Công việc soạn thảo văn bản giờ đây đã trở nên quen thuộc với tất cả mọi người. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm vững các nguyên tắc gõ văn bản cơ bản nhất. Sự cần thiết phải học soạn thảo văn bản: Dù bạn đang làm công việc gì, ở bất cứ vị trí nào cấp quản lý hay nhân viên, trong DN tư nhân hay nhà nước thì bạn đều phải tiếp xúc, xử lý với các loại văn bản. Vì vậy công tác soạn thảo văn bản là một mảng không thể thiếu trong công việc và hoạt động quản lý.  Khái niệm về kỹ thuật soạn thảo văn bảnVăn bản là phương tiện để ghi nhận những thông tin, truyền đạt các thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hoặc bằng ngôn ngữ nhất định nào đó. Kỹ thuật soạn thảo văn bản là những quy trình, những đòi hỏi trong các quá trình diễn ra một cách liên tục từ khi chuẩn bị soạn thảo đến khi soạn thảo, và chuyển văn bản đến nơi thi hành. Gắn liền với quy trình và những đòi hỏi là những quy tắc về việc tổ chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo văn bản và cả ngôn ngữ thể hiện trong văn bản. Ý nghĩa của kỹ thuật soạn thảo văn bảnKỹ thuật soạn thảo văn bản có rất nhiều ý nghĩa. Nhưng ý nghĩa có tính chất cơ bản nhất phải kể đến là làm cho người nhận được văn bản dễ hiểu, và hiểu được một cách thống nhất. Những yêu cầu về việc soạn thảo văn bản 1. Để đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng và có chất lượng là phải nắm vững nội dung của vấn đề cần văn bản hoá. 2. Các thông tin được sử dụng đưa vào văn bản phải cụ thể và đảm bảo chính xác. Không nên viết văn bản với những thông tin chung và lặp lại từ các văn bản khác. 3. Đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng thể thức. Thể thức được nói ở đây là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản. Chúng đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng như lâu dài trong hoạt động quản lý của các cơ quan. Một văn bản đầy đủ các thể thức yêu cầu phải có các thành phần: quốc hiệu; địa điểm, ngày, tháng ban hành văn bản; tên cơ quan, đơn vị ban hành; số và ký hiệu; tên loại và trích yếu nội dung; nội dung; chữ ký của người có thẩm quyền; con dấu hợp thức của cơ quan; địa điểm nơi văn bản được gửi đến (nơi nhận), v.v... 4. Sử dụng các thuật ngữ và văn phong thích hợp. Nếu thụât ngữ và văn phong không được lựa chọn thích hợp cho từng loại văn bản khi soạn thảo thì việc truyền đạt thông tin qua văn bản sẽ thiếu chính xác. Điều đó tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến nội dung văn bản. 5. Văn bản phải thích hợp với mục đích sử dụng. Ví dụ, không dùng chỉ thị thay cho thông báo và ngược lại. Yêu cầu này đòi hỏi phải có sự phân biệt rõ ràng các loại văn bản trước khi lựa chọn. Tóm tắt các bước soạn thảo văn bản Bước chuẩn bị 1. Xác định mục tiêu 2. Chọn loại văn bản 3. Sưu tầm tài liệu - Hồ sơ nguyên tắc - Hồ sơ nội vụ 4. Xin chỉ thị cấp lãnh đạo 5. Hỏi ý kiến các cơ quan, tổ chức liên quan 6. Suy luận ( các loại vi phạm mà văn bản có thể mắc) - Thẩm quyền - Hình thức - Vi phạm pháp luật Bước viết dự thảo 1. Lập dàn bài 2. Thảo bản văn theo dàn bài 3. Kiểm tra Có thể nói soạn thảo văn bản có vị trí quan trọng trong bất kỳ cơ quan, đơn vị tổ chức nào. Văn bản được ví như bốn bánh xe giúp cho xe có thể chuyển động được. Một văn phòng hoạt động khoa học, có kỷ cương nề nếp, có đủ các điều kiện phương tiện hiện đại thì công việc sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt. Ngược lại, sẽ là một lực cản rất lớn đến hiệu quả công việc cũng như hiệu suất kinh doanh. Vậy làm thế nào để có kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính tốt? Những điều trên sẽ được chia sẻ tại Chương trình đào tạo khóa học “Nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản” của Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM. ------------- Kỹ năng soạn thảo văn bản là một phần không thể thiếu trong nhiều vị trí ở hầu hết các ngành nghề cũng như trong cuộc sống. Ngay cả khi không là một nhà văn thì tần suất bạn soạn thảo văn bản thường xuyên hơn bạn nghĩ. Ít nhất, bạn cũng sẽ viết CV xin việc, email gửi đến nhà tuyển dụng, đăng bài trên các phương tiện truyền thông xã hội… Nếu công việc yêu cầu, bạn cũng tạo ra những văn bản như