BÀI TẬP LÝ THUYẾT 1. Một Phó Giám đốc Sở X của thành phố đến xin cho con gái vào làm thư ký Giám đốc. Bạn là thư ký, bạn ứng xử như thế nào? 2. Một giáo viên lâu năm, đóng góp nhiều công trạng cho trường. Ông gặp thư ký thắc mắc về việc không được đưa vào đoàn đi tham quan học tập ở Canada. Bạn xử lý ra sao? 3. Một quản trị viên trẻ đựoc bổ nhiệm và em là trợ lý nhưng lại lớn tuổ i hơn. Trong trường hợp này người quản trị viên và nữ trợ lý phải làm gì để tạo mối quan hệ tốt đẹp trong công việc? 4. Một nam trợ lý được giao nhiệm vụ làm trợ lý cho một nữ quản trị viên trẻ. Trường hợp này nếu em là nam trợ lý hoặc nữ quản trị viên em sẽ làm gì để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp trong công việc? 5. Em có một trợ lý (nam) nhưng anh ta không phải là tr ợ lý giỏi. Em sẽ giải quyết tình huống này như thế nào? 6. Em làm việc chăm chỉ và được mọi người làm chung tôn trọng. Cấp trên tin tưởng và đề bạt em, cho em có một quyền lực nhất định. Em nhận thấy rõ lòng đố kỵ và thù hằn của những người lớn tuổi hơn em, đã làm việc nhiều năm nhưng vẫn chưa được đề bạt. Em tự hào mình là người tố t và trong thâm tâm nghĩ rằng không có lời nói hay hành động nào làm hại đồng nghiệp. Nhưng gần đây, ban quản lý nhận được một lá thư nặc danh tố cáo em. Nội dung lá thư thật xấu xa và điều đáng buồn là khoảng 1/4 trong số ban quản lý muốn điều tra em. Em sẽ giải quyết tình huống này như thế nào? để buổi tiệc không bị náo loạn? 14. Làm thế nào để: - Bắt đầu một câu chuyện? - Tiếp tục một câu chuyện? - Kết thúc một câu chuyện và làm gì tiếp theo đó? 15. Bạn có thể làm gì nếu một trong số các vị khách của bạn “nói hớ” trong một buổi tiệc của công ty? Bạn sẽ làm gì khi cuộc tranh luận trở nên dữ d ội? 16. Một số người cho rằng, ăn mặc chỉnh tề là điều quan trọng đối với người thuyết trình. Nếu bạn có ngoại hình dễ nhìn thì điều này sẽ giúp cho những sai sót trong khi thuyết trình giảm nhẹ. Điều này đúng không? 17. Làm gì để ngưng một cuộc điện thoại quá dài một cách lịch sự? ĐÁP ÁN Tình huống 1: Giải quyết như sau: - Niềm nở đón tiếp vị Phó Giám đốc Sở. - Báo với lãnh đạo về việc Phó Giám đốc Sở xin cho con gái vào làm thư ký của công ty và để Giám đốc toàn quyền quyết định. Tình huống 2 : Giải quyết như sau: - Đón tiếp thầy giáo một cách niềm nở. - Ghi nhận những ý kiến của thầy và hẹn sẽ trả lời cho thầy sau khi đã trình lãnh đạo. Tình huống 3 : Giải quyết như sau: - Đối với Quản trị viên trẻ: công việc sau: - Kiểm tra bộ phận nhân sự về thủ tục khiển trách, cảnh cáo và thậm chí bố trí lại công việc. - Nếu có hợp đồng lao động, hãy kiểm tra các thủ tục và điều khoản của hợp đồng lao động. - Hãy gặp gỡ riêng trợ lý của em và thảo luận về những chỗ anh ta thực hiện không đạt tiêu chuẩn mà em đề ra và hỏi xem anh ta cảm thấy thế nào về công việc của anh ta. - Chỉ dẫn chính xác cho anh