Trước hết, Công ty … xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác và tin tưởng Qúy công ty trong thời gian qua. Nhằm khẳng định vị thế của thương hiệu, mở rộng, phát triển và nâng tầm các sản phẩm dịch vụ, được sự chấp thuận của Sở Kế hoạch và Đầu tư, nay công ty … xin trân trọng thông báo về việc thay đổi tên công ty tới quý khách hàng và đối tác như sau:
Điều 1: Thay đổi tên công ty với các thông tin chi tiết.
Nội dung Thông tin cũ Thông tin sửa đổi Ghi chú Tên công ty Thay đổi Tên giao dịch Thay đổi Tên viết tắt Thay đổi Địa chỉ Không đổi Số ĐKKD Không đổi Mã số thuế Không đổi
Điều 2: Kể từ ngày … Công ty … chính thức sử dụng tên .. theo các thông tin đã sửa đổi. Các thông tin cũ về công ty không còn có giá trị pháp lý kể từ ngày … , mọi hình thức sử dụng tên cũ của công ty để đại diện cho công ty chúng tôi trong giao dịch và quan hệ với quý khách hàng đều là giả mạo và trái pháp luật.
Điều 3: Kể từ ngày… kính đề nghị quý công ty khi thực hiện giao dịch, phát hành hóa đơn thanh toán cho công ty chúng tôi, cần sử dụng theo các thông tin đã sửa đổi.
Điều 4: Việc đổi tên công ty này không ảnh hưởng đến các giao dịch, quan hệ, nghĩa vụ kinh tế cũng như việc thực hiện các Hợp đồng đã ký kết trước đây. Trong trường hợp càn thiết, quý công ty có thể thực hiện ký bổ sung các phụ lục hợp đòng kinh tế theo tên mới này.
Vậy công ty … xin thông báo để Qúy công ty được biết và phối hợp thực hiện.
Xin trân trọng cảm ơn./.
TỔNG GIÁM ĐỐC
(ký ghi rõ họ tên)
2. Lưu ý khi thực hiện mẫu công văn thay đổi tên công ty
Việc gửi công văn thông báo thay đổi tên công ty không bắt buộc đối với các công ty, công ty chỉ làm thông báo gửi các đối tác khách hàng khi có đăng ký DN mới nếu muốn thông báo tới các đối tác của công ty.
Công ty không phải làm công văn thông báo gửi tới cơ quan thuế. Khi thay đổi tên công ty, doanh nghiệp chỉ cần làm thay đổi đăng ký kinh doanh gửi đến Sở KHĐT, và Sở KHĐT sẽ có trách nhiệm cập nhật thông tin với cơ quan thuế.
Quý doanh nghiệp cần thực hiện đổi tên công ty. Doanh nghiệp đã nộp công văn đổi tên công ty nhưng bị từ chối. Doanh nghiệp gặp khó khăn trong công tác tiếp cận các dịch vụ pháp lý doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn hoàn toàn MIỄN PHÍ.
Trong quá trình phát triển, không ít công ty đã cảm nhận được sự cần thiết phải thay đổi tên công ty trên hóa đơn điện tử để phù hợp với mục tiêu và hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, việc thực hiện những thay đổi này không chỉ đơn giản là cập nhật thông tin trên giấy tờ và bảng hiệu. Nó kéo theo một loạt các thủ tục pháp lý phức tạp.
\>> Xem thêm: Thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử như thế nào?
Cách xử lý khi thay đổi tên công ty trên hóa đơn điện tử
Khi thay đổi tên công ty trên hóa đơn điện tử, có hai trường hợp xảy ra cần lưu ý:
- Trường hợp 1: Thay đổi tên công ty nhưng không thay đổi Cơ quan thuế quản lý. Trong trường hợp này, công ty vẫn tiếp tục thực hiện các thủ tục kê khai thuế và các hoạt động kinh doanh như trước. Dưới đây là các cách xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp này:
- Hủy các số hóa đơn điện tử còn lại nếu doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng.
- Làm thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn để tiếp tục sử dụng.
- Hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thực hiện phát hành lại các số hóa đơn đó với thông tin mới.
