Ví dụ về truyền thông giao tiếp

Bảng chú giải thuật ngữ ngữ pháp và ngôn từ

Thuật ngữ giao tiếp chuyên nghiệp đề cập đến các hình thức nói, nghe , viết và phản hồi khác nhau được thực hiện cả trong và ngoài nơi làm việc, cho dù trực tiếp hoặc điện tử.

Như Cheng và Kong chỉ ra trong lời nói đầu về Giao tiếp Chuyên nghiệp: Hợp tác giữa các Viện và Học viên (2009), "Giao tiếp chuyên nghiệp là một lĩnh vực điều tra mới nổi trong nhiều lĩnh vực như ngôn ngữ học ứng dụng , nghiên cứu giao tiếp , giáo dục và tâm lý học.

. . . [T] ông hiểu về giao tiếp chuyên nghiệp có thể được tăng cường bởi các nghiên cứu được thực hiện bởi các chuyên gia bản thân, bởi vì họ là những người trong ngành nghề của họ. "

Ví dụ và quan sát

" Truyền thông chuyên nghiệp tốt là gì? Đó là cách viết hoặc nói là chính xác, đầy đủ và dễ hiểu đối với khán giả - điều đó cho thấy sự thật về dữ liệu trực tiếp và rõ ràng. ba yếu tố liên quan đến tổ chức, ngôn ngữ và thiết kế và minh hoạ. " (Anne Eisenberg, Viết tốt cho các chuyên ngành kỹ thuật . Harper & Row, 1989)

Thông báo bằng văn bản: Giấy và In

Bên cạnh việc nói, nó là một trong những hình thức giao tiếp lâu đời nhất, và là một trong những hình thức hữu ích nhất, đặc biệt là khi các thông tin liên lạc cần phải được bảo tồn trong khoảng cách hoặc thời gian.

. . .

"[P] giao tiếp giả mạo thường tốt nhất trong các trường hợp sau đây:

- Bạn cần giao tiếp với ít người và mỗi giao tiếp cần được cá nhân hóa (thư, fax, hóa đơn).
- Bạn có một ngân sách lớn và bạn muốn gửi cho nhiều người một tin nhắn mà họ có thể duyệt qua hoặc tham khảo sau này. . .. - Bạn muốn tạo ra một vật thể đẹp, bền, tạo ấn tượng tốt và mọi người sẽ giữ và tham khảo (báo cáo hàng năm, tài liệu quảng cáo của công ty, sách). - Bạn muốn làm cho nó rõ ràng rằng bạn đã dành thời gian và rắc rối trên một giao tiếp cá nhân (chữ viết tay và thẻ). - Thông điệp của bạn cần phải được nhìn thấy rõ ràng và bền (áp phích hướng dẫn an toàn). - Thông điệp của bạn cần phải dễ dàng mang theo và đưa ra (danh thiếp). - Vì lý do pháp lý bạn cần đảm bảo có một hồ sơ giấy về thư từ của bạn.

- Đối tượng mục tiêu của bạn không có quyền truy cập vào phương tiện truyền thông điện tử hoặc không muốn sử dụng nó. "

(N. du Plessis, N. Lowe, et al. Quan điểm mới: Truyền thông chuyên nghiệp cho doanh nghiệp . Pearson Education Nam Phi, 2007)

Giao tiếp qua email

"Theo công ty nghiên cứu thị trường Radicati, 182,9 tỷ email đã được gửi mỗi ngày vào năm 2013. Chỉ cần thực hiện điều này trong một thời điểm - 182.900.000.000 một ngày. Không có nghi ngờ rằng email là công cụ giao tiếp chuyên nghiệp được sử dụng rộng rãi nhất, nhưng điều đó không Thực tế, số lượng email tuyệt đối mà chúng tôi gửi và nhận hàng ngày là một phần của vấn đề. Mọi người phải đối mặt với nhu cầu ngày càng tăng do thời gian của hộp thư email lộn xộn. " (Joseph Do, "Email: Tuyên bố chiến tranh." Cộng đồng doanh nghiệp 2 , ngày 28 tháng 4 năm 2014)

Tính di dân trong giao tiếp chuyên nghiệp

Chúng tôi sẽ nói về văn minh như là một tập hợp các hành vi bằng lời nói và phi ngôn ngữ phản ánh sự tôn trọng cơ bản cho người khác và tạo ra các mối quan hệ hài hòa và hiệu quả.

"Như vậy, tính lịch sự là có thể quan sát, thực tế, đa dạng, và hầu như là một điều cần thiết trong thế giới kinh doanh ngày nay." (Rod L. Troester và Cathy Sargent Mester, Civility trong kinh doanh và truyền thông chuyên nghiệp .