ta về những gì bạn mong đợi. Bạn muốn sự việc được thực hi ện như thế nào và tại sao bạn lại muốn như thế và hỏi ý kiến anh ta về những yêu cầu của bạn. - Tổ chức những công việc tiếp theo – 2 hoặc 3 tuần sau đó để củng cố những gì đã làm. Nếu thấy tiến bộ, hãy khen thưởng nếu không hãy cảnh báo rằng anh ta chỉ còn 2 tuần nữa để chứng tỏ khả năng hoặc sẽ phải thôi việc. Sau thời gian gia hạn, hãy chứng tỏ bạn thật hào hiệp. Tình huống 6 : Giải quyết như sau: Kịch liệt phản đối việc điều tra. Ban quản lý của bạn đã cư xử không đúng nguyên tắc chuyên nghiệp. Chúng ta hãy khách quan xem xét vai trò của ban quản lý trong việc thăng tiến của bạn. Các ưu điểm của bạn: - Bạn làm việc chăm chỉ. - Là một người lịch sự, có thể được hiểu là “người chính trực ở nơi công sở”. - Có kỹ năng, đối xử tốt với mọi người. Trong trường hợp này bạn không làm gì cả trừ khi ban quản lý có quyết định hành động. Nếu họ không làm gì cả, điều đó có nghĩa họ tin bạn. Nếu họ chất vấn, hãy tự thanh minh cho mình. Hẹn với “người ra quyết định” trong cơ quan. Nếu có thể hãy photo lá thư hoặc ít nhất cũng nắm được ý tưởng về những gì b - Một người đàn ông là cấp trên của bạn; - Một khách hàng; - Một người khách; - Một người mà bạn gặp lần đầu tiên ở trong và ngoài công ty. Bạn không cần đứng lên đối với một nam nhân viên hay nam thư ký hoặc một trợ lý. Chắc chắn, bạn sẽ nhảy lên để chào một người bạn cũ khi cô ta ghé th ăm bạn. * Nếu bạn là nam nhân viên trẻ tuổi thì, bạn có thể đứng lên chào một nam nhân viên và một nữ nhân viên có địa vị cao hơn bạn; - Một khách hàng nam/nữ; - Một nữ đồng nghiệp nếu cô ta không tự ngồi xuống. Bạn không cần đứng lên chào thư ký hoặc trợ lý của bạn dù họ là nam hay nữ. Tình huống 10 : Giải quyết như sau: Không được, phép lịch sự đòi hỏi những nữ quản trị viên phải đứng lên, bước ra ngoài từ phâ sau bàn tiến về phía người khách, sau đó đưa tay để bắt tay. Rồi cô ta chỉ cho người khách chỗ ngồi và cô ngồi xuống sau khi khách đã ngồi. Trong thế giới công việc, giới tính là một điều không quan trọng. Điều quan trọng bạn là một quản trị viên chứ không phải là nam hay nữ. Tất cả quản trị viên nên thực hiện phong cách lịch sự này đối với khách đến thăm. Sau cuộc hẹn, quản trị viên nên đi cùng khách hàng hay tiễn khách ra đến cửa, thang máy hay khu vực tiếp khách. Tình huống 11 : Giải quyết như sau: Không, nếu điều này là việc bình thường. Có, nếu như đó là một buổi chiêu đãi vì công việc. Thông thường người phụ nữ được phép ngồi bắt tay nhưng chú ý trong trường hợp này. Trong giới kinh doanh ngày nay, phép xã giao đòi hỏi cả hai giới bày tỏ như nhau. Dù là trường hợp nào, đứng dậy bắt tay cũng chứng tỏ sự tôn trọng. - Bắt đầu bằng “một câu chuyện ngắn”. Nói chuyện với những ngườ i ngồi gần bạn. - Người nào đó, hoặc cũng có thể là bạn sẽ bắt đầu câu chuyện. + Một khi chủ đề đã được