- Trường hợp 2: Thay đổi tên công ty dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế quản lý. Trong tình huống này, công ty sẽ phải thực hiện các thủ tục liên quan đến việc chuyển đổi Cơ quan thuế quản lý mới. Cùng với việc thay đổi thông tin cơ bản, việc xử lý hóa đơn điện tử cũng đòi hỏi sự chú ý và cẩn trọng:
- Hủy toàn bộ số hóa đơn điện tử cũ do cơ quan thuế quản lý trước không còn có hiệu lực và thực hiện đăng ký lại số hóa đơn điện tử mới tại Cơ quan thuế quản lý mới.
- Làm thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn để tiếp tục sử dụng tại Cơ quan thuế mới.
- Thực hiện phát hành lại các số hóa đơn mới tại Cơ quan thuế mới để tiếp tục hoạt động kinh doanh một cách bình thường và hợp pháp.
Thay đổi tên công ty trên hóa đơn điện tử nhưng không thay đổi Cơ quan thuế quản lý
Nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng những số hóa đơn giá trị gia tăng chưa hết, sẽ có hai cách thực hiện, phụ thuộc vào yêu cầu của từng cơ quan thuế:
Cách 1: Cơ quan thuế yêu cầu điều chỉnh thông tin hóa đơn
- Bước 1: Lập Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn theo mẫu TB04/AC trên phần mềm HTKK hoặc tạo thông báo trên trang //thuedientu.gdt.gov.vn/.
- Bước 2: Cập nhật lại tên công ty trụ sở trên giấy phép sử dụng của phần mềm và mẫu hóa đơn.
- Bước 3: Kiểm tra xem thông báo đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa tại //www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/.
- Bước 4: Sau khi được chấp nhận, doanh nghiệp chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực” trên phần mềm để xuất hóa đơn điện tử.
Cách 2: Cơ quan thuế yêu cầu thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử mới
Trong trường hợp này, doanh nghiệp hủy các số hóa đơn cũ chưa sử dụng, sau đó phát hành lại các số này. Quy trình thực hiện như sau:
- Bước 1: Hủy các số hóa đơn mẫu cũ theo quy trình đã đề cập.
- Bước 2: Cập nhật lại tên công ty trên giấy phép sử dụng phần mềm.
- Bước 3: Thực hiện thông báo phát hành lại các số hóa đơn đã hủy.
- Bước 4: Kiểm tra xem thông báo đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa tại //www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/.
- Bước 5: Chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực” để phát hành hóa đơn trên phần mềm.
Thay đổi tên công ty trên hóa đơn điện tử dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý
Để thực hiện việc thay đổi tên công ty trên hóa đơn và đồng thời thay đổi cơ quan quản lý thuế, cùng như việc chuyển những số hóa đơn chưa sử dụng sang quận/huyện/tỉnh/thành phố mới, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước sau đây:
- Bước 1 – Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi: Doanh nghiệp cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hiện tại, kèm theo mẫu 3.10 hoặc mẫu 3.12 (tùy thuộc vào quận/huyện).
- Bước 2 – Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến: Doanh nghiệp cần nộp mẫu TB04/AC – thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn cùng với mẫu BK01/AC – bảng kê hóa đơn chuyển đi. Thủ tục này phải được hoàn tất trong thời hạn 10 ngày kể từ khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và trước khi xuất hóa đơn tại quận/huyện/tỉnh mới.
- Bước 3: Doanh nghiệp cần cập nhật lại tên công ty trên giấy phép sử dụng của phần mềm và mẫu hóa đơn.
- Bước 4: Sau khi đã nộp thông báo lên cơ quan thuế tại địa điểm mới, doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng thông báo tại đường link //www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để xem xét đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa. Nếu chưa, doanh nghiệp nên liên hệ với cơ quan thuế để được hướng dẫn thủ tục.
- Bước 5: Sau khi nhận được sự chấp nhận của cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể vào phần mềm hóa đơn để thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn. Tại đây, doanh nghiệp chỉnh trạng thái của hóa đơn từ “Chưa có hiệu lực” thành “Đã có hiệu lực” để sử dụng hóa đơn mới.
Bài viết trên đây đã cung cấp hướng dẫn cụ thể về việc thay đổi tên công ty trên hóa đơn điện tử. Chúng tôi hy vọng rằng thông tin này sẽ hữu ích và giúp các doanh nghiệp giải quyết thắc mắc về vấn đề này một cách đơn giản và hiệu quả. Quý khách hàng có thể liên hệ với chúng tôi ngay qua Hotline 0973.53.59.56 để được tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc liên quan. Đội ngũ chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ doanh nghiệp trong mọi vấn đề liên quan đến kế toán và tài chính.