Trong suy nghĩ của nhiều người, việc làm văn phòng nói chung và việc làm hành chính nhân sự nói riêng là những người làm công việc nhàn hạ, không phải hoạt động nhiều. Thực chất, nhân viên hành chính văn phòng có khá nhiều áp lực và nhiều công việc phải làm. Mời bạn đọc cùng JobsGO tìm hiểu chi tiết về công việc của một trong bài viết dưới đây. Show
Mục lục Nhân viên hành chính văn phòng là gì?Để biết nhân viên hành chính văn phòng là gì, trước tiên chúng ta cần làm rõ khái niệm hành chính văn phòng: 1.1 Hành Chính Văn Phòng Là Gì?Hành chính văn phòng là bộ phận thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, lễ tân đón khách, phụ trách văn thư, hỗ trợ cho toàn thể nhân viên… Do tính chất công việc như vậy, các bộ phận như Hành chính – Nhân sự thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau. Tiếp sau đây, JobsGO sẽ trả lời câu hỏi nhân viên hành chính văn phòng là gì? 1.2 Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng Là Gì?Nhân viên hành chính văn phòng là những người đảm nhận vai trò hỗ trợ và điều phối các hoạt động hành chính trong một doanh nghiệp:
2. Công Việc Của Nhân Viên Hành Chính Văn PhòngNhân viên hành chính văn phòng phải đảm nhiệm một khối lượng công việc lớn, dưới đây là một số nhiệm vụ, công việc chính mà họ phải thực hiện: 2.1 Quản Lý Hồ Sơ, Giấy TờMột trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của nhân viên hành chính văn phòng là quản lý tài liệu và hồ sơ. Điều này bao gồm:
\>> Việc làm hành chính văn phòng 2.2 Quản Lý Lương, Thưởng Hàng ThángNhân viên hành chính văn phòng thường hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc quản lý lương và thưởng:
2.3 Quản Lý Lịch TrìnhNhân viên hành chính văn phòng là người quản lý, điều phối lịch trìnhQuản lý lịch trình là một phần quan trọng trong công việc của nhân viên hành chính văn phòng:
2.4 Quản Lý Hồ Sơ Nhân SựNhân viên hành chính văn phòng thường hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc quản lý hồ sơ nhân viên:
\>> Tuyển dụng Nhân Viên Nhân Sự 2.5 Hỗ Trợ Liên Lạc, Tiếp Đón Đối TácNhân viên hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc đối nội, đối ngoại của doanh nghiệp:
3. Yêu Cầu Cần Có Đối Với Nhân Viên Hành Chính Văn PhòngYêu cầu cần có đối với nhân viên hành chính văn phòngCông việc của 1 nhân viên hành chính văn phòng khá nhiều. Vì thế nếu bạn đang muốn theo ngành này thì cần đáp ứng những yêu cầu sau: 3.1 Về Bằng CấpĐể trở thành nhân viên hành chính văn phòng, ứng viên cần phải có bằng tốt nghiệp đại học trở lên ở các chuyên ngành liên quan như: quản trị văn phòng, quản trị kinh doanh, quản lý nhân sự, hành chính, các ngành khoa học xã hội khác,… Ngoài ra, các ứng viên còn cần thêm các chứng chỉ như: chứng chỉ tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint…), chứng chỉ ngoại ngữ (IELTS, TOEIC, TOPIK, HSK, JLPT hoặc chứng chỉ của ngôn ngữ khác tùy yêu cầu công việc),… 3.2 Về Kỹ Năng3.2.1 Kỹ Năng Quản Lý Và Sắp Xếp Thời GianNhân viên hành chính văn phòng cần thành thạo kỹ năng quản lý và sắp xếp thời gian để duy trì đúng tiến độ công việc, tránh để tình trạng công việc rơi vào trạng thái căng thẳng, gấp rút. 3.2.2 Kỹ Năng Làm Việc NhómLàm việc nhóm là một phần không thể thiếu trong hầu hết các môi trường văn phòng, công sở. Việc hợp tác với đồng nghiệp từ các phòng ban khác nhau, chia sẻ thông tin và kiến thức với thành viên trong nhóm là rất quan trọng. Nhân viên văn phòng cũng cần biết cách điều phối, phân công công việc cũng như giải quyết xung đột giữa các thành viên trong nhóm khi cần thiết. 3.2.3 Kỹ Năng Giao Tiếp Và Lắng NgheNhân viên hành chính văn phòng phải có khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, súc tích bằng lời nói và văn bản. Là công việc giao tiếp giữa người với người trong một tập thể, nhân viên hành chính cần phải khéo léo trong cách ứng xử, giao tiếp. Kỹ năng lắng nghe giúp họ hiểu và xử lý thông tin từ đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng một cách chính xác. 3.2.4 Kỹ Năng Quản Lý Hành Chính Văn PhòngTổ chức và lưu trữ tài liệu một cách có hệ thống, quản lý hồ sơ điện tử và vật lý một cách hiệu quả là kỹ năng mà nhân viên hành chính văn phòng nào cũng phải có. Việc áp dụng các quy trình lưu trữ và bảo mật thông tin đúng cách giúp công việc trở nên thuận tiện hơn. 3.2.5 Kiến Thức Tin Học Văn Phòng Cơ BảnTrong thời đại số hóa, nhân viên hành chính văn phòng cần thành thạo các phần mềm văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Thêm vào đó, việc sử dụng hiệu quả các công cụ quản lý dự án trực tuyến như Trello, Asana, Google Workspace cũng vô cùng cần thiết. 