khởi đầu, bước kế tiếp là bạn tỏ vẻ thích thú chủ đề này, đặt vài câu hỏi nếu như bạn không biết bất cứ điều gì về chủ đề này, đóng góp ý kiến nếu bạn có điều gì đó hay hay để nói. Nếu bạn không có gì để nói, cũng không có câu hỏi, thì nên giữ im lặng. Nếu im lặng bạn phải sử dụng ngôn ngữ cơ thể, nghĩa là những cử chỉ không dùng lời nói, bạn phải thể hiện bạn rất thích câu chuyện được tiếp tục. Hơi cúi đầu về phía trước, hai tay không khoanh lại, gật đầu, mắt nhìn người nói sẽ th ể hiện bạn là “một người biết lắng nghe tuyệt vời”. Đây là một điều đáng quí thật sự trong bất kỳ một cuộc đàm thoại nào. + Đợi khi cầu chuyện tạm dừng. Bạn biết là mọi người đang nghỉ lấy hơi. Sau đó hãy nói lời xin lỗi và kiên quyết thoát khỏi câu chuyện. Nếu câu chuyện chỉ có bạn và một người thì hãy đợi câu chuyệ n tạm dừng một cách tự nhiên, sau đó hãy đề nghị anh ta đi gặp một người nào đó. Nếu không có ai để gặp, hãy nói bạn phải đi gặp một người bạn hoặc một ai đó rất gấp. Tình huống 15 : Giải quyết như sau: Trong cả hai tình huống này, người chủ phải láp liếm và dàn xếp vụ việc. Nếu câu nói hớ quá rõ ràng và bạn không thể làm gì để “phục hồi”, thì cố gắng làm nhẹ câu nói hay giả vờ không để ý đến câu nói này và tiếp tục câu chuyện hoặc thay đổi đề tài. Nếu hai vị khách của bạn tranh luận dữ dội thì chủ nhà phải can thiệp vào trước khi tình hình trở nên nghiêm trọng. Bạn nên thay đổi chủ đề hoặc đưa một trong hai vị khách đó đến gặp người nào khác. Tình huống 16 : Giải quyết như sau: 2. Mỗi nhóm 5 họ c sinh phân công nhau tiến hành thu thập thông tin theo những chủ đề sau: - Hội nghị APEC (diễn ra từ ngày 4-17/9/06 tại Đà Nẵng). - Tình hình xuất khẩu các mặt hàng: may mặc, giày da, gạo của Việt Nam trong quí I năm 2006. - Tình hình nhập khẩu các mặt hàng: xe máy, xe ôtô, điện tử của Việt Nam trong quí II năm 2006. - Diễn biến của dịch cúm gia cầm ở khu vực Miền Trung trong 6 tháng đầu năm 2006. - Tình hình tuyển sinh ở các trường trong cấp tư thục trên địa bàn thành phố Đà Nẵng. - Tiến trình gia nhập WTO của Việt Nam. - Về những danh lam, thắng cảnh của Việt Nam được UNESCO công nhận. Chương IV: NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC, SẮP XẾP HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN VÀ NGƯỜI LÃNH ĐẠO I/ Xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc cho cơ quan và lãnh đạo: * Lập kế hoạch theo những chủ đề sau: - Kế hoạch tổ chức hội nghị với chuyên đề “Chống ngủ gật trong học đường” - Lập kế hoạch tổ chức kỉ niệm 75 năm thành lập Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 26/3/1931 – 26/3/2006. - Lập kế hoạch tổ chức buổi toạ đàm bàn về Chuyên đề “Phương pháp học tốt đối với học sinh THCN”. - Lập k ế hoạch tổ chức cuộc thi “Người thư ký hoàn hảo” trong khối Hành chính – Văn thư. - Lập kế hoạch tổ chức hội trại truyền thống 19/5 của trường