Nhân viên Admin có thể đóng vai vai trò như nhân viên lễ tân, thư ký, trợ lý cá nhân, nhân viên hành chính. Trong một số công ty, Admin sẽ phải đảm nhận tất cả các công việc trên ngay cả những việc nằm ngoài chuyên môn như chăm sóc khách hàng, quan hệ công chúng. Đây được coi một công việc linh động, đòi hỏi nhiều kỹ năng kết hợp.
Những kỹ năng thiết yếu của một nhân viên Admin chuyên nghiệp
Để có thể hoàn thành tốt công việc cũng như vai trò của mình, dưới đây là 7 kỹ năng cốt lõi mà một nhân viên Admin cần có.
1. Kỹ năng giao tiếp
Trong một số trường hợp, nhân viên Admin có thể thực hiện cả công việc của một nhân viên chăm sóc khách hàng là tương tác trực tiếp với khách. Có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp nhân viên Admin tạo ấn tượng tốt với khách hàng, và giúp xây dựng hình ảnh của công ty.
Ngoài ra họ còn đảm nhiệm các công việc liên quan đến giao tiếp khác như: thông tin cho đồng nghiệp, trả lời và gọi điện trực tiếp với đối tác, nhà cung cấp, các đơn vị bên ngoài, ... . Với kỹ năng giao tiếp khéo léo, việc thỏa thuận hay trao đổi thông tin sẽ dễ dàng và thuận lợi hơn. Đối tác sẽ thấy được sự chuyên nghiệp qua cách giao tiếp của nhân viên, từ đó hứa hẹn sẽ hợp tác lâu dài với doanh nghiệp đó.
2. Kỹ năng tính toán
Bên cạnh đó nhiệm vụ của một nhân viên Admin văn phòng cũng bao gồm thực hiện các công việc liên quan đến con số như tính toán chi phí, thanh toán hóa đơn, phân tích ngân sách, báo cáo số liệu, biểu đồ cho cấp trên. Để làm tốt các công việc này đòi hỏi người làm phải có nền tảng kiến thức và kỹ năng toán học tốt.
3. Tỉ mỉ, chú trọng tiểu tiết
Có kỹ năng quan sát, chú ý vào từng chi tiết giúp nhân viên Admin dễ dàng phát hiện ra những lỗi, sai sót và khắc phục các vấn đề này. Ngoài ra, nhiều công việc hành chính văn phòng như nhập và xử lý dữ liệu cũng đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác.
Dù chỉ mắc lỗi nhỏ trong báo cáo ngân sách, hay gửi mail sai địa chỉ cũng có thể gây ra những vấn đề nghiêm trọng. Do đó, khả năng tập trung vào các chi tiết nhỏ sẽ giúp ngăn chặn kịp thời những rủi ro, tránh hậu quả không đáng có.
4. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Trong quá trình làm việc, có nhiều sự cố bất ngờ có thể xảy ra. Là một Admin văn phòng, kỹ năng giải quyết vấn đề là một kỹ năng hết sức quan trọng. Ví dụ như, khi có các lỗi kỹ thuật xảy ra như máy in bị hỏng, văn phòng hết giấy, Admin sẽ phải tìm ra giải pháp, nhanh chóng gọi thợ sửa, bảo trì, giám sát và điều hướng những vấn đề này. Trong một số trường hợp không lường trước, họ phải tự có hướng giải quyết vấn đề một cách thông minh và nhanh chóng.
5. Chủ động, có khả năng đưa ra quyết định
Nhà tuyển dụng thường ưu tiên những ứng viên Admin có thể sẵn sàng tham gia vào các dự án, có khả năng ứng biến, quyết định nhanh chóng, và chủ động làm việc với ít sự giám sát của cấp trên, luôn cầu tiến ham học hỏi. Một nhân viên Admin giỏi có khả năng đưa ra một kết luận quyết định sáng suốt trong bất kỳ hoàn cảnh nào.
Nhân viên Admin cần rèn luyện, trau dồi những kỹ năng mềm nhất định
6. Kỹ năng tổ chức và sắp xếp
Như đã đề cập bên trên, vai trò của nhân viên Admin là phụ trách các giấy tờ, tìm nguồn cung ứng, lưu trữ, tài liệu, sổ sách, kế toán,... Kỹ năng tổ chức và sắp xếp sẽ giúp Admin có thể nhanh chóng tìm kiếm nơi lưu trữ tài liệu, thông tin khi cần. Bên cạnh công việc giấy tờ, có nhiều công việc, nhiệm vụ khác yêu cầu nhân viên Admin cần phải tổ chức và sắp xếp một cách hợp lý, khoa học, biết lên kế hoạch và ưu tiên nhiệm vụ nào quan trọng trước nhằm đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ.