báo cáo, thuyết trình, bản tin… Vậy kỹ năng soạn thảo văn bản là gì và làm thế nào để nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng cũng như kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại…? Câu trả lời sẽ có ngay sau đây. Kỹ năng soạn thảo văn bản là gì? Đó là cách bạn thực hiện các thao tác như nhập thông tin, chỉnh sửa, trình bày văn bản được thực hiện trên giấy hoặc các phần mềm ứng dụng như Microsoft Word. Đây cũng là một phần trong chương trình đại học và là kỹ năng mà bất cứ nhà tuyển dụng nào cũng muốn thấy trong CV của ứng viên trong thời đại ngày nay. Tầm quan trọng của kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp Khi người khác đọc văn bản của bạn, họ sẽ đưa ra đánh giá về trí thông minh và sự siêng năng của bạn dựa trên những gì họ nhìn thấy. Cho dù văn bản đó là trên giấy hay trực tuyến (chẳng hạn như email, bài viết trên trang web…), người đọc sẽ có ấn tượng tiêu cực về bạn nếu văn bản của bạn có lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp. Hậu quả của một văn bản kém chất lượng có thể khá nặng. Chẳng hạn, kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại không tốt sẽ làm khách hàng của bạn phật lòng và họ sẽ tìm đến một nhà cung cấp khác. Hoặc nếu văn bản kém đó được in ra thì chắc chắn doanh nghiệp của bạn sẽ mất thêm một khoản chi phí để in lại. Khi xin việc, kỹ năng soạn thảo văn bản không tốt sẽ khiến bạn không nhận được lời mời phỏng vấn cho công việc thực sự mong muốn. Gửi một bản CV hoặc thư xin việc chứa nhiều lỗi cho thấy bạn không chuyên nghiệp. Đây không nên là ấn tượng bạn tạo ra cho nhà tuyển dụng tiềm năng khi đang tìm việc làm. May mắn thay, các kỹ năng soạn thảo văn bản là điều có thể dễ dàng học được. Để cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính hay kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại của bạn, hãy thử các bí quyết sau: Cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính về mặt nội dung Tập trung vào mục tiêu chính Điều đầu tiên bạn cần biết trong kỹ năng soạn thảo văn bản là biết được mục tiêu của văn bản đó là gì. Đó là một báo cáo, là một thư ngỏ gửi đến khách hàng, một email trả lời cấp trên hoặc đồng nghiệp, một bức thư trả lời ứng viên tìm việc… Mỗi loại văn bản khác nhau đi kèm với các quy ước và kỳ vọng khác nhau. Chẳng hạn, đối với các báo cáo thì nên đi thẳng vào vấn đề và cốt lõi của cuộc thảo luận. Còn đối với một thư ngỏ gửi đến khách hàng bạn có thể dành một chút không gian để trò chuyện. Khi biết được mục đích của văn bản sắp soạn thảo, bạn có thể dễ dàng viết theo chiều hướng đó. Nếu thông điệp phức tạp, hãy phác thảo trước Sẽ không mất nhiều thời gian để soạn thảo các văn bản đơn giản nhưng nếu bạn viết một điều gì đó phức tạp hơn với nhiều góc độ, câu hỏi hoặc yêu cầu, hãy liệt kê trước khi viết. Tạo một phác thảo hoặc ghi chú nhanh về các chủ đề muốn nói là kỹ năng soạn thảo văn bản quan trọng sẽ giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ tình tiết nào. Thông tin vừa đủ Hãy cung cấp cho người đọc các thông tin liên quan, tránh áp đảo họ bằng các chi tiết lạc đề cũng là điều đáng lưu ý trong kỹ năng soạn thảo văn bản. Nếu bạn đang thấy mình đang đắm chìm vào các chi tiết phức tạp, hãy xem lại từng thông tin và hỏi xem nó có cần thiết để giúp người đọc hiểu thông điệp của bạn không. Nếu không, đừng ngại xóa bỏ các thông tin đó. Dùng từ và câu đơn giản Các từ ngữ chuyên môn, cường điệu sẽ làm cho văn bản của bạn sẽ giống như một bản hùng ca hơn là một văn bản hành chính thông thường. Đôi khi bạn phải giải thích một chút về các từ ngữ này. Do đó, một trong những kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại hiệu quả là dùng từ đơn giản và dễ hiểu. Văn bản của bạn sẽ được “chào đón” hơn. Bên đó là giữ cho các câu ngắn gọn có thể. Các câu ngắn, ít phức tạp sẽ dễ đọc hơn. Tuy nhiên, đừng để các câu của bạn quá ngắn đến nỗi làm mất đi sự mạch lạc của văn bản. Đọc thành tiếng Nói về sự mạch lạc, hãy đọc to văn bản của bạn để giúp xem nó có trôi chảy khong. Nếu nghe có vẻ chối tai và cụt, hãy thêm một vài câu dài hơn để phá vỡ nhịp điệu ổn định và đơn điệu đó. Cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính về mặt trình bày Chọn kiểu chữ phù hợp với bối cảnh Theo các giáo trình kỹ năng soạn thảo văn bản chia sẻ thì phông chữ Serif dễ đọc hơn trong các tài liệu in giấy trong khi phông chữ Sans-serif sẽ dễ đọc hơn trên màn hình kỹ thuật số. Một số ví dụ về phông chữ Serif bao gồm Garhua, Georgia, Hoefler Text và Palatino, trong khi các ví dụ về phông chữ Sans-serif bao gồm Arial, Gill Sans, Helvetica và Lucida Sans. Dù là phông chữ nào, hãy sử dụng chúng xuyên suốt văn bản của bạn. Nếu muốn, bạn có thể sử dụng một kiểu chữ khác để làm nổi bật các tiêu đề. Sử dụng cỡ chữ và màu sắc chuẩn Bạn không thể định dạng một văn bản chuyên nghiệp mà không chú ý đến giao diện. Hầu hết các văn bản công việc đều ở cỡ chữ 12pt, được xem là dễ đọc nhất kết hợp với các khoảng cách lề trên, lề dưới: 2-2,5cm, lề trái; 3-3,5cm, lề phải: 1,5-3cm trên giấy A4. Với một báo cáo với nhiều thông tin dày đặc thì cỡ chữ có thể giảm xuống 10pt, nhưng không bao giờ ít hơn thế. Về màu sắc, bạn nên cân nhắc in màu tài liệu bởi phải tốn nhiều chi phí hơn và nó không giữ được màu sắc gốc nếu được sao chép. Đối với các văn bản kỹ thuật số như Word hoặc email, bạn có thể sử dụng màu sắc, in đậm, in nghiêng cho các vấn đề quan trọng. Canh trái văn bản Theo thói quen bạn sẽ canh bằng hai lề văn bản (justify) bởi đó là những gì bạn thường thấy trên sách báo nhưng đây lại là một lựa chọn sai khi nói đến các kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính. Những gì bạn nên làm là căn lề trái cho văn bản. Điều này có thể sẽ tạo ra sự “lởm chởm” ở bên phải của văn bản nhưng nó sẽ tạo ra khoảng trống và làm tăng mức độ dễ đọc cho văn bản. Thụt lề dòng đầu tiên của các đoạn trong văn bản Các dòng đầu tiên của đoạn văn bản nên được thụt vào để làm cho mỗi đoạn trở nên nổi bật, trong đó chữ các đầu tiên có cùng kích thước với các chữ khác trong văn bản. Đặt hình ảnh ở giữa các đoạn văn bản Chèn ảnh hợp lý là điều cũng rất đáng quan tâm nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản. Bạn có thể chèn hình ảnh vào giữa và để văn bản xung quanh hình ảnh đó nếu mọi người trong doanh nghiệp của bạn thích như vậy. Nhưng nói chung, điều này có thể gây khó khăn cho người đọc, đặc biệt đó là các báo cáo dựa trên dữ liệu. Lựa chọn an toàn nhất, đối với các biểu đồ và bảng, là đặt hình ảnh ở phần cách nhau giữa các đoạn. Bằng cách đó, hình ảnh của bạn sẽ không làm mất sự chú ý của người đọc với văn bản xung quanh. Nó cũng giúp phần chú thích của hình ảnh trở nên nổi bật. Chọn khoảng cách giữa các dòng phù hợp theo ngữ cảnh Khoảng cách giữa các dòng (khoảng trắng ngăn cách một dòng văn bản với dòng văn bản tiếp theo) phụ thuộc vào loại tài liệu mà bạn viết. Các loại văn bản học thuật nên tuân theo các hướng dẫn về phong cách học thuật của từng lĩnh vực đó. Bạn có thể cách đôi (double spacing) nếu không có quy định bắt buộc. Các văn bản hành chính và kinh doanh có xu hướng cách nhau 1 line (single) để giảm thiểu số lượng trang in trong khi các tài liệu kỹ thuật số (Word hoặc email) sẽ dễ đọc hơn nếu khoảng cách giữa các dòng là 1,5 lines. Chia nhỏ văn bản với tiêu đề Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính của bạn sẽ không hoàn chỉnh nếu bạn không biết cách chia nhỏ văn bản với các tiêu đề. Văn bản càng dài, các tiêu đề càng trở nên quan trọng. Bạn có muốn đọc một bản báo cáo dài 20 trang mà không có gì ngoài một bức tường văn bản từ đầu đến cuối, hay một bản báo cáo dài 30 trang được trình bày với các phần chính, phần phụ rõ ràng và tiêu đề thích hợp? Dĩ nhiên là trường hợp thứ 2 phải không? Ngắt trang Khi bạn muốn tìm hiểu làm thế nào để báo cáo của bạn trông chuyên nghiệp hơn, bạn cần làm quen với việc ngắt trang. Nếu văn bản của bạn đủ dài để chia thành các chương, ngắt trang là cách tốt nhất để định dạng chúng. Mỗi chương nên cách nhau bằng một phần hoặc cả trang trống. Kỹ năng soạn thảo văn bản là điều mà bất kỳ ai trong chúng ta có thể học được. Nếu kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính hoặc kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại của bạn chưa tốt, hãy làm theo các mẹo trên và bạn sẽ nhận thấy kỹ năng soạn thảo văn bản được cải thiện như thế nào. |