THCN CKN Đông Á. - Lập kế hoạch tổ chức cuộc thi Văn nghệ chào mừng ngày 20/11 trong toàn - Lập lịch công tác cho lãnh đạo trong chuyến công tác 10 ngày đến thành phố Hồ Chí Minh để dự hội thảo đầu tư và tham quan, khảo sát một số doanh nghiệp. - Lập lịch công tác tháng của phòng Hành chính tổng hợp UBND phường. II/ Tổ chức các cuộc họp, hội thảo và lễ hội: 1. Phân vai tiến hành cuộc họp Báo cáo tổng kết cuối năm của UBND phường. Các thành viên khác trong lớp có vai trò như những người tham dự và quan sát để nhận xét về các đoạn tiến hành cuộc họp? Chủ toạ: - Bắt đầu cuộc họp có đúng giờ không? - Mỗi mục chương trình nghị sự có đủ thời gian không? - Có kiểm tra được những ai bị lạc đề không? - Có chú ý những người muốn phát bi ểu không? - Có điềm tỉnh và chủ động không? - Đưa ra các quyết định có rõ ràng không? - Kết thúc cuộc họp có đúng giờ không? Thư ký: - Có phân phát tài liệu đủ cho mọi người không? - Có nắm vững trình tự thủ tục cuộc họp không? - Có hỏi chủ toạ về tính rõ ràng của các nghị quyết không? - Có tham gia vào thảo luận không? Các thành viên: - Có tham gia thảo luận tích cực và xây dựng không? - Có ngắt lời người khác không? - Có hiểu được nhữ ng luận cứ đưa ra không? - Có đạt được sự thảo thuận chung hay phải thông qua quyết định theo đa số? - Có quan tâm đến chương trình nghị sự hay có thái độ thờ ơ? 6. Soạn một giấy mời gửi đại biểu cấp trên (Cơng đồn Quận, Quận đồn) về dự hội nghị tổng kết phong trào thi đua của Đồn trường nhân dịp kỷ niệm 75 năm ngày thành lập Đồn 26/3/1931 – 26/3/2006. 7. L ập danh sách đại biểu và viết giấy mời Ban giám hiệu dự Hội nghị chi đồn của lớp. III/ Tổ chức các chuyến đi cơng tác cho cơ quan và lãnh đạo: 1. Sàõp xãúp lải thỉï tỉû cạc cäng âoản cho ph håüp, âiãưn thäng tin thêch håüp vo khong träúng v loải b nhỉỵng thäng tin khäng cáưn thiãút TÄØ CHỈÏC CHO GIẠM ÂÄÚC ÂI CÄNG TẠC Chuún âi cäng tạc Bàõc Kinh 5 ngy tỉì 26 thạng 01 ( giåì bay: 9h10’) âãún hãút ngy 30 thạng 01 nàm 2002 (vãư tåïi H Näüi lục 8h00 giåì H Näüi) 1. Thäng bạo cho lại xe chøn bë ä-tä vo lục tải nh Giạm âäúc. 2.Lm giáúy âi âỉåìng cho Giạm âäúc v thỉ k. 3.Chøn bë danh mủc cạc ti liãûu v giáúy tåì cạ nhán. 4.Chủp bn photocopy Häü chiãúu v Giáúy chỉïng nháûn ca cå quan y tãú âãø trao cho v 5.Vo lục cho ätä ra âọn Giạm âäúc tải sán bay v Thỉ k cáưn mảng theo 6.Nháûn tỉì giạm âäúc nhỉỵng chè thë cáưn thiãút, nhỉỵng nhiãûm vủ cáưn phi thỉûc hiãûn. 