại cần khắc phục: Diện tích nhà kho còn tương đối nhỏ và ở xa công trình nên việc quản lý và vận chuyển còn gặp nhiều khó khăn; Khi xây dựng các kế hoạch còn gặp nhiều hạn chế về tư liệu sản xuất; Công tác kiểm tra chất lượng NVL chưa được quan tâm nhiều; Việc phân loại NVL chưa có tính khoa học và hợp lý; Các nguồn cung cấp NVL chưa được ổn định; Công tác quản lý công trình thi công chưa được nghiêm túc vẫn còn xảy ra hiện tượng thất thoát NVL; Việc cập nhập giá cả thị trường chưa được quan tâm nên Công ty vẫn gặp khó khăn trong khâu thu mua khi thị trường có những biến động về giá cả; Chất lượng nhân viên quản lý NVL chưa được quan tâm nhiều. III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU Một là, hoàn thiện định mức tiêu dùng NVL. Thực tế công tác xây dựng định mức tiêu dùng NVL tại Công ty hiện nay được xây dựng trên cơ sở hoàn thiện các định mức trước đây bằng các phương pháp lập dự toán theo định mức của Nhà nước và thống kê kinh nghiệm, nên chưa đảm bảo được tính tiên tiến, hiện thực, dẫn đến lượng NVL còn dùng lãng phí. Để hoàn thiện hệ thống định mức tiêu dùng NVL, trước hết cần phải xem xét lại cơ cấu của định mức gồm phần NVL kết tinh trong sản phẩm và phần tổn thất có tính chất công nghệ. Để hạ thấp định mức, Công ty cần: + Giảm lượng NVL kết tinh trong sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm, từ đó làm giảm chi phí NVL trong sản phẩm, hạ giá thành, tăng khả năng cạnh tranh cho sản phẩm. + Giảm tỷ lệ hao hụt quy định cho mỗi loại NVL sản xuất sản phẩm tới mức tối thiểu mà máy móc và trình độ công nhân có thể làm việc với lượng NVL đó. Hai là, hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường. Hiện nay, thị trường NVL của Công ty ở trong nước chủ yếu là đã có mối quan hệ hợp tác lâu dài, dựa trên uy tín nên cũng cần phải nghiên cứu để không bị lạc hậu, phát hiện kịp thời sự biến động như sự lên xuống của giá cả, từ đó có kế hoạch điểu chỉnh kịp thời. Công tác nghiên cứu thị trường của Công ty chưa được thực hiện, việc xây dựng kế hoạch cung ứng như đã nói ở trên chủ yếu dựa trên phiếu, đơn hàng có sẵn nên không tạo ra được sự chủ động, linh hoạt, vì vậy khó có thể ứng phó kịp thời trước sự biến động, cạnh tranh ngày càng khốc liệt của cơ chế thị trường. Ba là, nâng cao chất lượng NVL nhằm góp phần sử dụng tiết kiệm NVL. Hiện nay nguồn NVL của Công ty được cung cấp từ hai nguồn, trong nước và ngoài nước. Đối với chất lượng NVL nhập ngoại một phần đã được đảm bảo, song bên cạnh đó một phần NVL sản xuất trong nước vẫn hạn chế, chất lượng chưa được đảm bảo. Theo thống kê báo cáo gần đây của Công ty về số sản phẩm không phù hợp do lỗi nhà cung ứng chiếm tỷ lệ khá lớn, đã gây thất thoát lớn NVL làm tăng tỷ lệ NVL phải bổ sung để hoàn thành kế hoạch sản xuất. Bốn là, tăng cường công tác đào tạo, nâng cao trình độ quản lý và tay nghề cho công nhân. Hàng năm, Công ty nên tuyển dụng thêm lao động để đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh, đồng thời mở các lớp đào tạo cán bộ trẻ, nâng cao tay nghề cho công nhân. Thêm nữa là Công ty cần có các biện pháp kích thích tinh thần lao động như: phát động phong trào thi đua lao động sản xuất…, thực hiện việc phân loại lao động theo hướng khuyến khích CBCNV có trình độ quản lý, kỹ thuật cao, tay nghề giỏi và đặc biệt là có tâm huyết. Từ đó, Công ty sẽ lên được chính sách cụ thể, thích hợp với từng nhóm, tạo sự hứng khởi, góp phần thu hút và giữ lao động chất xám, gắn bó với Công ty. Việc thực hiện biện pháp trên sẽ mang lại kết quả cao trong việc phát huy năng lực quản lý, trình độ tay nghề, bậc thợ cho công nhân. Từ đó sẽ tạo ra được đội ngũ lao động có kỹ thuật chuyên sâu, có năng lực, có trách nhiệm với công việc, gắn bó, tâm huyết với Công ty, đặc biệt là hiệu quả quản lý và sử dụng NVL sẽ được nâng cao rõ rệt, giảm tỷ lệ phế phẩm, phế liệu và giảm hao hụt NVL, tức là nâng cao được công tác quản trị và cung ứng NVL. TÀI LIỆU THAM KHẢO: 1. Giáo trình thống kê doanh nghiệp -Trường ĐH Kinh tế Quốc dân. 2. Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh - Học viện Tài chính. 3. Báo cáo tài chính và hoạt động của Công ty cổ phần Giang Hải An năm 2015. Ngày nhận bài: 5/01/2016 Ngày chấp nhận đăng bài: 25/01/2016 Thông tin tác giả: Phạm Thanh Thảo Khoa Quản trị kinh doanh - Trường Đại học Kinh tế Kỹ thuật Công nghiệp Solutions to improve materials management in Giang Hai An Co. JSC Pham Thanh Thao Faculty of Business Management, University of Economics and Technology Industry Abstract: Giang Hai An Joint Stock Company is not paying enough attention to materials management. In todays changing business environment, if materials are managed effectively, it will contribute greatly to enterprises performance. Therefore, Giang Hai An Joint Stock Company should improve materials management step by step to advance its work. Keywords: Giang Hai An Joint Stock Company, materials management, enterprises, construction industry. |
