Để có thể hạch toán được tiền lương và các khoản trích theo lương thì công việc trước tiên là kế toán phải tính được lương cho cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồng lao động, bảng chấm công... Dưới đây CTy CP Phần mềm Effect xin chia sẻ hướng dẫn cách hạch tóan tiền lương và các khoản trích theo lương như sau:
Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương - tiền thưởng kế toán hạch toán chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương qua những nghiệp vụ sau:
1. Khi tính tiền lương, các khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho người lao động
Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công (6231) (chi phí nhân công) Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung (6271) (chi phí nhân viên phân xưởng) Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6411) (Q D15) Nợ TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý (QĐ 15) Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghi ệp ( QD48) Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng ( QD48) Có TK 334 - Phải trả người lao động
2. Khi trích các khoản bảo hiểm trừ vào lương của công nhân viên
Nợ TK 334 : Tổng số trích trừ vào lương Có TK 3383 Lương cơ bản X 8% Có TK 3384 Lương cơ bản X 1,5% Có TK 3389 Lương cơ bản X 1%
3. Khi trích bảo hiểm tính vào chi phí doanh nghiệp
Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công (6231) (chi phí nhân công) Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung (6271) (chi phí nhân viên phân xưởng) Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6411) (Q D15) Nợ TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý (QĐ 15) Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (QD48) Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng (QD48) Có TK 3383 Lương cơ bản X 18% Có TK 3384 Lương cơ bản X 3% Có TK 3389 Lương cơ bản X 1%
4. Khi trả lương nhân viên
Nợ TK 334 : Tổng số tiền thanh toán, sau khi trừ đi các khoản giảm trừ lương Có TK 111 hoặc 112
5. Khi nộp tiền bảo hiểm
Nợ TK 3383 : Số đã trích BHXH Nợ TK 3384 : Số đã trích BHYT Nợ TK 3389 : Số đã trích BHTN Có TK 111 hoặc 112: số tiền thực nộp Ngoài việc tính lương và hạch toán các khoản trích thì khi các bạn làm kế toán tiền lương còn có thể gặp các nghiệp vụ sau:
Khi tính tiền lương và các khoản phụ cấp phải trả
Hạch toán các khoản Bảo hiểm trích theo lương
Khi tính trích các khoản Bảo hiểm, KPCĐ trừ vào chi phí của DN
Trích khoản Bảo hiểm trừ vào lương của nhân viên
Tính thuế TNCN phải nộp ( nếu có)
Khi trừ số thuế TNCN phải nộp vào lương của nhân viên
Khi trả lương (hoặc nhân viên ứng trước tiền lương)
Trường hợp trả lương bằng sản phẩm, hàng hoá
Khi tính tiền thưởng phải trả bằng quỹ khen thưởng
Khi tính tiền BHXH (ốm đau, thai sản, tai nạn,. . .) phải trả cho nhân viên
là quá trình quan trọng trong việc tính toán và trả lương cho người lao động. Kế toán đóng vai trò trung gian giữa doanh nghiệp với người lao động và yêu cầu độ chính xác cao. Để hiểu rõ hơn về cách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương năm 2024, hãy cùng AZTAX tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé!
Hạch toán bao gồm các công việc quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép. Nhằm quản lý hoạt động kinh tế của doanh nghiệp một cách chặt chẽ, có tổ chức và hiệu quả.
2. Cách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
2.1 Hạch toán tiền lương cho nhân sự
Để hạch toán chính xác các khoản chi phí của doanh nghiệp, kế toán viên cần xác định chi tiết từng bộ phận được nhận lương và đối chiếu với Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính tương ứng với doanh nghiệp trong quá trình hạch toán. Dưới đây là bảng hạch toán tiền lương chi tiết:
1. Tiền lương và các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên
- Nợ TK 241 Chi phí khác
- Nợ TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp
- Nợ TK 623 Chi phí sử dụng máy thi công của công nhân trực tiếp điều khiển máy
- Nợ TK 627 Lương nhân viên quản lý phân xưởng, bộ phận, đội
- Nợ TK 641 Lương bộ phận bán hàng
- Nợ TK 642 Lương bộ phận quản lý doanh nghiệp
- Có TK 334: Phải trả người lao động 2. Tiền thưởng trả cho nhân viên – Xác định tiền thưởng cho nhân viên được trích từ quỹ khen thưởng:
- Nợ TK 3531: Tiền thưởng phải trả người lao động
- Có TK 334: Tiền thưởng phải trả người lao động
– Tiền thưởng trả cho nhân viên:
- Nợ TK 334: Tiền thưởng chi trả cho người lao động
- Có TK 111, 112: Tiền thưởng chi trả cho nhân viên 3. Tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho nhân viên – Hàng tháng, kế toán căn cứ vào kế hoạch để tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép cho nhân viên:
- Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642: Số tiền lương nghỉ phép trích trước
- Có TK 335: Số tiền lương nghỉ phép trích trước
– Tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho người lao động:
- Nợ TK 335: Tiền lương nghỉ phép thực tế phát sinh
- Có TK 334: Tiền lương nghỉ phép thực tế phát sinh
2.2 Hạch toán các khoản trích theo lương
a) Tỷ lệ trích các khoản theo lương
Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH và Công văn 2159/BHXH-BT của Bảo hiểm xã hội Việt Nam áp dụng từ ngày 1/6/2017 thì:
Các khoản trích theo lương Trích vào chi phí của doanh nghiệp Trích vào lương của người lao động Tổng Bảo hiểm xã hội (BHXH) 17,5% 8% 25,5% Bảo hiểm y tế (BHYT) 3% 1,5% 4,5% Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 1% 1% 2% Tổng 21,5% 10,5% 32% Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2%0%2%
Như vậy hàng tháng, doanh nghiệp phải đóng cho cơ quan Bảo hiểm xã hội là 32% trên tổng quỹ lương phải trả nhân viên (BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN). Nếu doanh nghiệp có thành lập công đoàn, doanh nghiệp phải đóng cho Liên đoàn lao động của Quận/Huyện là 2% trên quỹ lương phải trả nhân viên (KPCĐ).
