Những câu hỏi này nó dường như theo đúng mô hình phân tích SWOT-Điểm mạnh (Strengths), Điểm Yếu (Weaknesses), Cơ hội (Opportunities) và thách thức (Threats). ISO 9001:2015 không yêu cầu chúng ta phân tích theo mô hình SWOT, nhưng mô hình này lại cung cấp rất chi tiết những gì chúng ta cần, rất đầy đủ thậm chí là “cân bằng”. Và những gì yêu cầu ở bước này thật ra là lên kế hoạch chiến lược, vạch ra những gì quan trọng nhất và tiến hành giải quyết nó. Và việc ra chiến lược này mở rộng phạm vi của hệ thống quản trị chất lượng đáng kể, nó không còn đơn thuần là chữ “Q” truyền thống nữa, ở đây một cuộc chơi rất công bằng, tất cả những khía cạnh nào quan trọng cho tổ chức đều có cơ hội thể hiện mình ngang nhau: Từ tài chính, đào tạo, nhân sự, kho bãi, an toàn, an ninh… hay bất cứ khía cạnh nào ảnh hưởng đến tổ chức. Nó không còn là việc của phòng chất lượng, nó không đơn thuần là khách hàng, khiếu nại, hàng lỗi… nữa. Và để tránh “anh đi xa quá”, thì những chủ đề nào thật sự đã, đang và sẽ ảnh hưởng đến tổ chức thì mình hãy mang vào. Show  Hãy lưu ý rằng, nhiều khi, những người mới mới thật sự đem lại giá trị ở đoạn này, do họ nhìn bằng một cặp mắt hoàn toàn khách quan, không bị chi phối bởi kinh nghiệm lâu năm trong giếng nước, ao làng làm lu mờ. Họ cũng không bị suy nghĩ số đông chi phối, do đó nhiều khi họ sẽ đưa ra những ý tưởng vô cùng mới mẻ và có giá trị. Cũng lưu ý rằng trong các môi trường, đặc biệt là môi trường doanh nghiệp Việt Nam, người điều phối có vai trò cực kì quan trọng. Người này phải tạo điều kiện cho mọi người cùng được phát biểu ý kiến của mình, phải đảm bảo mọi ý kiến được lắng nghe và khuyến khích. Phải đảm bảo những vị như ban lãnh đạo, sếp không được quá già mồm, hay áp đảo rằng mình đúng. Phải thể hiện việc đề xuất ý kiến dân chủ và thật công bằng. Và cũng tránh trường hợp chụp mũ rằng lãnh đạo là sáng suốt, là biết tuốt. Mỗi người đều giỏi nhất ở vị trí của mình. Việc thể hiện mình biết tuốt mà không lắng nge ý kiến từ các thành viên khác trong tổ chức là một điều cực kì không tốt mà ban lãnh đạo nên tránh. Cũng hơi ngồ ngộ, là một khúc hay thiệt là hay như vầy, lại là khúc mở đầu. Nhưng ISO lại không yêu cầu chúng ta phải tài liệu hóa, hay lập quy trình về nó. Nói một cách đơn giản thì tổ chức vẫn có thể đáp ứng yêu cầu mà không cần phải tài liệu hóa lại những yếu tố bên ngoài và bên trong này. Nhưng thực tế, lời nói gió bay, bạn khó mà duy trì nó khi mà không có một quy trình hay hồ sơ cụ thể. Do đó nếu bạn cảm thấy nó quan trọng thì cứ mạnh dạn tạo quy trình và hồ sơ để tiện theo dõi và cải tiến về sau này. Nó chắc chắn là sẽ rất rất hữu ích thôi. ISO 9001:2015 cũng yêu cầu rằng những thông tin có từ quy trình này phải được “theo dõi-monitor” và “xem xét-review”, thật khó để mà xem xét và theo dõi khi tiêu chuẩn lại không yêu cầu mình phải ghi lại kết quả của các yếu tố quan trọng, bên trong và bên ngoài. Nhưng đó là ý kiến chủ quan của tôi thôi, quay trở lại tiêu chuẩn. Theo dõi có nghĩa là