7. Kỹ năng tin học
Để lưu trữ hồ sơ và theo dõi tiến độ dự án, nhân viên Admin văn phòng cần có kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản như sử dụng Microsoft Office, Excel, và các phần mềm công cụ liên quan khác.
Có kỹ năng tốt được coi như là "bàn đạp" giúp bạn tiến xa hơn trên con đường sự nghiệp. Nếu bạn muốn theo đuổi trở thành một nhân viên Admin, đừng quên trau dồi và phát triển những kỹ năng mà Joboko.com vừa chia sẻ trên đây nhé.
MỤC LỤC:
1. Kỹ năng giao tiếp
2. Khả năng toán học
3. Kỹ năng chú ý vào chi tiết
4. Kỹ năng giải quyết vấn đề
5. Chủ động, có khả năng đưa ra quyết định
6. Kỹ năng tổ chức và sắp xếp
7. Kỹ năng tin học
Đọc thêm: Kỹ năng giao tiếp: Bước đệm tạo đà thăng tiến trong sự nghiệp
Đọc thêm: Mẹo nâng cao kỹ năng tổ chức, phân công công việc hiệu quả
Làm nghề nhân sự ngoài việc có mức thu nhập khá tốt, nhiều cơ hội việc làm thì còn có những lí do tuyệt vời khác khiến bạn không thể bỏ qua.
Nghề nhân sự là gì?
Người làm nghề nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng, sàng lọc, phỏng vấn, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của công ty, đồng thời cũng là cầu nối giữa chủ doanh nghiệp và người lao động để cả hai bên cùng hiểu nhau hơn. Ở cấp độ cao hơn, các nhà quản lý nhân sự lập kế hoạch, chỉ đạo và điều phối các chức năng hành chính của một tổ chức.
Lợi ích có được khi đi theo nghề nhân sự
Mỗi ngày làm việc là một cảm giác khác nhau
Một trong những điểm thú vị của nghề nhân sự là bạn sẽ không bị rơi vào cảm giác bị nhàm chán bởi mỗi ngày bạn sẽ đối mặt với nhiều tình huống khác nhau với những con người khác nhau. Hôm nay bạn hướng dẫn nhân viên về các quy định trong chính sách bảo hiểm nhưng ngày mai bạn có thể phải giải quyết rắc rối do các bộ luật và quy định mới mang lại. Chính sự đa dạng, muôn màu muôn vẻ này giúp tạo cảm giác mới mẻ và hấp dẫn hơn cho dù bạn có gắn bó với công việc này bao lâu đi chăng nữa.
Giúp đỡ, hướng dẫn người khác
Không phải nhân viên nào cũng có khả năng tự định hướng nghề nghiệp cho chính mình hoặc có nhiều người nghĩ rằng họ biết mình muốn gì nhưng sau đó lại nhận ra công việc đó không phù hợp với mục tiêu cuộc sống mà họ muốn có. Lúc này, với vai trò chuyên gia nhân sự bạn sẽ phát huy vai trò hướng dẫn, thúc đẩy họ theo đuổi cơ hội nghề nghiệp mới hoặc tìm ra những gì phù hợp nhất với họ.
Tương tác với con người
Không cần phải nói, bạn không nên theo đuổi nghề nhân sự nếu không có niềm say mê làm việc với con người. Các nhiệm vụ hằng ngày của người làm nhân sự liên tục xoay quanh việc tương tác, giao tiếp với mọi người, cho dù đó là thực hiện các cuộc phỏng vấn hoặc giải đáp các khiếu nại hay thắc mắc của nhân viên. Và theo các nhà tâm lý học, giao tiếp là một biện pháp kiểm soát căng thẳng rất hiệu quả.
Mở mang kiến thức
Nếu như ở những ngành nghề khác, bạn cần nắm vững kiến thức chuyên môn là có thể “xông pha trận mạc” thì nghề nhân sự đòi hỏi bạn có sự hiểu biết ở rất nhiều lĩnh vực như tài chính, pháp luật, kinh doanh, xã hội... để tự tin xử lý các vấn đề liên quan đến người lao động và các cơ quan quản lý. Vì vậy, bạn sẽ có nhiều cơ hội để tăng thêm khối kiến thức cho mình, điều mà các vị trí khác trong doanh nghiệp khó lòng có được.