Peter Lang, 2007)

Truyền thông đa văn hóa

"Giao tiếp đa văn hóa là sự giao tiếp giữa và giữa các cá nhân và các nhóm trên các ranh giới quốc gia và dân tộc. Hiểu được bản chất của loại hình giao tiếp này có thể giúp bạn tương tác hiệu quả hơn với các nhà giao tiếp kinh doanh khác ....

"Giao tiếp đa văn hóa có thể trở thành vấn đề đặc biệt đối với các nhà giao tiếp kinh doanh khi họ bắt đầu tin rằng cách mọi người trong giao tiếp văn hóa thống trị của họ là cách duy nhất hoặc tốt nhất, hoặc khi họ không học và đánh giá cao các tiêu chuẩn văn hóa của những người họ làm ăn." (Jennifer Waldeck, Patricia Kearney, và Tim Plax, Truyền thông kinh doanh và chuyên nghiệp trong kỷ nguyên số . Wadsworth, 2013)

Xây dựng thương hiệu cá nhân

"Đối với các chuyên gia, thương hiệu của họ hiển thị thông qua hình ảnh và hồ sơ LinkedIn của họ.

Nó hiển thị thông qua chữ ký email của bạn. Nó hiển thị trên Twitter bằng những gì bạn tweet và thông qua mô tả hồ sơ của bạn. Bất kỳ hình thức giao tiếp chuyên nghiệp nào , cho dù nó có dự định hay không, phản ánh thương hiệu cá nhân của bạn. Nếu bạn tham dự một sự kiện mạng, cách bạn thể hiện bản thân là cách mọi người cảm nhận bạn và thương hiệu của bạn. ”(Matt Krumrie," Huấn luyện viên thương hiệu cá nhân có thể giúp nghề nghiệp của tôi không? " Star Tribune [Minneapolis], ngày 19 tháng 5 năm 2014)

Sử dụng mạng hiệu quả

"Quan điểm của hệ thống cung cấp các mẹo hữu ích để giao tiếp chính thức và không chính thức trong một tổ chức. Hãy xem xét các cách bạn có thể sử dụng các khái niệm này trong giao tiếp chuyên nghiệp của mình:

- Phát triển thông tin và hỗ trợ các liên hệ bên trong và bên ngoài nơi làm việc của bạn. . . . - Luôn giữ liên lạc với các liên hệ của bạn luôn mở. . . . - Hiểu rằng các quyết định trong các tổ chức có thể thay đổi và sửa đổi. . . . - Không bao giờ giả định công ty của bạn hoạt động trong sự cô lập. Theo kịp các sự kiện hiện tại, thay đổi về công nghệ và nền kinh tế toàn cầu, và thay đổi trong ngành của bạn sẽ ảnh hưởng đến công ty của bạn. - Hiểu rằng trong kinh doanh, thay đổi là lành mạnh. . . .

- Nhập vào tất cả các tương tác từ một quan điểm có ý thức. Hãy nhận biết về giá trị thông tin và hiệu quả tiềm năng của thông tin liên lạc của bạn về danh tính của bạn, khả năng hành động của người khác, và sức khỏe và khả năng phục hồi của tổ chức. "

(HL Goodall, Jr., Sandra Goodall, và Jill Schiefelbein, Truyền thông Kinh doanh và Chuyên nghiệp tại nơi làm việc toàn cầu , lần thứ 3, Wadsworth, 2010)

Giao tiếp đi lên đề cập đến hình thức giao tiếp chảy từ dưới lên trên. Ở một thái cực khác, giao tiếp đi xuống là giao tiếp, di chuyển từ trên xuống dưới. Truyền thông là cột sống của một tổ chức vì nếu không có nó, mối quan hệ cấp dưới không thể phát triển mạnh và tổ chức sẽ không thể hoạt động hiệu quả, để đạt được các mục tiêu. Nó liên quan đến sự tương tác có ý nghĩa và hiệu quả giữa hai hoặc nhiều người.

Có hai kênh giao tiếp, đó là giao tiếp chính thức và giao tiếp không chính thức. Hơn nữa, có ba hướng trong đó các luồng giao tiếp chính thức, tức là dọc, ngang và chéo. Giao tiếp dọc có thể diễn ra theo hai cách - Giao tiếp hướng lên và Giao tiếp hướng xuống.

Bây giờ, chúng ta hãy xem bài viết, trong đó mô tả sự khác biệt giữa giao tiếp lên và xuống.

