Để thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng thì bản mô tả công việc là một yếu tố không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng. Một bản mô tả công việc hiệu quả sẽ giúp cho nhân viên hay ứng viên có cái nhìn rõ ràng cụ thể hơn về công việc mình phải làm; từ đó giúp nhà tuyển dụng dễ dàng trong việc đưa ra tiêu chuẩn đánh giá ứng viên có năng lực phù hợp.
Bản mô tả công việc là gì?
Bản mô tả công việc như là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến công việc, nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm cần thực hiện của vị trí công việc cụ thể được đề cập đến. Bản mô tả công việc thường được viết, diễn tả bằng ngôn ngữ đơn giản, ngắn gọn dễ hiểu, tạo ra sự khác biệt với các vị trí công việc khác nhằm giúp cho nhân viên, ứng viên dễ dàng tiếp nhận và thực hiện đúng công việc.
Tầm quan trọng của bản mô tả công việc
- Nêu lên được ý nghĩa của mỗi vị trí công việc trong tổ chức giúp cho nhân viên, ứng viên hiểu được giá trị của công việc đó.
- Xác định được cơ cấu tổ chức để đưa ra kế hoạch xây dựng nguồn nhân lực cho tổ chức, doanh nghiệp.
- Xác định được các yêu cầu để chuẩn bị cho công tác đào tạo nhân viên mới.
- Thể hiện được các quyền lợi trong công việc cũng như định hướng được sự phát triển cho nhân viên.
- Đưa ra được các kỳ vọng rõ ràng cho nhân viên, từ đó làm cơ sở để quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Thể hiện chi tiết cụ thể được những công việc cần phải thực hiện, hạn chế sự chồng chéo giữa các vị trí trong doanh nghiệp.
5 Yếu tố “chuẩn” của một bản mô tả công việc
Không có một tiêu chuẩn nhất định nào quy định chung cho tất cả các vị trí công việc trong môi trường xã hội như hiện nay, nhưng để có một bản mô tả công việc hiệu quả thì cần có các yếu tố sau:
- Vị trí công việc/ Chức vụ định danh:Ở bước đầu tiên này bạn sẽ phải đưa ra thông tin rõ ràng, chính xác về tên công việc, vị trí hồ sơ trong tổ chức nơi làm việc, cấp quản lý trực tiếp,… Bạn hãy lựa chọn một tiêu đề hấp dẫn phù hợp cho vị trí công việc dự định sẽ tuyển.
- Mục đích công việc:Đây là tập hợp những định hướng phát triển cho công việc, ai sẽ là người thực hiện công việc đó, cách tiến hành ra sao và tại sao phải thực hiện công việc đó?,..Bạn phải đề ra được phạm vi và mục đích cụ thể của công việc và những thông tin cần thiết để hướng dẫn chi tiết như: quan hệ trong công việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kỹ thuật, điều kiện làm việc và những diễn đạt cụ thể được trình bày theo một trình tự logic.
- Mô tả các nhiệm vụ cần phải thực hiện: Đây là một trong những yếu tố quan trọng của bản mô tả công việc, ở nội dung này bạn phải giúp người đọc hiểu được những ưu tiên cũng như các công việc cần phải thực hiện nhằm đáp ứng mục đích đã đặt ra ở yếu tố 1. Nhiệm vụ được mô tả với các hành động cụ thể là bạn phải trả lời câu hỏi “ Vị trí đó sẽ làm những công việc gì?”
- Yêu cầu về trình độ làm việc:Đây là yếu tố giúp bạn có lựa chọn lọc ứng viên tiềm năng sáng giá thông qua những yêu cầu về trình độ, kỹ năng để có thể hoàn thành công việc và cao hơn là những kinh nghiệm cần phải có của một số vị trí công việc cụ thể
- Mô tả đặc điểm tiêu chuẩn mẫu phù hợp với công việc:Mô tả đặc điểm giúp bạn xác định được những đối tượng phù hợp với vị trí, tổ chức thông qua các thông tin sau:Những đặc điểm giá trị cá nhân phù hợp với văn hóa tổ chức doanh nghiệp.Kỹ năng giao tiếp ở mức độ tùy theo từng vị trí công việc cụ thể.Nền tảng kiến thức hoặc những kỹ năng được ưu tiên.
- Thu thập thông tin về vị trí công việc cần được mô tả
- Liệt kê các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc theo một trình tự hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu.
- Nên bắt đầu mỗi câu mô tả bằng một động từ để giúp người xem xác định được trọng tâm của nội dung.
- Sử dụng những từ định lượng nếu có thể nhằm giúp cho việc đo lường hiệu quả công việc tốt hơn. Nên sử dụng những từ ngữ đã được chuẩn hóa để tất cả đối tượng điều có thể đọc và hiểu được nội dung muốn truyền tải. · Bạn còn băn khoăng vì có quá nhiều thông tin– Bảng mô tả công việc dài không phải là điều xấu. Mô tả chứa thông tin càng nhiều chi tiết càng tốt, giúp thu hút đúng ứng cử viên và trả lời tất cả các câu hỏi của họ.
What why When How là gì?
Mô hình này đặt ra 6 câu hỏi cơ bản: Who (Ai), What (Gì), When (Khi nào), Where (Ở đâu), Why (Tại sao), và How (Làm thế nào). Bằng cách trả lời các câu hỏi này, người sử dụng có thể có cái nhìn toàn diện về vấn đề và thu thập thông tin cần thiết để đưa ra quyết định.
5W gồm những gì?
5W – 1H là viết tắc của những từ tiếng Anh: What, Where, When, Why, Who, How. Việc áp dụng nguyên tắc này để trình bày một vấn đề là việc chúng ta phải trả lời những câu hỏi sau: 1.
Trọng phương pháp xác định nội dung công việc 5w1h2c5m thì 5W là gì?
Mô hình này bao gồm 15 câu hỏi và được sắp xếp, hệ thống thành 5W (What, Why, Where, Who), 1H (How), 1C (How much, Communication), 5M (Control, Coordination, Cooperation, Competence, Change).
5W và 1H là làm gì khi thực hiện hoạch định?
“5W1H là cách viết tắt của các từ để hỏi trong tiếng Anh “What – When – Who – Where – Why – How” có thể giải quyết tất cả các vấn đề bằng cách xác định mục tiêu và kế hoạch cụ thể cho mỗi chiến dịch, dự án hay ý tưởng.” Tư duy 5W1H được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là marketing.