Cách hạch toán người mua trả lại hàng năm 2024

Hàng hóa bị trả lại do rất nhiều nguyên nhân khác nhau như: vi phạm hợp đồng cam kết, chất lượng sản phẩm kém, không đúng chủng loại và quy cách,… Cho dù lý do là gì, những hàng hóa này cần phải được ghi lại để đảm bảo tính chính xác cho thông tin kế toán.

Vậy, hạch toán hàng bán bị trả lại như thế nào là đúng với quy định pháp luật hiện hành? Bài viết dưới đây của Học viện TACA sẽ cùng bạn giải đáp thắc mắc này.

1. Bên bán (bên bị trả hàng)

Hàng bán bị trả lại đối với bên bán thường là những sản phẩm được doanh nghiệp xuất bán hoặc tiêu thụ nhưng bị trả hàng vì không đảm bảo những điều dưới đây:

• Chất lượng hàng hóa không đảm bảo như cam kết trước đó.
• Hàng hóa đóng gói sai quy cách, chủng loại.
• Người mua không nhận hàng vì những lý do khách quan.

Hiện nay, hàng bán bị trả lại được xếp vào khoản giảm trừ doanh thu. Do đó, giá trị hàng này có thể làm thay đổi doanh thu bán hàng thực tế đã phát sinh trong kỳ kinh doanh trước đó. Bên cạnh đó, nó còn làm thay đổi cả doanh thu thuần của doanh nghiệp ở báo cáo kết quả kinh doanh.

Xem thêm các bài viết liên quan đến kiến thức hạch toán:

• Cách hạch toán thuế TNDN [mới nhất 2022]
• Hướng dẫn cách hạch toán chiết khấu thương mại

2. Bên mua (bên trả lại hàng)

Hành động trả lại hàng bán đối với bên mua tuy không làm phát sinh khoản giảm trừ doanh thu hay làm thất thoát tài chính nhưng sẽ làm mất thời gian cho chính doanh nghiệp. Bên cạnh đó, kế toán viên phải tiến hành bút toán hạch toán phù hợp nhằm ghi nhận nghiệp vụ trả hàng cho người bán. Điều này là quan trọng, nhằm đảm bảo tính chính xác cho thông tin kế toán.

Nếu bên mua là công ty đã có hóa đơn thì khi có hàng bán trả lại vẫn phải xuất hóa đơn với đơn giá đúng với hóa đơn mua vào.

Nếu bên mua là cá nhân và chưa có hóa đơn thì khi phát sinh sự việc trả lại hàng bán cần phải lập biên bản ký kết với bên bán về số lượng cùng giá trị hàng bán đã trả lại.

II. Cách hạch toán hàng bán bị trả lại đúng quy định của pháp luật

1. Hạch toán hàng bán bị trả lại căn cứ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Căn cứ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC cho biết, tài khoản 5212 là hàng bán bị trả lại, được sử dụng nhằm phản ánh doanh thu của hàng bán bị người mua trả lại trong kỳ kế toán. Hiện nay, tài khoản 5212 có kết cấu như sau:

• Bên nợ: Nói về doanh thu hàng bán bị trả lại, đã hoàn trả tiền cho người mua. Ngoài ra nó được trừ vào khoản phải thu khách hàng đã ghi nhận trước đó.
• Bên có: Kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại tới TK 511 (doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ), qua đó xác định doanh thu thuần cuối kỳ.

Để hạch toán hàng bán bị trả lại theo thông tư 200, bạn có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây:

1.1. Bên bán

Trường hợp bán hàng, kế toán viên là người thực hiện bút toán ghi nhận doanh thu hàng bán và giá vốn hàng bán như sau:

• Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 1111, 1121, 1311; Có TK 5111 và Có TK 33311 (nếu có).
• Ghi nhận giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 và Có TK 156.

Trường hợp bị trả lại hàng, kế toán viên sẽ tiến hành bút toán hạch toán hàng bán bị trả lại bằng cách ghi nhận giảm trừ doanh thu và giảm giá vốn hàng bán như sau:

• Ghi nhận giảm trừ doanh thu: Nợ TK 5212; Nợ TK 33311 (nếu có) và Có TK 111, 112, 131.
• Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán: Nợ TK 156; Có TK 632.