Biểu đồ so sánh

Định nghĩa về truyền thông đi lên

Khi luồng thông tin trong một tổ chức, từ cấp thấp hơn của thang công ty lên cấp trên, được đặt tên là giao tiếp đi lên. Hình thức giao tiếp này, giúp nhân viên, bày tỏ quan điểm, ý tưởng hoặc bất bình của họ với quản lý cấp cao. Chỉ có thể trong một môi trường dân chủ, trong đó nhân viên có tiếng nói trong quản lý.

Truyền thông đi lên từ cấp dưới lên cấp trên, điều này giúp tăng sự chấp nhận quyết định quản lý của cấp dưới. Tuy nhiên, nó phải chịu những hạn chế khác nhau như chuỗi chỉ huy dài, thiếu tự tin vào cấp trên, sợ bị chỉ trích, thiếu chia sẻ chung, v.v.

Trong loại giao tiếp này, tin nhắn có thể được truyền qua phương tiện truyền miệng - cuộc họp của nhân viên, thủ tục khiếu nại, chính sách mở cửa, v.v. và phương tiện bằng văn bản - báo cáo, thư, khiếu nại, đề xuất, v.v.

Định nghĩa về truyền thông hướng xuống

Giao tiếp đi xuống có thể được định nghĩa là việc truyền thông tin và tin nhắn từ các giám đốc điều hành cấp cao nhất đến các nhân viên cấp thấp. Điều này có nghĩa là việc giao tiếp được bắt đầu bởi cấp quản lý cao nhất trong nấc thang công ty, để truyền đạt mệnh lệnh, chỉ dẫn, cảnh báo hoặc trách nhiệm cho cấp dưới làm việc trong tổ chức.

Truyền thông hướng xuống là hữu ích cho các nhà quản lý trong việc thông báo cho nhân viên, tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu, mục tiêu, chính sách và thủ tục của tổ chức. Nó có thể ở dạng giao tiếp bằng miệng - như trò chuyện trực tiếp, gặp gỡ, phát biểu, hội nghị, v.v. và giao tiếp bằng văn bản - sổ tay, thông báo, thông tư, hiển thị tin tức kỹ thuật số, cảnh báo, v.v.

Kiểu giao tiếp này bị các thiếu sót khác nhau như lọc tin nhắn, hiểu lầm và nhầm lẫn, độ tin cậy của nguồn, sự biến dạng của tin nhắn, tin nhắn không rõ ràng, quá tải tin nhắn, v.v.

Sự khác biệt chính giữa giao tiếp lên và xuống

Sự khác biệt giữa giao tiếp lên và xuống có thể được rút ra rõ ràng dựa trên các lý do sau:

1. Loại giao tiếp được khởi xướng bởi các nhân viên cấp dưới, để truyền tải thông điệp hoặc thông tin của họ đến quản lý cấp trên của hệ thống phân cấp tổ chức được gọi là giao tiếp đi lên. Ngược lại, khi việc truyền thông tin diễn ra thông qua chuỗi mệnh lệnh chính thức của tổ chức, thì giao tiếp được gọi là giao tiếp đi xuống.
2. Bản chất của giao tiếp đi lên là một sự tham gia, mời gọi cấp dưới chia sẻ quan điểm và ý kiến ​​của họ với quản lý cấp cao. Mặt khác, giao tiếp đi xuống có bản chất có thẩm quyền có xu hướng chỉ đạo cấp dưới liên quan đến nhiệm vụ và mục tiêu của công ty.
3. Giao tiếp đi lên được sử dụng để khiếu nại hoặc kháng cáo, đưa ra phản hồi, ý kiến ​​và đề xuất. Không giống như, giao tiếp đi xuống, được sử dụng để đưa ra mệnh lệnh, mệnh lệnh, cảnh báo, tư vấn hoặc phân công trách nhiệm.
4. Giao tiếp đi lên tốn nhiều thời gian hơn so với giao tiếp đi xuống, vì giao tiếp đi xuống được trao quyền bởi chính quyền và bị giới hạn thời gian.
5. Sự xuất hiện của giao tiếp đi lên là thỉnh thoảng, trong khi sự xuất hiện của giao tiếp đi xuống là thường xuyên.
6. Các hình thức phổ biến của truyền thông đi lên là báo cáo, thư trực tiếp và đề xuất. Ngược lại, các hình thức phổ biến của giao tiếp đi xuống là mệnh lệnh, thông tư và thông báo.

Phần kết luận

Cả hai loại giao tiếp là hai khía cạnh của giao tiếp dọc và bổ sung cho nhau. Sự thành công của truyền thông đi xuống có thể được xác định bằng giao tiếp đi lên, tức là nó đánh giá hiệu quả của các chính sách, kế hoạch và chiến lược được thực hiện bởi quản lý cấp cao nhất, thông qua phản ứng của những người làm việc ở cấp thấp hơn của tiếng vang tổ chức.