3.2.6 Kỹ Năng Xử Lý Tình HuốngBất kỳ công việc nào cũng sẽ gặp khó khăn, vướng mắc. Đứng trước những vấn đề phát sinh, nhân viên hành chính tuyệt đối không được biến mọi chuyện trở nên căng thẳng hơn mà cần có cách xử lý mềm mỏng, tinh tế. Do vậy, nhân viên hành chính văn phòng cần có khả năng nhận diện và phân tích vấn đề một cách logic, đưa ra các các giải pháp để giải quyết vấn đề nhanh nhất có thể. \>> Tạo CV nhanh chóng, miễn phí 3.3 Về Kinh NghiệmNhà tuyển dụng khi khi lựa chọn nhân viên văn phòng sẽ đề cao sự đa năng của ứng viên. Vì thế những ứng viên có càng nhiều kinh nghiệm và đảm nhận được nhiều công việc khác nhau như thư ký, nhân sự, quan hệ đối ngoại, tiếp thị, kinh doanh,…thì sẽ được đánh giá cao. 4. Mức Lương Nhân Viên Hành Chính Văn PhòngDưới đây là bảng mức lương của nhân viên hành chính văn phòng ở Việt Nam theo kinh nghiệm: Kinh nghiệm Mức lương trung bình Mới ra trường 5,000,000 – 7,000,000 VND/tháng 1-2 năm 7,000,000 – 9,000,000 VND/tháng 2-3 năm 9,000,000 – 12,000,000 VND/tháng 3-5 năm 12,000,000 – 15,000,000 VND/tháng 5-7 năm 15,000,000 – 20,000,000 VND/tháng Trên 7 năm 20,000,000 – 30,000,000+ VND/tháng Lưu ý: Mức lương này là ước tính trung bình, có thể thay đổi tùy theo công ty, ngành nghề, vị trí địa lý. Tại các thành phố lớn như Hà Nội, TP.HCM, mức lương có thể cao hơn 10-20% so với các tỉnh thành khác. Ngoài lương cơ bản, nhiều công ty còn có các khoản phụ cấp và thưởng khác nhau. 5. Cơ Hội Phát Triển Cho Nhân Viên Hành Chính Văn PhòngNhiều người cho rằng ngành hành chính, văn phòng không có quá nhiều đất để cho nhân viên phát triển. Tuy nhiên, thực tế là ngành này cơ hội thăng tiến trong công việc khá tốt. Lộ trình thăng tiến của một nhân viên hành chính văn phòng rất rõ ràng. Có thể chia nhân viên hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc với mức lương của mỗi cấp bậc như sau: 4.1. Cấp Bậc Nhân ViênMức lương ở cấp bậc này khoảng từ 5,5 triệu VNĐ – 12 triệu VNĐ, bao gồm các vị trí:
4.2. Cấp Bậc Thư KýYêu cầu của cấp bậc này là nhân viên có nghiệp vụ chuyên môn cao, có đầu óc sáng tạo, biết phân tích, phán đoán tình huống, có kinh nghiệm làm việc từ 1 năm trở lên. Mức lương nhận được ở cấp bậc này khoảng 8,5 triệu VNĐ – 14,5 triệu VNĐ. Các vị trí có thể làm bao gồm:
\>>Tuyển dụng trợ lý giám đốc 4.3. Cấp Bậc Quản TrịKhi đã đạt đến một trình độ chuyên môn nhất định, có hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,… với kinh nghiệm làm việc phong phú, nhân viên hành chính văn phòng có cơ hội được thăng cấp thành trưởng phòng/giám đốc hành chính ( với mức lương 25 triệu VNĐ – 55 triệu VNĐ), những vị trí này yêu cầu có kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm làm việc từ 4 năm trở lên. Dù không phải là một ngành quá “hot”, nhưng công việc nhân viên hành chính văn phòng vẫn là một vị trí đáng thử sức với những ai mong muốn tìm một công việc ổn định, lâu dài. Câu hỏi thường gặp1. Công Việc Hành Chính Nhân Sự Tạo Ra Giá Trị Gì Cho Doanh Nghiệp?Công việc hành chính nhân sự đã giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí nhân sự, nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên, giảm thiểu rủi ro pháp lý liên quan đến lao động, đồng thời cũng thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp tích cực. 2. Tìm Kiếm Việc Làm Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng Ở Đâu?Có mối quan hệ sẽ giúp bạn giải quyết được rất nhiều vấn đề, trong đó có cả công việc. Hơn nữa, công việc văn phòng thì ở bất cứ đâu cũng cần nên chắc chắn bạn sẽ kiếm được nhiều công việc tốt cho mình. Ngoài ra, có rất nhiều nhà tuyển dụng đăng tải các thông tin tuyển trên ứng dụng, trang web tìm việc của JobsGO. Vì thế, ứng viên có vô vàn lựa chọn cho công việc nhân viên hành chính văn phòng. Đặc biệt, thông tin tuyển dụng cũng như hồ sơ ứng tuyển được thực hiện nhanh chóng, đơn giản ngay trên điện thoại, máy tính. Việc của bạn chỉ là tải App tìm việc JobsGO về điện thoại hoặc truy cập vào trang web jobsgo.vn và hoàn thiện hồ sơ ứng tuyển là có thể ứng tuyển vị trí công việc mình muốn. |