Tiếp theo, kế toán viên sẽ tiến hành bút toán kết chuyển cuối kỳ. Trong đó có bút toán kết chuyển khoản giảm trừ doanh thu đã ghi nhận vì hàng bán bị hoàn trả lại trong kỳ như sau: Nợ TK 151, Có TK 5212.

Ngoài ra, kế toán viên phải xác định và ghi nhận các chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại, sau đó bút toán hạch toán Nợ TK 641 và Có TK 111, 112,…

1.2. Bên mua

Nếu doanh nghiệp mua hàng, kế toán viên sẽ tiến hành bút toán ghi nhận hàng mua về như sau:

• Nợ TK 156, 152, 153, 211.
• Nợ TK 1331 (nếu có).
• Có TK 1111, 1121, 331.

Trường hợp trả lại hàng mua cho bên bán, kế toán viên sẽ ghi nhận giảm giá trị hàng như sau:

• Nợ TK 1111, 1121, 331.
• Có TK 156, 152, 153, 211.
• Có TK 1331.

2. Hạch toán hàng bán bị trả lại căn cứ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Tại Thông tư 133/2016/TT-BTC không dùng tài khoản 5212 nên hàng bán bị trả lại sẽ được phản ánh trực tiếp vào tài khoản 511. Đây là tài khoản về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bằng cách ghi giảm doanh thu. Dưới đây là cách hạch toán hàng bán bị trả lại thông tư 133:

2.1. Bên bán

Khi bị hoàn trả hàng, kế toán viên tiến hành ghi nhận giảm doanh thu và giảm giá vốn hàng bán như sau:

• Ghi nhận giảm doanh thu: Nợ TK 511; Có TK 131, 111, 112.
• Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán: Nợ TK 156; Có TK 632.

2.2. Bên mua

• Ghi tăng trị giá hàng mua (khi doanh nghiệp mua hàng): Nợ TK 156, 152, 153, 211; Nợ TK 1331 (nếu có); Có TK 1111, 1121, 331.
• Ghi nhận giảm giá trị hàng (khi hàng trả lại cho bên bán): Nợ TK 1111, 1121, 331; Có TK 156, 152, 153, 211; Có TK 1331.

III. Chia sẻ phương án xử lý trả lại hàng đúng quy định

Nếu có tình huống trả lại hàng xảy ra, cả bên mua và bên bán đều phải tiến hành bút toán ghi nhận. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác, khách quan cho thông tin kế toán. Do đó, người mua cần trả hàng sẽ phải xuất hóa đơn để làm căn cứ cho kế toán thực hiện bút toán hạch toán.

Tuy nhiên, chỉ có người mua là doanh nghiệp mới có thể xuất hóa đơn, còn cá nhân mua hàng sẽ không thể xuất hóa đơn. Ở mỗi trường hợp, phương án xử lý trả hàng sẽ có cách giải quyết riêng như sau:

• Đối với khách mua là doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn

Hóa đơn trả lại hàng cho công ty bán phải được ghi đầy đủ đơn giá, đồng thời nó phải bằng đơn giá trên hóa đơn mua vào. Bên cạnh đó, nội dung của hóa đơn phải ghi rõ lý do trả hàng là gì.

Sau đó, kế toán viên tiến hành kê khai điều chỉnh thuế GTGT với hóa đơn hàng bán bị trả lại như sau:

• Bên bán: Kê khai điều chỉnh doanh số bán và thuế giá trị gia tăng đầu ra.
• Bên mua: Kê khai điều chỉnh doanh số mua và thuế giá trị gia tăng đầu vào.
• Đối với khách mua trả hàng không thể xuất hóa đơn

Ở trường hợp này, kế toán viên sẽ áp dụng theo hướng dẫn tại điểm 2.8 Phụ lục 4 ban hành cùng Thông tư 39/2014/TT-BTC để xử lý.

Bài viết trên của Học viện TACA đã hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán hàng bán bị trả lại theo quy định của pháp luật hiện hành. Hy vọng nội dung này sẽ hỗ trợ bạn có thể xử lý nhanh chóng, chính xác khi có tình trạng hoàn hàng xảy ra ở doanh nghiệp của mình.