Bên cạnh đó, nhờ được giao tiếp với nhiều người có tính cách, quan điểm và trình độ khác nhau, bạn sẽ “nạp” được nhiều thông tin mới mỗi ngày để áp dụng trong công việc và cuộc sống của mình. Chẳng hạn, qua buổi phỏng vấn ứng viên mới, bạn có thể phát hiện một điều gì đó độc đáo cho dự án bạn đang thực hiện hoặc khám phá hướng phát triển mới giúp cải tiến quy trình cho công ty.
Phát triển kỹ năng mềm
Do đối tượng làm việc của nghề nhân sự là con người nên bạn sẽ luôn được học và thực hành rất nhiều kỹ năng mềm như sự điềm tĩnh, tính cẩn thận và chính chắn, kỹ năng lắng nghe, đánh giá và ra quyết định cũng như sự tinh tế và khéo léo trong giao tiếp... Không chỉ vậy, việc sử dụng thường xuyên sẽ giúp bạn có nhiều cơ hội rèn giũa và sử dụng những kỹ năng này như một thói quen mà chẳng cần ghi danh vào một lớp đào tạo kỹ năng nào khác.
Nhận được những “món quà” tinh thần đầy ý nghĩa
Với vai trò “tổng quản ma ma”, hàng ngày bạn phải đứng trước rất nhiều thử thách và khó khăn, tuy nhiên nếu nhìn lại thành quả trong việc tuyển dụng, sắp xếp, đào tạo và phát triển nhân sự, bạn sẽ thấy công việc của mình rất có ý nghĩa. Còn gì tự hào hơn nếu người bạn tuyển dụng có những đóng góp tích cực cho doanh nghiệp và ngày càng thăng tiến phải không? Đó cũng chính là những món quà tinh thần quý giá mà người làm nhân sự có được và là sự khích lệ giúp họ gắn bó hơn với nghề.
Bạn có tố chất của người làm nhân sự?
Bạn có thể bị thu hút bởi điều tuyệt vời khi theo nghề nhân sự, thế nhưng có tố chất để theo đuổi nghề cũng là điều quan trọng. Người làm nghề nhân sự luôn có các đặc điểm cơ bản sau.
Tổ chức và linh hoạt
Một trong những tố chất của người làm nhân sự là biết cách sắp xếp và linh hoạt trong mọi tình huống. Với tất cả các nhiệm vụ đa dạng của người làm nhân sự thì kỹ năng tổ chức là rất quan trọng. Điều đó bao gồm lập kế hoạch, quản lý thời gian, tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn và cam kết.
Đồng thời, sự linh hoạt cũng là yếu tố cần thiết để có thể kiểm soát những điều bất ngờ có thể xảy ra. Bởi vì thực tế, nghề nhân sự bao gồm các công việc liên quan đến con người.
Kỹ năng giao tiếp
Công việc nhân sự liên quan đến việc truyền đạt những điều mà đôi khi người khác có thể không sẵn sàng lnghe. Do đó, một chuyên gia nhân sự giỏi cần có khả năng giao tiếp và hiểu về người khác cũng như làm thế nào để giao tiếp một cách thích hợp với lòng cảm thông sâu sắc.
Không chỉ truyền đạt mà nghề nhân sự cũng liên quan đến việc lắng nghe người khác, điều này có nghĩa là họ cần phải là người lắng nghe tích cực. Có thể lắng nghe với sự nhiệt tình và không phán xét là một kỹ năng mà bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng tìm kiếm ở các ứng viên ứng tuyển cho vai trò nhân sự.
Thái độ trung lập
Trong khi sự cảm thông và kỹ năng giao tiếp là vô cùng quan trọng thì người làm nghề nhân sự cần phải duy trì mức độ trung lập. Điều này là cực kỳ quan trọng vì chắc chắn sẽ có lúc những việc làm của nhân viên có thể gây tổn hại cho doanh nghiệp.
Vào những thời điểm như vậy, các chuyên gia nhân sự có thể được yêu cầu đưa ra các thông báo kỷ luật hoặc thậm chí chấm dứt hợp đồng. Để làm điều này một cách công bằng và vô tư, các chuyên gia nhân sự thực thụ sẽ tỏ thiện chí với nhân viên lẫn công ty nhưng vẫn giữ vững thái độ trung lập rõ ràng.
Kiến thức pháp lý cơ bản
Mặc dù người làm nghề nhân sự không cần phải có các bằng cấp chính thức trong lĩnh vực luật lao động, nhưng điều cực kỳ quan trọng là phải có kiến thức pháp lý về các vấn đề hoạt động của doanh nghiệp cũng như các nhân viên làm việc tại đó. Cập nhật đầy đủ và kịp thời các văn bản mới ban hành liên quan đến lĩnh vực là điều cần thiết đối với bất kỳ chuyên gia nhân sự nào.
Huyền Nguyễn