ban lãnh đạo phải coi thử những kết quả đưa ra đó có phản ánh đúng thực tại hay chưa, có gì thay đổi mà chúng ta chưa nhận ra không? Chúng ta có thật sự làm những gì chúng ta đang nghĩ không? Bước này nói đơn giản là coi thử, có khoảng cách nào giữa lý thuyết và thực tế không? Còn khía cạnh “xem xét-Review” ý muốn nói là chúng phải quay lại thăm nó thường xuyên, xem kế quả thế nào, QMS đã làm tốt tới đâu, khắc phục được cái gì rồi, cái gì mới phát sinh mà chúng ta cần thêm vào. Tuy nhiên, ISO 9001:2015 cũng không có nói là bao lâu thì mình nên theo dõi và xem xét một lần, điều đó thì cũng tốt thôi, vì sự thay đổi như vũ bão hiện nay không đồng đều ở mỗi ngành, mỗi doanh nghiệp, nên tự mỗi doanh nghiệp thấy rằng mình nên theo dõi và xem xét trong thời gian bao lâu là lựa chọn của mình. để xác định ảnh hưởng của các yếu tố khác nhau đối với tổ chức. Điều này bao gồm cách các vấn đề bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến văn hóa, mục tiêu của tổ chức, sản phẩm, quy trình, thị trường, thông tin khách hàng và hơn thế nữa. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này trong bài viết dưới đây. Tại sao xác định bối cảnh của công ty lại quan trọng?Các công ty, ngày nay làm việc trong một môi trường cạnh tranh và biến động cao. Đối với bất kỳ công ty nào, dù lớn hay nhỏ, điều cần thiết là phải xác định các vấn đề theo ngữ cảnh vì những vấn đề này có thể dẫn đến rủi ro tiềm ẩn hoặc cơ hội. Ví dụ, các khía cạnh văn hóa và tôn giáo của một khu vực có thể ảnh hưởng đến mức độ thành công của một sản phẩm hoặc dịch vụ ở khu vực đó. Xác định bối cảnh và giải quyết các rủi ro hoặc cơ hội phát sinh từ bối cảnh này thông qua các quy trình đã thay đổi / nâng cao hoặc lập kế hoạch ứng phó kịp thời và đầy đủ với những rủi ro này là điều quan trọng đối với một công ty. Một phản ứng không kịp thời, không đầy đủ các yếu tố này có thể làm mất uy tín của công ty và có thể dẫn đến thua lỗ trong kinh doanh. Bối cảnh cũng đảm bảo QMS hoạt động cùng với định hướng chiến lược của doanh nghiệp. Với sự ra đời của điều khoản mới này trong phiên bản ISO 9001: 2015, ISO đã thu hẹp khoảng cách và đảm bảo rằng bối cảnh kinh doanh và Hệ thống quản lý chất lượng hoạt động cùng nhau và luôn đồng bộ. Cách xác định bối cảnh của công ty trong nội bộSử dụng mẫu phân tích SWOT xác định và phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa của tổ chức bạn. Điểm mạnhĐiểm mạnh là đặc điểm của tổ chức chúng ta cho phép hoạt động hiệu quả hơn và hiệu quả hơn so với các đối thủ cạnh tranh. Ví dụ:
Điểm yếuĐiểm yếu là những lĩnh vực được công nhận là cần cải thiện. Xem xét:
Những mối đe dọaCác mối đe dọa có thể là bên ngoài hoặc bên trong và là bất cứ điều gì có thể ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh. Các mối đe dọa bên ngoài có thể là kinh tế, luật pháp mới hoặc thậm chí là một đối thủ cạnh tranh mới trên thị trường. Các mối đe dọa nội bộ có thể là sự thiếu hụt kỹ năng hoặc nhân viên trong tổ chức của chúng tôi. Ví dụ:
|