7.Tçm hiãøu mủc âêch chuún âi cäng tạc, cạc váún âãư cáưn gii quút, cạc cüc gàûp v âëa âiãøm. trong chuún bay. 21. Lãn danh sạch cạc säú âiãûn thi cáưn thiãút ( c cå quan, ngỉåìi quen tải Viãût Nam v c åí nåi âãún räưi sao lm 3 bn cho Giạm âäúc, thỉ k v 1 bn chuøn sang Bàõc Kinh cho âån vë måìi Giạm âäúc sang cäng tạc) 22. Mua cho Giạm âäúc mäüt cúc sạch vãư phong tủc táûp quạn ca ngỉåìi Trung Qúc, bn âäư Bàõc Kinh, cún sạch hpäü i thoải Viãût - Trung hồûc Trung - Viãût âãø tiãûn tra cỉïu khi Giạm âäúc mún tỉû mçnh trao âäøi våïi ngỉåìi Trung Qúc. 23. Chøn bë täút tinh tháưn âãø cọ thãø âiãưu hnh, kiãøm tra, xỉí l cạc vủ viãûc vi phảm, khen thỉåíng këp thåìi ngỉåìi cọ cäng trong cäng viãûc cå quan sau khi Giạm âäúc lãn mạy bay âi cäng tạc. 24. Lãn danh sạch táút c cạc nhán viãn ca cå quan v såí thêch ca tỉìng ngỉåìi trong säú h âãø Giạm âäúc cọ thãø mua qu håüp våïi thêch ca mi ngỉåìi trong cå quan. 25. Lm viãûc våïi phng ti vủ cå quan âãø âm bo ti chênh cho Giạm âäúc lỉu trụ tải nåi cäng tạc dỉåïi 1 thạng. 26. Lm cạc th tủc tảm ỉïng tiãưn âi cäng tạc, cäng tạc phê, chi phê dỉû phng trong trỉåìng håüp cáưn thiãút. 2.Lập kế hoạch tổ chứ c một chuyến đi cơng tác tại Pháp để dự hội nghị Tài trợ tin học ở Việt Nam. Nơi đến là trường Cao đẳng Thư ký Lyon Pháp, từ ngày 15/9/2006 đến 15/10/2006, bao gồm Hiệu trưởng trường Trung hcọ Kỹ thuật bán cơng Tin học ESTIH và các đơn vị trưởng của trường, một số chun gia tin học thành phố Hà Nội, tranh thủ nguồn tài trợ của Pháp cho q trình đào tạo tin học của Việt Nam, có chuẩn bị 1 báo cáo v ề… 3. Soạn một kế hoạch cơng tác cho thủ trưởng đi phổ biến nghị quyết đối với cơ quan cấp dưới (học sinh tự chọn cơ quan). ty LA ti Thỏi Lan v vn t quan h lm n gia 2 cụng ty trong vic xut khu hi sn ca cụng ty An Phỏt sang cụng ty LA. Thi gian kho sỏt v lm vic t ngy 2/11/2006 7/11/2006. IV/ T chc phũng lm vic v b trớ cỏc thit b, mỏy múc trong vn phũng: 1. B trớ phũng lm vic cho lónh o vi cỏc dựng v trang thit b sau: (01) Bn lm vic; (02) Bn nh mỏy ch; (03) Gh quay; (04) T gii khỏt; (05) T h s; (06) T vn bn; (07) t hay mc ỏo; (08) bn tr; (09) Gh m; (10) Bn con; (11) in thoi. 2. Em hóy b trớ phũng lm vic cho th ký v lónh o ỏp ng nhng yờu cu sau: - Din tớch phũng lónh o l 20m vuụng, phũng th ký l 15 m vuụng; - Phũng lónh o cú ca s hng bc, phũng th ký ca s h ng nam v ca; - Vn phũng t khu vc cú khớ hu nhit i, gn xng sn xut tụn thộp. Hóy b trớ cỏc mỏy múc, thit b v chn mu sc phự hp vi phũng lm vic, s lng ốn b trớ, cỏc tin m bo cho hiu qu cụng vic nh: tin nghi v sinh, kinh t, thm m, m bo cho vic tip khỏch hiu qu Chng V: NGHIP V GIAO TI P HNH CHNH 1. Tổỡng nhoùm 2-3 baỷn, lỏửn lổồỹt phỏn cọng nhau õoùng vai khaùch õóỳn cồ quan vaỡ thổ kyù, thổỷc tỏỷp theo caùc trổồỡng hồỹp khaùc nhau, mọựi trổồỡng hồỹp õóửu bao gọửm tổỡ vióỷc bọỳ trờ nồi õoùn khaùch, chaỡo hoới, tỗm hióứu, giaới quyóỳt caùc yóu cỏửu cuớa khaùch, xổớ lyù caùc tỗnh huọỳng õỷc bióỷt khi tióỳp khaùch õóỳn vióỷc tióỳp nổồùc cho khaùch. 2. Tổỡng nhoùm 2-3 baỷn, lỏửn lổồỹt phỏn cọng nhau õoùng vai khaùch goỹi õióỷn thoaỷi vaỡ thổ kyù, thổỷc tỏỷp theo caùc trqổồỡng hồỹp khaùc nhau, mọựi trổồỡng hồỹp bao gọửm tổỡ nhỏỳc maùy, õọỳi thoaỷi, cho õóỳn khi kóỳt thuùc vaỡ cuùp maùy. 3. Mọỹt tỗnh huọỳng õóứ thaớo luỏỷn: |