b) Các khoản trích được tính vào chi phí của doanh nghiệp
Khi hạch toán các khoản trích từ tháng 1/10/2022 trở đi, ta tính như sau:
Tổng tiền bảo hiểm DN phải nộp = 23,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
- Nợ TK 241, 622, 623, 627, 641, 642…: Tổng tiền nộp Bảo hiểm + Kinh phí công đoàn doanh nghiệp phải nộp.
- Có TK 3383 (BHXH) : Tiền lương tham gia BHXH x 17,5%
- Có TK 3384 (BHYT) : Tiền lương tham gia BHXH x 3%
- Có TK 3386 hoặc 3385 (BHTN) : Tiền lương tham gia BHXH x 1%
- Có TK 3382 ( KPCĐ) : Tiền lương tham gia BHXH x 2%
- Chú ý: Riêng về Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
- Trường hợp DN áp dụng theo Thông tư 200 thì dùng TK 3386
- Trường hợp DN hạch toán lương theo Thông tư 133 thì dùng TK 3385
c) Các khoản trích được trừ vào lương nhân viên
Tổng tiền bảo hiểm nhân viên phải nộp = 10,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
- Nợ TK 334: Tổng tiền bảo hiểm nhân viên phải nộp
- Có TK 3383 (BHXH): 8% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
- Có TK 3384 (BHYT): 1,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
- Có TK 3386 (BHTN): 1% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
Xem thêm: Nhân sự tiền lương quy định ra sao?
2.3 Hạch toán các khoản giảm trừ vào lương khác
a) Người lao động tạm ứng lương
Trong kỳ, nếu người lao động tạm ứng lương, số tiền lương tạm ứng thực tế phát sinh sẽ được trừ vào lương phải trả cho người lao động và đưa vào hạch toán:
- Nợ TK 334: Số tiền phải trả cho người lao động
- Có TK 111, 112: Số tiền tạm ứng thực tế
Khi thanh toán tiền lương:
- Nợ TK 334: Số tiền phải trả cho người lao động
- Có TK 111, 112: Tiền lương thực tế đã trừ đi phần tạm ứng
b) Thuế thu nhập cá nhân người lao động phải nộp
Trong kỳ, nếu người lao động phát sinh thuế thu nhập cá nhân phải nộp, cần tiến hành xác định số tiền thuế phải khấu trừ và trừ vào lương phải trả cho người lao động:
- Nợ TK 334: Số thuế TNCN khấu trừ
- Có TK 3335: Số thuế TNCN khấu trừ
Trường hợp doanh nghiệp nộp TNCN thay người lao động:
- Nợ TK 3335: Số thuế TNCN phải nộp
- Có TK 111, 112: Số thuế TNCN phải nộp
Xem thêm: Quyết định tăng lương dành cho người lao động
3. Quy định hạch toán tiền lương và các khoản trích tiền lương năm 2024
Để hạch toán chi trả lương cho nhân viên, kế toán sẽ dựa vào Bảng thanh toán lương chứng từ, thanh toán lương qua ngân hàng hoặc phiếu lương. Từ đó, ta được công thức:
Tiền lương thực trả = (Tiền lương + phụ cấp + thưởng) – Các khoản giảm trừ vào lương (tiền thuế TNCN, tiền tạm ứng) – Tiền bảo hiểm phải nộp
- Nợ TK 334: Số tiền lương phải trả cho người lao động
- Có TK 111, 112: Số tiền lương thực trả
Trong trường hợp phát sinh trả lương cho người lao động bằng hàng hóa, sản phẩm, kế toán cần xuất hóa đơn doanh thu bán hàng nội bộ và làm hạch toán:
- Nợ TK 334: Số tiền lương phải trả cho nhân viên
- Có TK 5118: Doanh thu khác (giá bán hàng hóa, dịch vụ)
- Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
4. Các lưu ý khi hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Cập nhật quy định: Do quy định về tiền lương và các khoản trích có thể thay đổi theo thời gian, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các quy định mới nhất từ các cơ quan chức năng và các luật pháp liên quan. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng quy định và tránh vi phạm pháp luật.
Tư vấn chuyên gia: Trong trường hợp quy định về hạch toán tiền lương và các khoản trích phức tạp, doanh nghiệp có thể tìm kiếm sự tư vấn từ chuyên gia về tài chính và kế toán. Chuyên gia sẽ tư vấn và xử lý các hoạt động liên quan đến hạch toán tiền lương thay cho doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo tuân thủ đúng theo quy định pháp luật.