Định khoản tạm ứng cho nhân viên đi công tác được quy định thế nào? Trong các chuyến đi công tác, việc tạm ứng không còn là vấn đề xa lạ. Vậy khi nào nhân viên sẽ được nhận khoản tạm ứng? Các quy định xung quanh vấn đề này được quy định thế nào? Show Khoản tạm ứng là khoản tiền hay vật tư do doanh nghiệp giao cho người lao động để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh, sản xuất hoặc giải quyết công việc được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. 2. Quy trình định khoản tạm ứng cho nhân viên đi công tácĐể có được khoản tạm ứng, nhân viên cần thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Nhân viên lập giấy Đề nghị tạm ứng
Bước 2: Nhân viên lập Giấy đề nghị tạm ứng trình trưởng phòng duyệt Sau khi nhân viên lập xong giấy đề nghị tạm ứng thì trình trưởng phòng hoặc cán bộ quản lý của bộ phận duyệt và ký Bước 3: Trình giám đốc ký duyệt tạm ứng Khi trưởng phòng duyệt thì nhân viên trình giám đốc xem xét và ký duyệt cho tạm ứng Bước 4: Chuyển kế toán thanh toán viết phiếu chi
Bước 5: Chuyển kế toán trưởng duyệt chi Kế toán thanh toán viết phiếu chi và chuyển Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt Chi tạm ứng Bước 6: Trình Giám đốc duyệt chi Sau khi kế toán trưởng ký vào phiếu chi, thì kế toán thanh toán chuyển phiếu chi để trình giám đốc ký duyệt Bước 7: Thủ quỹ chi tiền cho nhân viên Căn cứ vào phiếu chi có đầy đủ chữ ký của: người đề nghị tạm ứng, kế toán thanh toán, kế toán trưởng và giám đốc thì thủ quỹ sẽ chi số tiền đề nghị trên giấy tạm ứng cho nhân viên. Bước 8: Hạch toán kế toán và lưu trữ chứng từ
3. Quy định về khoản tạm ứng cho nhân viên đi công tácNgười nhận tạm ứng phải sử dụng số tiền hay vật tư đúng mục đích và nội dung công việc được giao. Nếu số tiền tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết thì phải giao nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền đó cho người khác sử dụng. Khoản tạm ứng không sử dụng hết thì người nhận phải nộp lại, nếu không nộp thì phải tính trừ vào lương của người nhận. Trường hợp chi quá số tiền tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số tiền còn thiếu. Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình thanh toán. Phải thanh toán tạm ứng dứt khoát kỳ trước mới được nhận thanh toán tạm ứng kỳ sau. 4. Hướng dẫn cách định khoản một số nghiệp vụ tạm ứng– Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng được thủ trưởng và kế toán trưởng duyệt, kế toán ghi:
– Khi hoàn thành công việc, người tạm ứng lập giấy thanh toán tiền tạm ứng kèm theo chứng từ gốc (Hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, hoá đơn bán lẻ…). Kế toán kiểm tra chứng từ và đề nghị duyệt thanh toán :
– Số tiền tạm ứng lớn hơn số thực chi:
– Số thực chi lớn hơn số tiền tạm ứng, kế toán sẽ chi tiếp số còn thiếu:
5. Ví dụ về định khoản tạm ứng cho nhân viên đi công tácAnh Nguyễn Văn Toàn được cử đi công tác, tạm ứng số tiền 10.000.000 đồng bằng séc chuyển khoản để mua hàng. \=> Kế toán định khoản: Nợ TK 141 : 10.000.000 đ (Chi tiết anh Nguyễn Văn Toàn: 10.000.000 đ) Có TK 112 : 10.000.000 đ Sau khi hoàn thành công việc anh Toàn lập giấy thanh toán tạm ứng như sau: – Mua nguyên vật liệu: Giá mua chưa có thuế GTGT (thuế suất 10%):10.000.000 đ (đã nhập kho theo PNK số 20 ngày 25/7) – Doanh nghiệp đã đồng ý thanh toán và chi tiếp số tiền còn thiếu bằng tiền mặt. \=> Căn cứ chứng từ thanh toán, Kế toán ghi sổ theo số thực chi:
Nợ TK 152: 10.000.000 đ Nợ TK 133: 1.000.000đ Có TK 141: 11.000.000 đ (Chi tiết anh Nguyễn Văn Toàn: 11.000.000 đ)
Nợ TK 141 1.000.000 đ (Chi tiết anh Nguyễn Văn Toàn: 1.000.000đ) Có TK 111: 1.000.000đ Trên đây, Vntrip đã gửi đến bạn đọc một số thông tin về định khoản tạm ứng cho nhân viên đi công tác. |